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歸檔文件整理方法今天講的歸檔整理方法主要針對機關(guān)、事業(yè)單位，企業(yè)和科技事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理這四類歸檔文件材料的整理工作，可參照執(zhí)行。第一節(jié) 歸檔文件整理工作概述歸檔文件整理工作是檔案工作的重要組成部分。各單位檔案部門把辦理完畢的具有參考利用價值的文件進行系統(tǒng)化整理編目后，才算完成了文件處理工作。歸檔文件移交單位檔案室后，文件便由發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入備查參考，從現(xiàn)行文件運轉(zhuǎn)過程轉(zhuǎn)入檔案管理階段。一、歸檔文件歸檔文件，是指各單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。二、歸檔文件整理歸檔文件整理，就是將應(yīng)歸檔的文件按照一定的原則和方法進行分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。三、歸檔文件整理原則歸檔文件整理原則就是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。四、歸檔文件整理方法目前，我國推行的歸檔文件整理方法有兩種。即改革后的文件級整理方法和傳統(tǒng)的案卷級整理方法。今天，我們主要講文件級整理方法。大家都知道，在用傳統(tǒng)方法立卷時，“卷”是文件整理和保管的最小單位。文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。3、正文和附件為一件。4、原件與復(fù)印件為一件。5、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報告與批示等。6、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。7、正文與文件處理單為一件。8、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。9、會議文件。一次會議形成幾份文件，就是幾件，即一份文件為一件。10、干部職工調(diào)動介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補助等材料。如果一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。第二節(jié) 文件級整理程序文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十二道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分級別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、編制件號、編制歸檔文件目錄、裝盒。收集文件區(qū)分歸檔范圍分 年 度分 級 別分 類 別分保管期限修整文件裝 訂排列文件裝 盒編制歸檔文件目錄文件編號一、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。（一）收集文件的意義收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。（二）收集工作的法律依據(jù)中華人民共和國檔案法第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。鄭州市檔案管理規(guī)定第十五條、第十六條規(guī)定：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的工作人員在公務(wù)活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像制品等均屬檔案材料”?！胺矊贇w檔范圍的檔案材料，必須由本單位檔案機構(gòu)或檔案人員實行集中統(tǒng)一管理，任何單位和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔”。（三）收集工作的原則齊全完整，是收集工作的基本原則。齊全是對整體而言，把本機關(guān)制發(fā)的和外來的文件材料全部收集起來，謂之齊全。完整是對個體而言，把一份文件的正件與附件，印件與底稿等，不缺件，不少頁地都收集起來，謂之完整。1、全面收集即不論是本機關(guān)制發(fā)的，還是上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)、同級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)、下級機關(guān)發(fā)來的，不管是單位保存的，還是單位領(lǐng)導(dǎo)或各部門以及個人存放的；不管是文字材料，還是圖紙、報表、聲像材料等，都要想方設(shè)法通過各種渠道進行全面收集。2、重點收集從機構(gòu)方面講，本機關(guān)機要收發(fā)部門，各內(nèi)部機構(gòu)等是收集的重點。從個人方面講，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、秘書、機要收發(fā)人員，內(nèi)部機構(gòu)負責人以及內(nèi)勤人員等是收集的重點。從文件內(nèi)容講，記述和反映本機關(guān)主要職能活動和歷史面貌的、方針政策性強、科研價值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點。3、帳外文件的收集“帳外文件”，指未經(jīng)發(fā)文登記和打印、編號的文件。（1）本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負責人參加上級機關(guān)召開的會議帶回的文件材料，尤其是本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話、發(fā)言以會議上印發(fā)本單位的典型材料。（2）代上級機關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。