會(huì)議管理_會(huì)議基本知識(shí)講義

會(huì)議的基本知識(shí) 會(huì)議的概念 會(huì)議是人類群體有組織的會(huì)晤 議事行為或過(guò)程 會(huì)議的構(gòu)成要素 會(huì)議的要素即會(huì)議的組成因素 分為基本要素和其它要素兩大類 基本要素即所有會(huì)議必有的要素 目的 時(shí)間 會(huì)址 主持者 組織者 與會(huì)者 議題 議程 其他要素即可供選擇的 并非為所有會(huì)議所共有的要素 名稱 服務(wù)機(jī)構(gòu) 秘書機(jī)構(gòu) 經(jīng)費(fèi) 文件材料 專用設(shè)備工具 各種消耗性材料 會(huì)議的主要種類 按組織類型 可分為內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議 正式會(huì)議和非正式會(huì)議 按時(shí)間方面的規(guī)定性 可分為定期和不定期兩類 按出席對(duì)象 可分為聯(lián)席會(huì) 由若干單位共同召集并參加 內(nèi)部會(huì) 代表會(huì) 群眾會(huì)等 按功能性質(zhì) 可分為決策性 必有決議 決定 討論性 執(zhí)行性 分配工作 布置任務(wù) 執(zhí)行政策 告知性 發(fā)布會(huì) 說(shuō)明會(huì) 學(xué)術(shù)性 協(xié)調(diào)性 報(bào)告性 談判性 動(dòng)員性 紀(jì)念性等 會(huì)議的主要種類 按議題性質(zhì) 可分為專業(yè)性 解決專門領(lǐng)域問(wèn)題 專題性 綜合性等 按照規(guī)模大小 可分為特大型 萬(wàn)人以上 大型 數(shù)千人 中型 數(shù)百人上下 小型 數(shù)十人或數(shù)人 等 按會(huì)議采用的方式手段 可分為常規(guī)會(huì) 廣播會(huì) 電話會(huì) 電視會(huì)等 按與會(huì)者的國(guó)籍及議題的范圍 可分為國(guó)內(nèi)會(huì)議和國(guó)際會(huì)議等 公司常見(jiàn)會(huì)議的種類與作用 經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議經(jīng)理例會(huì)是指由本企業(yè)的經(jīng)理們參加 研究經(jīng)營(yíng)管理中重大事項(xiàng)的辦公會(huì)議 這類會(huì)議是例行的 通常每月一次或每周一次 與會(huì)者和會(huì)議地點(diǎn)都相對(duì)固定 經(jīng)理特別會(huì)議是在企業(yè)的外部環(huán)境或內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制面臨重要問(wèn)題 急需領(lǐng)導(dǎo)集體研究 立即拿出解決方案時(shí)召開(kāi)的會(huì)議 這類會(huì)議的主要任務(wù)就是研究和解決新問(wèn)題 做出相應(yīng)的對(duì)策 部門員工例會(huì)是某一部門定期召開(kāi) 由本部門全體員工參加的會(huì)議 如生產(chǎn)部門例會(huì) 銷售部門例會(huì)等 一般起到通報(bào)情況 交流信息 解決問(wèn)題 融洽感情的作用 股東大會(huì)和董事會(huì)議股東大會(huì)是股份制企業(yè)定期召開(kāi)的例行性會(huì)議 一般每年召開(kāi)一次 有股東參加 決定股份公司的最高執(zhí)行方針 秘書通常在會(huì)前三到四個(gè)星期就要將會(huì)議通知郵寄給參會(huì)人員 董事會(huì)分例會(huì)和特別會(huì)議 公司常見(jiàn)會(huì)議的種類與作用 公司年會(huì)用于各部門報(bào)告一年來(lái)的工作業(yè)績(jī) 確定下一年的工作計(jì)劃 公司年會(huì)往往在年終舉行 不僅總結(jié)表彰 還可能開(kāi)展一系列的慶?；顒?dòng) 客戶咨詢會(huì)這類會(huì)議主要是邀請(qǐng)企業(yè)的客戶代表 合作單位代表參加 聽(tīng)取客戶對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面的意見(jiàn) 建議 對(duì)客戶提出的問(wèn)題集中給予解答 這類會(huì)議的與會(huì)者來(lái)自方方面面 有本地區(qū)的 也有外埠的 有本國(guó)的 也有外國(guó)的 規(guī)模比較大 工作量難度較大 要求高 公司常見(jiàn)會(huì)議的種類與作用 產(chǎn)品展銷定貨會(huì)這類會(huì)議是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中經(jīng)常使用的一種有效手段 一般由銷售部門負(fù)責(zé)人操辦 業(yè)務(wù)洽談會(huì)是企業(yè)中一項(xiàng)重要的活動(dòng) 是企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵 