dxc書面溝通資料

東莞培訓(xùn)網(wǎng) ： 堂要求 歡迎閣下參加本次課程 ， 本課程將為您打下一個(gè)良好的基礎(chǔ) ， 提高您的能力和水平 。 請(qǐng)注意以下的幾點(diǎn)： 1、 手機(jī) 請(qǐng)將您的手機(jī)開為振動(dòng)或關(guān)閉 。 2、 吸煙 在課堂內(nèi)請(qǐng)不要吸煙 。 3、 其它 課期間請(qǐng)不要大聲喧嘩 ,舉手提問； 不要隨意走動(dòng) 。 書 面 溝 通資料 1 書面溝通的優(yōu)點(diǎn) 書面溝通在人們的生活和企業(yè)管理過程中扮演著重要角色，具有其他溝通形式所不可替代的作用。概括起來，書面溝通的優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)在下述幾個(gè)方面： （ 1）書面溝通可供閱讀，可長(zhǎng)期保留，并可作為法律憑證。一般情況下，信息的發(fā)送者與接收者都是通過書面文字了解信息，傳遞思想與情感。這些書面文字可以長(zhǎng)期保存，如果對(duì)信息的內(nèi)容有疑問，事后對(duì)信息的查詢也是完全可行的。由于書面溝通有據(jù)可查，因此在某種意義上還可以作為法律上的憑證和依據(jù)，如合同與協(xié)議書的條款一旦生效就具有法律效力。不僅如此，書面溝通還能夠給讀者提供更多的思考時(shí)間，使其仔細(xì)分析文字上所附有的意義，并且可圈可點(diǎn)。 （ 2）書面溝通可使下屬放開思想，避免由于言辭激烈而與上級(jí)發(fā)生正面沖突。如果下屬面對(duì)面地與領(lǐng)導(dǎo)交談，一般都會(huì)有所顧忌，不敢直言，特別是對(duì)上司的缺點(diǎn)，下屬更不愿直接說出。采用書面形式溝通，下屬可以直抒胸臆，曉之以理，動(dòng)之以情，讓領(lǐng)導(dǎo)理解或接受自己的觀點(diǎn)和意見，既能使問題得到解決又照顧到雙方的臉面，維護(hù)了雙方的自尊，避免由于言辭激烈而與上級(jí)發(fā)生沖突與不快。反之，上級(jí)采用書面的形式與下屬溝通，既能拉近彼此之間的距離，讓下屬感到親切，同時(shí)下屬也比較重視，能夠及時(shí)改進(jìn)自己的不足。同時(shí)，采用書面形式溝通，寫作者可放開思想包袱，從容表達(dá)自己的想法，避免了口頭溝通時(shí)說話不連貫、吞吞吐吐、欲說還休的尷尬情況。 2 書面溝通的缺點(diǎn) 任何事物都是相對(duì)的 ,都具有兩面性。書面溝通既有優(yōu)點(diǎn)，也有不足。書面溝通的缺點(diǎn)也是非常明顯的。 （ 1）書面溝通耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)。同樣的內(nèi)容，在相同的時(shí)間內(nèi)，口頭溝通傳遞的信息要比書面溝通傳遞的信息多得多，如花費(fèi)一個(gè)小時(shí)寫出的東西只需要 15分鐘就可以說完。之所以如此，是因?yàn)榭陬^溝通不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行構(gòu)思和修改，語言也比較簡(jiǎn)潔，即使出現(xiàn)一些不規(guī)范的省略句、半截子話等也并不影響聽眾的理解；而書面溝通則不同，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力對(duì)文章結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和邏輯順序進(jìn)行構(gòu)思和修改，并要花費(fèi)大量的時(shí)間做到語法規(guī)范、用詞準(zhǔn)確、語言流暢、條理清晰，可以說，有時(shí)花在構(gòu)思和修改的時(shí)間要比實(shí)際的溝通時(shí)間多得多。 