某物流公司質量管理手冊(doc 16頁).doc

某物流公司質量記錄手冊 1目的對記錄進行有效的控制和管理，以保證提供的服務符合規(guī)定的要求和質量管理體系有效運行的客觀證據(jù)，為驗證和制定糾正措施和預防措施提供依據(jù)。2適用范圍本程序對記錄的填寫、傳遞、保管、歸檔、借閱、保存期限和銷毀等做出了具體規(guī)定。本程序適用于與質量管理體系有關的所有記錄的管理，包括來自供方的記錄。3職責3.1體系管理部負責記錄的標識、歸檔管理工作，并指導各部門建立、保存和管理有關的記錄。3.2各部門負責按本程序規(guī)定的要求具體實施記錄的控制。4作業(yè)程序4.1記錄的控制范圍與分類4.1.1記錄的控制范圍包括：各質量管理體系文件中規(guī)定提供的記錄，以及在質量管理體系運行中形成的其他記錄(包括聲像記錄、磁帶、照片、軟盤、文字資料等。)也包括來自供方的記錄。4.1.2記錄的分類包括：各項管理記錄、各項操作記錄、各種檢驗記錄和各種報告等。4.2記錄的填寫4.2.1按記錄設置的項目逐項填寫，不得缺項。某些項目不需要填寫時，必須用“/”明示。4.2.2填寫記錄時，一律用鋼筆/簽字筆/圓珠筆填寫。填寫時字跡要清晰、整齊、能準確識別，填寫人員簽名時必須簽全名。4.2.3記錄的內容要完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料要準確，語言要簡練。收集和保存的記錄用原始件(包括記錄表格本身規(guī)定的復寫件)，不能使用復印件(顧客提供的記錄部分除外)。4.2.4各項管理記錄和各種報告要及時填寫，各項操作記錄、監(jiān)視和測量記錄應隨時整理，不得后補、偽造。4.2.5記錄一經填寫完成，原則上不允許任何部門或個人涂改，以確保其原始性、可追溯性和證明作用，并為制定糾正/預防措施提供依據(jù)。如系筆誤或經證實原有記錄不準確，可在原始記錄上采用“劃改”形式進行更改，但應保留原有記錄的可識別性。凡涂、貼、刮方式改動的記錄一律作廢。4.3記錄印制的規(guī)定記錄原則上采用表格方式(特殊情況除外)，記錄必須有規(guī)定的編號和順序號，表格中一般應設制編制、審核、核準及日期欄目。各程序規(guī)定的記錄表格及各部門自用的記錄表格均應按體系管理部的要求進行印制，統(tǒng)一編號備案。4.4記錄的標識各質量管理體系程序規(guī)定的記錄的編號按與相關的質量管理體系程序文件相對應。例：“記錄控制清單”為 ( Q/CRC2 - 002 - 01)程序文件編號 序號其他記錄表格的編號原則與上述相同，與相應的文件編號相對應。4.5記錄的收集和歸檔4.5.1各部門按質量管理體系文件規(guī)定而形成的記錄，由各類人員負責填寫，經審核后，按規(guī)定的時間和要求向有關部門和人員傳遞。4.5.2各記錄積存的責任部門負責收集和管理本部門在物流運作和管理活動中形成的記錄，并按記錄編號進行分類匯總，立卷保管。各部門要將記錄貯存在資料柜中，做好防火、防盜、防潮等工作。4.6記錄表格的匯總管理體系管理部負責對本公司規(guī)定使用的記錄表格進行匯總整理，并填寫記錄控制清單明確每一記錄的編號、名稱、保管部門、保存期限等內容。4.7記錄的查閱/借閱4.7.1查閱/借閱記錄必須經體系管理部記錄管理人員同意后，方可查閱/借閱。與欲查閱的記錄內容無直接關系的人員，無權查閱/借閱。4.7.2查閱/借閱人員應愛護記錄，不準在記錄上私自涂改或撕毀，保證記錄的完整和清潔，由各部門負責對借閱歸還的記錄進行檢查，檢查是否有拆頁、更改等情況發(fā)生，出現(xiàn)以上問題時，要追究查閱/借閱者的責任。4.7.3顧客查閱記錄時，需經記錄保管部門主管批準后，方可辦理查閱手續(xù)，有關部門要為顧客或其代表提供必要的方便。