企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人常常親臨此類會(huì)議 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)企業(yè)研制出新產(chǎn)品并準(zhǔn)備將其推入市場(chǎng)時(shí) 常常采用新聞發(fā)布會(huì)的形式進(jìn)行宣傳 公司常見(jiàn)會(huì)議的種類與作用 會(huì)議籌備 擬訂會(huì)議議程和日程 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會(huì)議議程和日程表的設(shè)引方法 會(huì)議議程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件 所要解決的問(wèn)題的概略安排 并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái) 會(huì)前發(fā)給與會(huì)者 會(huì)議日程會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排 如有說(shuō)明可附于表后 會(huì)前發(fā)給與會(huì)者 宣布議程 說(shuō)明人員缺席情況 宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄 財(cái)務(wù)主管報(bào)告 其他報(bào)告 新的議題 有關(guān)人事任命 提名并選舉新的負(fù)責(zé)人 通知有關(guān)事項(xiàng) 宣布休會(huì) 會(huì)議議程表的設(shè)計(jì) 正確的設(shè)計(jì)方法 編制會(huì)議議程表時(shí) 首先應(yīng)注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定 議程表中 第一項(xiàng)是宣布議程 再安排討論的問(wèn)題 盡量將同類性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起 保密性較強(qiáng)的議題 一般放在后面 會(huì)議議程的樣式 天地公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午9 00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行 宣布議程 說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況 宣讀并通過(guò)上次會(huì)議記錄 通信聯(lián)系情況 東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié) 銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言 公司銷售人員的招聘和重組 銷售二部經(jīng)理的人選 下季度銷售目標(biāo) 會(huì)議日程表的設(shè)計(jì) 會(huì)議的日程一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式 將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午 下午 晚上三個(gè)單元里 將會(huì)議的議題具體化 會(huì)議日程的樣式 天地公司新產(chǎn)品銷售展示會(huì)日程安排日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人自責(zé)人備注2003年11月12日8 30報(bào)到員工餐廳門廳全體員工9 00銷售主管做介紹公司會(huì)議廳全體員工9 50休息10 00新產(chǎn)品展示 技術(shù)總監(jiān)主講和演示公司會(huì)議廳全體員工11 00銷售活動(dòng)錄象員工餐廳三層自由參加12 00自助午餐員工餐廳二層13 30員工自由觀看和動(dòng)手操作新產(chǎn)品員工餐廳三層自由參加14 30銷售部人員講解廣告宣傳單公司會(huì)議廳全體員工15 30分小組討論與咨詢員工餐廳三層自由參加16 30散會(huì) 注意事項(xiàng) 會(huì)議議程和日程 程序三種會(huì)議文件的功能是不同的 應(yīng)抓準(zhǔn)三種文件所傳達(dá)的會(huì)議信息的側(cè)重點(diǎn) 會(huì)議議程的編制應(yīng)在前 議程一旦確定 就不應(yīng)再變 會(huì)議日程在時(shí)間 地點(diǎn) 人員等問(wèn)題上 如遇到一些變化 可相應(yīng)調(diào)整 會(huì)議的議程與日程的安排必須吻合 會(huì)議的議程 日程表制定后 必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施 發(fā)送會(huì)議通知 學(xué)習(xí)目標(biāo) 準(zhǔn)確地發(fā)送會(huì)議通知 發(fā)送形式 正式通知為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作 