（3）上級機關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件。（4）國家、省、市和上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機關(guān)、本系統(tǒng)工作時的指示、講話、題詞和聲像等材料。（5）本機關(guān)召開的黨代會、職代會、團代會、黨組（黨委、總支、支部）會、行政領(lǐng)導(dǎo)（如局長）辦公會、工作會議、專業(yè)會議等形成的會議記錄、紀要、簡報、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿等文件材料。以及領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會報告（一年兩次）（6）本機關(guān)各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計報表和分析材料。a黨員統(tǒng)計年報表b團員統(tǒng)計年報表c干部統(tǒng)計年報表d離（退）休干部統(tǒng)計年報表e公務(wù)員統(tǒng)計年報表f機構(gòu)編制、人事年報表g黨政人才資源統(tǒng)計年報表h國有事業(yè)單位管理人才、專業(yè)技術(shù)人才統(tǒng)計年報表i黨內(nèi)統(tǒng)計年報表j工資統(tǒng)計年報表k勞動情況統(tǒng)計年報表l保險福利費用構(gòu)成情況年報表m國有資產(chǎn)統(tǒng)計年報表n財務(wù)決算報表0各類業(yè)務(wù)綜合或單項統(tǒng)計報表p紀檢監(jiān)察案件統(tǒng)計報表q審計結(jié)論。（7）領(lǐng)導(dǎo)干部個人重大事項的情況報告（一年兩次）。（8）領(lǐng)導(dǎo)干部個人收入申報的情況報告（一年兩次）。（9）本機關(guān)目標管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀檢監(jiān)察、綜合治理、計劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動中形成的文件材料。（10）本機關(guān)各級黨組織在工作活動中形成的文件材料。（11）本機關(guān)干部、職工定級、晉級、任免、調(diào)動、獎懲、考核、錄聘、離退、職稱評定等勞動人事方面的審批材料及黨員、干部、職工名冊。（如干部職工考核等次匯總表、工資變動審批表、工人技術(shù)等級考核審批表、工資發(fā)放明細表等）（12）本機關(guān)制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責等。（13）本單位財產(chǎn)、檔案交接憑證。（14）本機關(guān)編印的簡報、出版物定稿、樣本。包括機構(gòu)沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等。（15）本機關(guān)請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復(fù)。（16）本機關(guān)與外機關(guān)簽訂的各種合同、協(xié)議書等。（17）本機關(guān)檢查下級單位的工作、調(diào)查研究時形成的文字材料。（18）新聞媒體（報社、電臺、電視臺、雜志社）報道、轉(zhuǎn)載本機關(guān)工作活動的文章、圖片、采播通知單等。（19）本單位領(lǐng)導(dǎo)班子及成員的述職報告。（20）政府部門在采購過程中所形成的報告、標書、合同等。用戶申請報告、項目要求、設(shè)計方案等反映采購要求的文件；招標通知、競標登記、競標單位的標書、競標會議議程、專家名單、專家意見、競標結(jié)果，采購合同記載競標和采購合同鑒定過程的文件材料；合同變更、設(shè)計更改、驗收意見，合同執(zhí)行報告、爭議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料。4、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。計算機輸出的定稿，一是要附發(fā)文處理簽，二是要加蓋騎縫章，避免弄虛作假，以維護文件的真實性和憑證性，確實發(fā)揮文件的法定效用。（4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應(yīng)補齊。（5）本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復(fù)是否齊全完整。如不完整，可依照下列方法處理。對有批復(fù)缺請示的處理。一般講，有批復(fù)肯定有請示，如缺請示文件，應(yīng)認真查詢。一是找承辦請示事項的部門或個人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復(fù)一起歸檔。對有請示缺批復(fù)的處理。有批復(fù)但未歸檔。一是有關(guān)申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調(diào)拔經(jīng)費的批復(fù)文件，一般習(xí)慣于由財務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門直接用批復(fù)原件去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復(fù)原件和憑證一起歸入會計檔案，對此，應(yīng)明確要求其在手續(xù)辦理完畢后將批復(fù)原件交文書處理人員歸檔，并提供批復(fù)復(fù)印件與會計憑證一并歸檔。二是批復(fù)文件未經(jīng)正式收文渠道傳遞，而由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員直接取回后留存。對此應(yīng)要回原件歸檔。電話批復(fù)、口頭批復(fù)未形成文字，或未批復(fù)，但實際上已辦理，即成事實。此類請示文件在歸檔之前，應(yīng)由承辦人員在請示文件上級注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。直接在請示原件上批復(fù)的，將此份請示直接歸檔即可。