第八章會展服務(wù)與現(xiàn)場管理方案.ppt

第八章會展服務(wù)與現(xiàn)場管理方案 胡海勝hpeter 第八章會展服務(wù)與現(xiàn)場管理方案 一 會展管理二 會展服務(wù)三 會展開幕方案四 專業(yè)觀眾登記方案五 會展現(xiàn)場工作方案 一 會展管理 1 會展管理的含義 1 會展管理的層次性宏觀管理 政府及其部門對會展行業(yè)實施的行政管理 如制定發(fā)展政策 規(guī)劃行業(yè)行業(yè)行為等中觀會展管理 即會展企業(yè)管理微觀會展管理 會展的組織者對會展活動實施過程的管理 一 會展管理 1 會展管理的含義 2 會展管理的含義會展活動的主辦者運用科學(xué)的決策 規(guī)劃 組織 溝通和控制手段 以最佳的時間 景優(yōu)的形式 最低的成本和最高的效率 合理配置會展資源 實現(xiàn)會展活動目標(biāo)的過程 一 會展管理 2 會展管理的內(nèi)容 1 會展人力資源管理通過制定會展人力資源戰(zhàn)略和人才工作討劃 科學(xué)合理地設(shè)計會展工作崗位 做好會展人才的招聘 培訓(xùn) 服務(wù) 使用 協(xié)調(diào)等一系列工作 為實現(xiàn)會展活動的目標(biāo)提供智力和人力保障 2 會展財務(wù)管理編制財務(wù)預(yù)算 開辟籌資渠道 保證資金到位 實施財務(wù)監(jiān)管 降低會展成本 提高會展效益 一 會展管理 2 會展管理的內(nèi)容 3 會展?fàn)I銷管理為達到會展目標(biāo)而規(guī)劃和實施會展理念 會展產(chǎn)品定位 會展服務(wù) 價格和促銷策略的過程 包括會展市場的分析 會展市場目標(biāo)的選擇 招展招商和招募會員策略的優(yōu)化 營銷過程的控制等環(huán)節(jié) 一 會展管理 2 會展管理的內(nèi)容 4 會展廣告宣傳管理會展活動本身的廣告 是最受重視和運用最廣的促銷策略和促銷手段 是主辦者與參會 參展者以及眾多的觀眾之間的一座橋梁 對宣傳會展服務(wù)的品牌 樹立和鞏固會展形象 增強與會者 參展者和客商的信任度 提高招商 招展和會員招募的效率等具有極為重要的作用參展商 客商和贊助商的廣告管理 在會展活動過程中 參展商 客商和贊助商會利用場館或者媒體進行廣告宣傳 這類廣告是主辦者擁有的資源 是會展收入或資金籌集的重要渠道 因此 主辦者要充分重視這類廣告資源的開發(fā)利用 同時在廣告的內(nèi)容形式 發(fā)布時間和方式等方面進行有效管理 一 會展管理 2 會展管理的內(nèi)容 5 會展物流管理以滿足參展商的需求為目標(biāo) 向參展商提供包裝 運輸 通關(guān) 搬運 倉儲 布展 撤展等一系列的物流服務(wù) 以最低的物流成本達到參展商所滿意的服務(wù)水下 同時保證會展活動按時順利進行 一 會展管理 2 會展管理的內(nèi)容 6 會展服務(wù)管理會展服務(wù)的對象是與會者 參展商和觀眾 甚至還包括媒體記者 服務(wù)的內(nèi)容包括為與會者 參展商 觀眾和記者提供旅游 文書 通信 來訪 接待 禮儀 交通 后勤 金融 展臺設(shè)計與展具制作等各方面 一 會展管理 2 會展管理的內(nèi)容 7 會展信息管理開展會展信息的收集 加工 傳遞 存貯 檢索 為主辦單位領(lǐng)導(dǎo) 與會者 參展者 客商和記者各個方面提供及時 準(zhǔn)確 系統(tǒng)和有效的信息 一 會展管理 2 會展管理的內(nèi)容 8 會展場館管理即會展活動的現(xiàn)場管理 其內(nèi)容包括會場布置 報到與簽到 每天開 閉館 