集團公司采購管理制度.doc

弘遠益民物資采購管理制度一、總則(一)、為規(guī)范本公司及子公司和控股分公司的采購工作，特制定本制度。(二)、本制度適用于本公司及子公司和控股分公司的采購活動。二、采購原則(一)、嚴格執(zhí)行詢議價程序凡未通過招標確定供應(yīng)商價格的物品的采購，每次采購金額在10萬元以下的必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外，超過10萬以上的采購須以招標的形式進行。(二)、合同會簽制度固定資產(chǎn)的采購合同，必須經(jīng)過有關(guān)部門行政人事綜合管理部、企業(yè)營運管理部、財務(wù)審計部、屬生產(chǎn)型企業(yè)須總經(jīng)辦、設(shè)備維修部等共同參與，調(diào)研匯總各方意見，經(jīng)總公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總裁批準簽約。屬公司總部采購的項目，應(yīng)報董事長批準。(三)、職責分離物資采購人員不得參與物資和服務(wù)的驗收，采購物資質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由行政人事綜合管理部或各分公司相關(guān)部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標準與供應(yīng)商協(xié)商完成。(四)、一致性原則采購人員定購的物資或服務(wù)必須與請購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足部門、分公司要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請購量的510。(五)、最低價搜尋原則采購人員定時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。(六)、廉潔制度所有采購人員必須做到：1、熱愛企業(yè)，自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購材料質(zhì)量，降低采購成本。2、加強學(xué)習(xí)，提高認識，增強法治觀念。3、廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。4、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。5、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。6、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。(七)、招標采購凡大宗或經(jīng)常使用的材料、物資，如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、等都應(yīng)通過詢議價或招標的形式，由行政人事綜合管理部、財務(wù)審計部、企業(yè)管理營運部等相關(guān)部門共同參與，定出一段時間內(nèi)（一年或半年或一季度）的供應(yīng)商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應(yīng)隨著掌握市場行情，調(diào)整采購價格。三、采購程序(一)、供應(yīng)商的選擇和審計1、原輔材料的供應(yīng)商必須證照齊全，具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應(yīng)商必須經(jīng)過送樣檢驗、小試、中試，征得需求部門或分公司同意，并報有相關(guān)部門批準備案。2、對于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，采購時應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好業(yè)務(wù)記錄，會同行政人事綜合管理部、財務(wù)審計部、企業(yè)管理營運部等相關(guān)部門對供應(yīng)商定期進行評估和審計。3、固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應(yīng)商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。4、為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩(wěn)定，供應(yīng)商也應(yīng)相對穩(wěn)定。5、為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，對于生產(chǎn)運營所必需的商品，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進行交互采購。大宗商品應(yīng)同時由兩家以上供應(yīng)商供貨，以保證貨源、質(zhì)量和價格合理。6、對于零星且規(guī)格繁雜的物資，每年度根據(jù)部門預(yù)算計劃統(tǒng)計造表交行政人事綜合部，向三家以上供應(yīng)商詢價，經(jīng)有關(guān)部門及行政人事綜合部綜合評估后，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂特約供貨協(xié)議，定期結(jié)算。(二)、采購程序1、物資的采購計劃及資金預(yù)算計劃采購計劃資金預(yù)算2、固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門及分公司填寫請購單，寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量標準、技術(shù)指標、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等，由部門負責人或分公司負責人簽字上報總部領(lǐng)導(dǎo)逐級審核批準后，交公司總部行政人事綜合管理部負責統(tǒng)一采購。3、采購詢價、綜合評估、會簽合同，由行政人事綜合管理部、企業(yè)營運管理部、財務(wù)審計部、工程、維修、分公司總經(jīng)辦及使用部門共同完成，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。