員工出差及報銷管理制度2017年.doc

員工出差及報銷管理制度審 批： 審 核： 編 制：生效日期： 版 本： 制度修改信息文件名稱員工出差及報銷管理制度文件編號序號版本修改原因修改人生效日期備注11.0創(chuàng)建蔣偉一相關流程1.1員工出差管理流程流程名稱員工出差管理流程流程編號所屬部門流程圖相關制度/文書/表單員工員工所屬部門財務部人事行政部董事長/總經(jīng)理/分管領導編制出差報告書考勤記錄確認結束審批審批檢查核對費用報銷辦理報銷提供相關報銷憑證出差辦理手續(xù)辦理手續(xù)審批制定員工出差管理制度執(zhí)行審批審批執(zhí)行審批出差申請工作交接權限外權限內權限外權限內開始出差管理制度出差申請單工作交接單出差費用報銷憑證費用報銷管理制度出差報告書編修日期審核日期生效日期二出差及費用報銷制度出差及費用報銷制度1目的：1.1為了規(guī)范公司人員出差及差旅費報銷標準和流程，保障出差人員能夠履行工作職責，完成工作任務以及生活的需要，結合公司實際情況，特制定本辦法。2范圍：2.1本制度適用于XXXXXX公司。3. 出差定義： 3.1本制度所指的出差是指因公外出到工作地區(qū)域（區(qū)、縣）外辦理公務、培訓、考察、參加會議、進行工作指導、檢查、考核或其他公務的活動。4. 出差原則： 4.1審批原則：凡是需要出差的事項，必須在OA中提交出差申請，嚴格按照相關的審批程序審批，特殊情況，經(jīng)相關領導電話同意后，事后補辦審批手續(xù)； 4.2任務與人員相適應的原則：公司領導或部門負責人在安排出差任務時，應嚴格控制出差人數(shù)，合理安排與完成任務相適應的人員出差； 4.3成本控制原則：所有出差人員在住宿、乘坐交通工具、對外接待等方面必須時時控制成本，按照規(guī)定的標準執(zhí)行，能夠提前預計出差時間的盡量提前申報，便于提前購買機票、車票，降低價格。5. 相關流程及管理制度： 5.1出差管理內容 5.1.1出差申請程序 5.1.1.1一般員工出差原則上需提前3天申報出差申請單（OA辦公平臺差假管理模塊中申報），并呈相關領導核準后按規(guī)定路線出差； 5.1.1.2部門負責人出差原則上需提前2天申報出差申請單（OA辦公平臺差假管理模塊中申報），并呈相關領導核準后按規(guī)定路線出差； 5.1.1.3分管領導（總監(jiān)）出差原則上需提前1天申報出差申請單（OA辦公平臺差假管理模塊中申報），并呈相關領導核準后按規(guī)定路線出差； 5.1.1.4因特殊情況需臨時派遣出差人員時， 必須在出差前及時申報出差申請單。 5.1.2出差過程中若因工作計劃變更，導致出差路線變化，須電話征得有審批權限的領導同意后執(zhí)行。出差結束后，按實際出差路線重新填寫出差申請單。 5.1.3出差審批程序、權限 5.1.3.1總經(jīng)理出差，由董事長審批；出差人填寫出差申請單董事長人事行政部備案。 5.1.3.2分管領導出差，由總經(jīng)理、董事長審批；出差人填寫出差申請單總經(jīng)理董事長人事行政部備案。 5.1.3.3各部門負責人（包括經(jīng)理級）及以下人員出差，由分管領導、總經(jīng)理審批，報公司人事行政部備案；出差人填寫出差申請單部門負責人分管領導總經(jīng)理人事行政部備案。 5.1.3.4跨省（市）外出差，和五人（含）以上同時出差需董事長審批；出差人填寫出差申請單部門負責人分管領導總經(jīng)理董事長人事行政部備案； 5.1.3.5出差時間在一周（含）以上，需由公司總經(jīng)理、董事長審批；出差人填寫出差申請單部門負責人分管領導總經(jīng)理董事長人事行政部備案； 5.1.3.6公司發(fā)文組織的會議、培訓及活動，不需報審。 5.2出差搭乘交通工具、住宿 5.2.1出差到四川和重慶市所轄區(qū)域只能乘坐火車、汽車或駕車前往。