辦公文秘_秘書職場(chǎng)概述

1 模塊一秘書職場(chǎng)概述 第一部分秘書職場(chǎng)發(fā)展及其特點(diǎn) 知識(shí)目標(biāo) 了解秘書的定義 種類和角色 理解秘書工作的特點(diǎn) 內(nèi)容和原則 對(duì)秘書和秘書工作有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí) 養(yǎng)成秘書職業(yè)意識(shí)的重要性 能力目標(biāo) 能區(qū)分不同類型的秘書 分別理解其作用 2 第一單元秘書職場(chǎng)發(fā)展沿革 秘書工作源遠(yuǎn)流長(zhǎng) 如今 秘書已是我國(guó)黨政機(jī)關(guān) 企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一個(gè)職位 在世界范圍內(nèi)也是最常見的社會(huì)職業(yè)之一 秘書有各種類型 他們?cè)诟髯缘膷徫簧?按照秘書工作的基本原則 發(fā)揮重要的作用 一 秘書職業(yè)發(fā)展沿革 秘書 一詞在我國(guó)由來已久 但在不同歷史時(shí)期 其涵義有所不同 據(jù)史籍記載 秘書 一詞在我國(guó)最早出現(xiàn)于漢代 最初的涵義不是指人 而是指物 一是指宮中秘藏之書 如 漢書 敘傳 博學(xué)有俊才 與劉向校秘書 3 二 秘書職業(yè)的類別 秘書是個(gè)統(tǒng)稱 如果從不同的角度來劃分 我國(guó)現(xiàn)代秘書可以分為以下不同的類別 一 按服務(wù)對(duì)象劃分 從秘書服務(wù)的對(duì)象來劃分 可分為公務(wù)秘書和非公務(wù)秘書兩類 1 公務(wù)秘書公務(wù)秘書是指為黨政機(jī)關(guān) 軍隊(duì) 社會(huì)團(tuán)體 國(guó)營(yíng) 或集體 企事業(yè)單位服務(wù)的秘書 公務(wù)秘書是國(guó)家工作人員 由組織或人事部門選調(diào) 從國(guó)家或所在單位 集體企事業(yè) 領(lǐng)取工薪 在編制上屬于所服務(wù)的機(jī)關(guān)或單位 我國(guó)的秘書人員 多數(shù)屬于公務(wù)秘書 它又包括兩類 4 集體秘書 集體秘書是與專職秘書相對(duì)而言的 集體秘書是指為某一機(jī)關(guān)或某一單位的領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)的秘書 我國(guó)各級(jí)黨政機(jī)關(guān) 軍隊(duì) 企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的秘書 大都屬于集體秘書 集體秘書所從事的工作 不是為某一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的 而是為所在機(jī)關(guān) 單位的領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)的 專職秘書 專職秘書是指專門為某個(gè)領(lǐng)導(dǎo) 專家服務(wù)的秘書 有時(shí)也稱為某某領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜业乃饺嗣貢?專職秘書服務(wù)的對(duì)象雖然是某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜?但仍屬于國(guó)家干部編制的工作人員 同樣是從國(guó)家或所在單位 集體 領(lǐng)取工薪 這與私人出資聘用的私人秘書不同 5 2 非公務(wù)秘書 私人秘書 非公務(wù)秘書是指由私人出資聘請(qǐng)并為聘請(qǐng)者服務(wù)的秘書 這類秘書又可分為外資企業(yè)秘書 中外合資企業(yè)秘書 中外合作企業(yè)秘書 民辦企事業(yè)秘書 民辦團(tuán)體秘書 專業(yè)戶或個(gè)體戶秘書以及其他個(gè)人聘用的秘書等 這類秘書不屬于國(guó)家編制的工作人員 其工薪由聘用者支付 6 二 按從事行業(yè)和職能劃分 按照秘書人員所從事的行業(yè)和職能劃分 可分為八類 1 業(yè)務(wù)秘書 中小企業(yè)最普遍需要的 就是業(yè)務(wù)秘書 他們是老板最得力的助手 在公司里負(fù)責(zé)商業(yè)書信往返 檔案 電報(bào) 報(bào)關(guān) 押匯 驗(yàn)貨等業(yè)務(wù) 以及接待客戶 了解報(bào)價(jià) 