企業(yè)如何有效籌劃和召開(kāi)會(huì)議(ppt 21頁(yè)).ppt

1 有效籌劃和召開(kāi)會(huì)議 2 一個(gè)組織要不要開(kāi)會(huì) 會(huì)議是一個(gè)有組織 有目的 有計(jì)劃 有針對(duì)性主題的溝通過(guò)程 公司目前現(xiàn)狀 會(huì)議效果 質(zhì)量如何 您的建議 3 會(huì)議的作用 是促使各項(xiàng)必要工作得以有效實(shí)施的途徑 是集思廣益 實(shí)現(xiàn)決策民主化 科學(xué)化的重要工具 增強(qiáng)凝聚力 培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神 增進(jìn)了解 發(fā)現(xiàn)人才 突出領(lǐng)導(dǎo)功能 展示領(lǐng)導(dǎo)才華 4 會(huì)議的成本 參加會(huì)議的人數(shù)X每人每小時(shí)的平均成本 每小時(shí)總成本X會(huì)議所需要時(shí)間 籌備會(huì)議所需要時(shí)間 成本 資料費(fèi)用 餐飲 電費(fèi) 場(chǎng)地設(shè)施租金 5 會(huì)議的收益 您參加此次會(huì)議獲得了什么 其它與會(huì)者又獲得了什么 組織獲得了什么或創(chuàng)造出了什么 會(huì)議的預(yù)期成果是否令您滿意 收益 成本OR收益 成本 6 會(huì)議的必要性 會(huì)議不是萬(wàn)能的 會(huì)議肯定不是越多越好 會(huì)議的成本 其它途徑 通告 傳閱 電子郵件 布告欄 7 會(huì)議的實(shí)質(zhì)和原則 實(shí)質(zhì) 溝通 視會(huì)議類型而不同 原則 會(huì)而有議議而有決決而有行行而有果 8 會(huì)議的分類 出席型會(huì)議 單向溝通 參與型會(huì)議 雙向溝通 信息型 動(dòng)員型 問(wèn)題解決型 頭腦風(fēng)暴型 9 會(huì)議的準(zhǔn)備 目的計(jì)劃與會(huì)者 明天上午10 00在會(huì)議室開(kāi)會(huì) 請(qǐng)安排好你的日程表 并準(zhǔn)時(shí)參加以下會(huì)議 日期 星期四8月8日時(shí)間 AM10 00 11 30地點(diǎn) 第一會(huì)議室目的 關(guān)于質(zhì)量監(jiān)控措施的決定附件 會(huì)議議程以及關(guān)于主題A的報(bào)告請(qǐng)?jiān)跁?huì)議之前瀏覽該報(bào)告 并做好在會(huì)上討論的準(zhǔn)備 10 會(huì)議的目的 明確的目的有助于會(huì)議的籌劃使會(huì)議更加透明 且有助于將會(huì)議引導(dǎo)到進(jìn)行討論調(diào)控的軌道上來(lái) 易于評(píng)價(jià)會(huì)議的效果 11 會(huì)議的計(jì)劃 議程 涉及哪些議題每個(gè)議題或每次討論的分配時(shí)間各個(gè)議題由誰(shuí)來(lái)提出提前發(fā)放會(huì)議議程 12 13 會(huì)議與會(huì)者 領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)議主持人發(fā)言人記時(shí)員記錄員 14 把握會(huì)議進(jìn)程 按時(shí)開(kāi)始遵循議程休息后馬上回來(lái)保證會(huì)議有條不紊的一般程序 問(wèn)題解決型會(huì)議 界定需要解決的問(wèn)題對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行會(huì)診 魚(yú)刺圖 探討可行性方案確定最終解決方案把握結(jié)束時(shí)機(jī) 15 魚(yú)刺圖 要因分析法 16 頭腦風(fēng)暴型會(huì)議的程序 用10分鐘時(shí)間收集各種觀點(diǎn)及時(shí)記錄各種觀點(diǎn)其他人不許進(jìn)行批評(píng)與判斷與會(huì)者可以輪流發(fā)表自己的觀點(diǎn) 也可以自由發(fā)言可以在別人的觀點(diǎn)的加以補(bǔ)充和發(fā)揮此階段不允許討論各種觀點(diǎn)收集完畢 開(kāi)始小組討論并達(dá)成一致解決方案 17 掌控會(huì)場(chǎng)紀(jì)律 會(huì)場(chǎng)中經(jīng)常出現(xiàn)的不良現(xiàn)象 會(huì)前未充分準(zhǔn)備 輪到發(fā)言前忙于準(zhǔn)備而未認(rèn)真聽(tīng)別人發(fā)言 會(huì)中接聽(tīng)電話 收發(fā)短信 甚至玩游戲 打磕睡 會(huì)中有會(huì) 三二人私下開(kāi)小會(huì) 未向主持人請(qǐng)示中途離場(chǎng) 走神 開(kāi)小差 18 領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)技能 觀察人們的一舉一動(dòng)保持中立 至少保持客觀性塑造公平的參與氣氛 駕馭壟斷者 重新表述散漫提出的問(wèn)題和言語(yǔ)抓住要點(diǎn) 節(jié)奏 探究 民意測(cè)驗(yàn) 記錄 協(xié)調(diào)不同觀點(diǎn) 19 引導(dǎo)會(huì)議走向尾聲 我們涉及了哪些要點(diǎn) 與會(huì)者