如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理(ppt 42頁(yè)).ppt

百合麗蓮公司內(nèi)部培訓(xùn)材料時(shí)間管理 公司簡(jiǎn)介在一個(gè)遙遠(yuǎn)的峽谷里 一顆百合花的種子落在了野草叢中 并在那里發(fā)芽生長(zhǎng) 百合花在沒有開花之前和野草是沒有什么區(qū)別的 于是其它野草都認(rèn)為它是其中的一員 只有百合花知道自己是一朵花 一朵不同于其它野草的花 所以當(dāng)百合花開出一個(gè)花蕾的時(shí)候 其它野草都嘲笑它 孤立它 認(rèn)為它是野草的異類 但依然不認(rèn)為它是一朵花 百合花總是默默地忍受著 因?yàn)樗嘈趴傆幸惶熳约簳?huì)開出一朵漂亮的百合花 終于 百合花迎來(lái)了它生命中最重要的一刻 當(dāng)它迎風(fēng)怒放在峽谷中 怒放在野草叢中的時(shí)候 它證明了自己的價(jià)值 證明了自己的意義 證明了自己的美麗 在剛剛盛開的百合花瓣中 沾滿了晶瑩的露珠 當(dāng)其它野草都以為這是早晨的水霧時(shí) 只有百合花知道 那是自己喜悅的淚水 百合麗蓮 取百合的中英文 baihe lily 諧音命名 百合麗蓮 猶如那盛開的百合 她純潔 高雅 莊嚴(yán) 她是忠貞不渝的象征 她是堅(jiān)強(qiáng) 自信 榮譽(yù)的體現(xiàn) 她將以她偉大的愛 汲取中醫(yī)中藥的精華 從健康管理 食品藥品研發(fā)角度 精心呵護(hù)女性健康 并為之盡最大的努力 因?yàn)榘俸消惿徤钪?女人如花 花如女人 為美麗女人的健康而努力是我們企業(yè)的使命 成為女性首選的最值得信任的健康產(chǎn)品公司是我們的企業(yè)愿景 芙蓉女性的好朋友 月經(jīng) 雖然是正常的生理現(xiàn)象 但中醫(yī)學(xué)認(rèn)為經(jīng)血是人體之陰血 經(jīng)血的不斷損耗 會(huì)使女性機(jī)體相對(duì)容易處于血分不足的狀態(tài) 正如 婦女之生 有余于氣 不足于血 以其數(shù)脫血也 從而使得女性機(jī)體免疫功能下降 更年期生理階段提前 進(jìn)入 陰常不足 的生理維持期 如何針對(duì)女性每月都有的特殊期 幫扶女性進(jìn)行持久 安全 有效的調(diào)理 實(shí)現(xiàn)面容靚麗 肌膚水潤(rùn) 身材窈窕 高品質(zhì)生活的追求 是一個(gè)嶄新的課題 百合麗蓮在國(guó)家級(jí)婦科名老中醫(yī)的指導(dǎo)下 以 治未病 為目的 根據(jù) 藥食同源 寓醫(yī)于食 的養(yǎng)生保健理論 選用符合衛(wèi)生部規(guī)定的 既是食品又是藥品的物品名單 中純天然綠色植物覆盆子 阿膠 桑葚 棗仁等為主要原料 取大醫(yī)驗(yàn)方精華 采用最新現(xiàn)代生產(chǎn)工藝加工而成女性食用的優(yōu)秀產(chǎn)品 芙蓉 芙蓉 扶本麗容 完美女性女人的美麗是吃出來(lái)的 扶芳哺乳是社會(huì)所提倡的一種喂養(yǎng)方式 既是人類的本能 又是母愛的體現(xiàn) 母乳對(duì)幼兒的體質(zhì)發(fā)育和抗病能力都是有很高的益處 乳汁本身是一種高營(yíng)養(yǎng)物質(zhì) 如中醫(yī)學(xué)認(rèn)為 乳乃陰血所化 生于脾胃 攝于沖任 哺乳的同時(shí) 母體本身也在流失這個(gè)高營(yíng)養(yǎng)物質(zhì) 母體每日的攝入絕對(duì)不夠補(bǔ)充她的營(yíng)養(yǎng) 反復(fù)的 較長(zhǎng)時(shí)間 如半年或以上 的供乳 就是在不斷的傷陰 如再得不到相應(yīng)的補(bǔ)充就會(huì)使母體處在一個(gè) 亞健康 狀態(tài) 雖然已經(jīng)停乳 但如何幫扶疲憊的母親的生理和機(jī)體得到補(bǔ)益 