國(guó)土資源數(shù)字檔案管理規(guī)范-電子文件歸檔與管理規(guī)范.doc

國(guó)土資源部信息中心國(guó)土資源管理數(shù)字檔案管理省級(jí)工作規(guī)范(Digital Archives of Land and Resources Management at the Provincial Level Specification)27 / 27前 言為規(guī)范國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的歸檔、接收、保管及利用工作，推動(dòng)國(guó)土資源管理數(shù)字檔案規(guī)范化管理，制定本規(guī)范，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）已明確規(guī)定的文書(shū)類電子檔案不再列入本規(guī)范范疇，測(cè)繪、海洋管理數(shù)字檔案規(guī)范另行規(guī)定。本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)土資源部提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：略。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：略。本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)土資源部負(fù)責(zé)解釋。1 范圍本規(guī)范規(guī)定了國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的歸檔、整理、保管及利用的一般方法。本規(guī)范適用于全國(guó)各級(jí)國(guó)土資源行政主管部門在土地管理、地質(zhì)礦產(chǎn)資源調(diào)查、評(píng)價(jià)、管理與綜合業(yè)務(wù)管理過(guò)程中所形成的國(guó)土資源數(shù)字檔案的管理與技術(shù)要求。其他國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的管理可參照本規(guī)范。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 GB/T18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T3792.1-1983 文獻(xiàn)著錄總則GB/T7156-1987 文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼GB/T15418-1994檔案分類標(biāo)引規(guī)則GB/T3860-1995 文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則GB/T 7408 1994 數(shù)據(jù)元和交換格式 信息交換 日期和時(shí)間表示法（ eqvISO 8601 ： 1988 ） DA/T1-1992 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T 18 檔案著錄規(guī)則DA/T1595 磁性檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T19-1999 檔案主題標(biāo)引規(guī)則DZ/T 04312005 礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范GB/T 11822-89 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T20988-2007 信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室 重要信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)指南3 術(shù)語(yǔ)和定義3.1 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案 figure file of land and resources本規(guī)范所指的國(guó)土資源管理數(shù)字檔案是在國(guó)土資源調(diào)查、評(píng)價(jià)與管理工作中形成的歸檔電子文件及相關(guān)的元數(shù)據(jù)。以下簡(jiǎn)稱數(shù)字檔案。3.2 歸檔電子文件 Archival electronic records指經(jīng)鑒定的具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。3.3 電子文件 Electronic records指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.4 元數(shù)據(jù)Archival electronic records Electronic Records Metadata指描述組成國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的歸檔電子文件的歸檔電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)信息及整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。3.5 邏輯歸檔 Logical filing 指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件(3.3)的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。3.6 物理歸檔 Physical filing 指把電子文件(3.3)數(shù)字檔案集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。3.7 真實(shí)性 Authenticity 指對(duì)國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息元數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定后，與形成時(shí)的原始狀況一致。3.8 完整性 Integrity 指國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。 有效性 Utility 指國(guó)土資源管理數(shù)字檔案應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。