推銷等實(shí)際作業(yè) 通常獨(dú)立工作 2 一般秘書 一般秘書是指公務(wù)機(jī)關(guān)或私人機(jī)構(gòu)中 主職為秘書的一般助理人員 負(fù)責(zé)打字 記錄 整理 收發(fā) 檔案及文書管理工作 其與私人秘書的主要區(qū)別在于主管不在時(shí)給予授權(quán)的程度 亦即其職務(wù)內(nèi)之決定權(quán)不高 7 3 法律秘書 法律秘書是指協(xié)助公司或主管處理法律問題的秘書 他必須熟知一般商業(yè)法律 如勞動(dòng)法 公司法等法律和規(guī)章 尤需具有準(zhǔn)確及謹(jǐn)慎的處事能力 4 醫(yī)學(xué)秘書 醫(yī)學(xué)秘書是指在各醫(yī)院或醫(yī)學(xué)研究單位任職的秘書 這類秘書必須具備一些醫(yī)學(xué)知識(shí) 了解專用醫(yī)學(xué)名詞 能協(xié)助醫(yī)生照顧病人 了解病人心理 特別需要耐心 愛心和細(xì)心的人 5 教育秘書 教育秘書是指在學(xué)校中 協(xié)助處理有關(guān)教學(xué) 教務(wù)等行政工作的秘書 這類秘書必須了解教育的原則及法令規(guī)章 多半由學(xué)校學(xué)生畢業(yè)以后直接擔(dān)任 8 6 廣告秘書 廣告與媒體單位 常雇傭這類負(fù)責(zé)宣傳與公關(guān)工作的秘書 其本質(zhì)雖為內(nèi)勤 但亦常有接待客戶或與業(yè)務(wù)性質(zhì)有關(guān)的外勤工作 7 工程秘書 工程秘書是協(xié)助工程師 設(shè)計(jì)師 建筑師等專業(yè)人士 從事技術(shù)研究或技術(shù)執(zhí)行的秘書 需要具備一般工程的知識(shí)及專業(yè)用語(yǔ) 8 演藝秘書 演藝秘書是需具備戲劇 舞臺(tái)方面的學(xué)識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的助理人員 甚至須具備表演天分和能力 這類秘書專門為著名演員 電視電影公司 傳播界 演藝團(tuán)體工作 必須了解企劃的過程 具備組織溝通的能力 9 三 按工作內(nèi)容劃分 按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分 可分為文字秘書 機(jī)要秘書 信訪秘書 通訊秘書 事務(wù)秘書 生活秘書 1 文字秘書 文字秘書是指以撰擬 處理文稿為主要工作的秘書人員 即人們通常所說的一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的 筆桿子 秀才 2 機(jī)要秘書 機(jī)要秘書是指在黨 政 軍機(jī)關(guān)從事機(jī)密文電的翻譯 處理及保管的秘書 機(jī)要秘書通常包括譯電員 機(jī)要保密員等 3 信訪秘書 信訪秘書是指辦理人民群眾來信工作的秘書人員 10 4 通訊秘書 通訊秘書是指負(fù)責(zé)管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備 如電話總機(jī) 電傳 傳真等 的秘書人員 5 事務(wù)秘書 事務(wù)秘書是指負(fù)責(zé)總務(wù) 后勤以及機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作的秘書人員 6 生活秘書 生活秘書是指在生活方面給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員 生活秘書通常是專為較高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)配備的 按照秘書人員所從事的工作性質(zhì)來劃分 可分為黨務(wù)秘書 行政秘書 軍事秘書 司法秘書 外交秘書 新聞秘書 文化秘書 教學(xué)秘書 科技秘書等 11 四 按職責(zé)范圍和工作任務(wù)劃分 我國(guó)黨政機(jī)關(guān)的秘書 按照其承擔(dān)職責(zé)范圍的大小和工作任務(wù)輕重的不同 在縱向上分為以下三個(gè)層次 1 高級(jí)秘書 高級(jí)秘書 是指秘書長(zhǎng) 辦公廳 室 主任 其職責(zé)是 參與政務(wù) 管理事務(wù) 協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況 研究政策 掌握機(jī)要 推行工作 以及主持日常行政事務(wù)工作等 2 中級(jí)秘書 中級(jí)秘書 是指辦公廳 室 