一個問題或一件事情，經(jīng)多次請示才予批復(fù)的，將批復(fù)文件所針對的最后一份請示隨批復(fù)一并歸檔，前幾次請示文件可不歸檔。未批復(fù)也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件，可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。如此類請示文件較多，已沒有批復(fù)的可能，可單獨整理。二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要歸檔和不需要歸檔的文件材料區(qū)分開來。（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；2、機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；3、本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機關(guān)文件材料中的重要文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。（三）機關(guān)之間分工歸檔的范圍為避免各機關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏，各單位之間必須明確的歸檔范圍。1、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)（部、廳、局）發(fā)來的文件，由隸屬下級機關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機關(guān)一般不歸檔。但對一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理條例、勞動工資規(guī)定、生活待遇標準等文件。2、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)召開的專業(yè)會議文件、由各隸屬下級機關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會議，并有重要發(fā)言，其印件和定稿（指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。3、聯(lián)會簽發(fā)的文件，由主辦機關(guān)歸檔，會簽、聯(lián)辦機關(guān)歸檔與否，視自身需要來確定。4、聯(lián)會召開的會議文件，由主辦機關(guān)歸檔，聯(lián)辦機關(guān)是否歸檔，視自身需要來確定。5、聯(lián)會派出調(diào)查組，檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動形成的文件材料，由主辦機關(guān)歸檔，聯(lián)辦機關(guān)歸檔與否，視情況而定。6、本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機關(guān)職務(wù)而形成的文件材料，由兼職單位負責歸檔。7、臨時機構(gòu)形成的文件，由臨時機構(gòu)負責歸檔，工作結(jié)束后，將檔案移交主管部門或同級檔案館。三、分年度分年度，就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開?，F(xiàn)行機關(guān)的歸檔文件整理工作，是按年度分開進行的，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對的年度1、跨年度的請示與批復(fù)，一并歸入批復(fù)年度；沒有批復(fù)的，歸入請示年度。2、跨年度轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或批轉(zhuǎn)本機關(guān)（包括批轉(zhuǎn)下級機關(guān)）的文件，一并歸入批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)年度。3、跨年度的表彰決定，考評結(jié)果、審計結(jié)論等文件，歸入表彰、考評、審計所專指的年度。4、跨年度的規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對的第一年度。5、跨年度的總結(jié)，歸入總結(jié)針對的最后一個年度。6、跨年度的會議文件，歸入會議開幕年度。7、年度工作計劃、總結(jié)和各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計報表，歸入文件內(nèi)容所針對的年度。8、工作計劃與總結(jié)一般不應(yīng)寫在一起，如寫在一起的應(yīng)視文件內(nèi)容的主次來決定歸檔的年度。9、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準生效年度。10、回顧、紀念性文章，歸入定稿或發(fā)表年度。11、翻印的文件，歸入原件的所屬年度。12、專業(yè)部門使用專門年度所形成的文件，按專門年度立卷歸檔。如教學(xué)年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個學(xué)年。13、為某項工作或會議收集的文件，一般不歸檔，如確有必要，可歸入使用年度。14、非訴訟案件材料，歸入結(jié)案年度。15、未標示文件形成時間的文件，根據(jù)文件的內(nèi)容、制成材料、制作形成等予以考證后，歸入其所屬年度。四、分類別分類別，就是根據(jù)本機關(guān)文件的來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過程。（一）分類方法分類方法也稱分類原則，就是具體劃分本機關(guān)文件之間異同點的根據(jù)和準則。目前我們比較常用的就是組織機構(gòu)分類法和問題分類法。1、組織機構(gòu)分類法組織機構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)部機構(gòu)，將整個全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機關(guān)內(nèi)有幾個機構(gòu)，就設(shè)幾個類，機構(gòu)名稱，就是類名。