商貿(mào)部制度匯編.doc

商貿(mào)部部門(mén)概述商貿(mào)部是酒店對(duì)外服務(wù)重要的組成部分，它是酒店延伸服務(wù)，展示品牌，創(chuàng)造效益的入口與平臺(tái)。商貿(mào)部由商貿(mào)與采購(gòu)兩項(xiàng)業(yè)務(wù)組成。商貿(mào)業(yè)務(wù)主要針對(duì)北京和局內(nèi)市場(chǎng)，通過(guò)積極尋找供求市場(chǎng)與努力創(chuàng)造業(yè)務(wù)空間，保證部門(mén)及賓館的自主經(jīng)營(yíng)和多元化創(chuàng)收。 采購(gòu)業(yè)務(wù)是依照公司各部門(mén)工作需要，對(duì)各種物料用品、工程材料以及設(shè)備、配件等物資進(jìn)行采購(gòu)供給的業(yè)務(wù)部門(mén)。 采購(gòu)人員將秉承后勤服務(wù)前線，酒店服從賓客的宗旨，樹(shù)立急為經(jīng)營(yíng)所急，想為一線所想的服務(wù)意識(shí)，嚴(yán)格遵循酒店科學(xué)管理制度、管理形式和方法，及時(shí)掌握市場(chǎng)信息，通過(guò)一系列有效的工作，為酒店各部門(mén)提高服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益提供充分的物質(zhì)保證。第一節(jié) 商貿(mào)部組織機(jī)構(gòu)及定編商貿(mào)部崗位設(shè)置及人員定編： 商貿(mào)部定員共：5人經(jīng)理1人 采購(gòu)1人 業(yè)務(wù)員2人第二節(jié) 商貿(mào)部工作職能一、貫徹執(zhí)行中國(guó)商業(yè)法和中華人民共和國(guó)合同法以及各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度，嚴(yán)格遵守公司制定的各項(xiàng)規(guī)定和守則；二、根據(jù)市場(chǎng)供求關(guān)系和商貿(mào)部的發(fā)展，及時(shí)確定最佳業(yè)務(wù)發(fā)展定位、銷(xiāo)售渠道；三、開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研和市場(chǎng)分析，確立營(yíng)銷(xiāo)策略；四、負(fù)責(zé)做好對(duì)外宣傳工作，組織多種營(yíng)業(yè)推廣和促銷(xiāo)活動(dòng)；五、在公眾中建立良好的服務(wù)形象，擴(kuò)大知名度；六、在加強(qiáng)員工法律常識(shí)和經(jīng)營(yíng)理念的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷拓展經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)。第三節(jié) 商貿(mào)部采供崗位職責(zé)及工作內(nèi)容商貿(mào)部經(jīng)理 管理層級(jí)關(guān)系 直接上級(jí)：總經(jīng)理 直接下級(jí)：采購(gòu)崗位及業(yè)務(wù)人員 崗位職責(zé)、商貿(mào)部經(jīng)理是商貿(mào)及采購(gòu)崗位的最高行政領(lǐng)導(dǎo)。全面負(fù)責(zé)統(tǒng)籌商貿(mào)部的人事安排、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)金分配，商貿(mào)經(jīng)營(yíng)、采購(gòu)人員管理等工作，并帶領(lǐng)全體員工落實(shí)完成賓館下達(dá)給本部門(mén)的各項(xiàng)工作指標(biāo)；、主持部門(mén)的日常工作，負(fù)責(zé)落實(shí)公司年度、季度、月度的業(yè)務(wù)計(jì)劃、預(yù)算及具體實(shí)施細(xì)則；、指導(dǎo)部門(mén)的采購(gòu)管理工作，根據(jù)使用部門(mén)對(duì)物品的需要和實(shí)際使用情況，研究確定合理的物品價(jià)格并根據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)備量及部門(mén)申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，嚴(yán)格控制重復(fù)采購(gòu)，無(wú)計(jì)劃采購(gòu)，嚴(yán)把貨品質(zhì)量及物料進(jìn)口關(guān)；、負(fù)責(zé)同各供貨商簽訂供貨合同；、負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督、考評(píng)本部門(mén)員工的工作，并提出有關(guān)任免、調(diào)動(dòng)和獎(jiǎng)懲意見(jiàn)。