主任及其下屬的秘書處長(zhǎng)或秘書科長(zhǎng) 秘書股長(zhǎng) 文字秘書 他們負(fù)責(zé)起草文稿 辦理公文 調(diào)查研究 收集和整理信息資料等工作 其工作成效 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的決策有重要影響 12 3 初級(jí)秘書 初級(jí)秘書 是指在辦公廳 室 秘書處 科 內(nèi)從事文件收發(fā)保管 打字 印校 接待 聯(lián)絡(luò) 會(huì)務(wù)工作和辦理其他事務(wù)工作的人員 他們不一定有秘書的職稱 但通常也被稱為秘書工作人員 13 三 秘書工作的原則 秘書工作的基本原則 就是準(zhǔn)確 迅速 求實(shí) 保密 1 準(zhǔn)確準(zhǔn)確 是對(duì)秘書工作質(zhì)量的要求 秘書工作的準(zhǔn)確性涉及的方面很多 概括地說就是 辦文要準(zhǔn)確 辦事要穩(wěn)妥 情況要屬實(shí) 主意要慎重 秘書人員無論是為領(lǐng)導(dǎo)提供信息或向領(lǐng)導(dǎo)反映其他情況 還是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草文稿 審核文稿 都必須力求準(zhǔn)確 數(shù)字要準(zhǔn)確 時(shí)間要準(zhǔn)確 概念要準(zhǔn)確 名稱要準(zhǔn)確 不能使用 可能 大概 大約 差不多 之類字眼 抄寫 打印 登記文件 都應(yīng)反復(fù)校對(duì) 核實(shí) 處理和傳遞文件 也不能寫錯(cuò) 投錯(cuò) 14 2 迅速迅速 是對(duì)秘書工作效率的要求 秘書工作應(yīng)及時(shí) 高效 無論是辦文 辦事 絕不允許拖拉 凡是能在當(dāng)天完成的 絕不拖到明天 凡是能在 小時(shí)內(nèi)辦完的 絕不延至 小時(shí)以后 領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)作出的決定 要及時(shí)傳達(dá)下去 下面反映的情況 意見 要迅速向領(lǐng)導(dǎo)部門反映 3 求實(shí)求實(shí) 是對(duì)秘書工作的基本要求 秘書工作必須尊重客觀事實(shí) 不僅不能脫離社會(huì)實(shí)際 而且更不能為了個(gè)人或小團(tuán)體的利益而弄虛作假 秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù) 必須做到實(shí)事求是 否則就會(huì)造成領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤 甚至嚴(yán)重?fù)p害黨和國(guó)家的聲譽(yù) 15 4 保密保密 既是對(duì)秘書人員的要求 也是秘書工作的基本原則 秘書人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家的一些機(jī)密文件 經(jīng)常參加一些重要會(huì)議 了解不少重要機(jī)密 包括秘密文件 資料 機(jī)要電文以及領(lǐng)導(dǎo)人的重要活動(dòng)安排等 如不注意保密 一旦泄露 就會(huì)造成嚴(yán)重的損失 因此 秘書人員一定要遵守保密紀(jì)律 認(rèn)真做好保密工作 16 四 秘書工作的主要內(nèi)容 秘書工作有廣義和狹義兩種 廣義的秘書工作即秘書部門的工作 也稱辦公室工作 狹義的秘書工作是指由正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作 即人們通常所說秘書業(yè)務(wù)工作 五 秘書工作的基本特點(diǎn) 秘書工作的性質(zhì)與任務(wù) 決定了秘書工作具有下列特點(diǎn) 17 1 從屬性從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn) 這是因?yàn)?