4.7.4第三方質量管理體系審核時，各部門接到審核通知后，要向審核人員及時提供需要檢查的記錄。4.7.5出于法律證實、質量糾紛或由于其他目的需要借閱記錄時，經總經理批準后，借閱人向記錄保管部門辦理借閱手續(xù)。4.8記錄的處理記錄保存期限依記錄控制清單規(guī)定執(zhí)行，如超過保存期限時，由體系管理部提出記錄銷毀申請，體系管理部記錄管理人員負責確認并批準要銷毀的記錄，確認無利用價值后，執(zhí)行銷毀。5記錄表單N O 記 錄 名 稱 編 號 保管部門 保存年限1 記錄控制清單 Q/CRC2-002-01 體系管理部 三 年物流有限公司質量手冊(2003-4-10文章級別：1 點擊：260次) 物流有限公司質量手冊文件編號： Q/CRC1-2002文件名稱： 質量手冊版 本： 第（ ）版修訂狀況： 第（ ）次修訂核準 審核 編制發(fā)布日期：2002/8/24 生效日期：2002/8/301 目的：對與質量體系有關的文件及資料進行控制，確保所有使用的文件具有統(tǒng)一性和有效性。2適用范圍：凡本公司之各種規(guī)定、程序、辦法、標準及其一切相關事項與賴以執(zhí)行的法律法規(guī)等外來文件。3 名詞定義：3.1 一層文件：質量手冊3.2 二層文件：程序文件3.3 三層文件：作業(yè)指導書（設備操作規(guī)程、作業(yè)標準（規(guī)范）、工作職責等）。3.4 外來文件：顧客提供的服務規(guī)范、政府機關發(fā)行的相關法律、法規(guī)制度、供應商提供的服務規(guī)范等相關的文件。4 職責：4.1體系管理部負責本公司程序文件、作業(yè)指導書、表單、記錄發(fā)放、更改、控制和管理及質量手冊的編制、發(fā)放、更改、控制與管理。4.2各部門負責程序文件、作業(yè)指導書、表單、記錄的編制。5 作業(yè)程序：5.1文件分類與編號方法：5.1.1 ISO相關文件編號格式：5.1.1.1 質量手冊編號格式：Q / CRC 1 X 小分類中分類 大分類以“質量”英文字母第一個字母“Q”表示a、 大分類及編號：CRC - 公司名稱縮寫b、 中分類及編號：1- 質量手冊 c、 小分類及編號：年代號 / CRC 小分類中分類 大分類以“質量”英文字母第一個字母“Q”表示a、 大分類及編號：CRC - 公司名稱縮寫b、 中分類及編號：1- 質量手冊 2- 程序文件3- 作業(yè)指導書c、 小分類及編號：以阿拉伯數(shù)字流水號001999編號。5.2編制：5.2.1 凡本公司所屬員工對其所擔任的業(yè)務，認為有必要制度化時提出申請并附草案。5.2.2 除特別指定外，各項制度的編制應由業(yè)務直接擔任者負責。5.3 審核：5.3.1 各項制度文件審核權限按以下規(guī)定辦理：類 別 審 核 核 準 發(fā) 布一層文件 質量手冊 管理者代表 總經理 體系管理部二層文件 程序文件 部門主管 管理者代表 體系管理部三層文件 作業(yè)指導書 部門主管 各部門主管 體系管理部5.4 整理編號：5.4.1 文件管理員依審核決議內容予以整理、校準編號后，制作封面，準備發(fā)行。5.4.2程序文件封面、內文格式均統(tǒng)一標準。5.4.3 本公司所有文件第一次發(fā)行為第1版，所有文件修改次數(shù)超過5次或公司經營方向發(fā)生改變時，文件改版為第2版，依此類推。5.5發(fā)布實施：5.5.1 制度文件發(fā)行對象以相關負責單位為準，發(fā)行份數(shù)依部實際需要決定。5.5.2體系管理部依各項制度運作的相關對象需求份數(shù)復印后再于文件首頁上蓋紅色“文件發(fā)行章”章后發(fā)行。