文書檔案的整理 PPT課件

文書檔案的整理 重慶市檔案局唐筱燕 1 第一部分概述 文書檔案的含義文書檔案整理方法的演變文書檔案整理的原則 2 一 文書檔案的含義 文書檔案是指機關(guān) 團體 企業(yè) 事業(yè)單位及其他社會組織在工作活動中形成的具有保存價值的文件 從內(nèi)容上來講 文書檔案是指區(qū)別于科技檔案 會計檔案等的檔案 在企業(yè)通常是指黨群管理類 行政管理類 經(jīng)營管理類 生產(chǎn)管理類等管理類檔案 3 文書檔案整理就是將公務活動中形成 已經(jīng)辦理完畢應該歸檔的文件 按照一定的原則和要求 進行科學的分類 鑒定 組卷 件 排列 編目等 使之系統(tǒng)化 條理化的過程 4 二 文書檔案整理方法的演變及其利弊 對于文書檔案的整理 我國歷經(jīng)了以 卷 為保管單位和以 件 為保管單位的整理方法的演變 5 以 卷 為單位整理方法 傳統(tǒng)方法 主要步驟是組卷 裝訂 編目等 其優(yōu)點是 便于安全保管 不易散失 便于清點移交 弊端是立卷過于繁瑣復雜 工作量大 方法不易掌握 對整理人員要求較高 不利于快速準確查考利用 拆裝打孔不利于檔案保護 檔案鑒定銷毀 開放較難 6 按 件 整理方法就是歸檔文件整理方法 其優(yōu)點是簡化了整理環(huán)節(jié) 省去了組卷 擬寫案卷標題 編制案卷目錄等程序 有利于計算機管理 大大提高了檔案的查考準確率 缺點是辦理移交時清點任務繁重 7 三 文書檔案整理的原則 遵循文件的形成規(guī)律 保持文件之間的有機聯(lián)系 區(qū)分不同價值 便于保管利用 強化收集 簡化整理 細化檢索 深化利用 8 第二部分歸檔文件整理方法 相關(guān)定義整理步驟收集 鑒定 裝訂 編頁 分類 排列 編號 編目 裝盒 上架 9 一 定義 1 歸檔文件 歸檔文件 是指立檔單位在其職能活動中形成的 辦理完畢 應作為文書檔案保存的文件材料 包括紙質(zhì)和電子文件材料 10 2 件 件 是指歸檔文件的整理單位 歸檔文件一般以每份文件為一件 以下情形為一件 11 12 13 3 歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件 分類 排列 編號 編目等 紙質(zhì)歸檔文件還包括修整 裝訂 編頁 裝盒 排架 電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換 元數(shù)據(jù)收集 歸檔數(shù)據(jù)包組織 存儲等 使之有序化的過程 14 二 整理步驟 收集文件材料 劃分歸檔不歸檔范圍 甄別保存價值 劃定保管期限 裝訂 編頁 分類排列 蓋歸檔章 編號 完善歸檔章上各項目 編目 打印紙質(zhì)目錄 裝盒 上架 15 工具準備 16 第一步 收集文件文件收集遵循的原則 以我為主 的 職能 原則 突出反映本單位 的 工作特色 原則 17 收集渠道收文渠道發(fā)文渠道其他渠道 18 收文渠道文書檔案收集內(nèi)容的一大來源就是各單位收到的各種公文 主要有三類來文 一是黨委 政府以及有關(guān)主管部門來文 如市委 市政府文件 工商 稅務 統(tǒng)計等機關(guān)文件等 二是不相隸屬單位來文 如立檔單位駐地基層黨委 政府文件等 三是下級單位 下屬單位等報來的文件 19 發(fā)文渠道各單位制發(fā)文件 一般都經(jīng)過起草 送審 簽發(fā) 登記 印制等流程 其中 印發(fā)公文的登記十分重要 因此 各立檔單位每年在清理所印發(fā)公文中的歸檔文件時 應對照發(fā)文登記簿進行清理 20 其他渠道形成的文件材料主要有三類 一是有權(quán)機構(gòu)出具的關(guān)于產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍 質(zhì)量認證 資質(zhì)信用 知識產(chǎn)權(quán)等憑證類材料 二是會議文件 這里主要是指有關(guān)人員外出開會帶回的會議材料 尤其是要求貫徹執(zhí)行的會議和重要的業(yè)務會議材料 三還應特別關(guān)注其他較為特殊又十分重要的文件材料 比如與有關(guān)單位 個人簽訂的勞務 設(shè)備采購 業(yè)務往來等合同 協(xié)議 21 第二步 鑒定 鑒定的重要性鑒定在檔案形成中起著關(guān)鍵的作用 社會活動中形成的文件能否成為檔案 必須經(jīng)過鑒定這一關(guān)的資格審查 科學的鑒定才能把不同價值的文件轉(zhuǎn)化為不同保管期限的檔案 鑒定工作直接決定各種檔案的數(shù)量與質(zhì)量 是優(yōu)化檔案 提高檔案管理效益的杠桿 22 一 劃分歸檔和不歸檔范圍歸檔范圍 企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定 國家檔案局第10號令 第四條規(guī)定 企業(yè)文件材料歸檔范圍是 23 1 反映本企業(yè)在研發(fā) 生產(chǎn) 服務 經(jīng)營 管理等各項活動和基本歷史面貌的 對本企業(yè)各項活動 國家建設(shè) 