儀器設(shè)備管理系統(tǒng)操作手冊.doc

1 福州大學(xué) 儀器設(shè)備管理系統(tǒng)儀器設(shè)備管理系統(tǒng) 操作手冊 V1 0 個人業(yè)務(wù)工作臺 個人業(yè)務(wù)工作臺 2015 年 0 5 月 目錄目錄 目錄目錄 I 1系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 1 1 1系統(tǒng)登錄方法 1 1 2系統(tǒng)界面說明 2 2個人賬目查詢個人賬目查詢 4 3建賬入庫建賬入庫 5 3 1業(yè)務(wù)介紹 5 3 1 1業(yè)務(wù)說明 5 3 1 2業(yè)務(wù)流程 5 3 2辦理步驟 5 3 3常見問題 11 3 3 1教師如何申請單位建賬權(quán)限 11 3 3 2普通教師查詢個人設(shè)備賬目 12 4設(shè)備認領(lǐng)設(shè)備認領(lǐng) 14 4 1業(yè)務(wù)介紹 14 4 1 1業(yè)務(wù)說明 14 4 1 2業(yè)務(wù)流程 14 4 2設(shè)備認領(lǐng)步驟 14 5設(shè)備自查設(shè)備自查 16 5 1業(yè)務(wù)介紹 16 5 2設(shè)備自查步驟 16 6變更領(lǐng)用人變更領(lǐng)用人 17 6 1業(yè)務(wù)介紹 17 6 1 1業(yè)務(wù)說明 17 6 1 2業(yè)務(wù)流程 17 6 2辦理步驟 17 6 3常見問題 19 6 3 1查看提交的變更領(lǐng)用人記錄 19 6 3 2新領(lǐng)用人審核方法 19 7報廢業(yè)務(wù)報廢業(yè)務(wù) 21 7 1業(yè)務(wù)介紹 21 7 1 1業(yè)務(wù)說明 21 7 1 2業(yè)務(wù)流程 21 7 2辦理步驟 21 7 3常見問題 23 1 1 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 1 1 系統(tǒng)登錄方法系統(tǒng)登錄方法 打開網(wǎng)頁瀏覽器 特別提示 鑒于與系統(tǒng)兼容性考慮 建議使用 Windows 自帶的 IE8 及以上版 本瀏覽器或谷歌瀏覽器 在地址欄輸入系統(tǒng)登錄網(wǎng)址 進入福州大學(xué)校園 服務(wù)門戶網(wǎng)站首頁 如下圖 教職工統(tǒng)一身份認證賬號和密碼與學(xué)校 VPN 校園 WIFI 的賬號密碼一致 教工的賬號是以 T 或 WP 開頭的工號 初始密碼為身份證號碼后八位 忘記密碼可通過以下兩種方式重置 1 各單位統(tǒng)一填寫登記表 打印并加蓋公章后到信息化建設(shè)辦公室三樓信息中心 306 室 進行辦理 2 個人修改需攜帶本人身份證與工作證到信息化建設(shè)辦公室三樓信息中心 306 室 找廖老 師重置密碼 重置密碼后請及時登陸統(tǒng)一身份認證平臺網(wǎng)址 和補充個人信息及密碼找回信息 以便今后自助找回密碼 登陸成功后 點擊 采購與設(shè)備管理系統(tǒng) 進入設(shè)備管理登陸界面 如下圖 2 進入設(shè)備管理系統(tǒng)的首頁后 點擊 儀器設(shè)備管理系統(tǒng) 如下圖 成功登錄系統(tǒng) 進入設(shè)備管理系統(tǒng)后的界面如下圖所示 1 2 系統(tǒng)界面說明系統(tǒng)界面說明 普通教師進入設(shè)備管理系統(tǒng)后的個人工作臺主頁面展示如下 3 在上面的個人工作臺主界面圖示中 已經(jīng)用紅色線框把主界面劃分成了五大功能模塊 這五大模塊主要是根據(jù)功能設(shè)計來劃分的 但各個模塊之間并不是嚴格按功能來歸類劃分 不 同模塊可能包含有相同的功能選項 這主要是為了提供方便易用的操作靈活性 比如 在業(yè)務(wù)辦理 模塊中的 設(shè)備服務(wù) 菜單 它包含的功能選項就和資產(chǎn)生命周期管理模塊差不多 都是能辦理和 提交設(shè)備管理的各種業(yè)務(wù) 只是在業(yè)務(wù)辦理模塊中相關(guān)功能選項更全面一些 