物業(yè)管理公司綜合行政管理制度.doc

物業(yè)管理公司綜合行政管理制度 xx物業(yè)管理有限公司綜合行政管理制度第一章總則第一條為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本制度。 第二條本制度適用于物業(yè)公司及所屬各單位的行政管理工作。 第三條切合物業(yè)公司實(shí)際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使黨群綜合部各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。 第四條黨群綜合部人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡化辦理流程，做到每周有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。 第二章黨群綜合部職責(zé)范圍第五條黨群綜合部是負(fù)責(zé)文秘、檔案、后勤和行政事務(wù)的綜合管理職能機(jī)構(gòu)。 主要職責(zé)是1.遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)，貫徹執(zhí)行公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)制定黨群綜合部職責(zé)范圍內(nèi)的制度起草編寫、一般性文書的匯編、資料信息收集編撰，完善有關(guān)規(guī)定，建立工作流程。 2.負(fù)責(zé)文印、印信、收發(fā)及保密工作；負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。 3.按照公文管理的規(guī)范程序，認(rèn)真審核擬發(fā)公司的各項(xiàng)公文文稿，做好往來行文的呈批、呈辦、催辦工作。 4.負(fù)責(zé)公司（不包括專業(yè)口的會(huì)議）會(huì)務(wù)管理、圖書管理、辦公用品管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。 5.負(fù)責(zé)公司日常接待、對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。 6.負(fù)責(zé)公司信息化建設(shè)。 7.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)辦公設(shè)備的管理、驗(yàn)收和交接。 8.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)車輛的管理。 9.協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。 10.收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。 11.按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 第三章行政后勤保障管理第六條條黨群綜合部是機(jī)關(guān)辦公室規(guī)范管理的主責(zé)部門，為加強(qiáng)辦公區(qū)域規(guī)范管理，確保公司良好的工作環(huán)境及工作秩序，公司辦公室6S的推動(dòng)工作，負(fù)責(zé)組建一個(gè)由各部門指定人員參加的6S管理小組，該小組有權(quán)對(duì)各部門6S開展情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、評(píng)比、獎(jiǎng)罰和發(fā)布。 第七條條物業(yè)公司員工制服由黨群綜合部統(tǒng)一樣式、統(tǒng)一招標(biāo)定制、物業(yè)公司總部員工統(tǒng)一配發(fā)，所屬各單位按工服的統(tǒng)一樣式、材質(zhì)、顏色可在所屬地進(jìn)行定制。 在定制前應(yīng)簽訂合同（或協(xié)議），明確數(shù)量材料、尺寸規(guī)格、交期、價(jià)格、發(fā)票（增值稅專票）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、商標(biāo)使用規(guī)范以及其他定制要求等。 黨群綜合部及所屬各單位的綜合部須為所有制服的發(fā)放、回收及庫存作出詳細(xì)記錄。 第八條黨群綜合部是物業(yè)公司保密管理的歸口部門，負(fù)責(zé)公司保密工作的統(tǒng)籌監(jiān)督工作。 全體員工都有保守公司秘密的責(zé)任和義務(wù)，各部門經(jīng)理及所屬單位負(fù)責(zé)人為本單位保密工作的責(zé)任人。 秘密資料包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的，本機(jī)關(guān)和各單位形成的秘密文件、資料、刊物、傳真、會(huì)議記錄、電話記錄、表冊(cè)、照片、錄音、錄相、光盤、磁盤和工作筆記本等。 資料形式包括原文、復(fù)印件、傳真件、掃描件等的書面形式和電子版。 物業(yè)公司簽定聘用人員合同時(shí)，應(yīng)進(jìn)行保密教育，且在聘用合同里約定保密內(nèi)容、措施、責(zé)任。 調(diào)職、離職時(shí)，必須將自己保管的秘密文件資料，移交至物業(yè)公司黨群綜合部，切不可隨意移交給其他人員。 員工離開辦公室時(shí)，必須將文件放入抽屜和文件柜中。 