會計電算化前期準備工作.ppt

第1章會計電算化前期準備工作 1 1基礎(chǔ)準備工作1 2財務軟件的安裝1 3實驗材料 1 1會計電算化前期準備工作 會計電算化工作是一項復雜的系統(tǒng)工程 它不僅要滿足財務部門的需要 還涉及供應 生產(chǎn)和銷售等其他部門 因而應從企業(yè)管理的總體目標出發(fā) 制定科學的實施計劃 保證會計電算化工作順利 健康地發(fā)展 由于企業(yè)的規(guī)模 管理體制和環(huán)境等不同 會計電算化前期準備工作不盡相同 在實施金蝶K3管理軟件之前 必須要做的前期工作 1 1 1崗位設(shè)置 會計電算化的組織成員 主要由本企業(yè)的計算機專業(yè)人員和會計人員共同組成 實施會計人員的崗位分工 權(quán)限劃分 業(yè)務培訓和制度約束等措施 營造一個職責明確 規(guī)范操作和有章可循的工作環(huán)境 1 設(shè)置崗位的原則 崗位設(shè)置一定要確保會計核算步驟和流程的規(guī)范化 對會計部門各崗位之間的處理步驟 先后次序以及數(shù)據(jù)和信息的傳遞流程都要進行合理的組織和統(tǒng)籌安排 使各項核算和管理工作有條不紊地進行 會計電算化與手工記帳在內(nèi)部崗位設(shè)置的原則方面應該是相同的 即不相容職務應該分開 在會計電算化中 下列職務應分開 程序設(shè)計職務和計算機錄入操作職務應分開 數(shù)據(jù)的保管職務和程序設(shè)計職務分開 錄入操作職務和數(shù)據(jù)保管職務分開 制證職務與錄入操作職務分開 監(jiān)控職務與上述職務分開 2 會計電算化條件下設(shè)置的會計工作崗位 會計電算化后的工作崗為可分為基本會計崗位和電算化會計崗位 基本崗位和手工會計的各會計崗位相對應 包括會計主管 出納 會計核算 稽核和會計檔案管理等 電算化會計崗位是指直接管理 操作和進行系統(tǒng)維護的崗位 主要有如下常見的電算化會計崗位及其具體職責 1 會計電算化主管 2 數(shù)據(jù)審核記賬員 3 系統(tǒng)操作員數(shù)據(jù)錄入員帳務系統(tǒng)輸出操作員專項模塊操作員報表系統(tǒng)操作員數(shù)據(jù)分析員軟硬件維護人員 4 檔案員 1 1 2管理制度的建設(shè) 財務數(shù)據(jù)的準確性和保密性要求系統(tǒng)不能被私自篡改 與計算機可不留痕跡地修改相矛盾 必須采取一定措施 對計算機實施程序控制 對操作員進行制度控制 制定崗位責任制度 上機操作制度 檔案管理制度 賬務處理制度和系統(tǒng)維護管理制度等來規(guī)范操作人的行為 1 實現(xiàn)會計業(yè)務的規(guī)范化 會計科目及輔助核算項的整理憑證類別等編碼的確定賬 證 表格式設(shè)置會計核算方法的選擇賬戶的清理 2 建立崗位責任制度 按照會計電算化的要求 該制度應分別對各崗位的工作范圍 具體權(quán)責做出具體規(guī)定 應與崗位任職資格 定期考評與輪換 會計內(nèi)部核算制度以及整個單位的崗位責任制結(jié)合起來 以真正發(fā)揮其作用 建立健全會計電算化崗位責任制 一方面可以加強內(nèi)部牽制 保護系統(tǒng)財產(chǎn)物資的安全 另一方面可以提高會計電算化工作效率 由于各單位性質(zhì)不同 管理特點 會計業(yè)務不同 其機構(gòu)和崗位分工也不完全一樣 具體崗位設(shè)置 要根據(jù)本單位的實際情況進行安排 目標是有利于會計電算化工作的管理 有利于系統(tǒng)的正常運行 有利于企業(yè)推進計算機的應用 3 操作管理制度 實現(xiàn)會計電算化后 操作管理是保證系統(tǒng)正常 安全和有效運行的關(guān)鍵 如果單位的操作管理制度不健全或?qū)嵤┎涣?