面溝通的原則 書面溝通應(yīng)遵循以下原則 : 1 書寫目的明確 從書寫的角度來看 ,書面溝通的主要目的包括提出問題、分析問題、給出定義、提供解釋、說明情況和說服他人，因而，書寫者必須明確自己如何展開文件內(nèi)容，需要傳達(dá)什么信息、將信息傳達(dá)給誰以及希望獲得怎樣的結(jié)果。 2 信息傳遞正確、完整 正確書寫是書面溝通的重要原則，也就是說，寫出的文章材料要真實(shí)、可靠，觀點(diǎn)要正確無誤，語言要恰如其分。尤其要明了書寫的意圖，正確傳遞想要傳遞的信息，完整地表達(dá)想要表達(dá)的思想、觀點(diǎn)，完整地描述事實(shí)。這樣在書寫時(shí)就必須反復(fù)檢查、思考，不斷填補(bǔ)重要的事項(xiàng)。 3 內(nèi)容表達(dá)簡(jiǎn)潔 書面溝通中在正確傳遞信息的同時(shí) ,應(yīng)力求簡(jiǎn)潔?！昂?jiǎn)潔”與“完整”似乎是一對(duì)矛盾，這其實(shí)是一個(gè)度的把握問題?！巴暾笔菫榱吮磉_(dá)想要溝通的重要方面，但并不意味著要把所有的事實(shí)、觀點(diǎn)都羅列在紙上?？梢酝ㄟ^排序的方法，把不太重要的事項(xiàng)刪除，也可以進(jìn)行總結(jié)，把瑣碎的、沒有太大價(jià)值的文字精簡(jiǎn)掉，使得文章言簡(jiǎn)意賅。 4 書寫格式清晰 在正確表達(dá)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該力求清晰。清晰的文章能引起讀者的興趣，更能使讀者正確領(lǐng)會(huì)作者的意圖。要做到清晰，除了要選用符合文章的樣式外，還應(yīng)注意文章的整體布局，包括標(biāo)題、大小寫、字體、頁邊距等，尤其是要留下適當(dāng)?shù)目瞻?，若是把所有的文字都擠在一起，則很難閱讀；如果是手寫的，則不能潦草，因?yàn)檫@不僅影響到閱讀速度，還影響到讀者對(duì)文章的理解。 2 求職信和履歷表 職信 1 求職信的分類 求職信可以從不同的角度進(jìn)行分類。不同類別的求職信，其內(nèi)容、側(cè)重點(diǎn)和行文語氣也各有不同。 （ 1）根據(jù)有無明確求職目標(biāo)劃分，可以分為兩類：一類是具有高度針對(duì)性的求職信，它是針對(duì)某單位的某一具體職位寫的，表示希望面談的要求；第二類是具有普遍適用性的求職信，它可以投向不同的單位，但不如第一類更具針對(duì)性。 （ 2）根據(jù)有無實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)劃分，可分為畢業(yè)者求職信與有工作經(jīng)驗(yàn)者求職信兩種。 （ 3）根據(jù)求職者是否獲得了招聘信息劃分，可分為自薦求職信和應(yīng)聘求職信兩種。前者是指求職者在并未獲得準(zhǔn)確用人信息的情況下，主動(dòng)向自己感興趣的單位寫的帶有自薦性質(zhì)的求職信，以投石問路；后者則是根據(jù)用人單位在新聞媒體上刊登或播發(fā)的招聘廣告，有針對(duì)性地寫給單位以謀求某一特定職位及反映自身?xiàng)l件的求職信。前者可能會(huì)留給求職者更多展示才華的空間，因?yàn)楦?jìng)爭(zhēng)者較少；而后者則會(huì)面對(duì)眾多的競(jìng)爭(zhēng)者。 （ 4）根據(jù)求職的方式劃分，求職有托人求職與求職推薦兩種，與此相應(yīng)的求職信也有托人求職信和求職推薦信兩種。 2 求職信的基本結(jié)構(gòu) 求職信的基本格式與書信無異 ,主要包括收信人稱呼、正文、結(jié)尾、署名、日期和附錄六個(gè)方面的內(nèi)容。一般來說，求職信不宜過長(zhǎng)，以 500字左右為好。