公司內不得使用蓋有“文件發(fā)行章”的文件復印件，一經發(fā)現(xiàn)立即由文件管理員銷毀，并追究當事人責任。5.5.3 接收部門保管人或其代理人接收制度文件后應在文件分發(fā)簽收記錄表上簽收(簽名或蓋章均可，若屬再版及簽收時，須先將舊版文件繳回文件管理員再簽收)。文件管理員再將其附于原案正本內文之前。5.5.4如屬再版發(fā)行者，應同時將舊版文件收回銷毀，并定期制作制度文件收回銷毀記錄表。但文件管理員應將原修改草案存檔并加蓋“作廢章”。如因原使用單位有實際需要留作參考時，該文件可不用收回，但需由管制中心于文件明顯處加蓋“作廢章”表示，該文件不受控。5.5.5 公司人員在對內或對外活動中，涉及有關文件需要參考時，應填寫書面申請經批準后，文件發(fā)放時，加蓋“參考章”，發(fā)放后文件不受控。給認證機構之文件應納入受控文件管制。5.5.6 各項制度執(zhí)行單位主管，應負責監(jiān)督執(zhí)行的責任，確實按規(guī)定執(zhí)行。5.6 修訂：5.6.1 凡本公司所屬員工對其負責業(yè)務相關制度，發(fā)覺有不適之處難以推行或需要修訂時，得隨時向主管單位提出修訂申請并填寫文件申請表。5.6.2 其修訂審核程序，視同新制訂。5.6.3 修訂審核后管制中心應修訂內容修正并依本管理程序發(fā)行。5.7 停用：5.7.1依本規(guī)定發(fā)行的文件若需停用時，由體系管理部提出經總經理核準后，向各單位收回文件。5.7.2各單位文件被收回時，須在其受控文件一覽表內將該文件刪掉或重新制作受控文件一覽表，保持最新版本文件且文件發(fā)行修訂版次不必登記，只須由文件管理員保存文件修訂履歷。5.8 各單位因管理上的需要可將程序文件、作業(yè)指導書的流程或重要參數(shù)或數(shù)據(jù)表制作成流程看板以便于管理，以不違背原程序文件、作業(yè)指導書之規(guī)定為原則，并須有各部門主管簽名核準并注明年、月、日。5.9文件保管：5.9.1各項制度文件的保管人應為部門主管或部門主管指定人員，存儲方式應便于迅速調閱。5.9.2各保管單位應自行保管所接收的制度文件，并依順序記入受控文件一覽表，并附于各專屬檔案夾的最前頁，所接收的文件需按照受控文件一覽表的順序存放于專屬檔案夾內，或將所建立的受控文件一覽表另行存放做為核對接收文件用。5.9.3逾期失效的制度文件，除體系管理部應保留原案(須與該作廢文件此次前正本、草案一起保存)外，其余由管制中心銷毀或作廢，作廢制度文件須有“作廢”字樣。5.9.4各項制度文件不得擅自涂改或復印使用，若須標注重點時，以不改變原來的意思為原則。5.9.5各項制度文件除特殊情況經總經理核準外，不得帶出公司或傳真。5.9.6文件經編制、審查、批準后，原版文件及存入文件的電子文件應做好備份交體系管理部整理存檔，并錄入受控文件一覽表中，存入文件的磁盤應明確標識文件名稱、版本號，電子文件應有良好的儲存環(huán)境，做到防水、防潮和防病毒，使用電子文件的電腦，應有防病毒的措施，經常進行軟件殺毒。原版文件不需蓋“文件發(fā)行章”印章，由文件管理員妥善保管。5.10外來文件：5.10.1 外來文件由接收部門先行確認，并登記于外來文件登記表內，存檔或發(fā)相關部門。