某地產(chǎn)公司文件管理制度.doc

*公司文件管理制度1. 目的為使本公司質(zhì)量管理系統(tǒng)文件編碼、制作、審核、發(fā)行、修訂、作廢、使用管理等作業(yè)有所依據(jù)，確保各有關(guān)埸所使用之文件和資料均為有效版本。為了使公司體系管理活動(dòng)中應(yīng)用的文件和資料得到管控管理，特制定本制度。2. 作業(yè)內(nèi)容2.1文件類別序號(hào)文件類別說(shuō)明1受控文件正式運(yùn)行于體系中受收發(fā)控制之文件。2參考文件只作為參考使用，不作文件收發(fā)控制。3管理文件規(guī)范為完成某項(xiàng)工作所需的過(guò)程方法及途徑的文件。包括：環(huán)境及質(zhì)量手冊(cè)程序文件規(guī)定檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)SOP、辦法、制度等。4技術(shù)文件研發(fā)部依市場(chǎng)部需求，所制作出的相關(guān)文件，亦凡指涉及工程技術(shù)部份，即稱為技術(shù)文件。如工程圖、產(chǎn)品規(guī)格等。5外來(lái)文件客戶與供貨商提供之圖面、技術(shù)數(shù)據(jù)或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等數(shù)據(jù)。2.2一、二、三階文件2.2.1文件和資料的受控與非受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)2.2.1.1受控文件與資料由文控中心加蓋紅色發(fā)行印章以標(biāo)識(shí)其受控，文件管理人員于文件發(fā)行前，需以正本文件印制副本，再于副本上加蓋紅色發(fā)行印章字樣以示標(biāo)記，正本需保存于文控中心以作為后續(xù)影印發(fā)放之用。2.2.1.2由文控中心提供給客戶或其它有關(guān)機(jī)構(gòu)作為參考性之文件和資料屬于非受控文件，非受控文件由文控中心加蓋紅色“僅供參考”印章以示不受控，非受控文件不受版本變更之限制。2.2.1.3文控中心列管之文件正本(含電子媒體形態(tài)存在的文件)，不加蓋受控發(fā)行印章以作為后續(xù)各單位申請(qǐng)領(lǐng)用影印發(fā)放之用。2.3文件編制或提案2.3.1各部門根據(jù)內(nèi)、外部信息確定文件編制任務(wù)。2.3.2新編制之文件的格式與編碼作業(yè)依據(jù)文件和資料編碼原則執(zhí)行。2.3.3新編制之文件經(jīng)制作完畢后，由原編制單位人員作校對(duì)工作。2.3.4新編制文件如為跨部門運(yùn)作之文件，以文件會(huì)簽表送各相關(guān)部門單位會(huì)簽，會(huì)簽可以以傳閱的方式進(jìn)行，亦可以會(huì)議的方式進(jìn)行,會(huì)簽完成后，依文件管理程序6.3項(xiàng)執(zhí)行；2.3.5新編制文件屬部門或單位內(nèi)部運(yùn)作之體系文件，該文件可不經(jīng)會(huì)簽，依文件管理程序6.3項(xiàng)執(zhí)行；2.3.6新編制文件經(jīng)審核批準(zhǔn)完成后，由編制單位人員依發(fā)放范圍及狀態(tài)填寫文件收發(fā)明細(xì)表，連同新編文件一起交回文控中心。2.4文件的發(fā)放及領(lǐng)用2.4.1文件新編更換版本或新收到之外來(lái)文件的發(fā)放，由文控中心依據(jù)責(zé)任單位所填寫文件收發(fā)明細(xì)表中所提示之發(fā)放范圍及受控需要狀態(tài)進(jìn)行發(fā)放，且文件修訂或新文件發(fā)行，依主管核準(zhǔn)的時(shí)間起一個(gè)星期內(nèi)必須發(fā)行。2.4.2文控中心在發(fā)放文件時(shí)應(yīng)需收文單位人員于文件收發(fā)明細(xì)表上簽名確認(rèn)，以作為收發(fā)文及后續(xù)文件控制管理之依據(jù)。2.4.3各單位當(dāng)文件有遺失、破損、臟污、增補(bǔ)等狀況時(shí)，需求單位須填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表說(shuō)明原因。