檔案管理_檔案檢索、利用與編研基礎(chǔ)知識(shí)

文書與檔案管理 制作人 王紅光電話ail whongguang hongguangw QQ 1219582754 第九章檔案檢索 利用與編研 第一節(jié)檔案檢索工作一 檔案檢索工作的內(nèi)容和意義檔案檢索工作的內(nèi)容 大致包括兩個(gè)部分 一是檢索系統(tǒng)的建立 以及檢索工具的組織和積累 這部分內(nèi)容又稱為編目 一是根據(jù)利用者和管理的需要 通過(guò)目錄 索引等各種工具 從龐大的檔案群體中檢出所需要的檔案 意義 檔案檢索工具是查詢檔案的工具 是進(jìn)行檔案科學(xué)管理的重要手段 二 檔案檢索工具 書183 一 檔案檢索工具的種類檔案的類型復(fù)雜 而人們利用檔案的目的和要求不同 只靠一兩種檢索工具難以滿足利用者的需要 為了適應(yīng)從不同角度和不同要求查找檔案的需要 于是逐漸形成了各種形式和內(nèi)容的檢索工具 目前我國(guó)使用較多的檔案檢索工具的種類大致有 1 按編制方法分目錄 系統(tǒng)地揭示檔案內(nèi)容和成分以及檔號(hào)的一種檢索工具 如卷內(nèi)文件目錄 案卷目錄 全宗文件目錄 專題目錄和分類目錄等 索引 以一定的排列順序揭示某些文件或其組合單位中某一部分 某一項(xiàng)目 并指明其檔號(hào)或存放位置的一種檢索工具 如文號(hào)索引 人名索引和地名索引等 指南 以敘述方式綜合介紹檔案情況的一種工具 如全宗指南 專題指南和檔案館指南等 2 按檢索的范圍來(lái)分以一個(gè)全宗 或部分 為對(duì)象的檢索工具 有案卷目錄 卷內(nèi)文件目錄匯集 全宗文件卡片 或目錄 文號(hào)卡片 全宗指南等 以一個(gè)檔案館 室 的全部 或主要部分 檔案為對(duì)象的檢索工具 如分類卡片 分類目錄 主題卡片 主題目錄 或索引 檔案館指南等 以一定的專題為對(duì)象的檢索工具 有專題卡片 專題目錄 人名卡片 或索引 地名卡片 或索引 專題指南等 3 按其形式分卡片式和書本式 4 按信息處理手段劃分手工檢索和機(jī)器檢索 二 常用的檢索工具 書185頁(yè) 1 案卷目錄2 卷內(nèi)文件目錄3 分類目錄4 專題目錄5 主題目錄6 人名索引7 文號(hào)索引8 全宗指南9 歸檔文件目錄10 專題指南 三 檔案檢索語(yǔ)言檢索語(yǔ)言的含義 檢索語(yǔ)言也稱標(biāo)識(shí)語(yǔ)言或標(biāo)識(shí)系統(tǒng) 它是根據(jù)檢索需要而編制的專門人工語(yǔ)言 是表示檔案文獻(xiàn)內(nèi)容信息及相互關(guān)系的概念標(biāo)識(shí)系統(tǒng) 檔案檢索語(yǔ)言有三大類型 館藏法 分類法 主題法 四 檔案著錄標(biāo)引在編制檔案目錄時(shí) 對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析 選擇和記錄的過(guò)程 著錄包括著和錄兩個(gè)方面 著 即標(biāo)引 標(biāo)引是在檔案文獻(xiàn)的加工 存貯和檢索過(guò)程中 將其內(nèi)容主題的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語(yǔ)言的過(guò)程 標(biāo)引是針對(duì)檔案的內(nèi)容特征而言 錄 即抄錄 抄錄是將檔案文獻(xiàn)的形式特征 例如作者 時(shí)間 載體形態(tài)等照錄在著錄條目上 標(biāo)引使用的是人工語(yǔ)言 而抄錄則使用的是文獻(xiàn)本身固有的自然語(yǔ)言 標(biāo)引是著錄的核心部分 1 檔案的著錄檔案的著錄 是檔案館 室 編制檔案檢索工具時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析 選擇和記錄的過(guò)程 編制檢索工具 一般都經(jīng)過(guò)著錄和檔案目錄的組織兩個(gè)步驟 第一步 是按照一定的規(guī)則 將每份文件或每個(gè)案卷的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái) 由若干個(gè)著錄項(xiàng)目組合成一個(gè)條目 第二步 是將許多條目 按照一定的方法 組織成一個(gè)有機(jī)體系 形成檔案檢索工具 任何檔案檢索工具 要具備良好的存儲(chǔ)和檢索功能 都必須以著錄項(xiàng)目的詳細(xì)具體 標(biāo)引準(zhǔn)確 格式與標(biāo)識(shí)符號(hào)統(tǒng)一 方法一致 文字簡(jiǎn)明為條件 檔案著錄所遵循的方法稱為著錄規(guī)則 