第一 秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在 秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的 領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里 秘書工作的范圍就必須延伸到哪里 第二 秘書在處理任何問題時(shí) 只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理 不能超越職權(quán)范圍自作主張 自行其是 第三 秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會(huì)議 與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題 但秘書人員在會(huì)上只有發(fā)言權(quán) 而無表決權(quán) 18 2 被動(dòng)性秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位 決定了秘書工作的被動(dòng)性 3 事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作 如收發(fā)文件 起草文件 打印校對(duì) 接聽電話 迎來送往 布置會(huì)場(chǎng) 派車買票 安排食宿等 雖然很瑣碎 很繁雜 但都需要秘書人員一件一件地去辦 有人說秘書工作 上管天文地理 下管雞毛蒜皮 這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有事務(wù)性的特點(diǎn) 19 4 綜合性由于秘書機(jī)構(gòu)是綜合性辦事機(jī)構(gòu) 秘書工作也就具有明顯的綜合性 六 秘書工作的作用 在現(xiàn)代社會(huì)中 由于人們社會(huì)活動(dòng)的范圍越來越大 現(xiàn)代管理工作日趨復(fù)雜 因而秘書工作的作用比過去顯得更加突出 現(xiàn)代秘書工作的作用 歸納起來 主要有以下幾方面 20 1 樞紐作用在現(xiàn)代社會(huì)中 各級(jí)各類機(jī)關(guān)的秘書部門 都處于本單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之下 各個(gè)職能部門之間的中心位置 是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機(jī)構(gòu) 因此 現(xiàn)代秘書工作具有溝通上下左右 聯(lián)系四面八方的樞紐作用 2 參謀助手作用領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策和管理 秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理時(shí) 既要為領(lǐng)導(dǎo)辦事 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手 又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀 因此 秘書工作既有助手作用 又有參謀作用 21 3 形象作用人們常常把秘書部門稱為 關(guān)口 或 窗口 所謂 關(guān)口 是指在一個(gè)機(jī)關(guān)里 秘書部門要負(fù)責(zé)把住文字關(guān) 用印關(guān) 保密關(guān)等 因?yàn)楦鞣N文件 信息的上傳下達(dá)大都要經(jīng)過這里傳遞和輸送 所謂 窗口 是指內(nèi)外聯(lián)系 群眾來信來訪 各方來人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等 大都由秘書部門出面辦理 22 第二單元秘書職場(chǎng)特點(diǎn)分析我國(guó)現(xiàn)代秘書事業(yè)經(jīng)過二十多年的發(fā)展有了明顯的變化 由傳統(tǒng)秘書傳 幫 帶的培養(yǎng)模式到現(xiàn)代秘書職業(yè)教育的迅猛發(fā)展 從傳統(tǒng)秘書知識(shí)和能力的低學(xué)歷到現(xiàn)代秘書隊(duì)伍的本?？苹?從傳統(tǒng)秘書知識(shí)能力的技能低到現(xiàn)代秘書隊(duì)伍素養(yǎng)的極大提高 從傳統(tǒng)秘書 半路出家 當(dāng)秘書的就業(yè)模式到現(xiàn)代秘書的職業(yè)資格考試制度 從傳統(tǒng)秘書的手工操作到現(xiàn)代秘書工作的辦公自動(dòng)化 等等 23 一 新時(shí)期秘書工作的基本特點(diǎn) 一是智能服務(wù) 這是職能范疇的不同 傳統(tǒng)秘書的職能范疇除文書撰擬是比較高層次的服務(wù)外 其他的服務(wù)大多都是低層次的事務(wù)性服務(wù) 二是主動(dòng)服務(wù) 這是工作方式的不同 秘書工作具有突出的被動(dòng)性 這是與生俱來的 不容置疑的屬性 