教育員工嚴(yán)格執(zhí)行商貿(mào)與采購(gòu)制度，樹(shù)立清正廉潔，一心為公的思想，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作效率；、及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)工作，寫(xiě)好工作日志，完成上級(jí)交辦的其他任務(wù)。任職要求大專(zhuān)以上學(xué)歷，有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，作風(fēng)正派，廉潔奉公，較強(qiáng)的組織、管理能力。 工作內(nèi)容 1、在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)公司采供的全面工作，確保各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)的順利完成； 2、貫徹落實(shí)公司制度及政策，定期召開(kāi)部門(mén)例會(huì)，傳達(dá)上級(jí)的有關(guān)指示精神，確保上情下達(dá)，下情上通； 3、全面負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本部門(mén)工作，確保各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)的順利完成，制定下年度部門(mén)的采供預(yù)算、工作計(jì)劃及培訓(xùn)計(jì)劃，并跟催計(jì)劃的執(zhí)行情況，作出總結(jié)； 4、熟悉和掌握公司所需各類(lèi)物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用途和產(chǎn)地，檢查購(gòu)進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對(duì)公司物資采購(gòu)和質(zhì)量負(fù)有全面責(zé)任； 5、掌握本部門(mén)的業(yè)務(wù)情況，對(duì)所管業(yè)務(wù)要了如指掌，做到心中有數(shù)，指導(dǎo)采購(gòu)人員開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，明確物資商品正常供應(yīng)； 6、根據(jù)部門(mén)的工作需要和員工的特長(zhǎng)有權(quán)調(diào)動(dòng)和安排他們的工作，對(duì)員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)以及法制觀念、工作紀(jì)律負(fù)有教育、檢查、監(jiān)督責(zé)任，制定部門(mén)的工作編制、制度和安全措施； 7、審核所有采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)采購(gòu)物資商品的不同情況，分輕、重、緩、急統(tǒng)籌策劃和明確采購(gòu)內(nèi)容； 8、參加大宗商品訂貨洽談和合同的簽訂。洽談時(shí)要根據(jù)公司對(duì)物品質(zhì)量、規(guī)格的要求看樣訂貨，如是續(xù)簽的合同，要將在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)轉(zhuǎn)告供應(yīng)商改進(jìn)； 9、根據(jù)工程部的工程技術(shù)分析及建筑公司的資質(zhì)歷史，協(xié)助行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程報(bào)價(jià)、定標(biāo)； 10、定期與有關(guān)部門(mén)保持良好的溝通，確保公司的正常工作，對(duì)計(jì)劃或預(yù)算外，又未經(jīng)批準(zhǔn)的物資商品，有權(quán)拒絕購(gòu)買(mǎi)； 11、定期向總經(jīng)理匯報(bào)工作和定期對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行評(píng)估及總結(jié)。采購(gòu)員 管理層級(jí)關(guān)系 直接上級(jí)：商貿(mào)部經(jīng)理 直接下級(jí)：無(wú) 崗位職責(zé)熟悉各類(lèi)產(chǎn)品的性能，型號(hào)等；具備了解和掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的能力。任職要求熟悉工程物料采購(gòu)的要求及工程物資的性能。工作內(nèi)容 、經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)系，掌握市場(chǎng)信息，根據(jù)經(jīng)理布置的采購(gòu)任務(wù)，按計(jì)劃、按時(shí)、保質(zhì)、保量確保各類(lèi)物品與工作用品的供應(yīng)； 、了解物品的產(chǎn)地、熟悉品種，能鑒別質(zhì)量。