恢復(fù)原有的健康和美麗 是一個(gè)嶄新的課題 百合麗蓮在國(guó)家級(jí)婦科名老中醫(yī)的指導(dǎo)下 以 治未病 為目的 根據(jù) 藥食同源 寓醫(yī)于食 的養(yǎng)生保健理論 選用符合衛(wèi)生部規(guī)定的 既是食品又是藥品的物品名單 中純天然綠色植物百合 木瓜 酸棗仁等為主要原料 取大醫(yī)驗(yàn)方精華 采用最新現(xiàn)代生產(chǎn)工藝加工而成女性食用的優(yōu)秀產(chǎn)品 扶芳 扶芳 漂亮媽媽 重塑自信 時(shí)間管理內(nèi)容什么是時(shí)間管理為什么要進(jìn)行時(shí)間管理如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理提高工作效率的技巧時(shí)間管理背后的東西 忙瞎忙不忙 一 什么是時(shí)間管理 主教的遺言童年時(shí) 我充滿幻想 我要改變整個(gè)世界 長(zhǎng)大后 我發(fā)現(xiàn)世界不會(huì)改變 于是 放低要求 想改變我的國(guó)家 后來(lái)發(fā)現(xiàn) 國(guó)家好像也不可改變 到了老年 我決定做最后的努力 改變我的家人 然而 他們也不曾改變 現(xiàn)在 我的生活快要結(jié)束 才醒悟到 如果我先改變自己 那么可能會(huì)影響或改變我的家人 通過(guò)他們?cè)儆绊懜嗟娜?最終 說(shuō)不定我要以改變我的國(guó)家甚至整個(gè)世界 啟示 想要改變別人 改變世界 首先要改變自己 改變自己需要把握生命中的每一天 珍惜時(shí)間 利用時(shí)間 管理時(shí)間 做一些有益的事情 時(shí)間是一種資源時(shí)間供給毫無(wú)彈性時(shí)間無(wú)法儲(chǔ)存時(shí)間無(wú)法被取代時(shí)間無(wú)法再生只有時(shí)間才能明白愛是多么重要孔子 逝者如斯夫 不舍晝夜彼得杜拉克 時(shí)間是最高貴而有限的資源 1 時(shí)間及其特征 2 時(shí)間管理 時(shí)間管理 并不是指以時(shí)間為對(duì)象而進(jìn)行的管理 時(shí)間管理 是指為克服時(shí)間浪費(fèi) 有效利用時(shí)間資源 以便有效地完成既定目標(biāo)的管理活動(dòng) 時(shí)間管理的本質(zhì)應(yīng)該是面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行 管理者的自我管理 行為的管理 所謂的時(shí)間管理技巧 就是教給人如何提高效率的技巧 3 時(shí)間管理的發(fā)展階段 關(guān)注焦點(diǎn) 時(shí)間 第一代 關(guān)注現(xiàn)有時(shí)間的條理化 第二代 關(guān)注未來(lái)時(shí)間的管理 第三代 關(guān)注時(shí)間的效能 第四代 關(guān)注個(gè)人價(jià)值的實(shí)現(xiàn) 時(shí)間管理的演化過(guò)程 二 為什么要進(jìn)行時(shí)間管理 水杯 鵝卵石 沙子 水 1 時(shí)間浪費(fèi)的癥狀 辦事拖拉 主管事必躬親 不必考慮輕重緩急 追求完美主義 同樣的問(wèn)題重復(fù)出現(xiàn) 沒有充分考慮事情的復(fù)雜性 事情交代不清楚 做錯(cuò)事情 不敢拍板 等待上級(jí)指示 總是憑記憶辦事情 窮于應(yīng)付突發(fā)事件 遲到 上班聊天 經(jīng)常加班 電話干擾 會(huì)議缺乏效率 常有不速之客闖入 2 時(shí)間失控的原因 缺乏計(jì)劃問(wèn)題時(shí)間觀念問(wèn)題缺乏組織問(wèn)題用人不當(dāng)問(wèn)題缺乏控制問(wèn)題時(shí)間虛耗問(wèn)題 墨菲定律 凡是可能出錯(cuò)的都會(huì)出錯(cuò) 