3.9 遷移 Migration 指將源系統(tǒng)中的國(guó)土資源管理數(shù)字檔案向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。4 總則4.1 各級(jí)國(guó)土資源行政主管部門應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，采取相應(yīng)技術(shù)措施，確保國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。4.2 各級(jí)國(guó)土資源行政主管部門應(yīng)明確規(guī)定國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的各項(xiàng)管理要求，保證國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的質(zhì)量。4.3 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持相互之間的一致。4.4 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案的管理應(yīng)符合國(guó)家的安全保密規(guī)定，確保保存數(shù)字檔案的實(shí)體與信息的安全。4.5 各級(jí)國(guó)土資源行政主管部門在管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，任何人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔。4.6 上級(jí)國(guó)土資源行政主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)所屬單位國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。5 元數(shù)據(jù)6 元數(shù)據(jù)文件名采用“歸檔電子文件名”+“元數(shù)據(jù).MDB”方式命名；7 元數(shù)據(jù)內(nèi)容8 5.2.1背景、結(jié)構(gòu)信息9 歸檔電子文件歸檔的生成日期、軟、硬件技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式。5.2.2 管理過(guò)程信息10 5.2.2.1 歸檔電子文件處理過(guò)程中相互銜接的各類責(zé)任者(如收件人、經(jīng)辦人、審核者、簽發(fā)者等)以及辦理結(jié)果。5.2.2.2 歸檔電子文件處理過(guò)程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。5.2.2.3 歸檔電子文件傳遞、交接過(guò)程中的其他標(biāo)識(shí)。11 元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)12 5.3.1 背景、結(jié)構(gòu)信息表（BJJGB）表1 國(guó)土資源數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)（背景、結(jié)構(gòu)信息）表 序號(hào)字段名稱字段代碼字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)1形成部門XCBMChar402完成日期WCRQDate83通訊地址TXDZChar404電話DHChar205聯(lián)系人LXRChar206硬件環(huán)境YJHJChar1007操作系統(tǒng)CZXTChar208操作系統(tǒng)版本CZXTBBChar129數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)SJKXTChar2010數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)版本SJKXTBBChar1211相關(guān)軟件XGRJChar2012相關(guān)軟件版本XGRJBBChar1213字節(jié)數(shù)ZJSInt120注1：硬件環(huán)境指主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等。13 5.3.2 管理過(guò)程信息表（GLGCB）表2 國(guó)土資源數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)（管理過(guò)程信息）表 序號(hào)字段名稱字段代碼字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)1崗位序號(hào)JDHInt202崗位名稱JDMCChar203責(zé)任人ZRRChar204接收日期JSRQDate85辦理結(jié)果BLJGChar206結(jié)束日期JSRQDate87憑證信息PZXXBlob8其他標(biāo)志QTBZBlob14 歸檔6.1 歸檔范圍6.1.2.1 反映土地管理、地質(zhì)礦產(chǎn)資源調(diào)查、評(píng)價(jià)與管理的職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)管理和歷史研究具有利用價(jià)值的歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)。6.1.2.2 土地管理、礦產(chǎn)資源管理工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)。6.1.2.3 其他對(duì)土地管理、地質(zhì)礦產(chǎn)資源調(diào)查、評(píng)價(jià)與管理工作具有查考價(jià)值的歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)。556.21 歸檔要求56.21.1 各級(jí)國(guó)土資源行政主管部門在管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的歸檔國(guó)土資源管理電子文件，應(yīng)由各級(jí)電子文件形成的主辦部門根據(jù)本規(guī)范整理內(nèi)容進(jìn)行預(yù)整理應(yīng)及時(shí)歸檔，及時(shí)填寫(xiě)國(guó)土資源數(shù)字檔案管理登記表（附錄A中的表1、表2、表3），并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)后，并移交給相應(yīng)由本單位檔案部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理。6.2.2 任何人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。