選乘坐火車或汽車的，交通費用按實際發(fā)生額予以報銷；乘坐火車三個小時以上的可以購買硬臥票，分管領導級以上領導出差需搭乘長途火車的，可購軟臥票；乘車期間不予報銷住宿費（特殊情況除外，如當日5:00以前達到）。到其他城市出差需乘坐飛機的，應盡量提前預定機票并享受折扣價，特別緊急事項除外； 5.2.2重慶公司各部門出差人員應主動與前往城市的異地公司（指重慶主城以外的所屬公司）聯(lián)系，落實公司的簽約協(xié)議酒店；但所簽約的酒店的住宿標準均不得突破公司制度規(guī)定，同時所簽約的協(xié)議酒店應實行就近原則。若所到城市沒有所屬公司的，則由出差人員根據(jù)所規(guī)定的住宿標準自行解決； 5.2.3員工隨同分管領導級以上領導出差，可選擇與領導相同的交通工具及接待用餐。 5.3出差預約 5.3.1出差流程審批完畢，出差人應至少提前3天訂機票（特殊情況除外），機票預訂由各公司人事行政部負責購買； 5.3.2火車票、大巴車票由出差人自行購買。 5.4出差人員的考勤 5.4.1人事行政部每月底根據(jù)出差人員出差申請單上所注明的時間在OA系統(tǒng)里對出差人員進行考勤，按正常出勤視之。若實際出差時間超過了申請的時間，出差人員應通過電話征得上級領導同意后，再告知所在公司人事行政部考勤管理人員，返回公司后需在1個工作日內補辦超出時間的出差申請單。凡未辦理補辦手續(xù)的，所超出時間一律按曠工處理。 5.5出差費用標準 5.5.1為了有效控制成本，公司將出差的住宿費、伙食補助等費用實行包干，以天數(shù)進行核算，交通費據(jù)實報實銷。具體標準如下： 5.5.2住宿費的標準為：項目職級出差費用標準一線城市二線城市三、四線城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導（含）以上600500250150經(jīng)理級500400200150其他人員400300200150 5.5.3伙食補助費的標準為：項目職級出差費用標準一線城市二線城市三、四線城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導（含）以上20015010050經(jīng)理級20015010050其他人員20015010050注：原則上要求在所在地公司食堂用餐，凡在公司食堂用餐的不享受上述補助。因出差需要在外用午、晚餐的，按一天標準報銷；只需用其中一餐的，按半天標準報銷。如需招待客戶或接受客戶招待的，不予報銷伙食補助費。出差報銷伙食補助的，公司不再支付誤餐補助； 5.5.4一線城市：指直轄市及經(jīng)濟發(fā)達城市。如北京、天津、上海、深圳、南京、杭州、珠海、廣州、廈門、福州、海口等； 5.5.5二線城市：除一線城市外的其他省會城市及經(jīng)濟較發(fā)達城市。如成都、青島、連云港、寧波、溫州、湛江、北海、蘇州、無錫、江陰、長沙、貴陽、昆明、秦皇島等； 5.5.6三、四線城市：除一、二線城市外的地級市、區(qū)縣城市。如永川、閬中、璧山、云南紅河等地區(qū)；5.5.7重慶公司所屬人員出差，必須按上述報銷標準嚴格執(zhí)行，確因特殊原因而超標的，超標部分必須經(jīng)董事長審批后方能報銷；5.5.8重慶公司人員因公到異地公司臨時出差，由異地公司安排出差人員的住宿，費用標準按本辦法標準執(zhí)行； 5.5.9重慶公司人員因公出差，若出差的事項與異地公司業(yè)務經(jīng)營無關的，則相關費用出差人在財務部按規(guī)定報銷，但異地公司應協(xié)助安排食宿等； 5.5.10相關部門陪同特別重要客人住宿時，可選擇主陪人一名陪客人住宿，其余人員應嚴格按本標準執(zhí)行； 5.5.11因公到本人家庭所在地出差的，不予報銷差旅費； 5.5.12住宿費標準指每天每間，除分管領導級以上人員外，若為同性二人同時出差，按一個房間標準報銷?