除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議 均應(yīng)正式打印會(huì)議通知 再通過(guò)書面形式或電子郵件傳遞到有關(guān)人員 以示正規(guī)和鄭重 非正式通知非正式會(huì)議 可采用非正式通知 如先發(fā)傳真或打電話 隨后再寄備忘錄或信函 也可先發(fā)電子郵件 再通過(guò)電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn) 一些會(huì)議 如股東會(huì)議 在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事 發(fā)通知的同時(shí)應(yīng)附上一份代理委托書 其它類型的會(huì)議如無(wú)法出席 也應(yīng)在必要時(shí)授權(quán)代理 以保證通過(guò)決議時(shí)有所需的法定人數(shù) 發(fā)送內(nèi)容 如果有預(yù)備議程 事先需準(zhǔn)備的材料或其它需讓與會(huì)者事先了解的情況 應(yīng)隨會(huì)議通知寄發(fā)一份 需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片 上面注明本公司地址 郵編 電話 發(fā)信人姓名 以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù) 可將會(huì)中使用的有關(guān)票證 入場(chǎng)券 代表證 汽車通行證 座次號(hào) 編組名單 就餐證和乘車證等 與會(huì)議通知一并發(fā)出 如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉 應(yīng)附加一份說(shuō)明或回執(zhí)單 要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期 并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車 火車等交通工具線路 會(huì)議通知和委托書的樣式 hui議通知的內(nèi)容 被通知部門 被通知人員的姓名及職務(wù) 通知事由 會(huì)議時(shí)間 會(huì)議召開(kāi)地點(diǎn) 會(huì)議出席對(duì)象或范圍 會(huì)議程序 議事內(nèi)容 注意事項(xiàng) 公司全稱 通知部門 通知者姓名和職務(wù) 通知日期 便函式 會(huì)議通知致 各部門經(jīng)理發(fā)自 總經(jīng)理秘書劉麗日期 2002年7月15日主題 部門經(jīng)理的圓桌會(huì)議通知2002年7月25日上午11 00 在燕都賓館會(huì)議室舉行全體部門經(jīng)理的圓桌會(huì)議 下午12 15分將有午餐供應(yīng) 假如您不能參加請(qǐng)?jiān)?月24日之前打電話62479521告知 附上一份議事日程 除此之外 您還將得到一張另人滿意的旅行指導(dǎo)地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說(shuō)明 我很高興地歡迎你們都來(lái)出席我們團(tuán)體的這個(gè)重要的計(jì)劃會(huì)議 附件 議事日程地圖 卡片式 部門經(jīng)理會(huì)議目的 討論公司下一年度市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃時(shí)間 2002年12月20日上午9 00地點(diǎn) 公司第一會(huì)議室如您無(wú)法出席 請(qǐng)于 月 日前電話告知 電話號(hào)碼 會(huì)議委托書 委托書茲任命 人名 和 人名 作為我的代理人參加 日期 時(shí)間 在 地點(diǎn) 舉行的 公司名 股東會(huì)議 他們均為本公司的高層管理人員或部門經(jīng)理人 不管此次會(huì)議如期還是延期召開(kāi) 他們都將作為我的全權(quán)代表 行使我出席時(shí)所擁有的全部權(quán)力 生效日期簽名 股東簽字 地址 郵編 會(huì)議回執(zhí) 請(qǐng)于12月1日以前將回執(zhí)寄回 我準(zhǔn)備參加此次會(huì)議 我將屆時(shí)赴會(huì) 并帶 賓客來(lái) 我不能參加此次會(huì)議 署名 公司 發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng) 明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象 落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié) 對(duì)書面會(huì)議通知的地址 郵編一定要填寫正確 裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要錯(cuò)裝 漏裝或漏寄 通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出 