社會發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料 2 本企業(yè)在各項活動中形成的對維護國家 企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價值的文件材料 24 3 本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機關(guān)和上級單位的文件材料 非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料 社會中介機構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料 所屬和控股企業(yè)報送的重要文件材料 4 其他對本企業(yè)各項活動具有查考價值的文件材料 25 不歸檔范圍1 有關(guān)機關(guān)和上級主管部門制發(fā)的普發(fā)性不需要辦理的文件材料 任免 獎懲非本企業(yè)工作人員的文件材料 供工作參考的抄件等 26 2 重份文件 無查考價值的事務性 臨時性文件 一般性文件歷次修改稿 各次校對稿 無特殊保存價值的信封 不需辦理的一般性來信 電話記錄 企業(yè)內(nèi)部抄送件 本企業(yè)領(lǐng)導兼外單位職務與本單位無關(guān)的文件 27 3 非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的不需要貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料 4 所屬和控股企業(yè)報送的供參閱的一般性簡報 情況反映 其他社會組織抄送不需要本企業(yè)辦理的文件材料 5 其他不需要歸檔的文件材料 28 二 劃分保管期限1 如何準確劃分保管期限鑒定原則 用全面的 歷史的 發(fā)展的 長遠的觀點判定檔案的價值 29 鑒定應從全局出發(fā) 不能局限于某一機關(guān) 某一部門或個人需要 應從經(jīng)濟 政治 科學文化等多方面的現(xiàn)實作用和史料價值全面衡量 要根據(jù)檔案產(chǎn)生的歷史條件 時代背景以及在歷史上的作用來判斷 30 鑒定標準 時間標準 來源標準 內(nèi)容標準 形式特征標準 職能標準 合規(guī)性標準 精全標準 共存標準 相關(guān)性標準 相對性標準 社會需求標準 歷史標準 31 時間標準 如年度與半年 中長期與短期規(guī)劃 來源標準 檔案形成者的地位 級別 重要性 檔案是否本單位產(chǎn)生 在本單位中 制發(fā)文的部門是否屬單位領(lǐng)導人 中心機構(gòu) 決策部門 主要職能部門 組織人事部門 財務部門 外事部門等相對來說更為關(guān)鍵的部門 32 內(nèi)容標準 這是檔案鑒定最重要 最本質(zhì)的因素 看文件內(nèi)容針對時間的有效性 比如合同 看內(nèi)容的重要性 反應主要職能活動 中心工作和基本歷史面貌的比一般工作活動的重要 上級針對本單位的重要批復 重要的方針政策和規(guī)定 看文件內(nèi)容的典型性 代表性和獨特性 如重大事件 名優(yōu)產(chǎn)品 代表人物 重大成果和創(chuàng)新性的新人新事新政策新做法 看文件內(nèi)容的證據(jù)性 凡維護權(quán)益的具有證據(jù)價值的文件都應永久保存 33 形式特征標準 指文件的種類 文本 形態(tài) 記錄方式等 如決定 決議 命令 指示 條例 紀要等價值高于通知 簡報和函等文件 古老的制作檔案材料 著名人物的題詞 批注 簽字等會使檔案具有更高的研究價值 藝術(shù)價值和紀念價值 34 職能標準 職能決定文件取舍的范圍和歸宿 級別越高價值越高 企業(yè)總部比基層的文件價值更大 重要機構(gòu)比非重要機構(gòu)產(chǎn)生的文件價值大 35 合規(guī)性標準 有些文件材料有其他法律法規(guī)要求 所以要從其規(guī)定 如 商業(yè)銀行法 規(guī)定了銀行監(jiān)督管理部門在監(jiān)管時需提供一定時期的文件材料 這些文件材料就必須依照該法歸檔保存 36 精全標準 永久保存的檔案一定要精煉 能夠反映企業(yè)主要活動的基本歷史面貌 共存標準 如設(shè)備的共存文件 37 相關(guān)性標準 密不可分的文件材料應同等選擇 有同等的保管期限 如請示與批復 成套性圖紙 相對性標準 文件的完整程度 內(nèi)容的可代替程度和重復性 沒有綜合性文件材料的情況下 局部的文件材料價值就上升了 如沒有年度就保留季度報表 38 社會需求標準 既有當前需要也有長遠利用需要 歷史標準 歷史背景 重要歷史時期 反映歷史基本面貌的文件材料保存要長久 39 2 國家檔案局第10號令 對保管期限的規(guī)定永久保管期限 10號令第八條 1 本企業(yè)設(shè)立 合并 分立 改制 上市 解散 破產(chǎn)或其他變動過程中形成的文件材料 本企業(yè)董事會 監(jiān)事會 股東會的構(gòu)成 變更 召開會議 履行職責和維護權(quán)益的文件材料 