6作業(yè)流程文件控制業(yè)務流程附件一7引用文件：質量記錄控制程序8記錄表單：NO 記 錄 名 稱 編 號 保管部門 保存年限1 外來文件登記表 (Q/CRC2-001-01) 人事行政部 二年2 受控文件收回、銷毀記錄表 (Q/CRC2-001-02) 體系管理部 二年3 受控文件一覽表 (Q/CRC2-001-03) 體系管理部 二年4 文件分發(fā)簽收記錄表 (Q/CRC2-001-04) 體系管理部 二年5 文件申請單 (Q/CRC2-001-05) 體系管理部 二年報關、運輸合作協(xié)議書(ZT)(2003-4-11文章級別：0 點擊：58次) 外高橋保稅區(qū)報關、運輸合作協(xié)議書甲方：北京華夏企業(yè)貨運有限公司上海分公司乙方：上海新發(fā)展國際物流有限公司甲、乙雙方經友好協(xié)商，就甲方指定GEP（上海）貨物委托乙方代理收貨進保稅區(qū)及港口代辦轉運等一系列報關、報檢、運輸、代運分撥等業(yè)務達成如下協(xié)議：一、甲方職責1.甲方在每批貨物到港前一天向乙方提供已由收貨人簽章好的正確、完整的船運單證（即B/L海運提單及報關單證），雙方確定專人交接并紀錄時間。2.甲方委托乙方清關，應提供正確、完整的報關單據(jù)，內容包括與船運單證相符的貨物中文品名、稅則號碼、數(shù)量、金額、重量等。如有問題乙方應及時通知甲方立即解決。3.甲方應協(xié)助乙方及時解決換取港區(qū)提單過程中所有發(fā)生的問題。4.甲方委托乙方代辦商檢，應提供正確的外商投資財產價值鑒定申請單及上海市外商投資企業(yè)進口物資審批表等文件，以利于乙方及時辦理商檢并進行報關。5.甲方所委托的貨物應以出口標準妥善包裝，應適應長途海運和內陸運輸，任何由于甲方包裝不善而造成的損失由甲方負責；任何由于乙方操作不當而造成的損失由乙方負責。6.原則上，甲方對每批貨物的操作要求中，運輸計劃需在作業(yè)前一天12小時前，收發(fā)貨指令至少在作業(yè)前2個小時以書面?zhèn)髡嫘问酵ㄖ曳铰鋵?，特殊情況下，乙方應盡力配合處理。二、乙方職責1.乙方在接到甲方提供的正本海運提單后到船公司（或代理）調換港區(qū)提貨單，如遇到問題及時與甲方取得聯(lián)系并解決。2. 遇到貨物必須商檢時，乙方在接到甲方合格的申報單等單證后代理甲方申報商檢。3.乙方在接到甲方齊全的報關材料后繕制報關單并負責報關，如遇到倉單錯誤并負責解決。4. 對于甲方委托的保稅區(qū)海關報關業(yè)務，乙方在正常情況下非法檢貨物在船到后四天內予以完成清關、送貨等服務，對法檢進口設備在船到后五天內予以完成清關、送貨等服務，如有特殊情況發(fā)生，甲乙雙方應積極協(xié)調及時解決。5.乙方負責報關后辦理有關港區(qū)提貨手續(xù)，同時安排集卡到港區(qū)提箱至甲方指定地點。6.乙方負責對海關事物提供必要的詳盡咨詢服務。7.乙方原則上不負責墊付操作過程中所產生的費用，由甲方墊付FOB條款海運費。8.若貨物至乙方倉庫后應通知甲方派人到現(xiàn)場驗收并拆箱入庫（貨物的外包裝、件數(shù)等以上海外輪代理理貨公司出具的證明為準）。9.貨物經甲方驗收入庫后應有乙方負責妥善保管，不得損壞、使用，未經甲方同意，不得私自開包或開箱，在保管期內，如果貨（四）出保稅區(qū)倉庫相關服務價格1.出區(qū)征稅報關費（不含墊付關稅） 如品名超過9個加收打單費50元/張出口或手冊報關費出口港區(qū)拆關封報關2.出口集裝箱運費（外高橋港區(qū)） 550元/20 830元/403.熏蒸費四、作業(yè)確認規(guī)定1.書面確認是雙方公司具體操作人員所具有的權利，也是應盡的義務，無論哪一方提出對某項操作要求書面確認時，另一方都必須相應，否則提出方有權停止相關操作進程，直到獲得書面確認。2.新發(fā)展物流公司客戶服務部在每月7號、18號（逢雙休日或節(jié)假日往后順延）開兩次賬單到CRC Shipping部門。