如，辦公室、機關(guān)處、企業(yè)處、法規(guī)處、科教處就是五個類名。采用組織機構(gòu)分類設(shè)置類別，要依據(jù)編委部門或上級主管部門有關(guān)本機關(guān)內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)的批準文件設(shè)置。采用組織機構(gòu)分類法分類的層次確定，主要依據(jù)本機關(guān)大小和形成文件數(shù)量的多少來確定。類別排列方法依據(jù)編委批準的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)編制文件的順序排列。依據(jù)本機關(guān)習(xí)慣的排列順序排列。依據(jù)其重要程度排列。一般為黨委（黨組）下設(shè)的組織機構(gòu)在前，行政下設(shè)的組織機構(gòu)在后，綜合性機構(gòu)在前，業(yè)務(wù)部門在后。如辦公室系黨政合一的綜合性部門，則應(yīng)將辦公室排列在前面，然后按照黨委下設(shè)部門，行政下設(shè)的部門依次排列。2、問題分類法問題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。也就是說，不管是機關(guān)內(nèi)哪個組織機構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都歸入一個類別內(nèi)，以集中反映某一個問題的來龍去脈及辦理情況。類別排列的方法先黨后政。即黨群工作方面的類項在前，行政管理以及業(yè)務(wù)工作方面的類項在后。綜合性的類項在前，專題性的類項在后。具體排列順序可參照各類項之間的相互關(guān)系，結(jié)合重要程度和上述規(guī)則及實際情況確定。（二）分類方案的編制分類方案，是一個機關(guān)內(nèi)文件材料分類的表現(xiàn)形式，它是用文字或圖表形式表示一個機關(guān)內(nèi)文件分類體系的一種文件。是進行文件分類的依據(jù)。一個機關(guān)內(nèi)的文件應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和載體的不同，編制統(tǒng)一的分類方案，分類方案編制好后，一般不要隨意變動，以保持其一致性和連續(xù)性。五、分級別分級別，就是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級機關(guān)、本機關(guān)、同級機關(guān)與不相隸屬機關(guān)和下級機關(guān)的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復(fù)等，不能為了分級別而將其分割開。1、上級機關(guān)普發(fā)的文件，放上級。2、上級機關(guān)針對本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置，人員編制的文件，放本機關(guān)。3、上級機關(guān)針對本機關(guān)干部任免的文件放本機關(guān)。4、上級機關(guān)針對本機關(guān)工作人員獎懲的文件放本機關(guān)。5、上級機關(guān)通報本機關(guān)的文件，放本機關(guān)。6、上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人針對本機關(guān)工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報告，放本機關(guān)。7、上級機關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件，放本機關(guān)。8、上級機關(guān)的批復(fù)與本機關(guān)的請示，本機關(guān)的批復(fù)與下級機關(guān)的請示一起放本機關(guān)。9、上級機關(guān)下達的工作、生產(chǎn)、經(jīng)營計劃和分配的物資、設(shè)備、經(jīng)費等指標文件，如文件內(nèi)容是針對本機關(guān)的，放本機關(guān)；如是針對本系統(tǒng)、本行業(yè)，其中包括本單位的文件，放上級。10、上級機關(guān)通報本系統(tǒng)或本行業(yè)工作情況，其中包括本機關(guān)的文件，放上級。如文件內(nèi)容主要是針對本機關(guān)，并且是重大事項的放本機關(guān)。11、上級機關(guān)的內(nèi)部刊物、簡報，是本機關(guān)內(nèi)容的，放本機關(guān)，如其中僅有一項是本機關(guān)或與本機關(guān)無關(guān)的，放上級。12、上級機關(guān)的會議文件，本機關(guān)的發(fā)言和本機關(guān)的典型材料放本機關(guān)，其余文件放上級。13、直屬上級機關(guān)與有關(guān)機關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件，屬于本機關(guān)內(nèi)容的放本級，非本機關(guān)內(nèi)容的放上級。14、本機關(guān)起草，以上級機關(guān)名義發(fā)出的文件，印件和底稿放上級，本機關(guān)只保存印件。15、本機關(guān)與外機關(guān)協(xié)商問題的來往文書，放本機關(guān)。16、本機關(guān)與外機關(guān)的聯(lián)發(fā)文件和共同召開的會議文件，放本機關(guān)。17、本機關(guān)制發(fā)的文件，放本機關(guān)。18、下級機關(guān)報送的文件，放下級。19、本機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，與被轉(zhuǎn)發(fā)的原件，一并放本機關(guān)；如被轉(zhuǎn)發(fā)件屬于政策法規(guī)性重要文件，則應(yīng)與轉(zhuǎn)發(fā)件分開，即轉(zhuǎn)發(fā)件歸入本機關(guān)，被轉(zhuǎn)發(fā)件歸入上級機關(guān)。20、本機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的文件，與被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的下級機關(guān)的原件，一并放本機關(guān)。