會(huì)議通知 字樣 對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的部分人員 可用計(jì)算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽 以免重復(fù)打印 對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 正確選擇會(huì)址 學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠正確選擇會(huì)址 綜合考慮各種因素選擇恰當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn) 交通便利 會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模 主題相符 場(chǎng)地要有良好的設(shè)備 應(yīng)盡量必開(kāi)鬧市區(qū) 場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾 選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所 場(chǎng)地租用的成本必須合理 制發(fā)會(huì)議的姓名卡片和會(huì)議證件 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握各種會(huì)議證件的制發(fā)方法 制發(fā)會(huì)議姓名卡片和證件的方法 召開(kāi)重要的大中型會(huì)議會(huì)議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會(huì)議證件 通常小型會(huì)議 不必制發(fā)證件 正確制作姓名卡片 會(huì)議證件的方法是 內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱 與會(huì)者姓名 稱呼 先生 女士 小姐等 身份 職務(wù) 職稱等 組織或公司的名稱 重要的大型會(huì)議要在證件上貼上本人的相片 并加蓋印章 姓名卡片可設(shè)計(jì)為紅 藍(lán) 白 黃四種不同的顏色 在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放 并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片 不同類型的姓名卡片樣式 粘性標(biāo)簽 比較經(jīng)濟(jì) 方便 但它們可能由于粘貼在衣服上而留下痕跡 系帶的卡片 比較經(jīng)濟(jì) 戴取方便 但可能在衣服上晃動(dòng) 有夾子的卡片 成本略高 它們能更換塑料封里面的標(biāo)簽而重復(fù)使用 并能移動(dòng)夾在衣服的不同部位 臺(tái)簽式的姓名卡片 這些是開(kāi)會(huì)的時(shí)候放在桌子上使用的 證件的類型 作用 代表證 與會(huì)者不僅能參加會(huì)議 而且有表決權(quán) 選舉權(quán) 列席證 能夠到會(huì)旁聽(tīng) 但無(wú)表決權(quán) 工作證 只證明是大會(huì)的工作人員 在會(huì)議期間出入行走有一定的限制 記者證 是發(fā)給新聞媒體的有關(guān)的工作人員 記者 持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制 來(lái)賓證 表明是被主辦方邀請(qǐng)的嘉賓 會(huì)議證件既能證明與會(huì)者身份 保證會(huì)議安全 控制出入人員 又能統(tǒng)計(jì)大會(huì)人數(shù)和維持會(huì)場(chǎng)秩序 注意事項(xiàng) 在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表 列席代表 工作人員 特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份 應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計(jì)會(huì)議證件或姓名卡片 有的公司強(qiáng)調(diào)區(qū)分開(kāi)不同職務(wù) 地位人員的身份 有的公司強(qiáng)調(diào)所有員工的平等 姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)活用美觀大方 發(fā)放會(huì)議文件資料 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握各種會(huì)議文件的發(fā)放方法 會(huì)議資料的準(zhǔn)備對(duì)于會(huì)議的成效至關(guān)重要 會(huì)議文件資料發(fā)放工作的基本方法 按照與會(huì)人員名單 準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋 在文件袋上填上與會(huì)者的姓名 并注明 