三是現(xiàn)代技能性服務(wù) 也是轉(zhuǎn)型時(shí)期秘書工作的新特點(diǎn) 這是工作手段的不同 四是較高的法律素質(zhì) 秘書應(yīng)緊跟我國(guó)法制建設(shè)的步伐 24 二 我國(guó)當(dāng)代秘書工作發(fā)展的基本趨勢(shì) 就全世界而言 秘書工作不僅存在于政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位 而且遍布于社會(huì)各個(gè)行業(yè) 我國(guó)進(jìn)入WTO后 隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展 秘書工作也加速了與國(guó)際接軌的進(jìn)程 其發(fā)展趨勢(shì)為 一 職場(chǎng)任職資格化 秘書的任職資格 是指從事秘書活動(dòng)應(yīng)具備的條件和身份 由于長(zhǎng)期缺乏規(guī)范化的職業(yè)資格鑒定制度 這支龐大的就業(yè)群體一直處于 無照經(jīng)營(yíng)狀態(tài) 25 二 秘書工作職業(yè)化 秘書工作職業(yè)化 是指秘書人員所從事的工作相對(duì)穩(wěn)定 并成為他們的主要謀生手段 對(duì)社會(huì)而言 秘書工作的職業(yè)化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定程度的標(biāo)志 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言 秘書工作的職業(yè)化是領(lǐng)導(dǎo)管理工作科學(xué)化的標(biāo)志 對(duì)秘書本人而言 秘書工作的職業(yè)化是其職業(yè)意識(shí)強(qiáng)化的標(biāo)志 三 辦公信息自動(dòng)化 辦公信息自動(dòng)化 簡(jiǎn)稱辦公自動(dòng)化 是指將現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備運(yùn)用于辦公活動(dòng)中 使辦公活動(dòng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化 自動(dòng)化和信息化 從而最大限度地提高工作效率和質(zhì)量 26 四 知識(shí)結(jié)構(gòu)專業(yè)化 新時(shí)期的秘書除了應(yīng)具備社會(huì)科學(xué) 自然科學(xué)等最基本的知識(shí)外 還應(yīng)掌握與工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí) 秘書的專業(yè)知識(shí)包括兩方面 第一 每個(gè)秘書人員都應(yīng)具備的秘書業(yè)務(wù)知識(shí) 它包括文體寫作知識(shí) 檔案管理知識(shí) 調(diào)查研究知識(shí) 信訪工作知識(shí) 會(huì)務(wù)組織知識(shí)等 不掌握這些知識(shí) 就不具備從事秘書職業(yè)的資格 第二 秘書人員所在單位和部門的專業(yè)知識(shí) 這一層次的知識(shí)因秘書服務(wù)對(duì)象的不同而有所差別 每個(gè)行業(yè)都有自己的行業(yè)知識(shí) 如果一個(gè)秘書對(duì)自己所服務(wù)的單位或部門的行業(yè)知識(shí)不甚了解 必定不能勝任工作 27 第二部分秘書職業(yè)素養(yǎng) 知識(shí)目標(biāo) 了解秘書職業(yè)道德特點(diǎn) 意義 作用 秘書職業(yè)道德范疇 熟悉秘書的角色定位 謙虛慎獨(dú) 大局觀念 奉獻(xiàn)精神 保密意識(shí) 能力目標(biāo) 通過秘書職業(yè)氛圍體驗(yàn)訓(xùn)練 改善學(xué)生學(xué)習(xí)習(xí)慣 通過案例 理解理想 責(zé)任 技能 紀(jì)律 良心 榮譽(yù)的秘書職業(yè)特點(diǎn) 能正確認(rèn)識(shí)角色定位 養(yǎng)成謙虛慎獨(dú) 樂于奉獻(xiàn) 注重保密的職業(yè)操守 28 第一單元秘書基本職業(yè)素質(zhì)有人說 素質(zhì)是人在某些方面的本能特點(diǎn) 也有人說 素質(zhì)是實(shí)踐中增長(zhǎng)的修養(yǎng) 知識(shí)水平高 工作能力強(qiáng)的 常常被人們說成是有素質(zhì)的 素質(zhì)是成事之基 是立身之要 在新的歷史條件下 對(duì)秘書人員的政治素養(yǎng) 