2.5文件的修訂與管制2.5.1管理性文件修訂2.5.1.1文件和資料在使用過(guò)程中，如有相關(guān)單位發(fā)現(xiàn)不適之處或其它因素需進(jìn)行修訂時(shí)，請(qǐng)統(tǒng)一由原編制單位以文件更改申請(qǐng)單提出申請(qǐng)，并將申請(qǐng)單送原審批部門進(jìn)行審批。2.5.1.2修訂文件如為跨部門運(yùn)作之文件，修訂單位需將文件會(huì)簽表和審批過(guò)的申請(qǐng)單送各單位會(huì)簽，會(huì)簽完成后，再將修訂文件送原審批部門進(jìn)行審批。最后，由文控中心通過(guò)審批后，方可發(fā)行。2.5.1.3修訂文件如屬部門或單位內(nèi)部運(yùn)作之體系文件，該文件可不經(jīng)會(huì)簽，申請(qǐng)單位需將文件送原審批部門進(jìn)行審批，審批完成后，再需由文控中心審批發(fā)行。2.5.1.4文件修改內(nèi)容如屬重要作業(yè)流程或影響到現(xiàn)行作業(yè)的，包括重要表單的修改，修改單位必須將文件會(huì)簽表會(huì)簽各相關(guān)單位，作為文件修改前的作業(yè)依據(jù)。2.5.2技術(shù)性文件修訂2.5.2.1凡涉及研發(fā)部的技術(shù)性文件，如：工程圖紙、產(chǎn)品規(guī)格等，則由研發(fā)部自行編制和修訂、發(fā)放、作廢回收。2.5.3管理性文件、技術(shù)性文件和外來(lái)文件的管制2.5.3.1凡公司管理性文件（如：程序文件、制度、規(guī)定等）由文控中心備份管制。2.5.3.2凡涉及研發(fā)部技術(shù)性文件，則由工程部自行管制，祥見(jiàn)工程部管理制度。2.5.3.3當(dāng)文控中心接收到客戶與供貨商所提供之文件類、技術(shù)數(shù)據(jù)或國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)對(duì)收集的外來(lái)文件編制目錄清單，以易于檢索，應(yīng)在其文件上加蓋“外來(lái)文件”印章以示區(qū)別；2.5.3.4以電子媒體形態(tài)存在的外來(lái)文件，文控中心應(yīng)將其列印一份以作備份之用；2.5.3.5外來(lái)文件應(yīng)編碼以作管制，依文件和資料編碼原則作業(yè) ；2.5.3.6各部門、單位人員如需使用，必須填寫文件借閱登記表，經(jīng)有關(guān)權(quán)責(zé)人批準(zhǔn)后交文控中心，以作領(lǐng)用之用；2.5.3.7文控中心制定受控文件清單，也應(yīng)歸檔登記及備份。2.5.3.8各部門人員所使用之文件如裝訂成冊(cè)時(shí)應(yīng)編制目錄并依順序排列放置，以便查閱及管理。2.5.3.9各部門人員對(duì)所使用之文件資料應(yīng)予以愛(ài)護(hù)不得隨意破壞借出亂劃亂寫，如遇損壞而需申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。2.5.3.10各部門人員如需至文控中心借閱文件時(shí)必須填寫文件借閱登記表，且根據(jù)文件性質(zhì)按以下2個(gè)等級(jí)的核準(zhǔn)權(quán)限執(zhí)行： a.如屬技術(shù)文件和外來(lái)文件，必須由總經(jīng)理核準(zhǔn)； b.屬公司管理性文件，經(jīng)由文控中心經(jīng)理核準(zhǔn)； 注：所有借出的文件按申請(qǐng)規(guī)定時(shí)間為限，并妥善保管，正常使用，依時(shí)歸還文控中心。2.5.3.11各部門人員應(yīng)將文件看成本公司財(cái)產(chǎn)的一部分并列入移交項(xiàng)目。2.6文件換版和廢止2.6.1當(dāng)文件和資料版次修改次數(shù)超過(guò)10次以上由相關(guān)部門以文件更改申請(qǐng)單將整套文件提出更換版本。2.6.2技術(shù)文件和外來(lái)技術(shù)文件的換版則由工程部以文件更改申請(qǐng)單提出換版。2.6.3如果文件換版時(shí)文件編號(hào)或名稱發(fā)生變化應(yīng)重新填寫文件收發(fā)明細(xì)表發(fā)放。2.6.4失效版本文件由文控中心依原發(fā)放范圍進(jìn)行收回,并發(fā)放新版文件于文件收發(fā)明細(xì)表中登記。