合同借閱管理辦法.doc

合同借出借閱管理辦法一、目的為加強(qiáng)合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)中華人民共和國合同法及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本辦法。二、分類檔案資料借閱分為借出和查閱兩種方式。三、適用范圍本制度適用于本公司所有存檔合同及資料的借閱。四、合同借出查閱的審批（一） 借出查閱本部門合同檔案，需本部門負(fù)責(zé)人簽字同意，借閱本部門外的合同檔案需總經(jīng)理簽字同意方可借閱。合同檔案保管員須依據(jù)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意的合同借（查）閱申請表（見附件1），方可將合同交給借(查)閱人使用。（二） 借出合同1、借出合同時，須按有關(guān)手續(xù)借閱，須填寫合同借（查）閱申請表。2、檔案管理員對所有借出的文件資料應(yīng)當(dāng)面清點份數(shù)、頁數(shù)，發(fā)現(xiàn)問題查明情況，及時報告領(lǐng)導(dǎo)。3、借出的資料不允許中途轉(zhuǎn)借他人，必須歸還后再辦手續(xù)。4、合同的借出時間原則上是當(dāng)日借當(dāng)日還，最長不超過兩個工作日，如遇特殊情況需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新填寫借（查）閱申請單，不得擅自延期歸還。5、因工作需要需借某合同文件的復(fù)印件時，合同管理員必須在合同復(fù)印件上簽出“此件僅供于事辦理使用”字樣，并做好相關(guān)登記（見附件4）。6、合同檔案管理員應(yīng)做好借閱登記工作（見附件2）。（三） 查閱資料1、查閱資料必須在合同管理員規(guī)定的場所查閱。2、查閱資料不允許查閱與申請無關(guān)的資料。3、凡查閱的資料一律不準(zhǔn)復(fù)印。4、任何人不得擅自將檔案、資料帶出規(guī)定場所外。6、合同檔案管理員應(yīng)做好查閱登記工作（見附件3）。五、歸還資料借閱人應(yīng)在規(guī)定時間如期歸還合同檔案，歸還時合同管理員應(yīng)認(rèn)真核對，在借閱單備注欄注明歸還時間及歸還時出現(xiàn)的任何情況，做好登記工作。六、損壞或丟失資料的處理1、借（查）閱人對所借閱合同檔案必須妥善保管，保守機(jī)密，保證安全，任何人不得隨意在所借資料上亂寫、亂畫、涂改、剪裁、拆散，不得私自復(fù)制、調(diào)換、污損、劃線等，更不能擅自復(fù)印轉(zhuǎn)借，更不得損壞和丟失。2、在借（查）閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借（查）閱人負(fù)責(zé)。七、合同檔案僅供本公司利用，公司外單位或個人需查閱時，應(yīng)由本單位相關(guān)人員陪同，并由本公司人員辦理相關(guān)借閱手續(xù)，所有合同檔案均需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。附件2：合同借閱登記表序號合同編號合同名稱借閱事由份數(shù)借閱部門借閱人借閱時間歸還時間備注123456注：借閱時間和歸還時間要精確到X月X日X點X分附件3：合同查閱登記表序號合同編號合同名稱查閱事由份數(shù)查閱部門查閱人查閱時間備注123456注：查閱時間X月X日X點X分至X點X分