5.1.2 各級(jí)國(guó)土資源行政主管部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)范要求，結(jié)合本單位的具體情況，制定電子文件的歸檔范圍。所歸檔的電子文件應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件及其相關(guān)的元數(shù)據(jù)。所有相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等均應(yīng)一同歸檔。5.1.3 各級(jí)國(guó)土資源行政主管部門應(yīng)當(dāng)制定電子文件的保管期限表及其相關(guān)規(guī)范。電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與其內(nèi)容信息的保管期限一致。5.1.4 文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交。移交雙方填寫(xiě)并辦理好相關(guān)歸檔手續(xù)。 5.1.5 3歸檔可采用邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。33333根據(jù)按GBT 188942002的 7.5.2.2的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的數(shù)字檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；確需以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時(shí)歸檔。6.2.33 根據(jù)按GBT 188942002的7.5.2.3的規(guī)定， 本管理規(guī)范推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的載體。5.2.35 按GBT 188942002的7.5.2.4的規(guī)定，存儲(chǔ)數(shù)字檔案的載體上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的數(shù)字檔案的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。33采用物理歸檔方式，其基本要求是： （一）檔案部門應(yīng)與文件形成部門或信息管理部門一起制定電子文件物理歸檔方案；（二）文件形成部門或信息管理部門應(yīng)根據(jù)方案，在電子文件產(chǎn)生時(shí)標(biāo)注相應(yīng)的歸檔標(biāo)記；（三）應(yīng)隨時(shí)記錄辦理過(guò)程中的情況；（四）辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔。5.1.6 加密電子文件必須解密后歸檔；確需以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時(shí)歸檔。5.1.7 電子文件形成部門或信息管理部門應(yīng)及時(shí)清理歸檔后網(wǎng)上復(fù)制件，并將存有歸檔前的電子文件載體保存一年。5.1.8 歸檔檢測(cè)合格的電子文件應(yīng)及時(shí)將其歸檔的電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及管理過(guò)程信息采用相應(yīng)的技術(shù)手段固化保存。5.2 6.3 保管期限5.3.1 國(guó)土資源各類數(shù)字檔案中的定元數(shù)據(jù)保管期限應(yīng)當(dāng)與其內(nèi)容信息的保管期限一致。6.3.2 數(shù)字檔案的保管期限應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案保管期限一致。6.4 歸檔格式（建議加開(kāi)放的其它格式）6.4.1 對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，同時(shí)將源文件與相關(guān)軟件一并收集。文字型電子文件以pdf、wps、doc為通用格式。6.4.2 對(duì)用計(jì)算機(jī)繪圖、掃描儀等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)，除了pdf、tif、jpg為通用格式以外圖形與掃描電子文件應(yīng)。同時(shí)將源文件與相關(guān)軟件一并收集。圖形與掃描電子文件以pdf為通用格式。6.4.3 矢量圖形電子文件收集時(shí)，同時(shí)將源文件與相關(guān)軟件一并收集。以MapGIS、SuperMap、ArcGIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件格式為通用格式。6.4.4 對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。5.4.5 對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。5.3 歸檔時(shí)間5.3.1 電子文件一般應(yīng)在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期歸檔。邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。定期歸檔自文件辦結(jié)之日起不超過(guò)一年。5.3.2 階段性管理業(yè)務(wù)所形成的電子文件，待每個(gè)階段工作結(jié)束后一次性歸檔保存管理。5.3.3 連續(xù)性管理業(yè)務(wù)所形成的電子文件，一般在自辦結(jié)后第二年6月前脫機(jī)歸檔一次。56.54 歸檔登記56.54.1 紙介歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記造冊(cè)，建立臺(tái)賬，做到賬物相符。5.4.2 歸檔后每份電子文件均應(yīng)在國(guó)土資源管理數(shù)字檔案登記表中登記（附錄一中的表一和表二）。5.4.3 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表登記表應(yīng)與國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案同時(shí)保存，保管期限一致。56.54.24 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表應(yīng)如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存，保管期限一致；永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等復(fù)制件并與相應(yīng)的電子文件復(fù)制一起保存。