2.6.5文件和資料在運(yùn)作中已無(wú)實(shí)際需要或其它原因說(shuō)明該文件已無(wú)需存在時(shí)由相關(guān)人員以文件作廢處理表提出申請(qǐng)并經(jīng)審核批準(zhǔn)后交由文控中心。2.6.6廢止或失效之文件由文控中心當(dāng)天將該文件收回并于文件收發(fā)明細(xì)表中登記,各單位文件保管人如逾期無(wú)法回收，將依行政效率提報(bào)處分。2.6.7失效文件由文控中心直接銷毀或統(tǒng)一加蓋紅色“作廢”印章后可用作回收紙以作他用，當(dāng)有要求時(shí)失效文件可作作廢標(biāo)識(shí)后予以保存并與有效文件明確區(qū)隔。2.6.8其它部門單位人員如需以失效文件作參考時(shí)可提出申請(qǐng)?jiān)谠撐募霞由w“僅供參考”紅色印章以示區(qū)別，此文件才方可發(fā)放，但不作為作業(yè)之依據(jù)，并由申請(qǐng)單位自行保管。2.6.9以軟件形式存在的文件如修改或換版時(shí)只保留修改后的內(nèi)容如文件廢止時(shí)則作刪除即可。2.6.10技術(shù)性文件廢止則由工程部自行作廢回收保存。2.7四階文件和資料2.7.1受控與非受控狀態(tài)2.7.1.1所有受控文件中所屬表格及各式標(biāo)簽戳記均屬受控。2.7.1.2四階文件和資料一律可由使用部門復(fù)制使用。2.7.1.3四階文件似同其所屬文件的一部分隨同其所屬文件一起作編制會(huì)簽審核批準(zhǔn)作業(yè)。2.7.2四階文件發(fā)放及領(lǐng)用2.7.2.1四階文件中的標(biāo)簽戳記由各使用部門依其所屬質(zhì)量文件要求自行設(shè)計(jì) 制作使用。2.7.2.2四階文件中的表格原始件由文控中心統(tǒng)一備案管理 , 表格隨所屬文件一并發(fā)放。2.7.2.3各部門人員如需領(lǐng)用表格時(shí)領(lǐng)用作業(yè)依2.4項(xiàng)執(zhí)行。2.7.3四階文件的修訂、換版及廢止2.7.3.1四階文件中的表格如需修訂時(shí)作業(yè)依2.6項(xiàng)提出申請(qǐng)，修訂后的表格須同時(shí)變更版本號(hào)，并送交文控中心統(tǒng)一備案、管理。2.7.3.2標(biāo)簽戳記如需修訂時(shí)將其所屬文件中描述該標(biāo)簽或戳記的文字作修訂文件內(nèi)容修訂后各部門人員自行依文件作實(shí)物修改重制。2.7.3.3四階文件如無(wú)實(shí)際使用需廢止時(shí)可將其從所屬文件的相關(guān)內(nèi)容中刪除廢止之表單一律作回收紙或銷毀處理廢止之戳記標(biāo)簽一律由各單位自行作銷毀處理。2.8文件和資料編碼原則 2.8.1公司部門代碼部門財(cái)務(wù)部行政部人事部文控中心生產(chǎn)部采購(gòu)部品質(zhì)部市場(chǎng)部研發(fā)部代碼ACCAPHRLCD OMLCD PDLCD PURLCD QALCD SALCD TE2.8.2文件和資料的版本號(hào)編碼原則A A B C D . 第一版 第二版 第三版 第四版 2.8.3文件和資料的版次編碼原則A 0 01 02 03 . 修訂初始位 第一次修訂 第二次修訂 第三次修訂 文件版本號(hào)變更時(shí)版次回到初始位2.8.4 編碼原則2.8.4.1文件編碼原則 TSR-XX-XX-XXX 流水號(hào) 文件類別 部門代碼 公司名稱2.8.4.2表格編碼原則 TSR-XX-QF-XXX REV.X 版本號(hào) 流水號(hào) 表格類別 部門代碼 公司名稱2.9文件定期審查2.9.1為確保各有關(guān)部門使用文件和資料均為有效之版本，由文控中心對(duì)各部門進(jìn)行定期查核；2.9.2文控中心將本公司上述文件資料進(jìn)行分類、整理,并針對(duì)此制作成文件索引表；a.文控中心定期將此文件索引表發(fā)布到各相關(guān)單位,b.各相關(guān)單位文件負(fù)責(zé)人員針對(duì)本單位之文件按照文控發(fā)布索引表進(jìn)行自我內(nèi)部查核,c.文控中心對(duì)所有需要查核的項(xiàng)目及方式制作成一份文件查核表,每次查核均依文件查核表進(jìn)行,并將所查核之狀況記錄于文件查核表。2.9.3查核方式：以隨機(jī)抽查方式進(jìn)行；2.9.4查核之基本項(xiàng)目包括：a.文件版本、版次是否一致,b.修改之文件是否與原稿一致,c.文件的維護(hù)與保管 ,d.各單位文件之回收狀