安排參展單位工作人員的作息時間 布展 撤展以及辦理展品進 出館手續(xù) 負(fù)責(zé)場館的安全 衛(wèi)生和噪聲等方面的管理 一 會展管理 2 會展管理的內(nèi)容 9 會展保密管理涉及國家秘密和商業(yè)秘密的會議保密要求較高 必須采取嚴(yán)格的保密措施 展覽活動的保密要求雖相對較低 但也常有涉及商業(yè)秘密的展品 項目 展出和洽談時應(yīng)注意保密 秘密 級文件的保密期限不超過10年 機密 級文件的保密期限不超過20年 絕密 級文件的保密期限不超過30年 期限一過 文件自動解密 保密法 一 會展管理 3 會展管理的原則 1 依法規(guī)范原則以會展相關(guān)的法律法規(guī)為依據(jù) 有法可依內(nèi)部的相關(guān)規(guī)章制度 走規(guī)范經(jīng)營道路 2 準(zhǔn)備充分原則思想準(zhǔn)備 信息準(zhǔn)備 物質(zhì)準(zhǔn)備 方案準(zhǔn)備 一 會展管理 3 會展管理的原則 3 分工協(xié)調(diào)原則分工明確 統(tǒng)籌協(xié)調(diào) 4 服務(wù)周到原則全面 及時 超前 細(xì)致 5 確保安全原則人身安全 信息安全 財產(chǎn)安全 環(huán)保健康 大型活動具有人 財 物相對集中 數(shù)量大 驟驟散散等特點 如組織和監(jiān)管不力 極易引發(fā)安全事故 據(jù)統(tǒng)計 1983年至2004年間 我國在大型群眾性文體活動中共發(fā)生傷亡事故37起 686人死亡 1376人受傷 其中建筑設(shè)施坍塌事故6起 占16 21 疏散通道 燈光照明等不符合要求事故8起 占21 62 天氣因素 人員摔倒等造成的事故2起 占5 4 觀眾數(shù)量失控 組織工作疏忽等造成擁擠踩踏性事故18起 占48 64 體育賽事發(fā)生騷亂3起 占8 1 一 會展管理 4 會展管理組織 1 主要類型組織委員會 籌備委員會 學(xué)術(shù)委員會 主席團 資格審查委員會等等 2 組織委員會組織工作較為復(fù)雜的大中型會議或者規(guī)模較大的展覽會 以主辦單位為主體成立組織委員會 簡稱組委會 作為最高管理組織 一 會展管理 4 會展管理組織 1 組織委員會職責(zé)制定會展活動的目標(biāo) 任務(wù) 主題 規(guī)劃 規(guī)則 程序和各項具體實施方案 對有關(guān)重大問題作出決策確定會展的舉辦時間和地點組建工作班子 任命工作人員 明確分工負(fù)責(zé)新聞宣傳和公關(guān) 吸引與會者 參展商和觀眾開發(fā)會展資源 籌措活動經(jīng)費 嚴(yán)格財務(wù)管理提供會展服務(wù) 掌握和協(xié)調(diào)會展活動的進程 確保會展活動順利進行和圓滿結(jié)做好善后工作 總結(jié)會展工作經(jīng)驗處理相關(guān)的法律事務(wù) 承擔(dān)相關(guān)的法律責(zé)任 一 會展管理 4 會展管理組織 1 組織委員會人員構(gòu)成主辦單位人員 主體相關(guān)單位人員 協(xié)助專家和知名人士 支持組織架構(gòu)決策層 主任 主席 副主任 副主席 秘書長名譽層 名譽主任 主席 顧問層 以知名度較高的專家或社會人士 領(lǐng)導(dǎo)干部組成執(zhí)行層 執(zhí)委會 秘書處 辦公室 2006年杭州世界休閑博覽會的組織機構(gòu) 二 會展服務(wù) 1 會展服務(wù)的內(nèi)容 1 會展服務(wù)對象對參展商的服務(wù)通報展會籌備情況 提供行業(yè)發(fā)展信息 