需要特別注意的是 需要特別注意的是 由于具體賬戶擁有的角色不同 也就是被授權(quán)辦理的功能業(yè)務(wù)不同 因此 不同賬戶在個人工作臺主界面下能看到和操作的菜單選項 或按鈕 會有差異 上圖所示的是只擁 有普通教師角色的賬戶登入系統(tǒng)后看到的個人工作臺主界面 4 2 個人賬目查詢個人賬目查詢 第一步 查看個人名下資產(chǎn) 點擊個人資產(chǎn)賬目 如下圖 第二步 填寫查詢條件后 點擊 查詢 按鈕 即可在我領(lǐng)用的資產(chǎn)下看到所查詢的資產(chǎn)信息 如 果如要單獨查詢某臺儀器 可以點擊高級查詢 填寫完整信息即可 如下圖 在 我領(lǐng)用的資產(chǎn) 中也可以導(dǎo)出資產(chǎn)清單 或者修改資產(chǎn)信息操作 5 3 建賬入庫建賬入庫 3 1 業(yè)務(wù)介紹業(yè)務(wù)介紹 3 1 1 業(yè)務(wù)說明業(yè)務(wù)說明 建賬范圍 單價 1000 元的設(shè)備 保持原有形態(tài) 使用時間 1 年 業(yè)務(wù)辦理流程 老師錄入設(shè)備信息 發(fā)起建賬申請 單位設(shè)備管理員審核 開單室審核 申請人打印 進倉單 一式三聯(lián) 領(lǐng)用人簽字后 攜帶發(fā)票 設(shè)備申請單到開單室領(lǐng)取標 簽 并找設(shè)備主管部門和倉管員簽字 攜帶簽字后的 進倉單 前往計財處報賬 開單室定期到計財處收回進倉單 對取回的單據(jù)業(yè)務(wù)進行復(fù)核 可以修改入庫時間 設(shè) 備入庫 注意事項 注意事項 若購置的是汽車 需同時上傳行駛證和登記證 3 1 2 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 3 2 辦理步驟辦理步驟 第一步 第一步 在設(shè)備管理系統(tǒng)的 個人工作臺個人工作臺 首頁中點擊 建賬入庫 如下圖所示 6 第二步 第二步 進入建賬業(yè)務(wù)申請界面后 點擊 申請設(shè)備建賬 如下圖所示 第三步 第三步 接著會彈出如下圖所示的建賬業(yè)務(wù)說明 閱讀建賬業(yè)務(wù)說明后點擊 已閱讀 注 若下次辦理業(yè)務(wù)的時候不想要再彈出此說明框 可以勾選上 不再提醒 第四步 第四步 填寫購置信息 購置信息請一定要根據(jù)發(fā)票上的信息認真填寫 7 填寫說明 填寫說明 帶 的項為必填項 必須選擇或錄入符合要求的規(guī)范信息 領(lǐng)用單位 領(lǐng)用單位 如果老師有某些領(lǐng)用單位的建賬權(quán)限 那么這里在下拉框中可以選擇一個領(lǐng)用 單位 同時 在后面的 設(shè)備管理員 選項中 系統(tǒng)會根據(jù)前面的領(lǐng)用單位默認給出相應(yīng) 的單位設(shè)備管理員 如果老師看到領(lǐng)用單位這項為空 即系統(tǒng)沒有給出默認領(lǐng)用單位 或者系統(tǒng)給出了 默認領(lǐng)用單位 但包括從下拉菜單中列出的 都不是自己想要的領(lǐng)用單位 遇到這兩種情 況 老師可以聯(lián)系該領(lǐng)用單位的單位設(shè)備管理員 讓他把該單位的單位建賬權(quán)限授權(quán)給自 己 另外 這里還提供了一種更便捷的解決方法 老師可以點擊領(lǐng)用單位選項框右邊的 申請更多建賬單位 就會彈出一個申請建賬單位權(quán)限的對話框 在對話框中選擇單位 里面列出了全校的單位 老師可以從中找到自己想要的單位 接著填寫申請理由 然 后點擊對話框右上角的 提交申請 按鈕 這樣領(lǐng)用單位選項就有了老師想要的領(lǐng)用單位 需要注意的是 這樣選擇到的領(lǐng)用單位并不代表老師就擁有了該單位的建賬權(quán)限 而是單 位的建賬權(quán)限會和建賬業(yè)務(wù)提交后一并審核 供貨商 供貨商 請根據(jù)發(fā)票中的供貨商信息 填寫供貨商名稱 設(shè)備來源設(shè)備來源和設(shè)備歸屬設(shè)備歸屬這兩項系統(tǒng)默認會給出常用類別 它們也都可以從下拉框中選擇 