會(huì)議文件 等字體 分發(fā)重要文件一般要編號(hào) 登記 文件編號(hào)通常印在文件首頁(yè)的左上角處 字體字號(hào)應(yīng)有別于文件正文 具有保密性內(nèi)容的文件 還要注明密級(jí) 一些征求意見(jiàn)稿 或保密性文件 需要在會(huì)后退回的 則應(yīng)附上一份文件清退目錄 分發(fā)會(huì)議資料時(shí)要適時(shí)適量 準(zhǔn)備會(huì)議資料不能有多少代表就打印多少份 有可能出現(xiàn)臨時(shí)增加與會(huì)者 或者出現(xiàn)代表丟失材料的情況 一定要留有充分的余地 內(nèi)容重要又需事先送達(dá)與會(huì)者的文件 可派專人遞送或用傳真 特快專遞送達(dá) 常見(jiàn)的會(huì)議文件資料主要包括 開(kāi)幕詞 閉幕詞 領(lǐng)導(dǎo)講話稿 主題報(bào)告 專題報(bào)告 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)議記錄 會(huì)議紀(jì)要 新聞稿 會(huì)議通知 日程安排等 準(zhǔn)備會(huì)議所需用品和設(shè)備 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會(huì)議所需各種物品和設(shè)備的準(zhǔn)備方法 盡量考慮全面 有備無(wú)患 了解可以租用會(huì)議設(shè)備公司的名稱 地址和電話號(hào)碼 了解文具用品和相關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的名稱 地址和電話號(hào)碼 掌握企業(yè)內(nèi)可用的音像設(shè)備的類型和存放位置的清單 掌握公司內(nèi)部緊急維修工程師以及外部維修單位的名稱 地址和電話號(hào)碼 會(huì)議用品和設(shè)備的類型 可分為必備用品和特殊用品 必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備 包括文具 桌椅 茶具 擴(kuò)音設(shè)備 照明設(shè)備 空調(diào)設(shè)備 投影和音像設(shè)備等 特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議 例如談判會(huì)議 慶典會(huì)議 展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備 例如 張貼畫 花卉 充氣模型 巨型屏幕 展臺(tái)展板 簽字用具等 注意事項(xiàng) 事先要制定周密的準(zhǔn)備方案 盡量詳細(xì)的列出用品和設(shè)備的名稱 數(shù)量和價(jià)格 會(huì)議用品和設(shè)備是購(gòu)買 租用還是使用原有的 要本著統(tǒng)籌節(jié)約 經(jīng)濟(jì)適用的原則 準(zhǔn)備會(huì)議用品和設(shè)備要力求一絲不茍 有備無(wú)患 預(yù)訂內(nèi)部會(huì)議室 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)定方法 會(huì)議室預(yù)訂的基本方法 大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會(huì)議室 這就減少了租用外部場(chǎng)地和設(shè)施的費(fèi)用 內(nèi)部會(huì)議室多適合內(nèi)部會(huì)議和活動(dòng) 預(yù)訂會(huì)議室要打出一定的提前量 在確定準(zhǔn)確的會(huì)期之后 應(yīng)盡早預(yù)訂 以免臨時(shí)被動(dòng) 正式預(yù)訂會(huì)議室之后 在使用的前一天 一定要再次落實(shí) 以免與其他會(huì)議發(fā)生沖突 預(yù)訂和調(diào)配會(huì)議室應(yīng)盡量使場(chǎng)地的大小 格局 設(shè)備的配備與會(huì)議的人數(shù) 性質(zhì)和類型相匹配 調(diào)配安排會(huì)議室時(shí)要留有足夠的自由使用空間 會(huì)議之間的間隔不要太緊 使人們安心開(kāi)會(huì) 不致出現(xiàn)會(huì)議還未結(jié)束就被人請(qǐng)走的麻煩事 負(fù)責(zé)會(huì)議室安排和協(xié)調(diào)的秘書 事先要查看會(huì)議議程 了解會(huì)議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備 秘書要了解各種設(shè)備的功能 并事先將各種設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài) 熱情迎接與會(huì)者 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握接待與會(huì)者的基本工作內(nèi)容和程序 做好會(huì)議的接站和報(bào)到工作的主要內(nèi)容和程序 會(huì)議的性質(zhì)與規(guī)模不同 接待的要求 程序和規(guī)范也不同 