提供貿(mào)易成交信息 展示策劃服務(wù) 展品運輸 邀請合適的到會參觀 展位搭建 展覽現(xiàn)場服務(wù) 商旅服務(wù)等對觀眾的服務(wù)專業(yè)觀眾 通報展會展品信息 提供行業(yè)發(fā)展信息 招攬合適的參展商 展會現(xiàn)場服務(wù) 商旅服務(wù)等普通觀眾 告知展會信息 展會現(xiàn)場服務(wù)等對其他方面的服務(wù)新聞媒體 行業(yè)協(xié)會 行業(yè)主管部門等信息服務(wù) 二 會展服務(wù) 1 會展服務(wù)的內(nèi)容 2 會展服務(wù)階段展前服務(wù)展會籌備情況通報 展品運輸 參展參觀咨詢 展示策劃服務(wù)等展中服務(wù)現(xiàn)場安全保衛(wèi) 清潔衛(wèi)生 觀眾報到登記等展后服務(wù)郵寄展會總結(jié) 展會成交情況通報 介紹展會參展商和觀眾的來源及構(gòu)成等 二 會展服務(wù) 1 會展服務(wù)的內(nèi)容 3 會展服務(wù)功能展覽服務(wù)展覽現(xiàn)場提供的產(chǎn)品展示 貿(mào)易成交 新產(chǎn)品發(fā)布 展示策劃服務(wù)等信息咨詢服務(wù)有關(guān)行業(yè)發(fā)展 貿(mào)易需求 行業(yè)動態(tài) 市場分析等商務(wù)信息及其咨詢服務(wù)商旅服務(wù)對當(dāng)?shù)毓酒髽I(yè)的商務(wù)考察旅游活動 二 會展服務(wù) 1 會展服務(wù)的內(nèi)容 4 會展服務(wù)方式承諾服務(wù)展會事先對自己擬向客戶提供的服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量向客戶提出承諾 并于展會時履行標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)向客戶提供統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)個性化服務(wù)對不同的客戶提供適合其需求的有差別的服務(wù)專業(yè)服務(wù)由經(jīng)過培訓(xùn)的專業(yè)員工 以專業(yè)的手段和方式 為客戶提供的各種服務(wù) 二 會展服務(wù) 2 會展服務(wù)的基本特征 1 無形性看不見 摸不著 但卻是可以感受于身心的 2 差異性服務(wù)人員 被服務(wù)人群的差異而產(chǎn)生的波動 3 不可分割性服務(wù)的生產(chǎn) 消費與交易是同時同地進行的 4 不可儲存性過期不候 過期作廢 二 會展服務(wù) 3 會展服務(wù)的策略 1 針對展會服務(wù) 無形性 所采取的服務(wù)策略 用服務(wù)有形化來克服其不利的一面 服務(wù)專業(yè)化來發(fā)揚其有利的一面 服務(wù)有形化向參展商和觀眾提供展位分布圖 參觀指南等有形線索 使其能形象地了解展會中的相關(guān)服務(wù) 從服務(wù)承諾化 服務(wù)品牌化 服務(wù)展示化和服務(wù)便利化體現(xiàn)服務(wù)專業(yè)化為參展商和觀眾提供符合行業(yè)需求的專業(yè)服務(wù) 服務(wù)人員的服務(wù)技能 服務(wù)知識和服務(wù)態(tài)度均達到專業(yè)水準(zhǔn) 從服務(wù)技巧化 服務(wù)知識化 服務(wù)技能化和服務(wù)國際化體現(xiàn) 二 會展服務(wù) 3 會展服務(wù)的策略 2 針對展會服務(wù)的 差異性 所采取的策略 用服務(wù)規(guī)范化來克服其不利的一面 