如何利用ERP數(shù)據(jù)做好庫(kù)存分析.doc

如何利用ERP數(shù)據(jù)做好庫(kù)存分析？ERP系統(tǒng)的功用不僅僅只是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)記錄而已。其實(shí)如果要發(fā)揮這個(gè)系統(tǒng)的最大功用，則必須要學(xué)會(huì)利用ERP系統(tǒng)積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。筆者這里就結(jié)合庫(kù)存數(shù)據(jù)，來談?wù)勅绾卫肊RP數(shù)據(jù)來作好庫(kù)存分析的相關(guān)工作。一、 庫(kù)存分析的目的。在庫(kù)存管理中，不僅僅是庫(kù)存數(shù)量與金額準(zhǔn)確而已。最重要的是，要學(xué)會(huì)庫(kù)存分析，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存的合理配置，從而實(shí)現(xiàn)在保證正常原材料供應(yīng)的同時(shí)，最大程度的減少庫(kù)存。雖然在國(guó)內(nèi)的企業(yè)中，要實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存還是一個(gè)遠(yuǎn)期的目標(biāo)，但是借助ERP庫(kù)存管理模塊的幫助，還是可以在一定程度上減少庫(kù)存數(shù)量，提高資金的周轉(zhuǎn)速度。也就是說，ERP系統(tǒng)的庫(kù)存管理是圍繞著一個(gè)目標(biāo)展開的，即降低庫(kù)存成本，提高庫(kù)存的周轉(zhuǎn)率。如易飛ERP系統(tǒng)、用友ERP系統(tǒng)等等，都采取了很多的手段來實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。二、 幫助用戶及時(shí)發(fā)現(xiàn)呆滯物品。在企業(yè)倉(cāng)庫(kù)實(shí)際管理中，有時(shí)候有些原材料可能放在某個(gè)角落里，一年甚至好幾年沒有被發(fā)現(xiàn)。等到下次盤店庫(kù)存的時(shí)候，才會(huì)發(fā)現(xiàn)這些被遺忘的原材料。但是這個(gè)時(shí)候已經(jīng)晚了。要么就是原材料已經(jīng)過期不能夠使用了，要么就是其市場(chǎng)價(jià)值已經(jīng)下跌了，可能現(xiàn)在只要花一半的金錢就可以買到這些材料了。所以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)這些不用的呆滯品，并及時(shí)的對(duì)他們進(jìn)行處理。如及時(shí)的讓生產(chǎn)用掉，或者及時(shí)的賣掉，都可以幫助企業(yè)減少損失。雖然這個(gè)道理大家都懂得，但是在實(shí)際工作中，由于種種原因，企業(yè)管理人員往往忽視掉著問題，從而給企業(yè)帶來了不少的損失。而在ERP系統(tǒng)中，則可以幫助企業(yè)用戶及時(shí)的發(fā)現(xiàn)呆滯物品，以提醒用戶盡快的處理這些原材料。如在系統(tǒng)的庫(kù)存報(bào)表中，可以根據(jù)用戶的需要查詢出一個(gè)月、一個(gè)季度、半年、一年沒有動(dòng)過的原材料(庫(kù)存沒有變化過)。如果采用了批號(hào)管理的話，則可以查詢出采購(gòu)期超過一年或者半年還沒有使用的原材料。由于呆滯品不同的企業(yè)對(duì)其定義不同，故在系統(tǒng)中可以根據(jù)用戶的需要查詢?nèi)我鈺r(shí)間段的呆滯品信息。如此的話，用戶就不用每次都去庫(kù)存表中翻找。所以說，ERP系統(tǒng)中的庫(kù)存數(shù)據(jù)(如時(shí)間信息)等等不只是一個(gè)簡(jiǎn)單的記錄。由于其記錄的信息比手工帳簿要豐富的多，故只要用心去分析，總能夠得到不少有價(jià)值的信息。這個(gè)呆滯品報(bào)表分析就是一個(gè)很好的案例。三、 分析原材料占用庫(kù)存的資金情況。在分析庫(kù)存周轉(zhuǎn)率的時(shí)候，如果單從數(shù)量上分析，并不能夠很好的反映庫(kù)存的成本。這主要是因?yàn)椴煌脑牧掀鋬r(jià)值不同。有些原材料雖然庫(kù)存數(shù)量比較少，但是其價(jià)值本身就比較大。故在倉(cāng)庫(kù)中即使數(shù)量比較少，但是卻會(huì)占用比較多的庫(kù)存資金。所以為了提高庫(kù)存的使用率，必須要學(xué)會(huì)分析原材料占用庫(kù)存的資金情況。在手工管理階段，如果要每個(gè)月列出一份包含庫(kù)存數(shù)量與金額的明細(xì)，是一項(xiàng)很煩瑣的工作。為此不少企業(yè)，都是一年或者半年做一次這樣的工作。此時(shí)就不能夠及時(shí)的反映出原材料站用庫(kù)存的資金情況，從而不能夠?yàn)楣芾碚邲Q策提供很好的數(shù)據(jù)支持。現(xiàn)在在ERP系統(tǒng)的幫助下，這個(gè)情況就得到了很快的改善。在庫(kù)存結(jié)帳后，用戶馬上可以在系統(tǒng)中拉出當(dāng)月的原材料明細(xì)(包括每個(gè)原材料的數(shù)量以及金額)。