第九條條物業(yè)公司黨群綜合部負(fù)責(zé)全公司辦公用品采購需求的匯總、詢價(jià)、采購、驗(yàn)收入庫（分散采購或應(yīng)急采購時(shí)與申請(qǐng)部門共同驗(yàn)收）、保管、發(fā)放和盤點(diǎn)；辦公用品采購堅(jiān)持保證品質(zhì)優(yōu)良，合理控制成本的原則；綜合考量供應(yīng)商，同質(zhì)量價(jià)更低為優(yōu)選的原則；采購物資及需求物資一致性的原則;廉潔自律,不貪便宜,不受賄的原則。 第十條條物業(yè)公司黨群綜合部為公司圖書管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)圖書采購、保管、借閱、催還等工作。 黨群綜合部根據(jù)各部門圖書需求，結(jié)合公司實(shí)際情況及員工業(yè)余愛好等，定期統(tǒng)一報(bào)批采購。 購置圖書（雜志）的品種和數(shù)量，應(yīng)廣泛征求有關(guān)部門的意見，由黨群綜合部匯總，黨群綜合部經(jīng)理審閱后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。 第十一條物業(yè)公司黨群綜合部為公司車輛管理的責(zé)任部門，車輛的調(diào)度及維修保養(yǎng)由黨群綜合部委派一名車輛管理員統(tǒng)一協(xié)調(diào)。 公務(wù)車原則上僅限用于物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)用車和接待、公務(wù)出差接送、迎送外部賓客及相關(guān)要求專車接送的派遣，以及機(jī)關(guān)各部門日常工作用車。 公車駕駛員須與公司簽訂車輛安全駕駛承諾書，必須具有良好的道德品質(zhì)，注意個(gè)人的言行舉止。 遵紀(jì)守法，文明行車，維護(hù)公司形象。 第十二條條黨群綜合部行政后勤管理工作的具體管理制定，參見黨群綜合部（xx版）相關(guān)規(guī)定、辦法。 第四章公司印章、證照管理第十三條物業(yè)公司各類印章、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等是公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，是公司開展物業(yè)服務(wù)的重要依據(jù)。 第十四條條印章具有法律效力，是公司對(duì)外行文、簽署合同、出具證明的有效依據(jù)，公司印章包括公章、合同專用章、人事專用章、法人名章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、黨委章、工會(huì)章、團(tuán)委章、紀(jì)委章等。 第十五條條物業(yè)公司印章管理指對(duì)以上各類印章在刻制、啟用、頒發(fā)、保管、使用、廢止、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。 第十六條條物業(yè)公司印章管理原則誰用印，誰申請(qǐng)；誰批準(zhǔn)，誰負(fù)責(zé)；規(guī)范管理，責(zé)任到人。 第十七條條物業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等重要證書原件由黨群綜合部保存和管理。 京內(nèi)分公司營業(yè)執(zhí)照等重要證書的原件由物業(yè)公司黨群綜合部保存和管理。 京外分公司營業(yè)執(zhí)照等重要證書的原件由其分公司綜合部自行保存和管理。 第十八條條凡需使用物業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件的單位和部門，必須按規(guī)定辦理審批手續(xù)。 填寫總公司公章證照重要文件外借申請(qǐng)表，經(jīng)由部門經(jīng)理審核后，報(bào)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 第十九條條物業(yè)公司印章、證照具體管理、使用參見xx物業(yè)管理有限公司印章及證照管理辦法（xx版）。 第五章公文處理管理第二十條物業(yè)公司黨群綜合部是公文處理的管理部門，主管本單位的公文處理工作，并對(duì)下級(jí)單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。 所屬各單位綜合部要指定一名領(lǐng)導(dǎo)分管公文處理工作，要有專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作，人員應(yīng)當(dāng)相對(duì)穩(wěn)定。 第二十一條條物業(yè)公司公文管理范圍主要指公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、通知、資料等；上級(jí)來文、通知；同級(jí)來函、來文等。 第二十二條條公文處理必需做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡便，公司公文由黨群綜合部統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。 第二十三條條公文處理管理工作參見xx物業(yè)管理有限公司公文處理辦法（xx版）。 第六章檔案管理第二十四條條物業(yè)公司黨群綜合部是物業(yè)公司檔案管理的工作機(jī)構(gòu)，對(duì)物業(yè)公司檔案實(shí)行集中統(tǒng) 一、分級(jí)管理。 1.貫徹執(zhí)行檔案法和上級(jí)有關(guān)規(guī)定；2.負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)公司所屬各單位的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)；3.