如何進(jìn)行有效的會(huì)議(ppt 51頁(yè)).PPT

第八講有效的會(huì)議 會(huì)議是商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要部分 是進(jìn)行工作的一個(gè)重要工具 為什么開(kāi)會(huì) 全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議 一份美國(guó)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級(jí)干部和專業(yè)人員每周約花1 4的時(shí)間在開(kāi)會(huì)上 中上級(jí)的經(jīng)理約1周2天 資深行政人員則多達(dá)1周4天 研究顯示 除了一對(duì)一的會(huì)議 三人以上的會(huì)議平均所占的時(shí)間最多 你會(huì)開(kāi)會(huì)嗎 只有你重視了開(kāi)會(huì) 你才能開(kāi)一個(gè)高效的會(huì)議 你開(kāi)會(huì)會(huì)遲到嗎 1 邀請(qǐng)與會(huì)者選擇出席者 哪些人必須來(lái)開(kāi)會(huì) 會(huì)議主持者的技巧 提供信息者 提供意見(jiàn)者 提供特殊的專長(zhǎng)的人 能夠授權(quán)的人 通知與會(huì)者 通常需要就會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)給與會(huì)者書面的通知在上一個(gè)會(huì)議上宣布 電子郵件 電話 書面通知 等等 準(zhǔn)備議程 會(huì)議議程是需要提出并討論的問(wèn)題或項(xiàng)目的清單 它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔 一目了然 編寫議程時(shí)要注意幾點(diǎn) 議程開(kāi)頭為會(huì)議的日期 時(shí)間與地點(diǎn) 每一項(xiàng)均有一個(gè)編號(hào) 每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間 下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾 委員會(huì)議議程 7月6日上午11點(diǎn)格林飯店1 11 00 任命一位會(huì)議主席2 11 10 為缺席致謙3 11 15 批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄4 11 30 上次會(huì)議提出的事項(xiàng)5 11 45 討論聯(lián)絡(luò)事宜 12 00 會(huì)間休息6 12 15 其他事宜7 12 45 下次會(huì)議細(xì)節(jié) 確定地點(diǎn) 選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的 這不僅是一個(gè)舒適的問(wèn)題而且要使與會(huì)者感覺(jué)到這個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的 會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合 若會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解 一種寬松的郊外氣氛是合適的 同樣的道理 不要在一個(gè)亂糟糟的開(kāi)放式辦公室召開(kāi)正式會(huì)議 你的辦公室 優(yōu)點(diǎn) 你的全部參考資料在手邊 你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng) 缺點(diǎn) 可能會(huì)有電話干擾 或者有人打擾 下級(jí)的辦公室 優(yōu)點(diǎn) 可能提高一位下級(jí)的地位和士氣 缺點(diǎn) 如果工作處狹小 可能會(huì)使雙方感到不適 單位會(huì)議室 優(yōu)點(diǎn) 避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問(wèn)題 缺點(diǎn) 外人可能同與會(huì)者接觸而打擾會(huì)議 外面的會(huì)議室 優(yōu)點(diǎn) 保證沒(méi)有任何一方占地主優(yōu)勢(shì) 如果保密是重要的 這類會(huì)議室很有用 缺點(diǎn) 可能昂貴 并且每個(gè)人都不熟悉 會(huì)議中心 優(yōu)點(diǎn) 具有開(kāi)大會(huì)的設(shè)備 需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi) 缺點(diǎn) 可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的機(jī)會(huì) 安排座位 一對(duì)一會(huì)議 在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上 兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào) 并影響討論的進(jìn)程 如果你正在主持會(huì)議 可通過(guò)適當(dāng)安排座位來(lái)影響會(huì)議的正式程度 一對(duì)一的會(huì)議有三種座位安排 支持性的 如果你希望是支持性的 可與另一個(gè)人在桌角兩邊就坐 這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸 合作性的 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作 這種安排提示觀點(diǎn)的相似性 面對(duì)面的 坐在桌子的對(duì)面 使自己與另一個(gè)人保持距離 這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些 多人會(huì)議 多人會(huì)議有四種就坐方式 如下圖 掌握會(huì)議節(jié)奏 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì) 履行議程有效的利用時(shí)間規(guī)定休息時(shí)間 控制會(huì)議 讀出消極信號(hào) 與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地表明對(duì)會(huì)議缺少興趣 注意力不集中 一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式感到不高興 他握緊拳頭 低下了頭 挑釁地瞪著眼 這位男士舉起他的手吸引主席的注意 他的身體語(yǔ)言表明一種對(duì)抗態(tài)度 辨別積極的信號(hào) 這個(gè)與會(huì)者揚(yáng)起眉毛并微笑 頭側(cè)向發(fā)言者 是一種感興趣的表示 這個(gè)與會(huì)者是一種密切注意的姿勢(shì) 意味著她對(duì)發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣 評(píng)估氣氛維持秩序達(dá)成決議 維持秩序 若雙方的討論邊的過(guò)分激烈 就站起來(lái)重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來(lái) 你站著 高高在上的位置會(huì)使你顯出更大的權(quán)威性 同時(shí) 使用一種平靜的 有分寸的語(yǔ)調(diào) 借口 會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問(wèn)題 當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí) 與會(huì)者會(huì)找借口 如 我忘了 這不是我的責(zé)任 作為主席你可以在這位與會(huì)者的同事們面前提醒他 希望他以后完成此項(xiàng)工作 或者將任務(wù)轉(zhuǎn)給其他人做 設(shè)伏 有的與會(huì)者會(huì)試圖暗中破壞會(huì)議 所以會(huì)議未能達(dá)到規(guī)定的目標(biāo) 身為主席 你可以通過(guò)揭露她的策略來(lái)鼓勵(lì)她 如果與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議 就休會(huì) 在極端的情況下 你還可以將發(fā)難者逐出會(huì)議 對(duì)抗 有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議中所提出的觀點(diǎn)會(huì)采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度 并挑起爭(zhēng)論 作為主席 你可以以會(huì)議目的和達(dá)成一致的需要來(lái)提醒反對(duì)者 也可以緊扣事實(shí) 鼓勵(lì)與會(huì)者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論 或者在不損害反對(duì)者的情況下引入幽默 以緩和局面 嚴(yán)重混亂 與會(huì)者開(kāi)始罵人 不守規(guī)則 甚至進(jìn)行人身攻擊 將會(huì)議搞得混亂不堪 你可以要求大家遵守秩序 或者要求該與會(huì)者離開(kāi) 你也可以休會(huì) 而且不確定重