然后根據(jù)這份報(bào)表，就可以分析出哪些原材料占用了比較多的資金。在后續(xù)采購(gòu)決策與庫(kù)存管理上，就可以針對(duì)這些原材料進(jìn)行特殊的管理，以減少其庫(kù)存，提高資金的利用率。如果發(fā)出原材料采用移動(dòng)加權(quán)平均的話，則還可以在任何一個(gè)時(shí)刻來分析這個(gè)原材料占用庫(kù)存的資金情況。總之，這份數(shù)據(jù)對(duì)于提高企業(yè)的資金利用率具有很大的使用價(jià)值。根據(jù)筆者的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，大部分企業(yè)對(duì)于這份報(bào)表都是寄予很大期望的。所以筆者建議企業(yè)，努力去挖掘這份報(bào)表背后的價(jià)值。四、 分析各個(gè)階段的庫(kù)存材料與成本情況。在庫(kù)存管理中，經(jīng)驗(yàn)有時(shí)候是非常重要的。如有些企業(yè)，一年四季的淡旺季可能比較明顯。如筆者以前給一家五金工具企業(yè)做過項(xiàng)目。他們的每年8月到11月是旺季，其余的時(shí)間往往是淡季。由于這個(gè)周期性的變化，所以企業(yè)的庫(kù)存也會(huì)有明顯的不同。在沒有上ERP項(xiàng)目之前，這家企業(yè)都是根據(jù)銷售定單來采購(gòu)的。所以每次到旺季的時(shí)候，都會(huì)出現(xiàn)資金短缺的情況。而上了ERP系統(tǒng)之后，這種情況得到了很大的好轉(zhuǎn)。首先，企業(yè)用戶會(huì)分析前幾年的庫(kù)存資金占用情況，預(yù)計(jì)出庫(kù)存資金占用的最大幾個(gè)月份，以安排好相關(guān)的資金。其次從歷史的數(shù)據(jù)中可以看出，哪些原材料歷年都是需要采購(gòu)的。如此的話，就可以提早采購(gòu)，以降低采購(gòu)成本。因?yàn)閺臍v史數(shù)據(jù)中可以看出，如果等到旺季的時(shí)候再進(jìn)行采購(gòu)的話，采購(gòu)價(jià)格會(huì)有10%左右的增長(zhǎng)，因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)都有這個(gè)周期性的變化。而提前采購(gòu)則可以明顯的降低采購(gòu)價(jià)格，同時(shí)可以保證到料的時(shí)間。提前下采購(gòu)定單同時(shí)延長(zhǎng)交貨期，最后多出來的庫(kù)存成本很大一部分仍然在供應(yīng)商那邊。第三，分析各年的庫(kù)存成本數(shù)據(jù)，還可以動(dòng)態(tài)的反映出原材料價(jià)格的變化情況。這對(duì)于企業(yè)的產(chǎn)品定價(jià)、產(chǎn)品定位等等都具有很大的幫助。五、 選擇更加合理的庫(kù)存成本統(tǒng)計(jì)方式。根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)制度，現(xiàn)在庫(kù)存成本的統(tǒng)計(jì)方式主要有三種，分別為先進(jìn)先出法、月加權(quán)平均法和移動(dòng)加權(quán)平均法。這三種方法各有各的特點(diǎn)。如先進(jìn)先出法其統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)單，但是不怎么科學(xué)。如果原材料價(jià)格波動(dòng)比較大的話，不同時(shí)期的產(chǎn)品材料成本價(jià)格就會(huì)相差很大。而移動(dòng)加權(quán)平均法其統(tǒng)計(jì)比較復(fù)雜，但是確是比較科學(xué)的，能夠減少原材料市場(chǎng)價(jià)格的異常變動(dòng)對(duì)生產(chǎn)成本的異常影響。在實(shí)際工作中，如果是手工核算成本的，往往采用的是先進(jìn)先出法或者月加權(quán)平均法。因?yàn)槠浣y(tǒng)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單，比較容易實(shí)現(xiàn)。不過如果上了ERP等信息化管理軟件之后，不少企業(yè)會(huì)考慮改變成本的核算方式。特別是庫(kù)存生產(chǎn)的企業(yè)，他們會(huì)選擇移動(dòng)加權(quán)平均成本。因?yàn)檫@種成本統(tǒng)計(jì)方式對(duì)于他們來說，更加的科學(xué)。為此企業(yè)項(xiàng)目管理員，接下去的工作就是跟企業(yè)財(cái)務(wù)人員一起，分析現(xiàn)有的成本核算方式是否真的適合企業(yè)。項(xiàng)目管理員可以先讓企業(yè)利用系統(tǒng)按照現(xiàn)有的成本核算方式運(yùn)行一年半載，看看效果。如果此時(shí)計(jì)算出來的庫(kù)存成本不能夠反映出企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)成本，或者兩者差異比較大的話，那么就可以考慮改變生產(chǎn)成本的核算方式。如可以采用移動(dòng)加權(quán)平均成本來試