CRC相關部門在十天內核對完賬單后，每月月底書面通知新發(fā)展物流公司開發(fā)票，在核對過程中，CRC相關部門有權對賬單中的任何一個費用項目提出查詢，新發(fā)展物流公司必須無條件配合，如新發(fā)展物流公司無充分證據(jù)證明任何一個費用項目的正確性，CRC有權對此項目拒付，但不影響其他費用的正常確認。費用賬單一經CRC確認，新發(fā)展物流公司將不再承擔查詢賬單及其相關單據(jù)的義務。3.對于超期費的事宜，新發(fā)展物流公司必須先行向CRC進行書面確認，否則CRC有權拒付。CRC在收到新發(fā)展物流公司確認單6個工作日內必須給于明確的答復，否則新發(fā)展物流公司視為CRC自動確認。至于目前還存在一些超期費用的問題，只要是非我方原因造成的超期，客觀事實清楚的，CRC必須全部確認。4.為了在今后核對帳單中提高效率，以及單證的準確性，經征詢新發(fā)展物流公司財務部以及新發(fā)展物流公司供應商意見和可操作性，決定代收代付的費用今后一律開“新發(fā)展物流代GE”或“新發(fā)展物流代CRC”，新發(fā)展物流公司憑復印件向CRC報銷。5.關于費用超期問題，只要在整票業(yè)務操作完畢后（尤指PC粉落箱）2個月內結算，都應是合理正常。但如有意外情況逾期，則需雙方書面確認為準，憑確認單結算。6在今后具體操作過程中，凡是合同中沒有列明的費用項目，當以雙方經辦人員書面確認為準，憑確認單結算。五、費用結算程序1.乙方負責每周對已完成作業(yè)的項目按提單號開具發(fā)票，并分別列明海運進、出口或空運進、出口發(fā)票清單每周五交于甲方專人核對，每月3日前將前一月操作費用清單交甲方，額外費用（指超期費，修箱費等）另計，甲方核對后乙方開具發(fā)票。甲方保證在接到乙方發(fā)票的一個月內付清發(fā)票所列款項，付款時應傳真乙方付款憑證。2.對乙方開具操作費用如由實報實銷部分需附有關發(fā)票并注明費用標準。甲方審核時如有異議，應及時與乙方專人聯(lián)系解決，如乙方發(fā)票開具錯誤，應由乙方立即到甲方領取該發(fā)票并保證在第二天將正確發(fā)票送至甲方專人。3.對乙方應甲方要求支付的費用則按第二條的七款執(zhí)行。4.由于甲、乙雙方的一方未能執(zhí)行以上費用結算規(guī)定，責任方按發(fā)生額每月度以1%向另一方支付違約金或滯納金以示公允。六、本協(xié)議未盡事項由甲、乙雙方協(xié)商解決，如政策因素發(fā)生費用變化，雙方本著友好協(xié)作精神妥善處理。七、本協(xié)議的任何修正須經雙方書面以備忘錄形式同意方為有效，修正部分作為本協(xié)議的補充。八、附件一、二為本協(xié)議不可分割的部分。九、本協(xié)議未盡事宜，雙方友好協(xié)商解決。十、本協(xié)議自2002年7月1日起生效，一式兩分，效力相同，甲乙雙方各執(zhí)一份。本協(xié)議有效期一年，到期后甲乙雙方若無異議則本協(xié)議自動延期一年。甲方：北京華夏企業(yè)貨運 乙方：上海新發(fā)展國際 有限公司上海分公司 物流有限公司代表： 代表：日期： 日期：鏟車操作員操作手冊(2003-4-11文章級別：0 點擊：44次) 鏟車操作員操作手冊1. 目的：本操作手冊規(guī)定了鏟車操作員再生產過程中的操作規(guī)定2. 適用范圍：本操作手冊適用于鏟車操作人員3. 職責權限：鏟車操作員負責鏟車的日常保養(yǎng)及日常使用a .鏟車操作員應嚴格按本操作手冊操作，虛心接受有關方面于檢查人員指示的不規(guī)范操作，并積極整改。b.鏟車必須在鏟車規(guī)定的區(qū)域內行駛4.操作內容：4.1鏟車操作人員必須持有鏟車操作證書。4.2在操作鏟車時鏟車操作人員必須身體健康（無頭昏、眼花、情緒不穩(wěn)定等現(xiàn)象）。