專業(yè)知識(shí) 綜合能力 心理素質(zhì) 人際關(guān)系 思想觀念等方面 都提出了新的更高的要求 秘書人員只有不斷提高自身的綜合素質(zhì) 才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手 否則 就會(huì)事倍功半 甚至事與愿違 29 一 秘書的政治素養(yǎng)秘書工作是一項(xiàng)政治性 政策性很強(qiáng)的工作 因此秘書人員首先要有良好的政治素養(yǎng) 堅(jiān)定正確的政治方向 思想敏銳 強(qiáng)烈的事業(yè)心 較高的理論政策水平 實(shí)事求是的思想作風(fēng) 淡泊明志 樂于奉獻(xiàn) 踏實(shí)細(xì)致 一絲不茍 第二 要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感 第三 要有實(shí)事求是的思想作風(fēng) 實(shí)事求是是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng) 秘書工作要注意發(fā)揚(yáng)這種傳統(tǒng)和作風(fēng) 30 二 秘書的知識(shí)素養(yǎng)一是基礎(chǔ)知識(shí) 基礎(chǔ)知識(shí)是秘書素養(yǎng)的根基 基礎(chǔ)知識(shí)越扎實(shí) 越豐富 秘書的潛力發(fā)揮就越大 一是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí) 如語(yǔ)文 歷史 政治 哲學(xué) 細(xì)述之 則有外語(yǔ) 計(jì)算機(jī) 寫作基礎(chǔ) 現(xiàn)代漢語(yǔ) 古今中外文學(xué) 邏輯學(xué)基礎(chǔ)等 二是自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí) 如數(shù)學(xué) 物理 化學(xué) 生物 天文地理等 二是專業(yè)知識(shí) 專業(yè)知識(shí)是秘書素養(yǎng)的核心內(nèi)容 它包括兩方面的知識(shí) 一是秘書學(xué)科專業(yè)知識(shí) 主要有秘書學(xué) 秘書史 秘書業(yè)務(wù)三大部分 31 三是相關(guān)知識(shí) 相關(guān)學(xué)科知識(shí)指與秘書專業(yè)密切相關(guān)的一些學(xué)科知識(shí) 主要有行政管理學(xué) 社會(huì)學(xué) 心理學(xué) 公共關(guān)系學(xué) 新聞學(xué) 運(yùn)籌學(xué) 法學(xué) 編輯學(xué) 領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)等 32 三 秘書的心理素質(zhì)秘書人員由于工作崗位的特殊性 不僅人際關(guān)系較復(fù)雜 而且在緊張的工作中所遇到的矛盾和困難挫折也較多 如果沒有較強(qiáng)的心理承受能力 就難以應(yīng)付工作中所出現(xiàn)的各種情況 產(chǎn)生心理上的不適應(yīng) 所以提高秘書人員的心理素質(zhì)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義 33 四 秘書的綜合能力一是表達(dá)能力 表達(dá)能力有兩種方式 一是口頭表達(dá)能力 二是文字表達(dá)能力 口頭表達(dá)能力就是如何運(yùn)用口頭語(yǔ)言表達(dá)思維的能力 秘書人員在上情下達(dá) 下情上達(dá)的工作過程中均離不開口頭表達(dá) 口頭表達(dá)一要清晰自然 二要準(zhǔn)確 簡(jiǎn)練 三要有條不紊 四要有說服力 五要反應(yīng)敏捷 六要注意分寸 34 二是領(lǐng)悟能力 領(lǐng)導(dǎo)意圖是指領(lǐng)導(dǎo)人為實(shí)現(xiàn)其工作目標(biāo) 完成其職責(zé)任務(wù)而產(chǎn)生的工作意見 思想意圖等內(nèi)容的統(tǒng)稱 秘書必須迅速準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法 感悟其中的要點(diǎn)所在 領(lǐng)悟太慢會(huì)耽誤工作 領(lǐng)悟錯(cuò)了則會(huì) 南轅北轍 反而給自己添亂 要使自己和領(lǐng)導(dǎo)之間形成 心有靈犀一點(diǎn)通 的默契 關(guān)鍵在于領(lǐng)悟能力的不斷提高 