；锸逞a助按個人計算； 5.6交通費規(guī)定 5.6.1員工出差，公司應進行統(tǒng)籌安排，盡量減少出差頻率，在不影響工作的前提下，合理選用交通工具（如火車和大巴車等經(jīng)濟型交通工具），并有效整合和控制出差人數(shù)； 5.6.2自駕車出差 5.6.2.1自駕車出差原則：重慶主城區(qū)內不得自駕車，主城區(qū)內在公司無車輛安排的情況下（公司用車以緊急事件、財務優(yōu)先的原則），選擇公共交通出行，事情緊急的經(jīng)部門負責人同意后可選擇出租車前往；周邊區(qū)縣出差必須在OA中填寫自駕車出差申請單，并填寫駕駛車輛信息及駕車人信息，經(jīng)批準后方可自駕車出差。 5.6.2.2自駕車出差條件： 5.6.2.2.1需要自駕車出差的，先由申請自駕車出差前駕車人必須將自駕車輛的當年度車險原件提供給人事行政部核實，報總經(jīng)理審批后，方能作為自駕車，并收取復印件備案； 5.6.2.2.2若需自駕車出差，必須每次填寫自駕車出差申請單，經(jīng)人事行政部審核批準后，方可作為本次自駕車； 5.6.2.2.3人事行政部同意作為自駕車輛，其出行時間、線路和搭乘人員，必須由人事行政部統(tǒng)一安排和調度； 5.6.2.2.4若未經(jīng)人事行政部審核、總經(jīng)理審批同意作為自駕車輛；若本次出差未經(jīng)人事行政部同意作為出差自駕車輛；若不按人事行政部統(tǒng)一調出的車輛；若不在出差規(guī)定路線內的，都不視為出差自駕車輛，其所有費用和安全問題，由該車自行承擔； 5.6.2.3自駕車用車原則：原則上三人以上同時出差方可選擇自駕車，如有2人或以上人員同時申請分別自駕車到同一地點出差，則由人事行政部統(tǒng)一安排車輛自駕，在不超載的情況下同一車輛內可安排不同部門人員乘坐；嚴禁公司以外的人員搭車，如果發(fā)生交通事故后，一切責任由駕駛員承擔，公司不承擔任何責任； 5.6.3經(jīng)批準自駕車到重慶主城區(qū)域外出差的員工，除按照規(guī)定報銷過路過橋費、停車費外，另每公里按0.8元的費用報銷油費，里程數(shù)以市區(qū)外的行駛里程計算（重慶周邊區(qū)域里程數(shù)據(jù)詳見附件一）。 5.6.4車輛自駕出差途中，如果本次交通事故主要責任由對方駕駛員，出現(xiàn)的交通事故由保險公司理賠后，出現(xiàn)的差額部分金額由公司予以承擔；如果本次交通事故主要責任由我司自駕車駕駛員，出現(xiàn)的交通事故由保險公司理賠后，出現(xiàn)的差額部分金額由公司和駕駛員一起承擔；如在車輛自駕出差期間因非工作原因或自駕路線不在出差申請路線中產(chǎn)生的交通事故公司不予承擔任何責任。 5.7出差費用報銷 5.7.1出差人員報銷差旅費時，由財務稽核人員進行審核，報銷時間根據(jù)財務報銷規(guī)定執(zhí)行； 5.7.2差旅費報銷時，均需提供發(fā)票（需提供出差地的發(fā)票，不能找票替代），經(jīng)批準的出差申請單或自駕車出差申請單。三相關表單3.1 重慶周邊區(qū)域里程官方數(shù)據(jù)表 重慶周邊區(qū)域里程官方數(shù)據(jù)表序號起始地達到地距離（公里）備注1重慶涪陵1172重慶開縣3163重慶永川704重慶榮昌1105重慶大足756重慶黔江2807重慶豐都1648重慶合川699重慶萬州27210重慶璧山5011重慶梁平19512重慶潼南12013重慶成都32014重慶江津8015重慶南川8916重慶綦江7017重慶武隆17018重慶閬中240備注：其他周邊城市距離重慶主城的里程數(shù)以國家地圖中標明的官網(wǎng)數(shù)據(jù)為準3.2 出差申請單 出差申請單 填表時間：姓名部門崗位/職務出差事由出差時間從： 到：出差路線同行人員審批意見部門主管分管領導總經(jīng)理董事長注：存人事行政