4.3鏟車操作人員不能酒后駕駛鏟車。4.4鏟車操作人員每天在駕駛鏟車前必須按照鏟車保養(yǎng)管理規(guī)定中的鏟車日常保養(yǎng)內容對鏟車進行保養(yǎng)和檢測。4.5鏟車操作人員駕駛鏟車時，必須遵守EHS規(guī)則規(guī)定，必須戴好安全帽，系好安全帶。4.6鏟車操作人員駕駛鏟車時速不得超過每小時5公里。3. 7鏟車操作人員必須在鏟車行駛規(guī)定區(qū)域內駕駛鏟車4. 8.a.鏟車操作人員在駕駛鏟車時隨時了解鏟車油料能源的余量.b.鏟車油料能源進入警戒線以內不得繼續(xù)駕駛鏟車，并及時添加油料能源。4.9當發(fā)現(xiàn)鏟車有異?，F(xiàn)象時馬上停止鏟車的駕駛并檢查故障和及時通知有關人員。4.10鏟車操作人員駕駛鏟車時不能載人，貨物不能超載、超高。4.11鏟車操作人員在未經倉庫主管前不得擅自將鏟車借于他人。5.流程圖：內外部溝通控制程序(2003-4-11文章級別：0 點擊：49次) 標準號：Q/CRC2-004頁 碼：第 1 頁 共 3 頁1目的：確保在內部和外部，就服務質量管理體系的過程及其有效性進行溝通。2適用范圍：適用于公司內各單位、各層次人員及外部客戶、供應商的溝通活動。3定義：無 4職責：4.1項目營運部負責與客戶及供應商溝通管理。4.2管理者代表負責公司內各單位、各層次人員溝通管理。5作業(yè)程序：5.1內部溝通5.1.1各單位之間的溝通公司各單位應建立縱向和橫向聯(lián)系，就質量管理體系有關的各種資訊進行有效的溝通，必要時，處理的結果報管理者代表。5.1.2各層次人員溝通與質量管理體系有關的各種資訊，達到相互理解、相互信任、相互支援，全員參與的效果。5.1.3溝通方式a.各種會議(包括營運會議、服務品質會議、經營會議等)b.宣傳欄、公告欄；c.業(yè)務聯(lián)系便函；d.人員教育培訓；5.1.4溝通內容a.質量管理體系運行狀況；b.質量目標、質量管理體系運行情況；c.客戶的需求和期望；d.明確崗位職責、工作內容及要求；e.全員參與持續(xù)改善并做出貢獻；f.其它。5.2外部溝通5.2.1與供應商的溝通a.通過詢價對服務質量需求、交貨期、價格各方面與供應商溝通；b.根據(jù)考核與評估的結果，與供應商進行溝通，(包括要求事項、異常事項、政策變動等)，以明確對品質的要求；c、通過服務質量檢討，與供應商謀求服務質量管理標準一致化。5.2.2與客戶溝通a.與客戶溝通，確保公司與客戶間的合同，能符合相互間的要求，使雙方的利益得到保障；b.客戶有要求或抱怨時，要及時處理，及時回復；c.定期詢問客戶對公司產品的滿意程度，作為客戶滿意度調查分析的參考；d.利用各種交流會、展銷會，向客戶、社會展現(xiàn)公司的優(yōu)勢。5.3內外部溝通資料、記錄的管理：5.3.1內外部的溝通資料、記錄必須形成“會議記錄”或文件，并分發(fā)文相關部門。5.4將溝通的結果重大問題部分反饋到管理評審的輸入。6相關文件：6.1管理評審控制程序6.2物流項目策劃管理程序 6.3對供方提供服務的控制程序6.4顧客滿意度控制程序7記錄表單：NO 記 錄 名 稱 編 號 保管部門 保存年限1 會議記錄 Q/CRC2-004-01 人事行政部 二 年質量方針目標管理程序(2003-4-11文章級別：0 點擊：156次) 標準號：Q/CRC2-003頁 碼：第 1 頁 共 3 頁1 目的本程序規(guī)定了質量方針、目標的編制、實施和檢查要求及其管理中各部門的責任和權限。目的是使本公司質量方針、目標能反映客戶的期望和需要，且能確保公司各級人員均能理解和貫徹實施。2 適用范圍本程序適用于質量方針、目標的管理。3