經(jīng)手人經(jīng)手人這項默認是當(dāng)前辦理業(yè)務(wù)的個人賬戶 經(jīng)費編號經(jīng)費編號 經(jīng)費名稱經(jīng)費名稱 經(jīng)費科目經(jīng)費科目 購置日期購置日期 以及發(fā)票號發(fā)票號 請根據(jù)實際情況填寫或選擇 如果還簽有合同 可以填寫上合同號 上傳發(fā)票圖片或合同圖片 第五步 設(shè)備單價第五步 設(shè)備單價 填寫說明 填寫說明 帶 號的為必填信息 若部分信息確實不存在 如出廠號 規(guī)格 可以用 號代替 分類號分類號 的填寫 若不清楚如何選擇 可輸入設(shè)備名稱中的關(guān)鍵字進行模糊匹配 在系 統(tǒng)自動匹配出的分類號中 選擇名稱最為相近的分類號即可 注 計算機分類號統(tǒng)一為計算機分類號統(tǒng)一為 05010105 名稱名稱 的填寫 例如臺式機統(tǒng)一填寫 計算機 筆記本電腦統(tǒng)一填寫 筆記本電腦 單價單價 項的填寫 8 單價 1000 元的設(shè)備不用建賬 當(dāng)填入的單價小于 1000 元時會報提示 1000 元 單價 10 萬元的設(shè)備正常建賬 單價 10 萬元的設(shè)備是大型儀器設(shè)備 則會提示為貴重設(shè)備 需線下攜帶驗收報告至 行政北樓西 124 審核 并填寫完整下方的 貴重儀器補充信息 還必須上傳設(shè)備照 片 如下圖 型號型號 和 規(guī)格規(guī)格 填寫要求 型號以廠家提供信息為準 規(guī)格指設(shè)備的主要技術(shù)參數(shù) 比如計算機規(guī)格填寫 CPU 硬盤 內(nèi)存 顯示器 示例 E5300 2 6G 500G 4G 液晶 19 使用方向使用方向 和 國別國別 可以根據(jù)實際情況從下拉菜單中選擇 進口進口 是否為進口 非進口選擇內(nèi)貿(mào) 如果是進口設(shè)備 需要選擇是免稅還是征稅 并填寫完整進口信息 如下圖 9 存放地存放地 可以從下拉菜單中選取或直接輸入 在批量錄入設(shè)備信息的時候 如果有多個 領(lǐng)用人或者存放地 請點擊 添加 n 個存放信息 按鈕后進行錄入 注意在該按鈕的方框 中可以輸入數(shù)字來添加相應(yīng)數(shù)量的存放信息 如下圖所示 存放地信息批量導(dǎo)入方法 存放地信息批量導(dǎo)入方法 存放信息也可以通過直接導(dǎo)入 Excel 的方式來批量錄入 點擊上圖中的 導(dǎo)入存放信息 有大批 量存放信息點此導(dǎo)入 會彈出如下圖所示的對話框 首先點擊 下載 Excel 模板 把 Excel 模 板下載下來后完善 Excel 模板內(nèi)相應(yīng)的信息 注意只是根據(jù)需要增刪修改模板內(nèi)存放地信息 不要 調(diào)整模板格式等 把模板內(nèi)信息修改完成后 再點擊對話框中的 選擇文件 按鈕來上傳修改過的 Excel 模板 最后點擊 確認 這樣就完成了存放信息的上傳導(dǎo)入 在頁面中也能看到導(dǎo)入的存 放信息了 如下圖所示 10 存放信息下 數(shù)量數(shù)量 那欄填入多少數(shù)字 系統(tǒng)就會相應(yīng)給出同等數(shù)目的出廠號廠號 SN 號號錄入 框 請務(wù)必根據(jù)設(shè)備銘牌上實際信息錄入 第六步 汽車建賬第六步 汽車建賬 如下圖 第七步 第七步 在設(shè)備信息填寫完成并保存后 我們可以看到如下界面 在確認無誤后點擊右上角的 提 交建賬業(yè)務(wù) 等待單位儀器設(shè)備管理員審核 11 提交審核成功會給出如下的提示 在提示中說明了將由哪位單位設(shè)備管理員審核 業(yè)務(wù)提交成功后 教師可以在首頁或 個人工作臺 建賬入庫 里面的建賬業(yè)務(wù)記錄下查 看到申請記錄 記錄中包括了業(yè)務(wù)當(dāng)前審核狀態(tài)等信息 如下圖所示 注 如果發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)申請信息有誤 并且設(shè)備科還未審核 可以點擊 撤回 