用服務(wù)個性化來發(fā)揚其有利的一面 服務(wù)規(guī)范化為展會服務(wù)建立起規(guī)范用并這些規(guī)范來引導(dǎo)和約束服務(wù)人員 保持展會服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)定和一致 從服務(wù)理念化 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和服務(wù)系統(tǒng)化體現(xiàn)服務(wù)個性化在服務(wù)規(guī)范化的原則下 針對不同客戶的需要盡量采取適合其需要的個性化的服務(wù) 從服務(wù)多樣化 服務(wù)特色化 服務(wù)差別化 二 會展服務(wù) 3 會展服務(wù)的策略 3 針對展會服務(wù)的 不可分割性 所采取的策略 用服務(wù)流程化來克服其不利的一面 用服務(wù)關(guān)系化來發(fā)揚其有利的一面 服務(wù)流程化設(shè)計展會服務(wù)流程 使展會服務(wù)人員與客戶之間能實行部分的分離 減少展會服務(wù)的復(fù)雜性和對服務(wù)人員的過度依賴從服務(wù)自助化 服務(wù)分離化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化體現(xiàn)服務(wù)關(guān)系化強調(diào)與客戶建立良好的關(guān)系 及時溝通 重視客戶口碑傳播 形成融洽的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)從服務(wù)情感化 服務(wù)合作化和服務(wù)組織化體現(xiàn) 二 會展服務(wù) 3 會展服務(wù)的策略 4 針對展會服務(wù)的 不可儲存性 所采取的策略 用服務(wù)靈活化來克服其不利的一面 用服務(wù)效率化來發(fā)揚其有利的一面 服務(wù)靈活化對服務(wù)時間 地點和服務(wù)供求關(guān)系的調(diào)節(jié)和靈活處理來滿足客戶的需求服務(wù)效率化提高會展服務(wù)的效率來滿足客戶的需求 以服務(wù)的便捷化 服務(wù)的一條龍化和服務(wù)的多功能化來實現(xiàn) 二 會展服務(wù) 4 會展服務(wù)質(zhì)量管理 1 展會服務(wù)質(zhì)量的評價主體參展商和觀眾 媒體 政府等應(yīng)為側(cè)面評價 2 展會服務(wù)質(zhì)量的影響因素個人需求計劃目標(biāo)是否實現(xiàn)經(jīng)驗屬性取決于自己對該服務(wù)的主觀感受信任屬性其他人對展會的服務(wù)評價影響到參展商或觀眾的個人評價 二 會展服務(wù) 4 會展服務(wù)質(zhì)量管理 3 會展服務(wù)質(zhì)量評價可靠性 辦展機構(gòu)是否已經(jīng)準(zhǔn)確地履行當(dāng)初的各項承諾責(zé)任感 辦展機構(gòu)是否愿意幫助參展商和觀眾并提供快捷的服務(wù)可信度 辦展機構(gòu)是否具有舉辦其所宣稱的展會能力 展會的實際情況是否和當(dāng)初宣傳推廣的信息一致同情心 辦展機構(gòu)是否真正真正介意滿足參展瘋觀眾的需求 是否對不同參展商和觀眾的需求采取有針對性的服務(wù)措施有形環(huán)境 現(xiàn)場的環(huán)境布置 服務(wù)設(shè)施 服務(wù)人員及宣傳資料等的印象 4 會展服務(wù)質(zhì)量管理 4 服務(wù)質(zhì)量缺口 模型 認(rèn)知缺口 設(shè)計缺口 服務(wù)提供與交付缺口 溝通缺口 期望感受缺口 