否則，煞費(fèi)苦心所寫的洋洋灑灑幾頁的內(nèi)容，招聘人員很難去仔細(xì)看，但如果確實(shí)有值得一提的亮點(diǎn)內(nèi)容的話，可以作為求職信的附件。求職信也不能太短，這樣會(huì)顯得倉促、沒有誠(chéng)意，自然也就缺乏說服力。下面主要說明正文、結(jié)尾、署名、日期和附錄的內(nèi)容。 （ 1）正文 求職信的中心部分是正文，形式多種多樣，但內(nèi)容都要求說明求職信息的來源、應(yīng)聘職位、個(gè)人基本情況、工作成績(jī)等事項(xiàng)。 首先，要寫出信息的來源渠道，如“得悉貴公司正在拓展省外業(yè)務(wù)，招聘新人，且昨日又在 商報(bào) 上讀到貴公司的招聘廣告，故有意角逐營(yíng)業(yè)代表一職?！庇涀〔灰谛胖谐霈F(xiàn)“冒昧”、“打攪”之類的客氣話，他們的任務(wù)就是招聘人才，何來“打攪”之有？如果目前公司并沒有公開招聘人才，即并不知道該公司是否需要招聘新人時(shí)，可以寫一份自薦信去投石問路，如“久聞貴公司實(shí)力不凡，聲譽(yù)卓著，產(chǎn)品暢銷全國(guó)。據(jù)悉貴公司欲開拓海外市場(chǎng)，故冒昧寫信自薦，希望加盟貴公司。我的基本情況如下 ” 這種情況下用“冒昧”二字就顯得很有禮貌。 其次，在正文中要簡(jiǎn)單扼要地介紹自己與應(yīng)聘職位有關(guān)的學(xué)歷水平、經(jīng)歷、成績(jī)等，令對(duì)方從閱讀完畢之始就對(duì)你感興趣。但這些內(nèi)容不能代替簡(jiǎn)歷，較詳細(xì)的簡(jiǎn)歷應(yīng)作為求職信的附錄。 最后，應(yīng)說明能勝任職位的各種能力，這是求職信的核心部分。目的無非是表明自己具有專業(yè)知識(shí)和社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，具有與工作要求相關(guān)的特長(zhǎng)、興趣、性格和能力?？傊?，要讓對(duì)方感到，你能勝任這個(gè)工作。在介紹自己的特長(zhǎng)和個(gè)性時(shí)，一定要突出與所申請(qǐng)職位有聯(lián)系的內(nèi)容，千萬不能寫上那些與職位毫不沾邊的東西。比如，你應(yīng)聘業(yè)務(wù)代表一職，就不宜在求職信中大談“本人好靜，愛讀小說”等與業(yè)務(wù)無關(guān)的性格特征，否則結(jié)果肯定是遭到淘汰。 （ 2）結(jié)尾 結(jié)尾一般應(yīng)表達(dá)兩個(gè)意思，一是希望對(duì)方給予答復(fù)，并盼望能夠得到參加面試的機(jī)會(huì)；二是表示敬意、祝福之類的詞句，如“順祝愉快安康”、“深表謝意”、“祝貴公司財(cái)源廣進(jìn)”等，也可以用“此致”之類的通用詞。 最重要的是別忘了在結(jié)尾認(rèn)真寫明自己的詳細(xì)通訊地址、郵政編碼和聯(lián)系電話，如果讓你的親朋好友轉(zhuǎn)告，則要注明聯(lián)系方式、方法、聯(lián)系人的姓名以及與你的關(guān)系，以方便用人單位與之聯(lián)系。 （）署名 按照中國(guó)人的習(xí)慣，直接簽上自己的名字即可。英文求職信中一般習(xí)慣在名字前加上“你誠(chéng)摯的”、“你忠誠(chéng)的”、“你信賴的”等形容詞，但這種方法在中文求職信中不能輕易效法。 （）日期 日期應(yīng)寫在署名的下方，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，年、月、日需全都寫上。 （）附錄 最基本的就是個(gè)人簡(jiǎn)歷，將一份完整的與招聘職位相結(jié)合的個(gè)人簡(jiǎn)歷放在求職信之后，供用人單位詳細(xì)了解求職者的個(gè)人資料。 附錄也可以包括其他一些對(duì)應(yīng)聘職位有幫助的有效證件，如學(xué)歷證、學(xué)位證、職稱證、身份證、獲獎(jiǎng)證書、戶口復(fù)印件等。