現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 檔案著錄規(guī)則 規(guī)定的項(xiàng)目有 著錄項(xiàng)目 標(biāo)識(shí)符號(hào) 著錄格式 著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次 著錄來(lái)源 著錄方法等 檔案著錄規(guī)則 規(guī)定的著錄格式 按不同著錄對(duì)象 區(qū)分為文件級(jí)和案卷級(jí)兩種 分類號(hào)檔案館 室 代號(hào)檔號(hào)縮微號(hào)正題名 并列題名 副題名及說(shuō)明題名文字 文件編號(hào) 載體類型標(biāo)識(shí) 第一責(zé)任者 其他責(zé)任者 文本 密級(jí) 保管期限 文件形成時(shí)間 數(shù)量及單位 規(guī)格 附件 叢編 附注主題詞提要 分類號(hào)檔案館 室 代號(hào)檔號(hào)縮微號(hào)正題名 并列題名 副題名及說(shuō)明題名文字 文件編號(hào) 載體類型標(biāo)識(shí) 密級(jí) 保管期限 案卷內(nèi)文件起止時(shí)間 數(shù)量及單位 規(guī)格 附注主題詞提要 著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符是在各大 小著錄項(xiàng)目前冠以一定的標(biāo)識(shí)符號(hào) 著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符 各大項(xiàng) 題名與責(zé)任者等等 并列題名 副題名及說(shuō)明題名文字 文件編號(hào) 規(guī)格 第一責(zé)任者 其他責(zé)任者 保管期限 相同責(zé)任者 附件著錄內(nèi)容標(biāo)識(shí)符 責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱 責(zé)任者姓名 外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文等 自擬著錄內(nèi)容 載體類型標(biāo)識(shí) 推測(cè)的 不能確定的著錄內(nèi)容 與 結(jié)合使用 每個(gè)殘缺文字 未考證出的責(zé)任者 時(shí)間及難以計(jì)數(shù)的文字用三個(gè) 外文縮寫 起止連接 2 檔案標(biāo)引檔案標(biāo)引就是對(duì)文件或案卷的內(nèi)容進(jìn)行分析 從自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語(yǔ)言的過(guò)程 即對(duì)內(nèi)容分析結(jié)果賦予檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程 其中 給予文件或案卷以分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程 稱為分類標(biāo)引 給予文件或案卷以主題詞標(biāo)引的過(guò)程 稱為主題標(biāo) 檔案的標(biāo)引是檔案著錄的核心內(nèi)容 檔案主題標(biāo)引工作 一般包括兩個(gè)內(nèi)容 一是對(duì)文件或案卷進(jìn)行主題分析 通過(guò)分析確定其主題 二是根據(jù)主題詞表進(jìn)行標(biāo)引 即給出主題詞 主題 是一組具有共性事物的總稱 用以表達(dá)文件或案卷所論述和研究的具體對(duì)象和問(wèn)題 也就是文件 案卷的中心內(nèi)容或中心問(wèn)題 主題詞 又稱敘詞 是經(jīng)過(guò)規(guī)范化的詞在標(biāo)引中用以表達(dá)文件或案卷的主題概念 在檢索中用它組成提問(wèn)式 以表達(dá)檢索的要求 主題詞表 是將檔案材料 標(biāo)引人員或利用者的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語(yǔ)言的一種詞匯控制工具 它是概括各行各業(yè)或某一學(xué)科領(lǐng)域由語(yǔ)義相關(guān) 族性相關(guān)的術(shù)語(yǔ)組成規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典 一般由說(shuō)明 字順主表及附表組成 分類標(biāo)引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其納入分類表體系的過(guò)程 DA T18 1999檔案著錄規(guī)則GB