56.65 歸檔檢測(cè)5.5.1 歸檔前，形成部門應(yīng)對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫(xiě)歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表（補(bǔ)），并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)。56.65.2 1 歸檔時(shí)，檔案部門應(yīng)組織對(duì)歸檔電子文件的技術(shù)檢測(cè)工作。檔案機(jī)構(gòu)不應(yīng)接收含有問(wèn)題或隱患的電子文件。56.65.3 2 歸檔技術(shù)檢測(cè)工作內(nèi)容包括：5.6.2.1 （一）檢查電子文件在軟硬件環(huán)境下的可讀性；5.6.2.2 （二）檢查電子文件內(nèi)容信息與其背景信息、結(jié)構(gòu)信息及其管理過(guò)程信息元數(shù)據(jù)是否完整；5.6.2.3 （三）檢查電子文件歸檔保存格式是否規(guī)范；5.6.2.4 （四）檢查電子文件及其存儲(chǔ)介質(zhì)有無(wú)受到計(jì)算機(jī)病毒感染等。56.65.43 歸檔電子文件形成部門和檔案部門均應(yīng)認(rèn)真、如實(shí)填寫(xiě)國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表（附錄A中表2）歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表，一并歸檔保存。5.6.4 歸檔檢測(cè)合格的歸檔電子文件內(nèi)容以及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)采用相應(yīng)的技術(shù)手段固化保存。7 整理67.1 分類編號(hào)67.1.1 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案分類應(yīng)遵循國(guó)土資源業(yè)務(wù)管理文件的形成規(guī)律，結(jié)合數(shù)字檔案管理的特點(diǎn)和要求，制定國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案分類編號(hào)辦法。67.1.2 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案按照年度-問(wèn)題-保管期限的分類方法進(jìn)行分類。問(wèn)題分類按業(yè)務(wù)分為三大類、十一亞類、26個(gè)小類（詳見(jiàn)附錄B）。（見(jiàn)附錄二）。數(shù)字檔案分類字符代碼編碼原則：7.1.2.1 大類編碼采用一個(gè)字符，亞類編碼采用三個(gè)字符，小類編碼采用五個(gè)字符。7.1.2.2 大類分類主要詞中的關(guān)鍵字的拼音首位為本大類編碼，同時(shí)作為本大類的特征符號(hào)。7.1.2.3 亞類字符編碼采用主要詞中的兩個(gè)拼音首位作為本亞類特征字符代碼。即本亞類字符代碼為大類編碼+本亞類特征字符代碼。7.1.2.4 小類字符編碼采用主要詞中的兩個(gè)拼音首位作為本小類特征字符代碼。即本小類字符代碼為大類編碼+本亞類特征字符代碼+本小類特征字符代碼。6.1.2.5 若再分細(xì)類編碼可按照以上原則范圍類推。6.1.3 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案編號(hào)按照制定的國(guó)土資源管理數(shù)字檔案分類編號(hào)辦法執(zhí)行。67.1.43 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案應(yīng)當(dāng)按照分類、編號(hào)規(guī)范要求，逐件建立相應(yīng)檔號(hào)。67.2 整理編目67.2.1 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案的整理、編目、排列應(yīng)當(dāng)反映國(guó)土資源管理文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于數(shù)字檔案的保管和利用。6.2.2 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的整理以件為單位數(shù)據(jù)進(jìn)行、按照、礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范DZ/T 0431-2005、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T 11822-89執(zhí)行，力求符合整理質(zhì)量規(guī)范要求。67.2.23 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案應(yīng)按照檔案著錄規(guī)則（DA/T 18）有關(guān)規(guī)范要求的項(xiàng)目進(jìn)行著錄，建立規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)。6.2.4 所形成的檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)組織建立與國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案相鏈接并且一一對(duì)應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。67.2.53 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案卷內(nèi)文件材料按分類要求歸類排列組織。每個(gè)類別內(nèi)的文件材料，按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度順序排列。除DZ/T 04312005、GB/T 11822-89已經(jīng)規(guī)范規(guī)定礦業(yè)權(quán)、科技檔案順序排列外，一般遵循以下排列原則： 7.2.35.1 6.2.5.1 結(jié)論性文件在前，其它材料在后；7.2.35.2 6.2.5.2 上級(jí)文件在前，下級(jí)文件在后；7.2.35.3 6.2.5.3 案卷內(nèi)文件材料排列應(yīng)文字在前,圖形在后。8 保管78.1 庫(kù)房防護(hù)78.1.1應(yīng)按照國(guó)家檔案局磁性檔案管理與保護(hù)規(guī)范要求（DA/T1595），采用必要的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)措施，確保庫(kù)房達(dá)到防護(hù)要求。