除非用人單位特別強(qiáng)調(diào)需提交這些附件，這一類附件可以等到面試時(shí)再提供。如果有上述證件的復(fù)印件附后，需在正文左下方一一注明。 寫求職信的注意事項(xiàng) 要寫好求職信，應(yīng)特別重視以下幾個(gè)方面： （）稱呼要準(zhǔn)確、得體。一般情況下，收信人應(yīng)該是用人單位的人力資源管理人員，他們有權(quán)決定是否錄用你。求職信的稱呼與一般書信不同，書寫時(shí)須正規(guī)些，所以要尤其注意收信人的姓名和職務(wù)，因?yàn)樗麄兊谝谎蹚男偶薪佑|到的就是稱呼，他們的第一印象如何，對(duì)于求職的結(jié)果有著重要影響。 一般而言，稱呼要根據(jù)用人單位或企業(yè)的情況而定，如果寫給國(guó)家機(jī)關(guān)或事業(yè)單位的人事部門負(fù)責(zé)人，可用“尊敬的 處（司）長(zhǎng)”稱呼；如果是“三資”企業(yè)，則可用“尊敬的 經(jīng)理（先生）”；如果是企業(yè)的廠長(zhǎng)、經(jīng)理，則可稱之為“尊敬的 廠長(zhǎng)（經(jīng)理）”；如果寫給院校人事處負(fù)責(zé)人或校長(zhǎng)的求職信，可稱“尊敬的 教授（校長(zhǎng)、老師等）”。 求職信不管寫給什么身份的人，都不要使用“ 老前輩”、“ 師兄（傅）”等不正規(guī)的稱呼。如果打探到對(duì)方是高學(xué)歷者，可以用“ 博士”稱呼他，則他會(huì)更容易接受。 （）問候要真誠(chéng)。開頭部分的問候起開場(chǎng)白作用。即使是素昧平生的人，信的開頭還是應(yīng)該有問候語，這是必不可少的禮儀。問候語可長(zhǎng)可短，即使短到“您好”兩字，也體現(xiàn)出寫信人的一片真誠(chéng)。問候要切合雙方的關(guān)系，交情淺不宜言深，以簡(jiǎn)潔、自然為宜。 （ 3）內(nèi)容須清楚、準(zhǔn)確。正文從信箋的第二行開始寫，前面空兩格。書信的內(nèi)容盡管各不相同，寫法也多種多樣，但都要以內(nèi)容清楚、敘事準(zhǔn)確、文辭通暢、字跡工整為原則。此外，還要謙恭有禮，即根據(jù)收信人的特點(diǎn)及寫信人與收信人的特定關(guān)系進(jìn)行措詞。 （ 4）“包裝”要講究。求職信的“包裝”也是十分重要的，因?yàn)?，看信人最先看到的不是信的?nèi)容，而是信的外觀形式。因此，一封書寫漂亮、布局美觀的信，會(huì)讓人感到愉快和舒服。求職信的“包裝”主要是指：最好選用標(biāo)準(zhǔn)尺寸（ 質(zhì)地優(yōu)良、白色無格的信箋。最好使用打字機(jī)或電腦將信的內(nèi)容打印出來，如手寫的話，墨水顏色以藍(lán)黑為佳，忌用鉛筆和紅色水筆書寫。信文要在信箋的中間位置，書寫格式要統(tǒng)一。信紙的折疊。這里推薦兩種穩(wěn)妥的折疊方式：其一，將信紙縱向三等分折疊，在換方向折疊時(shí)讓信紙兩端故意折成一高一低。采用這種折疊方法的人一般被認(rèn)為是謙虛樸實(shí)、講究禮儀的人；其二，將信紙縱向?qū)φ?，然后在折線處再往里折一至兩厘米寬，最后橫扣對(duì)折。這種折法，表示發(fā)信者性格文靜、有一定的文化修養(yǎng)。 （ 1）根據(jù)確定好的客觀的求職目標(biāo)，擺正心態(tài)。一個(gè)人要客觀地確定自己的求職目標(biāo)并不容易，因?yàn)?，在人才被看成“商品”的今天，人才市?chǎng)的供求規(guī)律也在時(shí)刻影響著這種“商品”的價(jià)格。這一規(guī)律決定了求職者進(jìn)入就業(yè)市場(chǎng)的時(shí)候，不能一廂情愿地認(rèn)為單憑學(xué)歷就一定應(yīng)該得到什么樣的工作。