T15418 94檔案分類標(biāo)引規(guī)則 第二節(jié)檔案利用工作一 檔案利用工作的含義涉及兩方面 檔案的利用工作和利用檔案 這是密切聯(lián)系而又不同的兩個(gè)概念 利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問(wèn)題而使用檔案 檔案利用工作是指檔案館 室 為滿足利用需要向利用者提供檔案材料 也就是為利用者服務(wù)的工作 檔案工作的目的 是提供檔案利用 檔案利用工作的基本內(nèi)容 就是介紹和報(bào)道館 室 藏檔案的內(nèi)容和成分 通過(guò)各種方式為利用者實(shí)際提供檔案信息 進(jìn)行咨詢服務(wù) 檔案利用工作是衡量檔案館 室 業(yè)務(wù)開展的程度 工作好壞的主要標(biāo)志 對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用 正確處理利用和保密的關(guān)系利用和保密的關(guān)系 在利用工作中表現(xiàn)最為突出 應(yīng)特別注意解決好 國(guó)家保存檔案的目的就是為了利用 假若長(zhǎng)期把檔案鎖在柜子里 都禁錮起來(lái)不準(zhǔn)使用 就失去了保存檔案的意義 但是 檔案不僅是可供各項(xiàng)工作利用的重要材料 而且有一部分又屬于國(guó)家機(jī)密 因此 在檔案提供利用工作中要注意保守國(guó)家機(jī)密 保密的目的 也是為了更好的利用 保密只是相對(duì)地把檔案的使用限制在一定的范圍內(nèi) 而且隨著形勢(shì)的發(fā)展和時(shí)間 地點(diǎn) 條件的變化而不斷變化 正確處理利用與保護(hù)的關(guān)系 二 檔案利用的方式和途徑閱覽室檔案外借制發(fā)復(fù)制本舉辦展覽制發(fā)檔案證明檔案咨詢 隨著國(guó)家信息化戰(zhàn)略的實(shí)施 一方面館藏檔案數(shù)字化 另一方面電子文本的現(xiàn)行文件增長(zhǎng) 檔案利用的方式增加 檔案館基于各種數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息處理 建立數(shù)字檔案查詢系統(tǒng) 利用者可以通過(guò)登陸互聯(lián)網(wǎng) 進(jìn)入所建網(wǎng)站進(jìn)行查詢 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地查詢 消除了時(shí)間 地域的障礙 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享 并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化 滿足用戶對(duì)查全率 查準(zhǔn)率的要求 圖文聲像一體化檢索 查詢的手段 WEB查詢 FTP查詢 Mail查詢 電話查詢 短信查詢 移動(dòng)查詢 輔助決策系統(tǒng)以管理科學(xué) 運(yùn)籌學(xué) 控制論和行為科學(xué)為理論 以計(jì)算機(jī)技術(shù) 仿真技術(shù)和信息技術(shù)為手段 輔助中 高層決策者的決策活動(dòng) 是具有智能作用的人機(jī)計(jì)算機(jī)系統(tǒng) 其過(guò)程可以簡(jiǎn)單描述為 用戶通過(guò)會(huì)話系統(tǒng)輸入要解決的問(wèn)題 會(huì)話系統(tǒng)把輸入的問(wèn)題信息傳遞給問(wèn)題處理系統(tǒng) 問(wèn)題處理系統(tǒng)接收到問(wèn)題后 進(jìn)行數(shù)據(jù)信息收集 并根據(jù)知識(shí)系統(tǒng)中已有的知識(shí) 來(lái)判斷和識(shí)別問(wèn)題 推出可行性分析結(jié)果 將決策信息提供給用戶 三 檔案開放 書197頁(yè) 第三節(jié)檔案館 室 的編研工作檔案是構(gòu)建社會(huì)記憶的重要工具和途徑 但是檔案本身并不等同于記憶 檔案要真正成為社會(huì)記憶 還需經(jīng)過(guò)社會(huì)認(rèn)知 記憶重構(gòu)的復(fù)雜過(guò)程 因此 能夠使檔案信息傳播更廣泛 可讀性更強(qiáng) 社會(huì)影響力更大的檔案編研在其中起到重要作用 而為了充分發(fā)揮檔案的記憶功能 構(gòu)建真實(shí) 完整的社會(huì)記憶 對(duì)檔案編研也提出了相應(yīng)要求 一 檔案編研工作的內(nèi)容檔案編研工作是檔案部門根據(jù)館 室 藏檔案和社會(huì)需求 在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上 