六、劃分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期限，就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價值，確定文件材料存留的年限。根據(jù)國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，文書檔案的保管期限為永久和定期兩種。永久，即在正常情況下，無限期地保存；定期，分為10年和30年兩種。 （一）永久保管的文書檔案主要包括：1、 本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；2、 本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；3、 本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；4、 本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；5、 本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等材料；6、 本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；7、 上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；8、 同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（二）定期保管的文書檔案主要包括：1、 本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；2、 本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；3、 本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；4、 本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料5、 本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；6、 上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；7、 上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；8、 同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；9、 下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。七、修整文件為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進行檢查，凡不符合要求的都要進行修整。1、修裱破損文件使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行修補或托裱。2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復(fù)制方法是復(fù)印。3、去除易銹蝕的金屬物4、超大紙張折疊大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數(shù)，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。八、裝訂裝訂，是歸檔文件整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。歸檔文件修整完畢，采用符合檔案保護技術(shù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，以固定文件頁次，防止散失，便于保管和利用。（一）裝訂要求：1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進行裝訂。2、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。3、裝訂時，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂的，右側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。（二）裝訂方法1、線裝法。根據(jù)文件的厚薄，選擇粗細適中的棉線進行裝訂。文件頁數(shù)較少時，采用“兩孔一線”（細線）左上角裝訂，背后打活結(jié)；文件頁數(shù)較多時，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。2、對于裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已嚴密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。九、排列文件排列文件，就是根據(jù)一定的方法確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序的過程。（一）按事由排列法按事由排列法，就是將同一事由的相關(guān)文件排列在一起。按事由排列的具體步驟如下：1、在一個全宗內(nèi)將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列，即按永久、定期分別排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限內(nèi)的文件按其劃定的類別分別排列，類與類之間、類與屬類之間的文件排列，要按照分類方案進行。（1）采用組織機構(gòu)分類法分類的歸檔文件，可依據(jù)編委下達的編制文件中的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)（處室）位序或習(xí)慣位序結(jié)合重要程度排列。即：黨群下設(shè)部門在前，行政下設(shè)部門在后，綜合性部門在前，業(yè)務(wù)部門在后。