山東濟南舜耕國際會展中心 細(xì)微服務(wù) 舜耕國際會展中心就如何抓好會展中心細(xì)微服務(wù)工作 結(jié)合會展業(yè)特點 開展了以下工作 1 結(jié)合自身實際 以山東省旅游局 星級飯店 細(xì)微服務(wù) 基本標(biāo)準(zhǔn) 為藍本 制定出了符合會展特點的共計4大類 42項的 會展中心 細(xì)微服務(wù) 實施細(xì)則 作為省局 細(xì)微服務(wù) 基本標(biāo)準(zhǔn)的詮釋與補充 該細(xì)則的實施有力推動了會展中心 細(xì)微服務(wù)年 活動的開展 起到了提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量 塑造舜耕會展品牌的作用 2 積極引入星級飯店 細(xì)微服務(wù) 理念 積極推行 項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制 對展會進行綜合協(xié)調(diào) 全程服務(wù) 客戶服務(wù)中心推廣 首問負(fù)責(zé)制 提高辦事效率 并積極嘗試展會VIP服務(wù) 全力打造具有舜耕特色的自己的管理模式 例如 由于會展行業(yè)的特殊性質(zhì) 參展商一般為當(dāng)天抵達 當(dāng)天布展 次日開展 時間緊張 工作緊湊 而大部分外地參展商并不熟悉濟南的交通路線 在夜晚運送展品的大型車輛往往難以按時抵達展館 經(jīng)常出現(xiàn)誤展的現(xiàn)象 為參展商帶來諸多不便 為了更好地解決這一問題 項目經(jīng)理主動繪制了從濟南市各大入口抵達展館的線路圖及途經(jīng)會展中心的公交車輛一覽表 編制了包括工商 稅務(wù) 交管等方面內(nèi)容的明白紙 在每個展會前夕郵寄發(fā)放給組委會和外地參展商 并為參展商提供 一站式 服務(wù) 3 華中熱線 2003年開通 三年來 共接聽顧客電話300余個 為顧客解決困難近百個 收到各方表揚信幾十封 2006年初 更由原來的手機單一服務(wù) 延伸在服務(wù)臺設(shè)立了一部固定電話 服務(wù)臺的全體工作人員都是熱線接聽者 以便更好地為顧客提供全天候的服務(wù)和及時準(zhǔn)確的咨詢回復(fù) 為豐富熱線內(nèi)容 華中熱線 的工作人員還學(xué)習(xí)賓館前臺的做法 將濟南市各景點 行車路線 列車班次 特色餐飲等內(nèi)容整理成冊 方便顧客咨詢 印制熱線名片 送給到服務(wù)臺辦理業(yè)務(wù)的顧客 擴大熱線知名度 華中熱線 還在服務(wù)臺增設(shè)服務(wù)項目 包括便民小藥箱 顧客意見箱 針線包等 在衛(wèi)生間 正門等地滑或有臺階的入口 都貼上溫馨提示語句 為更全面地了解顧客情況及遇到問題 華中熱線 工作人員都隨身攜帶筆記本和筆 隨時記錄顧客所需 2003年世界旅游大會布展期間一位埃及客人來到服務(wù)臺表明自己在布展過程中遇到的困難 宣傳板無法平整地掛在展板上 當(dāng)時是現(xiàn)場服務(wù)部李春林經(jīng)理接待的這位埃及客人 李經(jīng)理得知情況后 立即聯(lián)系采購人員買來合適的PC板 親自幫客人將雙面膠一點一點貼在宣傳畫上 再固定在展板上 得到埃及客人極大好評 2004年 五一 期間 華中熱線 負(fù)責(zé)人張華中接到野生動物園人員的電話 要租用展館桁架 盡管張華中正在家中休假 但立即撥打展館相關(guān)工作人員電話 組織人力為顧客按時保質(zhì)完成了搭建工作 也為展館營利1700元 4 在會展業(yè) 展館 率先提出 延伸服務(wù) 的理念 