大中型會(huì)議參加人數(shù)較多 應(yīng)及時(shí)做好接站報(bào)到工作 接站報(bào)到工作的主要步驟 要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng) 掌握與會(huì)代表的名單以及飛機(jī) 火車的班次及抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間 將其編制成一目了然的表格 并掌握與會(huì)議代表的聯(lián)絡(luò)方式 要備有足夠的車輛和接站的人員 接站人員要人手一份代表抵達(dá)的時(shí)間表 按分工的時(shí)間和線路迎接 對(duì)于自備交通工具的外地與會(huì)人員 要事先通過(guò)發(fā)傳真或電話的形式告之到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖 在車站 機(jī)場(chǎng)設(shè)置接待站 制作醒目的牌子或橫幅 上面要表明 天地公司接待處 的字樣 在報(bào)到處的周圍設(shè)立引導(dǎo)牌和標(biāo)識(shí)牌 標(biāo)明報(bào)到的具體位置 接待人員將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋 包括文件 證件 餐券 住宿房間號(hào)碼 文具等 發(fā)給報(bào)到人員 必要時(shí) 引導(dǎo)與會(huì)者去其住宿的房間 并簡(jiǎn)單介紹周圍的情況和開(kāi)會(huì)的要求 會(huì)議中的服務(wù) 做好會(huì)議的簽到和座位引導(dǎo)工作 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作的主要辦法 如何做好簽到和座位引導(dǎo)工作 秘書應(yīng)熱情地迎接與會(huì)人員 并引導(dǎo)與會(huì)者及時(shí)簽到 盡快就座 選擇恰當(dāng)?shù)暮灥叫问饺藬?shù)較少的小型會(huì)議 可由秘書按照事先確定的到會(huì)人員名單 逐一進(jìn)行簽到 來(lái)一人劃一人 以便迅速掌握到會(huì)者的狀況 大型會(huì)議可用簽到卡和電子簽到機(jī)配合使用 與會(huì)者只需要將自己的電子卡送入簽到機(jī)插口 有關(guān)數(shù)據(jù)即傳入會(huì)議組織中心 準(zhǔn)備好簽到的登記簿 簽字筆等用品 必要時(shí)事先準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿 請(qǐng)與會(huì)者按照會(huì)前安排好的座位或區(qū)域就坐 內(nèi)部會(huì)議 與會(huì)者一般都有自己的習(xí)慣座位 大中型會(huì)議 一般事先制作好各種座次標(biāo)識(shí)用品 如 主席臺(tái)或會(huì)議桌上的名簽卡片 座次圖表 指示牌等 采取對(duì)號(hào)入座的方式 或是將會(huì)場(chǎng)劃分為若干區(qū)域 以部門或地區(qū)為單位集中就座 會(huì)議簽到的目的是為了及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù) 以及缺席情況 注意事項(xiàng) 負(fù)責(zé)接待簽到的人員應(yīng)訓(xùn)練有素 照顧周到 負(fù)責(zé)簽到的人員要提前到崗 使到會(huì)較早的人員不致產(chǎn)生無(wú)人過(guò)問(wèn)的尷尬感覺(jué) 熱情主動(dòng)的迎接與會(huì)者 并按禮儀規(guī)范將客人引導(dǎo)入場(chǎng) 一般來(lái)講 無(wú)論陪伴還是引領(lǐng) 秘書都應(yīng)站在上司或來(lái)賓的左側(cè) 承擔(dān)會(huì)議記錄 學(xué)習(xí)目標(biāo)通過(guò)學(xué)習(xí) 承擔(dān)會(huì)議記錄工作 會(huì)議記錄的方法 作為一個(gè)秘書 在會(huì)議期間作好記錄和筆記是秘書的主要職責(zé) 會(huì)議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進(jìn)行會(huì)議的籌劃和安排工作 正式會(huì)議的記錄是會(huì)議進(jìn)程的原始記錄 是具有法律效力的檔案因此務(wù)必準(zhǔn)確 完整和條理清楚 為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作 準(zhǔn)備足夠的鋼筆 鉛筆 筆記本和記錄用紙 準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來(lái)補(bǔ)充手工記錄 要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件 需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用 提前到達(dá)會(huì)場(chǎng) 了解與會(huì)人員的座位圖 