（2）采用問題分類的歸檔文件，可依據(jù)黨群工作類在前，行政管理類、業(yè)務(wù)工作類在后；綜合類在前，專題類在后，并結(jié)合重要程度排列。3、在同一類別內(nèi)的文件按事由結(jié)合時間、重要程度來排列。即在同一類別內(nèi)，將文件先按不同事由分開，將同一事由的相關(guān)文件排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。（1）單一事由、單一責任者的文件，按歸檔文件形成時間的先后順序排列。（2）幾個事由、單一責任者的文件，先把不同事由的文件分開，在每個事由里按文件形成時間的先后順序排列，然后再按事由的重要程度排列。重要事由在前，次要事由在后。例：人行鄭州中心支行責 任 者金融監(jiān)管6月ee8月ee11月ee金融稽核元月ee3月ee6月ee違規(guī)處理10月ee11月ee12月ee時間事由(按事由的重要程度排列)（3）單一事由、幾個責任者的文件，先把不同責任者的文件分開，在每個責任者的文件內(nèi)，按文件形成時間的先后順序排列，然后再接責任者地位高低依次排列。一般是上級機關(guān)在前，本級、同級、下級機關(guān)在后。例：干 部 任 免事 由市 委6月ee9月ee市 機 關(guān)2月ee7月ee9月ee時間(按地位高低排列)市 人 大元月ee4月ee市 政 府11月ee12月ee市委組織部元月ee5月ee10月ee（4）幾個事由、幾個責任者的文件，首先把不同事由的文件分開，在每個事由里再把不同責任者的文件分開，在每個責任者里，按照文件形成時間的先后順序排列；其次按責任者的地位高低排列；最后按事由的重要程度排列。例：干部任免組織部本機關(guān)市人大6月6 4 5月 月 月元 9 12月 月 月錄 聘本機關(guān)市人事局10月元 12月 月獎 勵市人事局本機關(guān)市委2月元 6月 月 3 7 月 月（5）單一事由、單一責任者，涉及單一地區(qū)的文件，按文件形成時間的先后順序排列。例：地礦煤炭管理局關(guān)于新密市煤礦開采情況的調(diào)查一共形成了4份文件，則按其文件形成時間的先后順序排列。（6）單一事由、單一責任者，涉及幾個地區(qū)的文件，先把不同地區(qū)的文件分開，在每個地區(qū)里，按文件形成時間的先后順序排列，然后按地區(qū)所處的地理位置或習(xí)慣排法排列。例：市計委關(guān)于下達各縣（市）、區(qū)二000年重點工程項目投資計劃的一系列文件，按習(xí)慣排法首先是先排縣（市），后排區(qū)；即按新鄭、新密、登封、鞏義、滎陽市、中牟縣；中原、二七、金水、管城、邙山、上街區(qū)的順序依次排列。（7）單一事由、幾個責任者，涉及一個地區(qū)的文件，先把不同責任者的文件分開，在每個責任者里，按文件形成時間的先后順序排列，然后再接責任者的地位高低排列。例：省、市政府、土地局關(guān)于處理鞏義市黃河灘地糾紛問題的系列文件，就應(yīng)采取此法排列。（8）單一事由、幾個責任者，涉及幾個地區(qū)的文件，首先把不同地區(qū)的文件分開，在每個地區(qū)里再把不同責任者的文件分開，在每個責任者文件內(nèi)按文件形成時間的先后順序排列；其次，按責任者的地位高低排列；最后按地區(qū)的地理位置排列。例：國家、省、市地礦部、廳、局關(guān)于新密、登封、鞏義市連續(xù)發(fā)生煤礦塌方事故調(diào)查的系列文件，就應(yīng)按此法排列。（9）本機關(guān)與外機關(guān)協(xié)商某項工作或某一事項形成的文件，應(yīng)以本機關(guān)在前，外機關(guān)在后的順序排列。（10）報刊雜志、簡報、信息等（指本機關(guān)編輯出版的，不包括新聞單位），按期刊號的先后順序排列。（二）按文號（或按文件形成時間）排列法按文號排列法，就是在同一全宗、同一年度、同一期限內(nèi)，按發(fā)文字號的先后順序排列歸檔文件。1、在一個全宗內(nèi)，將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列，即按永久、定期分別排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限內(nèi)，按歸檔文件的發(fā)文字號或形成時間的先后順序排列，即把歸檔文件先按發(fā)文的“字”（機關(guān)代字，如鄭環(huán)保字）分開，再按發(fā)文的“號”排列。也就是在同一期限內(nèi)，把同一字號的文件排列在一起，在同一字號內(nèi)再按發(fā)文號（56號、57號）的先后順序排列。（1）本機關(guān)發(fā)文以黨、政兩個發(fā)文字號分別編號的，先排黨組織（黨組、黨委等）發(fā)文，后排行政發(fā)文。例：鄭州市檔案局歸檔文件永 久鄭檔黨字1號 2號 3號 4號1號 3號 6號 9號 1 2號 1 6號 1 8號 2 8號責任者發(fā)文字發(fā)文號鄭檔字上級機關(guān)發(fā)文若等同于本機關(guān)，也按此法排列。（2）本機關(guān)發(fā)文以黨、政各為一個發(fā)文順序號，內(nèi)設(shè)各處室分別編有發(fā)文字號的，首先按黨在前，政在后的順序排列；其次按黨群工作部門發(fā)文在前，行政部門發(fā)文在后；綜合性部門在前，業(yè)務(wù)部門發(fā)文在后的順序依次排列；再在每個部門發(fā)文內(nèi)，按發(fā)文號的先后順序排列。例：河南省檔案局歸檔文件永久豫檔黨字豫檔字豫檔辦字豫檔人字豫檔法規(guī)豫檔業(yè)字豫檔技字1 2 3 5 61 3 8 91 12 231 61 2 31 61 2上級機關(guān)發(fā)文若等同于本機關(guān)，也按此法排列。（3）本機關(guān)未編發(fā)文字號的文件，即白頭文件，也稱內(nèi)部文件，按上述（2）排列方法排列后，再按文件形成時間的先后順序排列（成套性文件，如會議文件除外）。（4）同級機關(guān)，不相隸屬機關(guān)和下級機關(guān)來文，可按文件的發(fā)文字號結(jié)合形成時間依次排列。（5）在同一期限內(nèi)，既有上級機關(guān)的文件，又有本機關(guān)文件，還有同級和下級機關(guān)的文件（指短期保管的文件）時，應(yīng)依上級機關(guān)在前，本機關(guān)在后，其次是同級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)和下級機關(guān)的順序排列。