在展會服務(wù)中不斷創(chuàng)新會展服務(wù)體系 服務(wù)理念從最初的 以市場為導(dǎo)向 以客戶為中心 發(fā)展延伸到各個服務(wù)層面 即從辦展單位延伸到參展商和觀眾 例如便民藥箱和保安文明崗的設(shè)立 在客戶服務(wù)中心設(shè)立了 黨員服務(wù)示范崗 開展積極創(chuàng)建濟南市青年文明號等活動 歷屆APEC服裝 2008年11月23日 秘魯傳統(tǒng)民族服裝 彭丘 poncho 西班牙語 音譯 意為 披風(fēng) 斗篷 是用羊駝毛織成的披風(fēng) 形狀像長方形的毛毯 兩側(cè)的下擺有灰黑相間的傳統(tǒng)花邊 是秘魯安第斯山區(qū)印地安人的傳統(tǒng)服裝 2008年11月23日 秘魯傳統(tǒng)民族服裝 彭丘 poncho 西班牙語 音譯 意為 披風(fēng) 斗篷 是用羊駝毛織成的披風(fēng) 形狀像長方形的毛毯 兩側(cè)的下擺有灰黑相間的傳統(tǒng)花邊 是秘魯安第斯山區(qū)印地安人的傳統(tǒng)服裝 2007年9月8日 德瑞莎 波恩 內(nèi)陸荒漠的顏色 黃色代表陽光和沙灘 藍色代表澳大利亞廣闊的海岸線 綠色代表樹木和森林 2006年11月18日 越南河內(nèi) 奧黛 2005年APEC在韓國釜山舉行 韓式大褂 圖魯馬吉 是本屆APEC會議的領(lǐng)袖服裝 2004年APEC在智利舉行 智利的民族服裝是傳統(tǒng)的套頭披肩 查曼多 源自智利的 牛仔披風(fēng) 每件衣服需要巧婦連續(xù)工作四個月時間才能做成 2003年APEC在泰國舉行 而為各國首腦制作民族服裝的面料為 泰絲 一直是皇室的專屬服裝 直到二十世紀(jì)才允許平民穿著 2002年APEC在墨西哥舉行 各領(lǐng)袖的服裝是墨西哥印第安人愛穿的 瓜亞貝拉 白襯衫 瓜亞貝拉既可在一般場合穿著 也可以作為參加重要活動的正式服裝 瓜亞貝拉在墨西哥的近鄰古巴很盛行 被稱為古巴的 官服 2001年APEC在上海舉行 唐裝理所當(dāng)然成為了本屆APEC會議的領(lǐng)袖服裝 江澤民選擇了中式紅色錦緞唐裝 紅色象征著熱情好客的中國人民 2000年APEC在文萊舉行 各領(lǐng)導(dǎo)人穿的是一種叫 MIB 的襯衫 因為它最具文萊特色 1999年APEC在奧克蘭舉行 領(lǐng)導(dǎo)人的 制服 是由新西蘭享譽世界的優(yōu)質(zhì)羊毛制成 包括一件帆船茄克 一件長袖馬球襯衣及一條黑褲 1998年APEC在吉隆坡舉行 東道主馬來西亞給每位客人送了一件色彩艷麗 極富熱帶情調(diào)的馬來襯衫 1997年APEC在加拿大溫哥華舉行 加拿大總統(tǒng)克雷蒂安送給出席者每人一件特別的牛皮夾克 1996年APEC在菲律賓蘇比克舉行 菲律賓總統(tǒng)拉莫斯曾送每位領(lǐng)導(dǎo)人一件巴隆 菲國服 三 會展開幕方案 1 會展現(xiàn)場布置 1 展館外布置好展會背板 門樓或展覽會橫幅 并在背板上寫上展會名稱 開放時間 展會的主辦 承辦 支持單位等辦展機構(gòu)的名稱 布置好現(xiàn)場飄空氣球或其他廣告牌等表演場地的安排 三 會展開幕方案 1 會展現(xiàn)場布置 2 展館序幕大廳布置好展館 展區(qū)和展位分布平面圖 各服務(wù)網(wǎng)點分布圖 各參展企業(yè)及其展位號一覽表及名錄牌 展會簡介牌 展區(qū)參觀路線指示牌 展會宣傳推廣報道牌 展會相關(guān)活動告示牌等 三 會展開幕方案 1 會展現(xiàn)場布置 3 各展館除參展商展位以外 還需布置各展館 展區(qū) 的主要展覽內(nèi)容揭示牌 