編寫參考資料 匯編檔案文件 參與編史修志 撰寫論文專著 檔案編研工作的內(nèi)容廣泛 主要內(nèi)容包括 1 編寫參考資料 包括大事記 組織沿革 基礎(chǔ)數(shù)字匯編等 2 匯編檔案文件 通過(guò)對(duì)檔案原件的收集 挑選 加工 編排 匯編成書 向利用者提供的是與檔案原件內(nèi)容一致的文獻(xiàn)資料 有很強(qiáng)的真實(shí)性 可靠性 現(xiàn)在大量公布的歷史檔案選編 選集 現(xiàn)代文件匯編 政策法規(guī)文件匯編都屬于此類 3 參與編史修志 檔案部門利用自身優(yōu)勢(shì) 參加編修地方志 專業(yè)志 校志 編寫地方史或機(jī)關(guān) 企業(yè)發(fā)展史是充分發(fā)揮檔案作用的重要途徑 4 撰寫論文專著 撰寫學(xué)術(shù)和專題論文等 二 檔案編研工作的意義1 利于使檔案更好地為社會(huì)提供利用2 便于向讀者提供有質(zhì)量保障 系統(tǒng)科學(xué)的檔案史料3 利于提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 從而提高檔案館 室 的工作水平4 利于保護(hù)檔案原件和源遠(yuǎn)流長(zhǎng)的檔案史料5 利于充實(shí)檔案館 室 業(yè)務(wù)建設(shè)的內(nèi)容 三 檔案參考資料1 大事記是按時(shí)間順序簡(jiǎn)要記載一定歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件 主要有以下幾種 1 機(jī)關(guān)工作大事記 2 專題大事記 3 個(gè)人生平大事記 2 組織沿革系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)關(guān) 地區(qū)和專業(yè)系統(tǒng)的體制 組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的一種材料 表達(dá)方式 有文字?jǐn)⑹?圖表或圖文并用 3 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集4 專題概要 四 檔案編研成果 一 出版形式在公布檔案方面 不同的編纂出版形式 有著不同的特色 各有其不可替代性 1 排印 這一傳統(tǒng)的編纂方式 如對(duì)明清檔案經(jīng)過(guò)標(biāo)點(diǎn)斷段排字印刷 明清時(shí)期澳門問(wèn)題檔案文獻(xiàn)匯編 和康熙 雍正兩朝滿文奏折全譯 均是大型排印本檔案匯編 2 影印 自20世紀(jì)80年代開始 檔案出版陸續(xù)采用影印方式 明朝檔案 上諭檔系列 起居注系列 造辦處檔案 內(nèi)閣六科史書等均是采用影印形式推出 3 線裝 古樸的線裝書別具特色 清宮御檔 便是由杭州華寶齋出版的宣紙線裝仿真本 4 圖錄 清代文書檔案圖鑒 清宮塘沽檔案圖典 明清皇宮黃埔秘檔圖鑒 清宮淮安檔案圖錄 等圖文版檔案出版物 5 光盤 光盤容量大 體積小 方便檢索轉(zhuǎn)錄 受到讀者特殊青睞 由北京超星公司出版的 中國(guó)明清史檔案文獻(xiàn)光盤庫(kù) 輯錄了1995年以前出版的明清檔案 共有10盤 6 縮微膠片 對(duì)某些課題項(xiàng)目 在進(jìn)行編纂出版后 制成縮微膠片 為特定讀者服務(wù) 7 網(wǎng)站 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)編研新平臺(tái) 是信息社會(huì)對(duì)編研工作提出的新的發(fā)展課題 二 開發(fā)形式在對(duì)專題檔案開展系統(tǒng)編纂和深入研究的基礎(chǔ)上 進(jìn)行多層次的開發(fā) 是擴(kuò)大檔案編研成果的有效途徑 1 舉辦專題展覽 圖文并茂的專題檔案展覽 是以對(duì)該專題檔案的研究為前提的 就此而言 編研的過(guò)程便是一個(gè)展覽籌備的過(guò)程 如清代帝后生活 清宮佛事活動(dòng) 清宮淮安秘檔 黃埔古港 清代廣東貢品等專題 2 拍電視專題片 檔案是電視文獻(xiàn)紀(jì)錄片的最好素材 是最直接最有力的歷史憑證 如反映澳門歷史的專題片 明清秘檔話澳門 文獻(xiàn)紀(jì)錄片 帝國(guó)商行 專題片 故宮 昔日皇宮檔案走上銀屏 直面大眾 尤其是28集電視紀(jì)錄片 清宮秘檔 旨在 走出戲說(shuō) 走進(jìn)真實(shí) 在中央臺(tái)和香港及一些省市電視臺(tái)連續(xù)播放 深受歡迎 這是檔案編研開發(fā)貼近社會(huì)休閑文化的又一成功嘗試 3