（6）在排列問文和復(fù)文類文件（請示與批復(fù)、報告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)等）時，應(yīng)依本機關(guān)的發(fā)文（即問文）字號的先后順序排列。因為復(fù)文是針對本機關(guān)發(fā)文而發(fā)的，同時無論從排列和查找的角度看，都比較方便。這一點，各單位可視情況而定（按復(fù)文時間排列的話，與問文相鄰的文件時間往往差距較大，即復(fù)文比其后面的文件形成的時間晚）。（三）零散文件的排列零散文件，即在當年歸檔文件整理完畢若干年后，又收集到屬于該年度的個別文件。零散文件插入所屬年度進行排列的方法，一是將其排列在同一保管期限的最后，并在備考表中注明；二是將其排列在相鄰文件的后面，即將其與所屬事由中的相關(guān)文件訂在一起，在目錄備注欄中注明“此件為兩件”，并在插入文件的右上角加蓋“插入件”章。三是將其排列在相應(yīng)類別的最后，并在備考表中注明；四是按文號排列的，可按其發(fā)文字號插入相應(yīng)的位置，并在備考表中注明。以上四種插入法，以第一種方法最簡便，各單位可視情擇優(yōu)選用。（四）企業(yè)和科技事業(yè)單位的檔案分類一般按十大類進行分類。前四類，黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理，檔案的整理可參照歸檔文件整理方法進行整理。即歸檔文件整理時按單位（全宗）年度保管期限分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類，每大類內(nèi)文件的排列按照同一問題形成的文件材料集中排列。如在黨群工作類內(nèi)有黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、工會工作、共青團工作等。在文件排列時先排黨群工作、再排組織工作、依次類推。十、文件編號歸檔文件編號，指將歸檔文件在全宗中的位置，標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。（一）件號件號，是歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。件號包括室編件號和館編件號兩種。1、室編件號室編件號，即在歸檔文件整理時編制的件號，其編制方法和要求：（1）歸檔文件排列順序固定之后，應(yīng)逐件編寫件號。（2）在同一年度，同一保管期限內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號。即一年三個流水號，永久從“1”開始，長期從“1”開始，短期從“1”開始，依次編制。（3）不得斷號，重號，跳號。鄭州市檔案局歸檔文件編號示意圖永 久發(fā)文字號鄭檔黨字1-7鄭檔黨字8-9黨委內(nèi)部文件6份鄭檔字1-6鄭檔字7-11鄭檔字12-16鄭檔字17-26行政內(nèi)部文件8份行政內(nèi)部文件3份文件編號1-78-910-1516-2122-2526-3031-3940-4748-5030年收文字號豫檔字1-5豫檔字6-9豫檔辦字1-2豫檔人字1-6豫檔業(yè)字1-3豫檔業(yè)字4-6豫檔業(yè)字7-10豫檔業(yè)字11-16豫檔法字1-4文件編號1-56-910-1112-1718-2021-2324-2728-3334-3710年發(fā)文機關(guān)國檔局省局省局本機關(guān)本機關(guān)本機關(guān)同級下級下級時間（月）1-121-67-121-34-78-121-121-67-8份 數(shù)3份7份10份6份8份3份2份3份9份文件編號1-34-1011-2021-2627-3435-3738-3940-4243-512、館編件號館編件號的設(shè)置，主要是為了館室銜接的需要，在檔案進館時編制。即檔案移交進館后，由檔案館經(jīng)過鑒定、整理，并根據(jù)歸檔文件在全宗中位置發(fā)生的變化情況，重新編制。是否需要重編，由檔案館視情而定。（二）頁號頁號，是每份歸檔文件頁次的順序號。頁號編寫方法和要求：1、以件為單位，逐頁編寫順序號，一份文件為一個流水號。歸檔文件自身已有頁碼的不再編號，自身無頁碼的要補編頁號。如一份文件由幾部分組成，而且每個組成部分各自編有頁碼的（如：正文和附件、正文和定稿、請示和批復(fù)、函與復(fù)函、報告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、辦法與實施細則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔），要重新編寫頁號，即要給這份文件以完整連貫的總頁碼。2、編寫頁號，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上角，單面印刷的為一頁，編一個號；雙面印刷的為兩頁，編兩個號。折疊的大張文字材料或圖表，不管折幾折，凡是單面有字的為一頁，編一個號，雙面有字的為兩頁，編兩個號。3、不得重編、漏編頁號。（三）蓋歸檔章文件編號項目固定之后，要以歸檔章的形式逐件標識在每一份歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標”，確保歸檔文件借閱后正確歸位。式樣全宗號年 度頁 數(shù)室編件號12006101機構(gòu)（問題）保管期限館編件號辦公室（黨群工作類）永 久1、歸檔章的位置歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁上端其它空白處，不要壓字跡，盡量不要與收發(fā)章或領(lǐng)導(dǎo)批示文字交叉在一起。2、歸檔章的項目及填寫方法歸檔章的項目有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、類別名稱（機構(gòu)或問題）等。（1）全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。（2）年度：是文件的形成年度，采用公元紀元，以四位阿拉件數(shù)字標注，如2006年，應(yīng)標注為“2006”而不能簡化為“20”。（3）保管期限：按歸檔文件劃定的保管期限填寫，是哪種保期限就填寫哪一種。三種保管期限可分別簡稱為“永”、“長”、“短”。