都會給各種非法舞弊行為帶來可乘之機 如果操作不正確會造成系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)的破壞或丟失 影響系統(tǒng)的正常運行 如果數(shù)據(jù)不能及時備份 可能造成會計工作不能正常進行 操作管理制度主要包括 操作權(quán)限管理 各類人員可分別運行本人權(quán)限控制范圍內(nèi)的功能 不在現(xiàn)崗以及與系統(tǒng)無關(guān)人員不得使用系統(tǒng) 為了保證系統(tǒng)安全運行 應由會計部門負責人授權(quán)并經(jīng)系統(tǒng)管理員具體操作 為所有系統(tǒng)操作人員分別設(shè)置操作權(quán)限和相應的密碼 密碼不能泄露 遺忘或告訴他人 操作規(guī)程管理 操作規(guī)程主要指操作運行系統(tǒng)中應注意的事項 應按各個崗位分別制定 詳細規(guī)定各個崗位人員的業(yè)務處理范圍 操作次序 操作規(guī)范 1 1 3資料的收集與整理 1 初始資料企業(yè)在使用系統(tǒng)之前 首先需要收集和整理詳細的企業(yè)資料 以保證日后相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入與規(guī)范化工作的順利進行 企業(yè)基本情況企業(yè)經(jīng)營情況企業(yè)會計科目企業(yè)會計核算方法操作員設(shè)置 2 初始數(shù)據(jù) 在系統(tǒng)使用之前 要做到賬賬相符 賬實相符 賬證相符和賬表相符 要搞好往來賬和銀行存款的清理 查清呆賬 長期拖欠及未達賬項的原因并按規(guī)定報批處理 查清查實貨幣資金實存數(shù)額 清點各項財產(chǎn)物資 核實各賬目期初余額 以保證系統(tǒng)各賬目初始數(shù)據(jù)的準確性 需要整理的數(shù)據(jù) 準備科目余額準備各賬戶的未達賬項自定義項外幣設(shè)置期初余額結(jié)算方式銀行對賬期初憑證類別 1 2金蝶財務軟件的安裝 1 2 1金蝶K3的運行環(huán)境金蝶K 3的安裝和使用對計算機的配置有所要求 下面介紹的是最低配置 如果不滿足 則運行速度慢或者根本無法使用 為了更好的完成工作任務 金蝶公司提供了一個推薦配置 1 硬件環(huán)境 金蝶K 3的是3層的客戶 服務器數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng) 包括數(shù)據(jù)服務器端 中間層服務端和客戶端 1 數(shù)據(jù)庫服務器安裝 2 中間層服務器安裝 3 客戶端安裝 2 軟件環(huán)境 1 服務器端支持下列操作系統(tǒng)Windows2000Server AdvancedServerWindowsServer2003Enterprisex86 x64 2 K 3中間層服務支持下列操作系統(tǒng)Windows2000Server AdvancedServerWindowsServer2003Enterprisex86 x64 3 K 3客戶端支持下列操作系統(tǒng)Windows2000 2003 xpl和WindowsVista 旗艦版 商用版 x86 64Windows2000Server AdvancedServer和WindowsServer2003Enterprisex86 64屬于服務器類操作系統(tǒng) 不推薦安裝 使用金蝶K 3客戶端部件 1 3實驗材料 充足的準備是會計電算化順利進行的基礎(chǔ) 本書列舉了一個商貿(mào)公司的內(nèi)部基本情況和業(yè)務經(jīng)營情況 保證用戶能夠系統(tǒng)而完整地了解到金蝶K 3財務軟件的主要功能 操作步驟以及實際效果 本書的附錄中附有企業(yè)詳細的情況和業(yè)務資料 以便用戶迅速查詢和使用 詳見書 1 4本章小結(jié) 財務系統(tǒng)作為ERP的一個組成部分 實現(xiàn)了財務系統(tǒng)和ERP其他系統(tǒng)之間的信息集成 它不僅要滿足財務部門的需