每次出錯(cuò)的時(shí)候 錯(cuò)誤總是出在最不可能出錯(cuò)的地方 不論您估算多少時(shí)間 計(jì)劃的完成都會(huì)超出期限 不論您估算多少開銷 計(jì)劃的花費(fèi)都會(huì)超出預(yù)算 您做任何事情之前 都必須先做一些準(zhǔn)備工作 小測(cè)驗(yàn) 一 1 我是否用書面訂下一套明確的遠(yuǎn)期 中期 與近期目標(biāo) 2 對(duì)于下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念 3 在一個(gè)工作日開始之前 我是否已編妥該工作日之工作次序 4 我是否以事實(shí)之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優(yōu)先次序的依據(jù) 5 我是否把注意力集中于目標(biāo)而非集中于程序 又是否以績(jī)效而非以活動(dòng)量作為自我考核之依據(jù) 6 我是否在于富于效率的時(shí)間內(nèi)做重要的事 7 我今天會(huì)否為達(dá)成遠(yuǎn)期 中期 或近期目標(biāo)做過(guò)某些事 8 我是否每天都保留少量的時(shí)間做計(jì)劃 并思考與我的工作有關(guān)的問(wèn)題 9 我是否善用上下班的時(shí)間 10 我是否故意減少中午的食量 以免在下午打瞌睡 小測(cè)驗(yàn) 二 11 我是否對(duì)自己的作息時(shí)間做松馳的安排 以令自己擁有時(shí)間應(yīng)付突發(fā)的危機(jī)及意外事件 12 我是否盡量將工作授權(quán)他人處理 13 我是否將具挑戰(zhàn)性的工作以及具例行性的工作都授權(quán)他人處理 14 我是否根據(jù) 權(quán)責(zé)相稱 之原則從事授權(quán) 15 我是否一意遏止部屬對(duì)他們感到困難或不耐煩的工作進(jìn)行 反授權(quán) 16 我是否有效地利用部屬之協(xié)助以令自己對(duì)時(shí)間獲致較佳之掌握 而同時(shí)避免令自己成為浪費(fèi)部屬時(shí)間的瓶頸 17 我是否采取某些步驟以防止一些無(wú)用的資料及刊物擺置在我的辦公桌上并占用我的時(shí)間 18 當(dāng)我有所選擇時(shí) 我是否嘗試以電話或親身到訪的形式去處理事情 而只有在無(wú)可避免的情況下才利用書面的形式溝通 19 除了在例外情況下 我是否嘗試在下班后把工作置之不理 20 倘若有需要加班 而且可自由選擇加班時(shí)間 我是否寧可提早上班而不延遲下班 小測(cè)驗(yàn) 三 21 我是否迫使自己迅速地作出一些微小的決策 22 我是否在獲致關(guān)鍵性資料的第一時(shí)間即從事決策之制定 23 對(duì)對(duì)循環(huán)性的危機(jī) 我是否經(jīng)常保持警覺 并采取遏止之行動(dòng) 24 我是否經(jīng)常為自己及他人定下工作的完成時(shí)限 25 最近我會(huì)否終止任何毫無(wú)益處的經(jīng)常性工作或例行性活動(dòng) 26 我是否在口袋中或手提包中 攜帶一些物件 以偶然空余時(shí)間 如在排隊(duì)時(shí) 在等候室中 在火車上 或在飛機(jī)上 取出處理 27 當(dāng)我面對(duì)許多需要解決的問(wèn)題時(shí) 我是否應(yīng)用 80 20原理 即指只掌握20 的重要問(wèn)題 而不受80 的不重要的問(wèn)題所羈絆 以對(duì)付之 28 我是否真正能夠控制自己的時(shí)間 我的行動(dòng)是否取決于自己 非取決于環(huán)境 或他人之優(yōu)先次序 29 我是否試圖對(duì)每一種文件只作一次的處理 30 我是否積極地設(shè)法避免常見的干擾 如訪客 會(huì)議 電話等 