78.1.2 庫(kù)房環(huán)境溫度控制在1720攝氏度，相對(duì)濕度控制在3540。78.1.3 庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體相隔離。78.1.4 庫(kù)房應(yīng)采取防火、防潮、防震、防盜、防光、防塵、防磁、防有害氣體等防護(hù)措施。78.2載體管理 載體保護(hù)78.2.1 存儲(chǔ)載體應(yīng)存放在專用檔案裝具中，單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。78.2.2 存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。7.2.3 推薦采用的存儲(chǔ)載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為國(guó)土資源管理數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的載體。7.3 載體管理7.3.1 存儲(chǔ)國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。7.3.2 涉密國(guó)土資源管理數(shù)字檔案應(yīng)按要求單獨(dú)存儲(chǔ)在可靠的載體上，并做好相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。8.2.3 重要的檔案應(yīng)根據(jù)國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室頒發(fā)的信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范（GB/T20988-2007）要求進(jìn)行備份。8.2.4 檔案部門應(yīng)每年組織一次檢查，對(duì)保存滿三年的數(shù)字檔案的讀取格式及其相應(yīng)處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記，填寫(xiě)國(guó)土資源數(shù)字檔案庫(kù)存情況檢查登記表（附錄A中表4），如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)遷移。78.34 遷移備份78.34.1 檔案部門應(yīng)具備電子文件存儲(chǔ)、遷移、備份等設(shè)施和保管條件，采取科學(xué)、有效的管理措施和技術(shù)手段，維護(hù)電子文件的實(shí)體安全與信息安全數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。7.4.2 歸檔保存的國(guó)土資源管理數(shù)字檔案均應(yīng)及時(shí)脫機(jī)完整備份至少一式兩份，一份作為檔案保存，一份提供利用。重要的檔案應(yīng)根據(jù)國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室頒發(fā)的重要信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)指南（）要求進(jìn)行備份，異庫(kù)異地保管。7.4.3 檔案部門應(yīng)每年組織一次檢查，對(duì)保存滿三年的國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的讀取格式及其相應(yīng)處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記，填寫(xiě)國(guó)土資源管理數(shù)字檔案庫(kù)存情況檢查登記表（補(bǔ)），如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)遷移。78.3.24.5 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案遷移操作必須在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下，制定嚴(yán)密的遷移操作計(jì)劃，填寫(xiě)國(guó)土資源管理數(shù)字檔案國(guó)土資源數(shù)字檔案遷移登記表（附錄A中表5）。78.34.63 由于技術(shù)與設(shè)備原因，必須更新復(fù)制的國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案，在更新復(fù)制和補(bǔ)救新版后，原舊版或有問(wèn)題的載體仍需保存3年。更新復(fù)制時(shí)，所有系統(tǒng)、載體介質(zhì)上的相對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)必須同步更新，并做好更新記錄。8.45 鑒定銷毀8.45.1按GBT 188942002的9.8.1的規(guī)定，數(shù)字檔案的鑒定銷毀應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后買施。8.45.2屬于保密范圍的數(shù)字檔案，如信息儲(chǔ)存在不可擦除載體上，應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的方法連同儲(chǔ)存載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。48.45.3銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，指定銷毀人，并確認(rèn)信息徹底銷毀。9 利用89.1 檔案利用服務(wù)89.1.1 檔案部門應(yīng)當(dāng)建立快捷、高效、準(zhǔn)確服務(wù)的數(shù)字檔案利用網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)展數(shù)字檔案利用工作。檔案人員應(yīng)會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案的權(quán)限。89.1.2 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案的提供利用范圍一般僅限于其內(nèi)容信息的開(kāi)放利用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。89.1.3 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案的利用應(yīng)注意以下事項(xiàng)：9.1.3.1 8.1.3.1 數(shù)字檔案的封存保管載體不得外借使用。