（4）室編件號：按歸檔文件排列順序編寫的件號填寫，由檔案室負責填寫。（5）館編件號：由檔案館負責填寫。（6）頁數(shù)：填寫一份文件的總頁數(shù)，即一份文件最后一頁的頁碼。沒有重新編寫文件頁號的，按文件的原有頁數(shù)填寫。一份文件由幾部分組成的，把幾個組成部分的頁碼相加之和，即是這份文件的頁數(shù)。（7）類別：填寫類別的規(guī)范化簡稱，采用機構(gòu)分類的，填寫機構(gòu)名稱，采用問題分類法分類的，填寫問題類名。十一、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄，是整理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，也是其它編目工作的基礎(chǔ)，為檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計、編研等工作的開展提供基本條件。（一）歸檔文件應(yīng)逐件編寫目錄來文和復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。如請示與批復(fù)作為一件時，只登錄批復(fù)件；轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件，只登錄轉(zhuǎn)發(fā)件，其中屬于上級轉(zhuǎn)發(fā)、批復(fù)本機關(guān)的文件，要同時登錄本機關(guān)的發(fā)文字號，以便查找；但如果是重要法規(guī)性文件，歷次修改稿或定稿太厚，只能與正式文件分開各作為一件時，則分別登錄。（二）歸檔文件目錄中所列項目應(yīng)逐項認真準確地填寫歸檔文件目錄設(shè)有件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。其填寫方法如下：1、件號：填寫室編件號。2、責任者：填寫制發(fā)文件的機關(guān)或個人（標明職務(wù)），即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。（1）填寫通用簡稱。（2）以落款（蓋章）單位為準填寫，不能把承辦文件或擬稿的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)或個人作為責任者填寫。（3）報表的責任者，應(yīng)填寫填報單位，即蓋章單位，而不是報表的印制或發(fā)送單位。（4）聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個單位，哪個單位就是主辦單位。如發(fā)文字號較多，則根據(jù)該文件涉及的主要內(nèi)容屬于哪個單位的職能業(yè)務(wù)，責任者即為這個單位。如本單位也屬于聯(lián)辦單位之一，應(yīng)把本單位也填入責任者內(nèi)。如為查閱方便，可把所有聯(lián)辦單位全部填入責任者欄內(nèi)。（5）問文與復(fù)文作為一件時（請示與批復(fù)、函與復(fù)函、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)等），只填寫復(fù)文單位即可。如在請示、報告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請示、報告的單位即可。3、文號：填寫文件的發(fā)文字號，即由發(fā)文代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。如：鄭檔字1999第52號（1）聯(lián)合發(fā)文，填寫主辦單位文號即可。（2）期刊類文件，如簡報、信息、動態(tài)、雜志等，只填寫期刊號即可。（3）報告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)、請示與批復(fù)等，只填寫批示、轉(zhuǎn)發(fā)、批復(fù)件文號即可。如在請示、報告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請示、報告的文號即可。4、題名：填寫文件標題。（1）凡是文件有題名并能反映文件實質(zhì)性內(nèi)容的，應(yīng)照原題名填寫，不得隨意更改或簡化。（2）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實質(zhì)性內(nèi)容的，可根據(jù)實際情況自擬題名（包括補充和改換題名），外加方括號 填寫。原題名只有文種的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容補充擬寫文件題名。如市委組織部印發(fā)的任免文件，有的題名中僅有“通知”兩個字，則必須補充擬寫文件事由，加在文種之前，以便查閱，可擬寫為關(guān)于干部任免的通知。文件題名中以發(fā)文字號代替文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容補充題名。如：“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)198529號文件的通知”，從文件題名中看不出文件的內(nèi)容，實際上是關(guān)于加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的文件，填寫題名時，應(yīng)補充為“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)198529號文件加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的通知”。批復(fù)不另行文，只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補充。如“關(guān)于購買復(fù)印機的請示、批復(fù)”。（3）正件與附件為一件時，如附件多，內(nèi)容比正件重要，又是單件裝訂，附件的題名要依次列出，題名前加“附件”。文件題名的填寫，可參照案卷級整理程序中“編制卷內(nèi)文件目錄”中同類項填寫方法填寫。5、日期：即制發(fā)文件的時間。填寫文件的形成時間（文件末尾落款日期），以8位阿拉件數(shù)字標注年、月、日，占兩格。如：文件的形成時間是2006年1月6日，即上格填寫為“2006”，下格填寫為“0