之持續(xù)妨礙我每天的工作 小測(cè)驗(yàn) 四 31 我是否嘗試面對(duì)現(xiàn)實(shí) 思考現(xiàn)在需要做的事情 而非緬懷過(guò)去之成敗或擔(dān)心未來(lái)之一切 32 我是否將時(shí)間的貨幣價(jià)值銘記于心中 33 我是否騰出一些時(shí)間為部屬提供訓(xùn)練 34 我是否盡量將電話集中在一起 在打電話之前是否先準(zhǔn)備好有關(guān)的資料 35 我是否擁有一套處置各類文件的系統(tǒng) 36 我是否有時(shí)采取 門戶封閉 政策以免工作受到他人之干擾 37 在一天工作完了時(shí)我是否自問(wèn) 那些工作無(wú)法按原定計(jì)劃進(jìn)行 無(wú)法按原定計(jì)劃進(jìn)行的原因何在 以后如何補(bǔ)救 38 在我籌備會(huì)議之前 我是否先探尋取代會(huì)議的各種可行途徑 39 開會(huì)時(shí)我是否講求技巧以增進(jìn)會(huì)議的效率與效能 40 我是否定期檢視自己的時(shí)間支配方式以確定有無(wú)重蹈以往的各種時(shí)間陷阱 管理者 誰(shuí)背上了猴子 下面有10個(gè)問(wèn)題 對(duì)每個(gè)問(wèn)題你只要回答 是 或者 不是 即可 不論你多晚才就寢 你是否經(jīng)常堅(jiān)持早起 假如你單獨(dú)用餐 你是否邊吃邊閱讀或是邊吃邊工作 你是否每天都在編排當(dāng)天的工作項(xiàng)目表 你是否覺得 無(wú)所事事 是一件難以忍受的事 你是否精神飽滿且富有競(jìng)爭(zhēng)力 你是否經(jīng)常周末或假日加班 你是否隨時(shí)隨地工作 你是否擔(dān)心退休日期的到來(lái) 你是否感到無(wú)暇享有假期 你是否真正喜愛你的工作 上面有10個(gè)問(wèn)題的答復(fù)中 假如含有八個(gè)或八個(gè)以上的 是 則表示你具有強(qiáng)烈的工作狂傾向 三 如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理 1 三種錯(cuò)誤的時(shí)間觀念 視時(shí)間為主宰 小資料 視時(shí)間為主宰的人的日常表現(xiàn)盡管很累 我每天總是在同一時(shí)間起床 盡管并不感到饑餓 到了吃飯的時(shí)間 我一定會(huì)按時(shí)就餐 我總是恪守固定的時(shí)間辦事而不愿稍作變動(dòng) 視時(shí)間為敵人 自我設(shè)定難以守成的時(shí)限 以便 打破記錄 或 刷新記錄 在任何約定時(shí)間的場(chǎng)合 因早到而感到 勝利 因遲到而感 視時(shí)間為奴隸 每天工作時(shí)間超過(guò)8小時(shí) 工作效率將會(huì)遞減 長(zhǎng)時(shí)間工作足以令人養(yǎng)成拖延的習(xí)慣 長(zhǎng)時(shí)間工作可能導(dǎo)致工作的失敗 小資料 管理者為什么會(huì)成為工作狂大部分人并不是天生的工作狂 他們之所以成為工作狂 往往是以下幾個(gè)方面的原因 具有 業(yè)精于勤而荒于嬉 的傳統(tǒng)觀念 一般都認(rèn)為 愈是勤勉的工作 成就自然愈大 缺少安全感 因?yàn)橛欠泵?就愈能令人感到安全 這與一見天黑就吹口哨或唱歌以壯膽的道理是一樣的 缺乏時(shí)間管理的技能 留出思考的時(shí)間1 潛意識(shí)里希望受到工作壓力制 2 有些管理者憑著長(zhǎng)時(shí)間工作以顯示他們的重要性 3 有些則憑著它以滿足他們的 烈士感 4 另一些因得不到休閑的樂趣而拼命工作 5 甚至有些則為逃避不愉快的家庭生活而長(zhǎng)時(shí)間投身于工作 2 正確的時(shí)間觀念 把時(shí)間看成是中性資源 有助于我們切實(shí)把握 現(xiàn)在 而不是迷失于 過(guò)去 或 未來(lái) 