參與競(jìng)爭(zhēng)前，應(yīng)當(dāng)對(duì)自己的實(shí)力作一個(gè)明確的估價(jià)，然后再確定應(yīng)聘哪個(gè)水平的職位。只有擺正了自己的位置，確定了合理的目標(biāo)，求職信才能有的放矢，才能提高應(yīng)聘的成功率。 4 求職信的寫作技巧 （ 2）文字通順、簡(jiǎn)明扼要、有條理。要用簡(jiǎn)練的語言把求職者的求職欲望及相應(yīng)的個(gè)人條件和特點(diǎn)表達(dá)出來，切忌堆砌辭藻。因?yàn)?，求職信的讀者不會(huì)把很多時(shí)間浪費(fèi)在閱讀冗長(zhǎng)的文章上。那種刻意地賣弄文采，想方設(shè)法堆砌華麗和時(shí)髦辭藻的做法只會(huì)弄巧成拙，使人反感。 （ 3）穩(wěn)重中體現(xiàn)個(gè)性。求職信不是顯示文學(xué)才華的地方，最好用平實(shí)、穩(wěn)重的語氣來寫，但這并不排除以獨(dú)特的思維方式給對(duì)方造成強(qiáng)烈印象的做法。一封求職信，無論內(nèi)容多么完備，如果吸引不了對(duì)方的注意，就會(huì)毫無用處。對(duì)方如果對(duì)求職信中的陳述不感興趣，也將使求職者前功盡棄。 （ 4）要在信中流露出自信。要把握好自我展示和謙虛之間的平衡，要想求職成功就必須推銷自己，強(qiáng)調(diào)自己的價(jià)值，這就少不了要自我展示一番，但是這種展示一定要避免浮夸。在中國(guó)文化里，謙虛是一種美德。但對(duì)于求職者而言，過分的謙虛可能會(huì)使人覺得你什么也不行。所以，求職者應(yīng)遵循“適度推銷”的原則。在求職于外資企業(yè)時(shí)可多一些自我展示，而在應(yīng)聘于國(guó)有企業(yè)時(shí)應(yīng)多一些謙謙君子之風(fēng)。 （ 5）盡量不用簡(jiǎn)寫詞語，慎用帶“我”的字眼。求職信中太多的“我覺得”、“我認(rèn)為”等表達(dá)方式很容易給用人單位留下你自高自大、處處以自我為中心以及不成熟的感覺。 （ 6）爭(zhēng)取面試機(jī)會(huì)，莫提薪酬問題。求職信所要達(dá)到的目標(biāo)是建立聯(lián)系，爭(zhēng)取面試機(jī)會(huì)。談薪酬的問題為時(shí)尚早，關(guān)于薪水的要求可以放在面試階段去討論。求職信的最后，要特別注意提醒用人單位留意你的簡(jiǎn)歷，并請(qǐng)求給予回音，以爭(zhēng)取進(jìn)一步聯(lián)系的機(jī)會(huì)，獲得面試的資格。 （ 7）誠(chéng)信為本，動(dòng)之以情?！罢\(chéng)信為本”就是態(tài)度要誠(chéng)懇、誠(chéng)實(shí)、不卑不亢，內(nèi)容實(shí)事求是，突出優(yōu)點(diǎn)時(shí)應(yīng)多擺事實(shí)而少下結(jié)論，通過自己的敘述讓用人單位下結(jié)論，形容詞要用比較級(jí)，不要用最高級(jí)。求職信中說的一切都必須能夠在面試中得到支持和證實(shí)。寫求職信時(shí)怎樣做到以情動(dòng)人呢？這需要進(jìn)行換位思考，揣摩招聘人員的心理，從而采取相應(yīng)的對(duì)策。 人履歷表 一份內(nèi)容完整的履歷表，一般包括如下項(xiàng)目：個(gè)人資料、求職目標(biāo)、任職資格、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、專長(zhǎng)與成就、學(xué)術(shù)論著、課外活動(dòng)、外語技能、社團(tuán)職務(wù)、推薦人等。就具體的個(gè)人履歷而言，項(xiàng)目的取舍應(yīng)視求職者個(gè)人實(shí)際情況及履歷用途酌情選用或贈(zèng)補(bǔ)，各項(xiàng)內(nèi)