參觀路線指示牌 本展區(qū)服務(wù)網(wǎng)點揭示牌 至其他展館 展區(qū) 的路線揭示牌 本展區(qū)參展企業(yè)及其展位號一覽表等 三 會展開幕方案 1 會展現(xiàn)場布置 4 其他設(shè)置展會嘉賓休息室或會客室 配備茶水 咖啡 小點心等外 還可放置展會的介紹資料 或配備專門的服務(wù)人員或者翻譯聯(lián)絡(luò)咨詢服務(wù)中心及各展區(qū)的聯(lián)絡(luò)咨詢服務(wù)點 安排專門人員負(fù)責(zé)接待和聯(lián)系客戶 現(xiàn)場處理和回答客戶的有關(guān)問題 三 會展開幕方案 2 媒體接待與管理 1 新聞發(fā)布會 2 新聞中心配備電腦 傳真機 寫字臺 紙筆等設(shè)施外 琿要配備供記者小憩的茶水 咖啡以及小點心等放置展會介紹資料以備媒體人員參考僅供媒體有關(guān)人員使用 除非被邀請 三 會展開幕方案 2 媒體接待與管理 3 相關(guān)事項發(fā)放統(tǒng)一制作的 新聞袋 包括會展開幕新聞通稿 展會背景介紹 展會特點介紹 展會有關(guān)數(shù)據(jù) 展會相關(guān)活動安排計劃 展會會刊 展會參觀指南以及一些小禮品等 安排對會展情況非常熟悉的人員負(fù)責(zé)新聞記者的接待和聯(lián)絡(luò)工作 有意識地組織 引導(dǎo)和安排各新聞媒體對展會進行新聞報道 根據(jù)專業(yè)媒體或大眾媒體的不同需求提供不同的展會材料 及時收集整理各種采訪報道 三 會展開幕方案 3 會展開幕 1 開幕時間和地點時間不宜太早 持續(xù)時間不宜太長地點一般可安排在展館廣場上適當(dāng)考慮相關(guān)表演活動的場所和時間 三 會展開幕方案 3 會展開幕 2 出席開幕式的主要嘉賓包括行業(yè)主管部門官員 行業(yè)協(xié)會與商會的領(lǐng)導(dǎo) 外國駐華機構(gòu)代表及有關(guān)人員落實名單并多方溝通 告知準(zhǔn)確時間地點專人負(fù)責(zé)接待 準(zhǔn)備簽到薄事先安排嘉賓在開幕式上的位置排序 三 會展開幕方案 3 會展開幕 3 開幕式講話稿和新聞通稿開幕式講話稿新聞通稿選題定位要適當(dāng) 突出展會的時代主題明確列出本展會的特點和亮點列出全面詳實的數(shù)據(jù)附加背景資料 如嘉賓名單 展會行業(yè)背景和展會有關(guān)圖片等等 三 會展開幕方案 3 會展開幕 4 開幕式的確定方式鳴放禮炮 事先布置禮炮的地點和時機領(lǐng)導(dǎo)講話 講話先后順序 備好講話稿嘉賓剪彩 哪些領(lǐng)導(dǎo) 禮儀小姐 彩綢剪刀等 三 會展開幕方案 3 會展開幕 4 開幕式的確定程序引領(lǐng)嘉賓就位主持人主持展會開幕并介紹到會嘉賓主持人請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講話相關(guān)開幕表演開始重要領(lǐng)導(dǎo)人宣布展會正式開幕主持人宣布開幕式結(jié)束并請嘉賓和觀眾進場參觀 2009 中國 江西 紅色旅游博覽會開幕式 1 時間 2009年11月13日上午8 302 地點 南昌八一廣場3 內(nèi)容 開幕式分為墊場文藝演出 紅歌大合唱 及開幕儀式二個階段 時間控制在40分鐘左右 一 2009 中國 江西 紅色旅游博覽會開幕式 第一階段 墊場文藝演出 紅歌大合唱 8 30 9 00 按江西五大紅色旅游區(qū)組成八一起義方隊 井岡山會師方隊 中央蘇區(qū)方隊 安源工人方隊 贛東北紅軍方隊 并組成導(dǎo)游員方隊 每個方隊200人 