2 本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記 評估與證明文件材料 資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓 買賣 抵押 租賃 許可 變更 保護等憑證性文件材料 對外投資文件材料 本企業(yè)資本金核算 確認 劃轉(zhuǎn) 變更等文件材料 企業(yè)融資文件材料 40 3 本企業(yè)關(guān)于重要問題向有關(guān)機關(guān)和上級主管單位的請示 報告 報表及其復函 批復 有關(guān)機關(guān)和上級單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料 行業(yè)協(xié)會 中介機構(gòu)等對本企業(yè)做出的重要決定 出具的審計 公證 裁定等重要文件材料 本企業(yè)與其他組織和個人形成的重要合同 協(xié)議及補充協(xié)議等文件材料 4 本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃 戰(zhàn)略決策 重大改革 年度計劃和總結(jié)文件材料 內(nèi)部管理制度 規(guī)定 辦法等文件材料 41 5 本企業(yè)機構(gòu)演變 人力資源管理的重要文件材料 本企業(yè)涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料 企業(yè)文化建設(shè)文件材料 6 本企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要文件材料 7 本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料 8 本企業(yè)行政管理工作的重要文件材料 9 本企業(yè)黨群工作的重要文件材料 42 10 新聞媒體對本企業(yè)重要活動 重大事件 典型人物的宣傳報道 11 有關(guān)機關(guān)和上級主管單位領(lǐng)導 社會知名人士等重要來賓到本企業(yè)檢查 視察 調(diào)研 參觀時的講話 題詞 批示 錄音 錄像 照片及企業(yè)工作匯報等重要文件材料 本企業(yè)參與國家和社會重大活動的重要文件材料 本企業(yè)職工參加省級以上黨 團 工會 人大 政協(xié)等代表大會形成的重要文件材料 12 本企業(yè)直屬單位 所屬 控股 參股 境外企業(yè)和機構(gòu)報送的關(guān)于重要問題的報告 請示和批復等文件材料 43 定期保管期限 10號令第九條 1 本企業(yè)資本金管理 資產(chǎn)管理的一般性文件材料 本企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般性文件材料 2 本企業(yè)部門工作或?qū)ｍ椆ぷ饕?guī)劃 半年 季度 月份計劃與總結(jié)等文件材料 3 本企業(yè)召開會議 舉辦活動的一般性文件材料 發(fā)布的一般性公告 44 4 本企業(yè)經(jīng)營管理工作的一般性文件材料 5 本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一般性文件材料 6 本企業(yè)行政管理工作的一般性文件材料 7 本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料 45 8 本企業(yè)關(guān)于一般性問題向有關(guān)機關(guān)和上級主管單位的請示 報告 報表及有關(guān)機關(guān)和上級主管單位復函 批復 有關(guān)機關(guān)和上級主管單位 行業(yè)協(xié)會制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對本企業(yè)出具的一般證明文件 本企業(yè)與其他單位和個人形成的一般性合同 協(xié)議文件材料 46 9 直屬單位 所屬和控股企業(yè)一般性問題的請示 報告 來函與本企業(yè)的批復 復函等文件材料 10 本企業(yè)參與國家和社會活動的一般性文件材料 本企業(yè)職工參加省以上黨 團 工會 人大 政協(xié)等代表大會形成的一般性文件材料 本企業(yè)接待重要來賓的工作計劃 方案等一般性文件材料 47 兩個需要重點理解的內(nèi)容 如何理解非本機關(guān)主要業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料如何區(qū)分 重要的 和 一般的 48 第三步 裝訂歸檔文件以件為單位裝訂 永久和30年保管期限的歸檔文件用線或不銹鋼訂書釘裝訂 10年保管期限的歸檔文件也可用普通訂書釘 封套裝訂 49 件內(nèi)文件應進行排序 1 正文在前 附件在后 2 正本在前 定稿在后 3 轉(zhuǎn)發(fā)文在前 被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 