但這并不意味著 過(guò)去 與 未來(lái) 不重要 過(guò)去 猶如一面鏡子 它足以令我們認(rèn)清自己以免重蹈覆轍 未來(lái) 是 現(xiàn)在 努力的導(dǎo)向與終結(jié) 現(xiàn)在 才是可以采取行動(dòng)的惟一時(shí)間 2 時(shí)間管理的技巧有效的時(shí)間管理的關(guān)鍵是要抓住四個(gè)要點(diǎn) 目標(biāo) purpose 即要設(shè)立明確的目標(biāo) 順序 order 即要分清輕重緩急 計(jì)劃 plan 即要制定時(shí)間安排計(jì)劃 行動(dòng) Action 即要立即行動(dòng) PlanDoCheckAction 2 確定事情的優(yōu)先順序工作整理分清輕重緩急重要且緊迫的事情重要但不緊急的事情緊急但不重要的事情不緊急也不重要的事情 1 明確目標(biāo)明確目標(biāo)是進(jìn)行時(shí)間管理的前提和基礎(chǔ)需要樹立正確的時(shí)間觀念善于把握時(shí)機(jī)善于管理好自己的時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間就是浪費(fèi)金錢 美國(guó)的史帝芬 柯維博士 3 制定計(jì)劃表a 有效制定計(jì)劃表待辦事情計(jì)劃表一定要簡(jiǎn)單明了 只要隨便看一眼 就能明白需要做什么事情待辦的事情不能太多 待辦事情計(jì)劃表應(yīng)晝采用圖文并茂的方式 或用不同的顏色 標(biāo)出代表具有不同優(yōu)先級(jí)的事情b 適時(shí)檢查計(jì)劃表c 推進(jìn)計(jì)劃的執(zhí)行合理分配你的精力 一鼓作氣完成最重要的工作 想象計(jì)劃完成時(shí)的喜悅 時(shí)間計(jì)劃表 4 立即行動(dòng)a 克服拖延反思并克服自己浪費(fèi)時(shí)間的壞習(xí)慣把一件事情分成幾個(gè)部分來(lái)做 改變思維方式 b 一次就把事情做好c 避免時(shí)斷時(shí)續(xù)的工作方式 四 提高工作效率的技巧 時(shí)間管理原則 一 1 平等分配 任何人都沒有足夠的時(shí)間 然而每一個(gè)人又擁有自己的全部時(shí)間 這就是著名的 時(shí)間悖論 時(shí)間是一種被相等地分配給所有人的資源 2 錯(cuò)誤的感覺 管理者的時(shí)間很少花費(fèi)在他自己想要花費(fèi)的地方 這種想法捉弄了時(shí)間的所有者 使他錯(cuò)誤地認(rèn)為 他的時(shí)間正用于應(yīng)該用的地方 而不是用于實(shí)際用的地方3 時(shí)間分析之必要 每日活動(dòng)記錄至少持續(xù)1周 每15分鐘填寫寫1次 這作為有效時(shí)間分析的基礎(chǔ)是必要的 這種活動(dòng)至少每半年應(yīng)該重復(fù)1次 以免恢復(fù)低劣的時(shí)間管理方式 4 預(yù)料 事先有所準(zhǔn)備的活動(dòng)一般來(lái)說(shuō)比事后補(bǔ)救的活動(dòng)更為有效 小洞不補(bǔ) 大洞吃苦 避免發(fā)生意外的最好辦法就是預(yù)料那些可能發(fā)生的意外事件 并為這制訂應(yīng)急措施 我們假定 如果事情要出錯(cuò) 那就無(wú)法避免 墨菲第三定律 5 計(jì)劃 絕大多數(shù)難題都是由未經(jīng)認(rèn)真思考慮的行動(dòng)引起的 在制訂有效的計(jì)劃中每花費(fèi)1小時(shí) 在實(shí)施計(jì)劃中就可能節(jié)省3 4小時(shí) 并會(huì)得到更好的結(jié)果 如果你沒有認(rèn)真作計(jì)劃 那么實(shí)際上你正計(jì)劃著失敗 6 每日計(jì)劃 每日計(jì)劃對(duì)于有效地利用個(gè)人的時(shí)間是必不可少的 