六大方隊寓意歡慶新中國成立60周年 由省電視臺選調(diào)六位 紅歌會 優(yōu)秀歌手為六大方隊領(lǐng)唱紅歌 大合唱開始前 由一位優(yōu)秀紅歌手演唱紅博會主題歌 紅色的美麗 之后 在省電視臺節(jié)目主持人的調(diào)度下 六大方隊之間進行拉歌 每個方隊分別合唱兩首紅歌 一首江西經(jīng)典紅歌 一首為省外經(jīng)典紅歌 拉歌結(jié)束后 六大方陣與全場觀眾齊聲合唱 歌唱祖國 在雄壯的歌聲中 舉行開幕儀式 拉歌合唱表演力求有感染力 沖擊力 震撼力 全面展示江西人民弘揚井岡山精神 促進江西崛起的精神風(fēng)貌 第二階段 開幕儀式 9 00 9 15 擬邀請國家有關(guān)部委領(lǐng)導(dǎo) 省四套班子領(lǐng)導(dǎo) 兄弟省市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席 特邀嘉賓有國內(nèi)主要紅色旅游景區(qū)負(fù)責(zé)人 部分全國百強旅行社負(fù)責(zé)人 旅游商品供應(yīng)商及采購商 國家級工藝美術(shù)大師及境外相關(guān)旅游機構(gòu)代表 開幕儀式由省領(lǐng)導(dǎo)主持 組委會領(lǐng)導(dǎo)致辭并宣布開幕 三 會展開幕方案 4 開幕酒會 1 作用聯(lián)絡(luò)感情 加強溝通 2 操作地點選擇 考慮酒店檔次 接待能力 便利程度 安全因素時間選擇 一般為晚上 不宜太早也不有宜太遲酒會方式 自助餐或圍餐 開始前的小酒會 致歡迎詞 領(lǐng)導(dǎo)的簡短講話 播放音樂或安排表演出席人員 全面兼顧 邀請跟蹤 完備計劃 四 專業(yè)觀眾登記方案 1 展會參觀指南與觀眾登記表 1 參觀指南用來指引觀眾參觀展會的一種冊子 包括展會的基本情況 展會的簡短介紹 展區(qū)和展位的劃分 有關(guān)圖表等內(nèi)容 2 觀眾登記表用來收集專業(yè)觀眾信息的一種問卷調(diào)查表 是進入展館參觀的 專業(yè)觀眾證 包括問卷調(diào)查問題和聯(lián)系辦法 問題涉及觀眾所在單位的業(yè)務(wù)性質(zhì) 觀眾感興趣的產(chǎn)品 參會目的 在產(chǎn)品購買中的角色 了解展會途徑 四 專業(yè)觀眾登記方案 2 會展證件與門票 1 參展商證展會期間供參展商進出展館使用 2 籌 撤 展證在展會布展撤展時的相關(guān)工作人員使用 3 專業(yè)觀眾證填寫 專業(yè)觀眾登記表 后獲得 四 專業(yè)觀眾登記方案 2 會展證件與門票 4 貴賓證 5 媒體證 6 工作人員證 7 車證 8 門票 四 專業(yè)觀眾登記方案 3 會刊的編印與發(fā)放 1 會刊信息內(nèi)容單位名稱 地址 聯(lián)系人 聯(lián)系辦法 單位及產(chǎn)品簡介 產(chǎn)品面向市場范圍 參展商的展位 展區(qū)展位平面圖 廣告夾頁等 2 會刊編印要求要求參展商在規(guī)定時間內(nèi) 及時提供詳細(xì) 全面 準(zhǔn)備信息 仔細(xì)核對 3 會展發(fā)放方式免費贈送 行業(yè)協(xié)會和商會 參展商或部分專業(yè)觀眾定價出售 主要是出售給展會的專業(yè)觀眾 四 專業(yè)觀眾登記方案 4 觀眾登記及應(yīng)注意的問題 1 專業(yè)觀眾登記柜臺可設(shè)置于序幕大廳或?qū)ｉT的觀眾進館大廳 同時設(shè)有觀眾登記通道可分為 持有邀請函觀眾登記臺 和 無邀請函觀眾登記臺 分類好處 減少觀眾登記現(xiàn)場工作量 提高登記效率觀眾不必長時間排隊等候登記領(lǐng)證展會錄入觀眾資料