修改后重新提交 3 3 常見問題常見問題 3 3 1 教師如何申請單位建賬權(quán)限教師如何申請單位建賬權(quán)限 當(dāng)老師在申請建賬時 不能選擇到自己需要的單位 那么需要先針對此單位申請可建賬權(quán)限 申請那個后 設(shè)備科審核通過即可建賬 第一步 第一步 教師在 個人業(yè)務(wù) 主頁面下 依次點擊進入 建賬入庫 申請設(shè)備建賬 界面 如 下圖所示 點擊 申請更多建賬單位 12 第二步 第二步 選擇需要的建賬單位并填寫申請理由 然后點擊 提交申請 第三步 第三步 提交申請后 可以看到有了申請記錄 接下來需要等待單位設(shè)備管理員審核通過 在單位設(shè)備管理員審核通過后 申請教師就有了該單位的建賬權(quán)限 3 3 2 普通教師查詢個人設(shè)備賬目普通教師查詢個人設(shè)備賬目 普通教師在 個人工作臺 首頁中點擊 個人資產(chǎn)賬目 或?qū)Ш綑谏系?資產(chǎn)賬目 就能進入個 人設(shè)備賬目查詢頁面 可以在里面查詢到自己名下的所有設(shè)備 如下圖紅色方框所示 13 進入個人設(shè)備賬目查詢頁面后 首先可以根據(jù)一定的查詢條件 比如 設(shè)備類別 領(lǐng)用 單位 設(shè)備編號 等 查找出所需設(shè)備 需要注意的是 如果需要更多的查詢條件 可以點擊 展開 高級查詢 這樣就可以通過 經(jīng)費卡號 入庫時間 單據(jù)號 生產(chǎn)廠家 等 這些查詢條件來查找設(shè)備了 查詢出的結(jié)果會在 我領(lǐng)用的設(shè)備 下面的列表中顯示出來 可以勾選上需要設(shè)備后點擊 修 改 按鈕來修改設(shè)備信息 如下圖所示 對于查詢出來的結(jié)果 還可以點擊列表右上角的 導(dǎo)出 按鈕來把查詢的結(jié)果導(dǎo)出成 excel 文 檔 查詢結(jié)果需要顯示哪些字段可以通過 顯示字段篩選 來配置 14 4 設(shè)備認領(lǐng)設(shè)備認領(lǐng) 4 1 業(yè)務(wù)介紹業(yè)務(wù)介紹 4 1 1 業(yè)務(wù)說明業(yè)務(wù)說明 當(dāng)設(shè)備管理員變更領(lǐng)用人或設(shè)備調(diào)撥到您的名下時 您需要對分配到您名下的設(shè)備進行認領(lǐng) 如對設(shè)備分配有疑問 需聯(lián)系單位設(shè)備管理員調(diào) 整 未完成分配到您名下設(shè)備的認領(lǐng)任務(wù)時 您將暫時無法使用建賬等系統(tǒng)中的相關(guān)功能 4 1 2 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 1 在系統(tǒng)首頁點擊 待認領(lǐng) 2 在需要認領(lǐng)的設(shè)備前打上 可批量處理 3 選擇設(shè)備后 點擊右上角的 確認認領(lǐng) 即可完成認領(lǐng) 4 如果不是自己的設(shè)備不需要認領(lǐng) 則選擇設(shè)備后就點擊右上角的 退回 4 2 設(shè)備認領(lǐng)步驟設(shè)備認領(lǐng)步驟 第一步 點擊待認領(lǐng)按鈕第一步 點擊待認領(lǐng)按鈕 15 第二步 填寫設(shè)備的存放地信息 并打鉤保存 提示 如果設(shè)備不是自己的 請打鉤并點擊 退回 按鈕 填寫退回理由 16 5 設(shè)備自查設(shè)備自查 5 1 業(yè)務(wù)介紹業(yè)務(wù)介紹 設(shè)備領(lǐng)用人自設(shè)備認領(lǐng)后 每隔一年需對設(shè)備進行核查 主要核查內(nèi)容 設(shè)備是否還在自己名 下 存放地是否更新 現(xiàn)狀是否變動 5 2 設(shè)備自查步驟設(shè)備自查步驟 第一步 點擊第一步 點擊 待自查待自查 按鈕按鈕 第二步 填寫設(shè)備的存放地信息 并打鉤保存 17 6 變更領(lǐng)用人變更領(lǐng)用人 6 1 業(yè)務(wù)介紹業(yè)務(wù)介紹 6 1 1 業(yè)務(wù)說明業(yè)務(wù)說明 