秘書的領(lǐng)悟能力包括理解能力 分析能力 判斷能力和學(xué)習(xí)能力等 35 三是辦事能力 秘書工作本身具有極其明顯的事務(wù)性特征 如文書事務(wù) 接待事務(wù) 會(huì)議事務(wù) 領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)等 辦事范圍廣 內(nèi)容多 任務(wù)繁雜 這就要求秘書應(yīng)具備很強(qiáng)的辦事能力 對(duì)于任何一個(gè)單位來講 所有這些事都是有價(jià)值和必要的 秘書處理事務(wù)時(shí) 應(yīng)圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的要求 培養(yǎng)自己獨(dú)立處理事務(wù)的能力 盡管秘書工作帶有被動(dòng)性 但秘書應(yīng)有工作的主動(dòng)性 在 不越位 不錯(cuò)位 的基礎(chǔ)上 發(fā)揮自己獨(dú)立辦事的能力 真正成為領(lǐng)導(dǎo)的助手 這種辦事能力包括組織能力 策劃能力 應(yīng)變能力等 36 四是溝通能力 溝通是一種信息交換過程 使人們?yōu)榱舜_定目標(biāo) 用一定的符號(hào) 把信息 思想和情感在人與人之間進(jìn)行傳遞的過程 主要溝通形式有橫向溝通和縱向溝通 橫向溝通一般指部門與部門 員工與員工之間平行溝通 縱向溝通主要是上下級(jí)關(guān)系之間的溝通 一般包括自上而下 自下而上兩種溝通 領(lǐng)導(dǎo)從上至下的下行溝通是縱向溝通的主體 而秘書自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵 秘書是溝通決策層與執(zhí)行層 溝通勞資雙方 溝通單位內(nèi)各部門 溝通單位與社會(huì)等方面關(guān)系的重要人物 要使秘書工作卓有成效 秘書就必須具備很強(qiáng)的溝通能力 提高溝通能力要做到以善待人 以情感人 以理服人 以利動(dòng)人 這種溝通能力包括交際能力 協(xié)調(diào)能力 談判能力等 37 五是信息處理能力 秘書部門是單位的綜合辦事機(jī)構(gòu) 是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的 領(lǐng)導(dǎo)工作離不開信息 信息貫穿于領(lǐng)導(dǎo)工作的全過程 尤其當(dāng)今是一個(gè)信息化時(shí)代 秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是加強(qiáng)調(diào)研 提高調(diào)查能力和研究能力 提供有價(jià)值的信息服務(wù) 從而為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀 因此 秘書人員應(yīng)具備較強(qiáng)的信息處理能力 六是操作能力 包括辦公設(shè)備 通訊工具的使用和保管等方面 38 五 秘書的職業(yè)形象和氣質(zhì)秘書部門俗稱 窗口 窗口 作用發(fā)揮好壞與秘書職業(yè)道德有直接關(guān)系 也與秘書人員自身的職業(yè)形象和氣質(zhì)有著更緊密的聯(lián)系 由于秘書人員工作性質(zhì)和工作場(chǎng)合的特殊性 決定了秘書職業(yè)形象的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范 概括而言 那就是 整潔清爽 端莊大方 忠誠(chéng)精干 謙遜敏捷 秘書的職業(yè)氣質(zhì) 是秘書人員最本質(zhì)的東西 是秘書人員氣質(zhì)和素質(zhì)的自然流露 秘書的氣質(zhì)應(yīng)該是內(nèi)秀而充實(shí) 成熟而優(yōu)雅 誠(chéng)實(shí)而和藹 深沉而含蓄 獨(dú)特而不俗 不管是秘書的職業(yè)形象 還是秘書的職業(yè)氣質(zhì) 都是可以經(jīng)過訓(xùn)練和自我完善培養(yǎng)出來的 39 第二單元秘書職業(yè)道德規(guī)范秘書人員是秘書工作的主體 能否做好秘書工作 在很大程度上取決于秘書人員所具備的素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng) 這些素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)是秘書工作的性質(zhì) 任務(wù)和特點(diǎn)所要求的 素質(zhì)修