便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者 在利用錄音機(jī)的同時(shí) 必須手工記錄 可以防止錄音機(jī)中途出故障 會(huì)議記錄的內(nèi)容 會(huì)議描述 包括會(huì)議類型 時(shí)間 日期 地點(diǎn) 與會(huì)者姓名 主席的名字在最前面 記錄員的名字在最后 會(huì)議過(guò)程 宣讀上次會(huì)議記錄 有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題 通訊情況 一般事務(wù) 決議應(yīng)包括會(huì)議上的確切措詞 其他事務(wù) 按在會(huì)上進(jìn)行的順序記錄 下次會(huì)議日期 主席 記錄員簽名 會(huì)議記錄的方法 會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn) 決議 決定 重要的聲明 修正案內(nèi)容 結(jié)論一字不漏地記錄下來(lái) 而其他的內(nèi)容可簡(jiǎn)要概括地記錄 漏記的內(nèi)容 可事先做出記號(hào) 然后對(duì)照錄音磁帶修改 也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做出簡(jiǎn)要的解釋 與會(huì)者提出的意見(jiàn) 建議 要把人名記錄下來(lái) 會(huì)議記錄的修改 在定稿打字之前 通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn) 如果某一成員指出會(huì)議記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤 經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn) 主席或秘書可以在會(huì)議記錄中改正這一錯(cuò)誤 會(huì)議記錄一經(jīng)簽名 任何地方都不能再作改動(dòng) 會(huì)議記錄的要求 真實(shí) 正式的會(huì)議記錄具有法律效力 要確保內(nèi)容的真實(shí)可信 準(zhǔn)確無(wú)誤 一旦會(huì)議主席簽名 全體成員通過(guò)則不得再行改動(dòng) 完整 會(huì)議記錄必須體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程 要將所有要點(diǎn)完整地記錄下來(lái) 不能遺漏 簡(jiǎn)潔 會(huì)議記錄不同于一份詳細(xì)報(bào)告 而是將會(huì)議進(jìn)程以簡(jiǎn)明扼要的形式表達(dá)出來(lái) 準(zhǔn)確 會(huì)議記錄應(yīng)做到條理清楚 內(nèi)容表達(dá)要準(zhǔn)確無(wú)誤 不能含糊 更不能有任何內(nèi)容錯(cuò)誤 注意事項(xiàng) 要了解公司的業(yè)務(wù)情況 掌握專業(yè)領(lǐng)域的基本術(shù)語(yǔ) 會(huì)議記錄原稿應(yīng)統(tǒng)一編號(hào) 便于裝訂和復(fù)制 會(huì)議主持人需向記錄員明確機(jī)密事項(xiàng)的范圍及處理的要求 會(huì)議記錄原件要由專人負(fù)責(zé)保管 確保會(huì)議期間的信息溝通 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會(huì)議期間進(jìn)行信息溝通的方法 會(huì)議期間信息溝通的方法 做好會(huì)議期間信息的收集 傳遞 反饋工作 秘書人員要做到多聽(tīng) 多記 多想 多算 多跑 才能比較全面地收集信息 要深入實(shí)際 掌握第一手資料 3 要注重信息的加工提煉 形成成果使上司 與會(huì)者 新聞媒體都能方便利用 4 要注重時(shí)效 反映敏捷 狠抓反饋信息的收集 2 做好會(huì)議期間的對(duì)外宣傳工作會(huì)務(wù)秘書要積極搞好對(duì)外宣傳的工作 1 妥善處理與新聞媒體的關(guān)系 2 注意內(nèi)外有別 嚴(yán)守單位秘密 3 在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象 效果 時(shí)效 費(fèi)用的原則綜合考慮 4 秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道 為領(lǐng)導(dǎo)提供參考 5 在會(huì)議結(jié)束后 秘書要為召開(kāi)記者招待會(huì)提供必須的信息資料 使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會(huì)議情況 回答記者的提問(wèn) 信息加工的形式 1 綜合加工 把各種相關(guān)的信息有機(jī)地結(jié)合在一起的過(guò)程 2 提煉加工 指從各種信息中攝取所需要信息的深加工過(guò)程 3 推導(dǎo)加工 依據(jù)已知消息 運(yùn)用邏輯推理得出新結(jié)論的加工過(guò)程 信息傳遞的方式 1 口頭傳遞 2 影像傳遞 3 電子系統(tǒng)傳遞 4 專人傳遞 注意事項(xiàng) 