負(fù)責(zé)指導(dǎo)物業(yè)公司機(jī)關(guān)各部門文件材料的形成、積累、歸檔工作，負(fù)責(zé)物業(yè)公司機(jī)關(guān)各部門的電子文件的歸檔、管理與利用工作；4.負(fù)責(zé)檔案的收集、保管、借閱、鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)等工作；5.按時(shí)向集團(tuán)公司移交重要檔案，定期接收所屬單位檔案資料。 第二十五條條物業(yè)公司應(yīng)建立健全檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)體系，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。 檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長由單位主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由分管領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。 檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作；檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)定期組織開展檔案鑒定銷毀工作。 第二十六條條檔案管理具體工作參見xx物業(yè)管理有限公司檔案管理辦法（xx版）。 第七章公務(wù)接待管理第二十七條黨群綜合部是物業(yè)公司公務(wù)接待的主管部門，歸口管理公司公務(wù)接待工作。 第二十八條公務(wù)接待所屬單位黨政機(jī)關(guān)之間、公司系統(tǒng)內(nèi)部上下級(jí)和同級(jí)單位之間開展公務(wù)活動(dòng)時(shí)發(fā)生的接待活動(dòng)。 第二十九條條各單位黨綜部為公務(wù)接待管理部門，應(yīng)當(dāng)會(huì)同有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)本級(jí)公務(wù)接待工作的監(jiān)督檢查。 監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容包括1.公務(wù)接待規(guī)章制度制定情況；2.公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況；3.公務(wù)接待經(jīng)費(fèi)管理情況；4.公務(wù)接待信息公開情況；5.內(nèi)部接待場所管理使用情況。 第三十條物業(yè)公司總部為滿足自身生產(chǎn)經(jīng)營需要開展的商務(wù)接待活動(dòng)，按照xx物業(yè)管理有限公司總部員工履職待遇、業(yè)務(wù)支出管理辦法及xx物業(yè)管理有限公司分公司負(fù)責(zé)人履職待遇、業(yè)務(wù)支出管理辦法執(zhí)行。 第三十一條條物業(yè)公司所屬單位的具體公務(wù)接待活動(dòng)參見xx物業(yè)管理有限公司公務(wù)接待管理規(guī)定（xx版）。 第八章固定資產(chǎn)管理第三十二條條物業(yè)公司的固定資產(chǎn)管理由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，黨群綜合部負(fù)責(zé)物業(yè)公司固定資產(chǎn)實(shí)物管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，協(xié)助財(cái)務(wù)部管理好固定資產(chǎn)實(shí)物。 第三十三條條固定資產(chǎn)管理的內(nèi)容包括固定資產(chǎn)管理職責(zé)界定、固定資產(chǎn)劃分標(biāo)準(zhǔn)與分類管理、固定資產(chǎn)計(jì)價(jià)管理、固定資產(chǎn)折舊管理、固定資產(chǎn)狀態(tài)值準(zhǔn)備管理、固定資產(chǎn)卡片和保管以及固定資產(chǎn)購置、修理、轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)讓、清查盤點(diǎn)、報(bào)廢等管理工作。 第三十四條條固定資產(chǎn)管理的主要任務(wù)是建立健全固定資產(chǎn)管理制度，及時(shí)掌握各類固定資產(chǎn)的質(zhì)量和使用情況，保障固定資產(chǎn)的安全、完整，提高固定資產(chǎn)的使用效益。 第三十五條條固定資產(chǎn)管理堅(jiān)持統(tǒng)一政策、分級(jí)負(fù)責(zé)與歸口管理相結(jié)合的原則，做到責(zé)任到人，誰使用、誰維護(hù)、誰保管。 第三十六條條固定資產(chǎn)管理具體工作參見xx物業(yè)管理有限公司固定資產(chǎn)管理暫行辦法（xx版）。 第九章信息化管理第三十七條條黨群綜合部是物業(yè)公司信息化管理的歸口部門。 黨群綜合部配備信息管理員一名，負(fù)責(zé)定期對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)軟件、硬件檢查維護(hù)，做好維護(hù)記錄，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件可能出現(xiàn)的故障，應(yīng)有防范、補(bǔ)救和排除等措施；負(fù)責(zé)機(jī)