4 原件在前 復制件在后 5 不同文字的文本 無特殊規(guī)定的 漢文文本在前 少數(shù)民族文字文本在后 6 中文文本在前 外文文本在后 7 來 去 文與復文作為一件時 復文在前 來 去 文在后 8 有文件處理單或發(fā)文稿紙的 文件處理單在前 收文在后 正本在前 發(fā)文稿紙 定稿依次在后 50 裝訂不得損頁 倒頁 壓字 保證文件平整 同期限裝訂方式保持一致 裝訂前 應對破損的文件材料予以修復 按照 檔案修裱技術(shù)規(guī)范 DA T25 2000 應對字跡模糊或易褪變的文件材料予以復制 應按照保管期限要求去除易銹蝕 易氧化的金屬或塑料裝訂用品 對于幅面過大的文件 應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊 51 第四步 編頁歸檔文件以件為單位 從 1 開始 將頁碼逐頁標注在有圖文的頁面正面右上角或背面左上角空白位置 歸檔文件原編頁碼與擬編頁碼相同的 可不另編頁碼 52 為盡量減少整理歸檔文件的工作量 有3情形折衷處理 1 對于已經(jīng)印制成冊并編有頁碼的 可不再另編頁碼 只在統(tǒng)計頁數(shù)時計算全部有效圖文頁面 包括封面 封底 序言 目錄等 2 對于一份本身較厚有連續(xù)頁碼的文件 只是在前面增加了文件處理單的 可不再另編頁碼 但在統(tǒng)計件內(nèi)頁數(shù)時應當加上處理單頁數(shù) 53 3 對于正本 發(fā)文箋 定稿為一件的或者其他幾件合為一件的 可保留正本或第一份文件頁碼 在發(fā)文箋 定稿或者后附文件的頁面正面右下角或背面左下角重新續(xù)編頁碼 關(guān)于頁碼編制位置 同一單位歸檔文件編頁位置應統(tǒng)一 原采用正面右下角 背面左下角編頁的 可按原方式編頁 54 第五步 分類歸檔文件一般采用 年度 保管期限 的方法進行兩級分類 也可采用 年度 機構(gòu) 問題 保管期限 的方法進行三級分類 兩級分類 即首先區(qū)分年度 同一年度中 再區(qū)分保管期限的方式 三級分類 即首先區(qū)分年度 同一年度中 區(qū)分機構(gòu)或問題 同一機構(gòu)或問題中 再區(qū)分保管期限的方式 55 按年度分類跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準 對于計劃 總結(jié) 預算 統(tǒng)計報表 表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件 統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度 跨年度形成的會議文件歸入閉幕年 跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年 來 去 文與復文跨年度并作為一件的 歸入復文年 當形成年度無法考證時 年度為其歸檔年度 并在備注項說明 56 按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類 即根據(jù)本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定 將同一年度歸檔文件按劃定的永久 30年 10年保管期限進行分類 57 按機構(gòu) 問題 分類將文件按其形成或承辦機構(gòu) 問題 分類 機構(gòu)分類法與問題分類法應選擇其一 不能同時采用 采用機構(gòu)分類的 應根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類 涉及多部門形成的歸檔文件 歸入文件主辦部門 采用問題分類的 應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類 58 第六步 排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi) 按事由結(jié)合時間排列 會議文件 統(tǒng)計報表等成套性文件可以集中排列 59 采用兩級分類的 同一年度的歸檔文件按永久 30年 10年分別拉通排列 一年三條線 永久1 2 3 辦公室 經(jīng)科處 法規(guī)處 201530年1 2 3 辦公室 經(jīng)科處 法規(guī)處 10年1 2 3 辦公室 經(jīng)科處 法規(guī)處 60 采用三級分類的 同一年度的歸檔文件 區(qū)分機構(gòu) 問題 按永久 30年 10年分別拉通排列 一年中 每一機構(gòu)或問題下各三條線 永久 1 2 3 4 辦公室30年 1 2 3 4 10年 1 2 3 4 永久 1 2 3 4 2015經(jīng)科處30年 1 2 3 4 10年 1 2 3 4 永久 1 2 3 4 法規(guī)處30年 1 2 3 4 10年 1 2 3 4 61 第七步 編號歸檔文件應加蓋歸檔章 并按照分類方案和排列順序編寫檔號 檔號 是指在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼 以