1 會(huì)議信息收集力求全面 真實(shí) 及時(shí) 適用 重點(diǎn)突出 2 與新聞媒體溝通要以禮相待 以誠(chéng)相待 平等相待 迅速及時(shí) 做好會(huì)議的值班 保衛(wèi)工作 學(xué)習(xí)目標(biāo)做好會(huì)議值班 保衛(wèi)工作的具體做法 做好會(huì)議值班 保衛(wèi)工作的具體做法 會(huì)議值班要制度健全 人員要堅(jiān)守崗位 中大型會(huì)議 一般要有會(huì)務(wù)秘書堅(jiān)持24小時(shí)值守 以保證會(huì)議順利結(jié)束 并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件 1 在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況 文件和資料 傳遞各種信息 2 要控制與會(huì)無(wú)關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng) 特別是保密性較強(qiáng)時(shí)會(huì)議更不能讓外人隨意進(jìn)出 3 手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式 以便出了問(wèn)題 及時(shí)與之聯(lián)絡(luò) 請(qǐng)示 4 要備有一份設(shè)備維修人員 車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄 要堅(jiān)守崗位 人不離崗 保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻 6 必要時(shí) 要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù) 7 做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作 8 必要時(shí) 應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度 2 會(huì)議保衛(wèi)工作 1 會(huì)議安全保衛(wèi)應(yīng)包括與會(huì)的重要人員人身的安全保衛(wèi) 2 會(huì)議重要文件的保衛(wèi) 3 會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi) 4 會(huì)議的各種設(shè)備用品的保衛(wèi) 5 與會(huì)者私人貴重物品的保衛(wèi) 會(huì)議的善后工作 合理安排與會(huì)人員的返程 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握與會(huì)人員返程工作的主要內(nèi)容 安排與會(huì)人員的返程工作的主要內(nèi)容 會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)議工作就結(jié)束了 有外部人員參加的會(huì)議應(yīng)根據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短 外部與會(huì)人數(shù)多少等情況 及早安排好與會(huì)人員的返程事宜 提早做好與會(huì)者車 船 飛機(jī)票的登記預(yù)售工作 應(yīng)根據(jù)會(huì)期長(zhǎng)短 外地與會(huì)人數(shù)多少等實(shí)際情況 及早安排好外地與會(huì)人員的返程事宜 要事先了解外地與會(huì)人員對(duì)時(shí)間安排 交通工具的要求 尊重他們的意愿 一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票 車票的預(yù)訂事宜 要掌握交通工具的航班 車次等情況 盡早與民航 鐵路 公路 港口等部門溝通聯(lián)系 提前預(yù)訂好飛機(jī) 火車 汽車 輪船票 屆時(shí)應(yīng)編制與會(huì)者離開(kāi)的時(shí)間表 安排好送行車輛 派人將外地與會(huì)人員送到機(jī)場(chǎng) 車站 港口 待他們乘坐的交通工具起程后再返回 如有必要 還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會(huì)人員送行 幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備 提醒與會(huì)者及時(shí)歸還向主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品 提醒與會(huì)者及時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)清各種賬目 開(kāi)好發(fā)票收據(jù) 幫助與會(huì)者檢查 清退房間 避免遺忘各種物品 準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品 以備急需 幫助部分與會(huì)者托運(yùn)大