它應(yīng)該于前一天下午或當(dāng)天開始時(shí)制訂出來(lái) 并與近期的目標(biāo)和活動(dòng)相一致 7 目標(biāo) 較有效的結(jié)果一般是通過(guò)對(duì)既定目標(biāo)的刻意追求來(lái)達(dá)到的 而不是依靠機(jī)會(huì) 目標(biāo)管理的基本概念就來(lái)源于這個(gè)已被證實(shí)的原則 8 優(yōu)先次序 應(yīng)該按照優(yōu)先次序?qū)Ω黜?xiàng)任務(wù)進(jìn)行時(shí)間預(yù)算或分配 不同的是很多管理人員花費(fèi)時(shí)間的數(shù)量往往與他們?nèi)蝿?wù)的重要性成反例 帕金森第二定律 參看帕萊托原則 第10條 9 最后時(shí)限 給自己規(guī)定最后時(shí)限并實(shí)行自我約束 持之以恒就能幫助管理人員克服優(yōu)柔寡斷 猶豫不決和拖延的弊病 10 集中 在人們有組織的努力中 少數(shù)關(guān)健性的努力 大約20 通常能夠產(chǎn)生絕大部分結(jié)果 大約80 這條原則也稱為帕萊托原則 即20 80定律 有效的管理人員總是把他們的努力集中在能夠產(chǎn)生重大結(jié)果的那些 關(guān)鍵性的少數(shù)活動(dòng)上 參看第31條 時(shí)間管理原則 二 11 效能與效率 假如執(zhí)行的是錯(cuò)誤的任務(wù) 或者把任務(wù)放在錯(cuò)誤的時(shí)間執(zhí)行 以及毫無(wú)目的行動(dòng) 無(wú)論效率怎樣高 最終都將導(dǎo)致無(wú)效的結(jié)果 效率可以理解為正確地做工作 效能可以理解為正確地做正確的工作 所謂有效的活動(dòng) 就是指用最少的資源 包括時(shí)間 來(lái)得到最大的效果 12 活動(dòng)與效果 管理人員往往忽視目標(biāo) 或者忘記預(yù)期的效果 而把精力全部集中在活動(dòng)上 終日忙忙碌碌漸漸成為他們的目標(biāo) 這些管理人員趨向于活動(dòng)型而不是效果型 他們不是去支配工作 而是往往被工作所左右 他們把動(dòng)機(jī)誤作成就 把活動(dòng)誤作效果 13 最佳效果 用最小的努力獲得最大的收益 這就是最佳效果 14 不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算 管理人員往往對(duì)完成任務(wù)所需要的時(shí)間抱樂觀態(tài)度 他們也往往希望別人能夠比實(shí)際可能的要更快一點(diǎn)完成任務(wù) 所以有了墨菲的第二定律 每件事情做起來(lái)都比原來(lái)想象的要多花費(fèi)時(shí)間 可見 管理人員易于自己接受和期望別人做出不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算 15 實(shí)現(xiàn)的可能性 預(yù)期事件出現(xiàn)的可能性直接伴隨實(shí)現(xiàn)它的有計(jì)劃的努力而增加 16 緊急任務(wù)專制 管理人員常常處于緊急任務(wù)與重要任務(wù)互相擠的狀態(tài)中 緊急任務(wù)要求立即行 就使他們沒有時(shí)間去考慮重要任務(wù) 管理人員就是這樣不知不覺地被緊急任務(wù)所左右 并承受著時(shí)間的無(wú)休無(wú)止的重壓 這使他們急視了擱置重要任務(wù)所帶來(lái)的更為嚴(yán)重的長(zhǎng)期的后果 17 危機(jī)管理 反應(yīng)過(guò)度 管理人員往往低估問(wèn)題 不善預(yù)料問(wèn)題的復(fù)雜性 或是遇到所有問(wèn)題都反應(yīng)過(guò)度 仿佛碰到危機(jī) 這種危機(jī)管理和消防式工作的傾向往往造成過(guò)分憂慮 削弱判斷力 