生產(chǎn)、質(zhì)量、工廠維修、使用部門負責采購材料的適用性，財務(wù)部門負責預(yù)算控制、價格調(diào)查、資信調(diào)查、合同付款條款的審核，法務(wù)人員負責合同條款的審查，審計部門負責合同的事前審計和事后財務(wù)審計。行政人事綜合部負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務(wù)事宜。凡由總部統(tǒng)一采購的物資，采購合同簽訂后，由總部行政人事綜合部將合同傳真至物資需求的項目或分公司。4、計劃、倉儲負責計劃匯總、接貨、記錄，接收報告的出具。倉儲、質(zhì)量部門負責原輔包材的驗收，并出具檢測報告。并于每月10日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數(shù)傳真至總部行政人事綜合部。物資設(shè)備由申請部門、工程技術(shù)部門驗收，并出具驗收報告。四、審計監(jiān)督采購全過程進行財務(wù)監(jiān)督和審計。在采購招標、采購詢議價、合同簽訂和采購結(jié)算過程中，除有生產(chǎn)、質(zhì)量、使用部門、工廠維修部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與外，財務(wù)、審計部門要全程參與。財務(wù)部門主要負責材料價格的核查，審計部門主要負責合同條款的審核和財務(wù)支付的事前事后審計。采購人員要自覺接受財務(wù)和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權(quán)對有關(guān)人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。本制度未盡事宜報董事長批準后可隨時修改調(diào)整。（附招標管理流程）弘遠益民招標采購管理流程：一、本流程僅對與公司生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的物資、服務(wù)等采購進行規(guī)范。二、（議）標采購條件的與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)服務(wù)采購。三、公司其它大宗設(shè)備、固定資產(chǎn)等采購流程可參照執(zhí)行。四、審批權(quán)限1、招（議）標采購規(guī)模在10萬元100萬元（不含100萬元）的，由總裁審定中標單位，董事長復(fù)核。2、招（議）標采購規(guī)模在100萬元以上的，由董事長辦公會審定中標單位。五、組織實施1、公司對通過招（議）標采購的物資、服務(wù)應(yīng)成立招（議）標領(lǐng)導(dǎo)小組。2、招（議）標領(lǐng)導(dǎo)小組由董事長任組長，總裁任常務(wù)副組長、分管副總裁、財務(wù)總監(jiān)任副組長，下設(shè)招（議）標辦公室。辦公室成員由公司各部門負責人及董事長制定人員組成，辦公室常設(shè)機構(gòu)為公司行政人事綜合管理部。4、公司行政人事綜合管理部具體負責實施公司招（議）標業(yè)務(wù)的組織、開標、議標、評（定）標等招（議）標工作。六、具體操作流程：1、擬定招（議）標書2、招（議）標書由公司供銷部根據(jù)招（議）標事項制作。3、招（議）標書主要包括招（議）標事項所涉及產(chǎn)品和服務(wù)的技術(shù)規(guī)格、標準以及主要商務(wù)條款。4、發(fā)放招（議）標書5、行政人事綜合管理部將已制作好的招（議）標書在兩個工作日內(nèi)寄送給所有合格的供應(yīng)（服務(wù)）商或公司。6、合格供應(yīng)（服務(wù)）商包括但不限于公司已有的供應(yīng)（服務(wù)）商目錄，他人推薦、介紹的公司（或個人）。新推薦的單位必須通過資格預(yù)審后方可具備投標資格。七、投標單位提交投標書：1、合格供應(yīng)（服務(wù)）商自收到招（議）標書起，兩至五個工作日內(nèi)必須把投標書送（寄）回到公司行政人事綜合管理部。供應(yīng)（服務(wù)）商投標文件應(yīng)加蓋公章，若投標人為個人的應(yīng)簽名并按具投標人手印，以確保投標文件的真實有效。否則相關(guān)投標文件無效。2、行政人事綜合管理部由專人負責登記、管理投標書。記錄收到投標書的時間和投標單位名稱等相關(guān)的信息。3、單筆采購，參與投標的單位或個人不得少于三家。若規(guī)定時間內(nèi)，參與投標單位少于三家，行政人事綜合管理部將在三個工作日內(nèi)再次尋求新的有投標意向的合格供應(yīng)商來再次投標。5、經(jīng)過兩次投標后，如投標單位仍不足三家，由行政人事綜合管理部查明原因后，報公司招（議）標領(lǐng)導(dǎo)小組并在得到同意后與供應(yīng)商進行單體議標詢價，并按審批權(quán)限報領(lǐng)導(dǎo)審批后進行采購。6、如出現(xiàn)無人投標的特殊情況，將由行政人事綜合管理部相關(guān)人員采用直接議價方式，按審批權(quán)限報招（議）標領(lǐng)導(dǎo)小組審批后進行采購。八、開標1、投標單位全部投標后，由行政人事綜合管理部在兩個工作日內(nèi)召集各部門相關(guān)工作人員組成本次招標小組，在公司指定地點進行開標。2、開標時，招標小組安排專人負責拆標、唱標，另有專人負責監(jiān)督唱標，行政人事綜合管理部專責人員負責做好記錄。九、議標1、開標后，根據(jù)各投標單位的投標情況，招標小組指定專人接通各投標單位聯(lián)系人電話進行議標。通過采用開放式通話形式（電話免提功能），讓在座成員可從中了解議標情況，或召集各投標單位現(xiàn)場議標。2、現(xiàn)場電話議標確認為各投標單位最終的投標結(jié)果，行政人事綜合管理部專責人員負責做好檔案記錄。十、評（定）標1、議標后，招標小組各成員根據(jù)議標結(jié)果，采取隔離方式對投標單位進行打分。2、評分完畢后即由行政人事綜合管理部人員匯總評分表，計算各投標單位總分并當場公布各投標單位得分。得分由高到低依次進行排名。3、評分排名結(jié)果由行政人事綜合管理部報招標領(lǐng)導(dǎo)小組按審批權(quán)限審定中標單位。中標單位一般為總分最高的投標單位。4、評（定）標和打分過程由行政人事綜合管理部專人記錄，并由各成員在記錄上簽名確認。行政人事綜合管理部負責將有關(guān)