變更領(lǐng)用人業(yè)務(wù)是指 變更領(lǐng)用人是指在同一個設(shè)備領(lǐng)用單位內(nèi)部 不同設(shè)備領(lǐng)用人之間進行移交 變更領(lǐng)用人需要雙方達成一致 單位設(shè)備管理員審核 業(yè)務(wù)提交注意事項 一次只能提交同一個單位下的設(shè)備 且一次可以提交多臺同類型的設(shè)備 大型儀器設(shè)備一次只能提交單臺 在提交業(yè)務(wù)后 請盡快聯(lián)系設(shè)備新領(lǐng)用人登錄系統(tǒng)進行設(shè)備接收操作 6 1 2 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 6 2 辦理步驟辦理步驟 第一步 第一步 在設(shè)備管理系統(tǒng)的 個人工作臺個人工作臺 首頁中點擊 變動業(yè)務(wù) 如下圖所示 第二步 第二步 進入變動業(yè)務(wù)申請界面后 點擊 申請領(lǐng)用人變更 如下圖所示 18 第三步 第三步 在設(shè)備挑選界面通過一定條件 如領(lǐng)用單位 設(shè)備編號 設(shè)備號段等信息進行篩選 查找 到自己需要辦理業(yè)務(wù)的設(shè)備后 如圖 點擊設(shè)備信息列最右邊的圖標選擇該設(shè)備 已經(jīng)選擇的 設(shè)備的狀態(tài)圖標會變?yōu)?并且在右側(cè)會把已選設(shè)備顯示出來 選擇完成后 點擊 下一步 按 鈕 如下圖所示 注 在查詢條件中的設(shè)備類別可選擇普通設(shè)備 貴重設(shè)備 設(shè)備編號可以填寫多個 請用逗號分隔 或者直接從 excel 表格復(fù)制粘貼 原設(shè)備領(lǐng)用人提交申請注意事項 原設(shè)備領(lǐng)用人提交申請注意事項 頁面不允許將 自己的設(shè)備變更給自己 一次可以提交多臺設(shè)備 但一次只能提交一個領(lǐng)用單位內(nèi)部的設(shè)備 所提交設(shè)備必須處于已核查狀態(tài) 且不在任何流程中 在提交業(yè)務(wù)后 請盡快聯(lián)系設(shè)備新領(lǐng)用人登錄系統(tǒng)進行設(shè)備接收操作 第四步 第四步 在業(yè)務(wù)信息填寫頁面 選擇新領(lǐng)用人 填寫變更理由 確認下方的設(shè)備列表后點擊 提交 變更申請 如圖所示 19 提交成功后 業(yè)務(wù)進入審核階段 6 3 常見問題常見問題 6 3 1 查看提交的變更領(lǐng)用人記錄查看提交的變更領(lǐng)用人記錄 可以在 個人工作臺 首頁 資產(chǎn)生命周期管理模塊 變動業(yè)務(wù) 下的 變動業(yè)務(wù)列表 中 查看到提交的變更領(lǐng)用人記錄 如下圖所示 6 3 2 新領(lǐng)用人審核新領(lǐng)用人審核方法方法 第一步 第一步 新領(lǐng)用人登錄設(shè)備管理系統(tǒng)后 在首頁的 待審業(yè)務(wù) 處 就可以看見前面步驟原設(shè)備領(lǐng) 用人提交的變更申請 點擊最右邊的 處理 按鈕 20 第二步 第二步 新領(lǐng)用人審核的時候 特別要確認存放地是否有變動 若有變動請做修改 另外還可以添 加備注信息 完成后點擊 同意 如下圖所示 如果不接受該設(shè)備 可以點擊右上角的 不同意 21 7 報廢業(yè)務(wù)報廢業(yè)務(wù) 7 1 業(yè)務(wù)介紹業(yè)務(wù)介紹 7 1 1 業(yè)務(wù)說明業(yè)務(wù)說明 報廢業(yè)務(wù)是指 設(shè)備由于損壞不能維修 沒有維修價值 殘值存在的設(shè)備下賬 報廢業(yè)務(wù)需要校驗 購置年限 年限短或者沒過質(zhì)保的一律不允許報廢 貴重儀器設(shè)備需要單獨提交報廢業(yè)務(wù) 1 設(shè)備領(lǐng)用人發(fā)起設(shè)備報廢申請 注 單臺件 10 萬以上的必須單獨申請 使用年限不滿 5 年的 系統(tǒng)給出紅色提示 2 單位設(shè)備管理員審核 3 綜合辦初審 審核完