導(dǎo)致倉(cāng)促?zèng)Q策和浪費(fèi)時(shí)間與精力 18 選擇忽略 有限反應(yīng) 對(duì)各種問(wèn)題和需求的反應(yīng)要切合實(shí)際 并要受制于情況的需要 有些問(wèn)題如果你置之不理 它們消失了 通過(guò)有選擇地忽略那些可以自行解決的問(wèn)題 大量的時(shí)間和精力就可以保存起來(lái) 用于更有用的工作 也稱作 有意忽加重原則 19 機(jī)動(dòng)性 安排個(gè)人時(shí)間的程度上應(yīng)有機(jī)動(dòng)性 以便于應(yīng)付個(gè)人無(wú)法控制的力量 總之 時(shí)間安排不要過(guò)滿 也不要過(guò)松 20 問(wèn)題分析 不區(qū)分問(wèn)題的原因和現(xiàn)象 結(jié)果必然丟失實(shí)質(zhì)性問(wèn)題 而把精力和時(shí)間耗費(fèi)在表面的問(wèn)題上 時(shí)間管理原則 三 21 選擇余地 在任何特定的情況下 都應(yīng)當(dāng)能夠提供一些可供選擇的可行性解決辦法 否則 就會(huì)減少選擇最有效行動(dòng)方向的可能性 22 猶豫不決 在需要做出決策的時(shí)候 很多管理人員毫無(wú)理由地躊躇不決 猶預(yù)不定 或拒絕做出決策 猶預(yù)不決也應(yīng)該被視為一種決策 下決心不解決問(wèn)題 23 拖延 應(yīng)該馬上做出的決策延期去做 應(yīng)該付諸的行動(dòng)一再推遲 久而久之 就養(yǎng)成了拖延的習(xí)慣 使你失去時(shí)間 錯(cuò)過(guò)機(jī)會(huì) 增加最后時(shí)限的壓力和產(chǎn)生各種危機(jī) 24 完整的下屬工作 管理人員授權(quán)時(shí)應(yīng)該把完成一項(xiàng) 完整任務(wù) 所要求的責(zé)任和權(quán)力同時(shí)授出 這樣做既節(jié)省了時(shí)間 得以使自己去做更為得要的工作 否則就得親自完成這些任務(wù) 也使自己身國(guó)的工作者更樂意接受分配的工作 并提高了整個(gè)組織的效能 25 授權(quán) 決策層次 應(yīng)該把決策權(quán)授予能夠做出準(zhǔn)確判斷和便于獲取有關(guān)事實(shí)的盡可能低的層次 26 上交問(wèn)題 管理人員往往喜歡下屬依賴他們解決問(wèn)題 這樣不知不覺地助長(zhǎng)了下屬上交問(wèn)題 這樣不知不覺地助長(zhǎng)了下屬上交問(wèn)題 顛倒了 的傾向 他們這樣做的原因可能是無(wú)意識(shí)地訓(xùn)導(dǎo)下屬 不經(jīng)過(guò)我的同意 什么也不要做 的結(jié)果 27 例行公事 瑣碎事務(wù) 所有對(duì)目標(biāo)沒有多少價(jià)值的例行公事都應(yīng)該給予合并 取消 授權(quán)或減少到盡可能低的程度 管理人員應(yīng)該使自己擺脫不必要的瑣事 并有選擇地忽略不必要的材料 參見第30條例外管理 28 合并 在安排工作時(shí)間時(shí) 應(yīng)當(dāng)把類似的工作集中起來(lái) 以便消除重復(fù)的活動(dòng) 并盡力減少打擾 諸如來(lái)往電話之類 這樣做將能經(jīng)濟(jì)地利用各種資源 包括個(gè)人的時(shí)間和精力 29 反饋 對(duì)通向目標(biāo)的實(shí)施情況進(jìn)行定期反饋 是保證計(jì)劃順利進(jìn)展的前提 進(jìn)度報(bào)告應(yīng)該明胡指出各種問(wèn)題 即在執(zhí)行計(jì)劃過(guò)程中產(chǎn)生的實(shí)際偏差 以便及時(shí)進(jìn)行糾正 30 例外管理 只有在執(zhí)行計(jì)劃的實(shí)際結(jié)果中出現(xiàn)的得大偏差 