8.1.3.2 利用時(shí)應(yīng)使用復(fù)制件。9.1.3.2 8.1.3.3 應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。對(duì)利用具有保密要求的國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案時(shí)，必須符合國(guó)家或有關(guān)部門的保密規(guī)定。9.1.3.3 8.1.3.4 查閱或復(fù)制應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍之內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制。89.2 檔案開(kāi)放89.2.1檔案部門應(yīng)當(dāng)按照檔案開(kāi)放要求和政府信息公開(kāi)原則，定期開(kāi)展國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案開(kāi)放鑒定與解密劃控工作。89.2.2檔案部門應(yīng)當(dāng)整合數(shù)據(jù)資源，建立開(kāi)放國(guó)土資源管理數(shù)字檔案數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，定期開(kāi)展信息開(kāi)放服務(wù)。8.3 鑒定銷毀8.3.1 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的鑒定銷毀應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。8.3.2 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的鑒定銷毀必須在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。8.3.3 銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，指定銷毀人，并確認(rèn)信息徹底銷毀。8.3.4 屬于保密范圍的數(shù)字檔案，如信息儲(chǔ)存在不可擦除載體上，應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的方法連同儲(chǔ)存載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。附錄件1A：表1 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表（首頁(yè)）文件特征形成部門完成日期載體類型口光盤(pán) 口磁盤(pán) 口磁帶載體編號(hào)通訊地址電 話聯(lián)系人設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等）軟件環(huán)境（型號(hào)、版本等）操作系統(tǒng)口windows 口98 口2000口XP 口Vista；口linux ；口MAC ；口其他： 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)口Assess 口Sbase 口SQL Server 口Oracle口其他： 相關(guān)軟件（文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等）文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)物理邏輯記錄類型定長(zhǎng)可變長(zhǎng)其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形音頻、視頻文件格式口PDF 口MPEG 口AVI口其他： 文件載體型號(hào)：數(shù)量：備份數(shù)：一件一盤(pán) 多件一盤(pán)一件多盤(pán) 多件多盤(pán)文件接收送交部門通訊地址電 話聯(lián)系人送交人（簽名）接收部門年 月 日通訊地址電 話聯(lián)系人接收人（簽名）年 月 日表2 國(guó)土資源數(shù)字檔案（第二頁(yè)）檢驗(yàn)項(xiàng)目單位名稱移交單位：接收單位：歸檔電子文件設(shè)備情況登記設(shè)備兼容性檢驗(yàn)磁性載體轉(zhuǎn)存登記真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟家說(shuō)明登記表、軟件、說(shuō)明資料檢索填表人（簽名）年 月 日年 月 日審核人（簽名）年 月 日年 月 日單位（印章）年 月 日年 月 日表23 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表（續(xù)頁(yè)） 第 頁(yè)文件編號(hào)題 名形成時(shí)間文件稿本代碼載體編號(hào)保管期限備注表3 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案移交、接收檢驗(yàn)登記表檢驗(yàn)項(xiàng)目單位名稱移交單位：接收單位：載體外觀檢驗(yàn)病毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟家說(shuō)明登記表、軟件、說(shuō)明資料檢索填表人（簽名）年 月 日年 月 日審核人（簽名）年 月 日年 月 日單位（印章）年 月 日年 月 日表4國(guó)土資源數(shù)字檔案庫(kù)存情況檢查登記表（接續(xù)頁(yè)） 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案管理登記表存儲(chǔ)歸檔電子文件數(shù)字檔案設(shè)備情況登記新設(shè)備兼容性檢驗(yàn)磁性載體轉(zhuǎn)存登記填表人（簽名）日期備注新設(shè)備兼容性檢驗(yàn)磁性載體轉(zhuǎn)存登記填表人（簽名） 年 月 日 填表人（簽名） 年 月 日 填表人（簽名） 年 月 日 表5 國(guó)土資源管理數(shù)字檔案國(guó)土資源數(shù)字檔案遷移登記表源系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲(chǔ)載體：目標(biāo)系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲(chǔ)載體：被移歸電子文件情況記錄數(shù)： 字節(jié)數(shù)：遷移時(shí)間： 操作者：填表人（簽名） 年 月 日 填表人（簽名） 年 月 日 填表人（簽名） 年 月 日 附錄件2B：國(guó)土資源管理數(shù)字檔案國(guó)土資源數(shù)字檔案分類代碼國(guó)土資源管理數(shù)字檔案國(guó)土資源數(shù)字檔案屬于專業(yè)檔案，它必須具有一般的檔