才應(yīng)該向主管人員匯報(bào) 使他能夠留時(shí)間和能力 與 例外管理 概念有關(guān)系的是除基本事實(shí)以外一概拒絕插手的 無(wú)需了解 概念 時(shí)間管理原則 四 31 中斷控制 無(wú)論從事任何活動(dòng) 都應(yīng)該預(yù)先設(shè)法把各種打擾的次數(shù) 影響和持續(xù)時(shí)間減少到最低限度 32 計(jì)劃躲避 管理人員必須設(shè)法安排一些沒有打擾的 集中在一起的工作時(shí)間 閉門謝客 秘書對(duì)電話和不期的來(lái)訪者的阻擋 以及一個(gè)隱蔽的工作地點(diǎn) 是獲得這段寶貴時(shí)間的3個(gè)最有效的方法 那種認(rèn)為管理人員應(yīng)當(dāng) 易于接近 的錯(cuò)誤觀點(diǎn) 已經(jīng)使許多人養(yǎng)成了 始終開門辦公 的陋習(xí) 他們敞開辦公室的大門 仿佛在不斷邀請(qǐng)過(guò)路者和走廊漫游者順便前來(lái)拜訪33 可見性 你打算做的那些事情具有要見性 就提高了達(dá)到你的目標(biāo)的可靠性 你不可能去做你記不憑住的事 這條可見性控制原則存在于許多時(shí)間管理方法中 如經(jīng)濟(jì)性實(shí)驗(yàn)室的計(jì)劃表 工作日計(jì)時(shí)袋和辦公桌上的日程表 以及工程控制圖等 34 時(shí)晰 簡(jiǎn)單 明了 清晰的語(yǔ)言是正確理解和節(jié)省時(shí)間的保證 35 簡(jiǎn)潔 文字和情節(jié)的簡(jiǎn)潔能夠節(jié)省時(shí)間 同時(shí)促進(jìn)理解 36 習(xí)慣 管理人員往往成為自己各種習(xí)慣方式的受害者 他們易于沿襲自己所管理的那些組織中的老的習(xí)慣作法 要打破這些根深蒂固的舊習(xí)慣是非常困難的 需要不斷地進(jìn)行自我約束的訓(xùn)練 37 工作膨脹 帕金森定律 工作易于擴(kuò)張 以充分利用所有可以利用的時(shí)間 38 實(shí)施和連續(xù) 實(shí)施時(shí)間計(jì)劃 使之連續(xù)不斷 是每天進(jìn)行有效時(shí)間管理的必要的基礎(chǔ) 39 接受 管理人員應(yīng)該有勇氣去改變那些能夠被改變的事物 甘心情愿去按受那些無(wú)法改變的事物 尋求智慧去認(rèn)識(shí)那些不同的事物 40 管理上的需要 時(shí)間是所有管理資源中最重要的資源 既無(wú)法替換也無(wú)法補(bǔ)救 正象本 富蘭克林所指出的 你的時(shí)間用完了 你的使命也就到頭了 有效地能力就無(wú)法從事任何管理 時(shí)間管理的十大關(guān)鍵 設(shè)立明確的目標(biāo) 目標(biāo)切割 20 80定律 每天至少要有半小時(shí)到1小時(shí)的 不被干擾 時(shí)間 要和你的價(jià)值觀相吻合每一分鐘每一秒做最有效率的事情 充分地授權(quán) 同一類的事情最好一次把它做完 做好 時(shí)間日志 一定要跟頂尖人士學(xué)習(xí) 2 8定律的具體應(yīng)用 一 低價(jià)值時(shí)間浪費(fèi)有以下情況 1 別人希望你做的事 事例 老板讓你代替他去參加一個(gè)會(huì)議 在這個(gè)會(huì)議上你既不用發(fā)言 也不會(huì)獲得有用的信息 甚至不能結(jié)識(shí)一些對(duì)你有所幫助的人 2 千篇一律 例行公事的事 事例 復(fù)印開會(huì)所需文件 再分發(fā)給所有部門 2 8定律的具體應(yīng)用 二 3 你不擅長(zhǎng)的事 事例 本月員工的工資收入有些變動(dòng) 許多人拿著工資單來(lái)找會(huì)計(jì)要求解釋 4 枯燥乏味的事 事例 遭遇冗長(zhǎng)無(wú)聊 東拉西扯的會(huì)議 5 別人也不感興趣的事 事例 上司希望