采購(gòu)時(shí)要認(rèn)真核對(duì)發(fā)票與事物的品名、規(guī)格、數(shù)量； 、遵紀(jì)守法，秉公辦事嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，及時(shí)處理清帳手續(xù)，做到三清，即單據(jù)清、實(shí)物清、手續(xù)清； 、采購(gòu)物品要貫徹勤儉節(jié)約的原則，做到貨比三家，認(rèn)真執(zhí)行訂貨單的審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)一律不予采購(gòu)； 、每次貨物購(gòu)進(jìn)后要及時(shí)通知申購(gòu)部門(mén)，及時(shí)通知庫(kù)房做好貨品驗(yàn)收工作； 、注意隨時(shí)收集市場(chǎng)信息和使用部門(mén)的意見(jiàn)、建議，并及時(shí)將有價(jià)值的信息反饋給部門(mén)經(jīng)理，提出有關(guān)意見(jiàn)和建議； 、積極參加培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。發(fā)揮工作主動(dòng)性與積極性，完成上級(jí)交辦的其他任務(wù)。業(yè)務(wù)員 管理層級(jí)關(guān)系 直接上級(jí)：商貿(mào)部經(jīng)理 直接下級(jí)：無(wú) 崗位職責(zé)具體負(fù)責(zé)做好商品銷(xiāo)售工作。任職要求1、高中以上文化程度，具有一年以上銷(xiāo)售工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉相關(guān)法律法規(guī)。2、熟知銷(xiāo)售技巧及方法，口頭表達(dá)能力強(qiáng)，普通話標(biāo)準(zhǔn)，思維敏捷。3、具備較強(qiáng)的交際能力。4、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)，熱情大方，愛(ài)崗敬業(yè)。工作內(nèi)容1、熟悉賓館整體運(yùn)作，自覺(jué)遵守賓館各鄉(xiāng)規(guī)章制度和紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行銷(xiāo)售操作規(guī)范。2、積極、認(rèn)真的做好業(yè)務(wù)前期準(zhǔn)備工作（包括市場(chǎng)調(diào)查、成本核算和效益評(píng)估等），經(jīng)總經(jīng)理和本部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合同執(zhí)行全過(guò)程的工作。合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理，不能獨(dú)立處理的應(yīng)及時(shí)報(bào)本部門(mén)經(jīng)理處理。3、針對(duì)相關(guān)產(chǎn)品的市場(chǎng)質(zhì)量，競(jìng)爭(zhēng)狀況，貨源產(chǎn)地等，進(jìn)行信息收集和分析研究，并不定期提交市場(chǎng)開(kāi)拓策略和建議、書(shū)面報(bào)告等，以便賓館和本部門(mén)研究和決策。4、積極主動(dòng)地跟蹤相關(guān)產(chǎn)品市場(chǎng)的變化，并及時(shí)根據(jù)市場(chǎng)的變化，提出調(diào)整營(yíng)銷(xiāo)策略的建議。5、加強(qiáng)與客戶的聯(lián)系，跟蹤市場(chǎng)和用戶的需求，抓住市場(chǎng)，爭(zhēng)取客戶，主動(dòng)走訪客戶，與客戶保持良好的工作關(guān)系和人際關(guān)系，拓展貿(mào)易渠道。6、本部門(mén)有關(guān)業(yè)務(wù)合同執(zhí)行完畢后相關(guān)業(yè)務(wù)人員需盡快將該項(xiàng)合同和資料整理歸檔。7、注意做好各項(xiàng)安全防范工作，防止盜竊和火險(xiǎn)發(fā)生。8、樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)，做好員工之間的團(tuán)結(jié)與協(xié)作，積極參加各種培訓(xùn)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)和職業(yè)道德水平。9、發(fā)揮工作積極主動(dòng)性，完成上級(jí)交辦的任務(wù)。 第四節(jié) 商貿(mào)部采購(gòu)工作程序及標(biāo)準(zhǔn)1、使用部門(mén)根據(jù)預(yù)算計(jì)劃分別提出年采購(gòu)計(jì)劃及月采購(gòu)計(jì)劃，每月20日提出下月申購(gòu)計(jì)劃（急需、特批除外）。2、使用部門(mén)需在物品申購(gòu)單上清楚填寫(xiě)購(gòu)買(mǎi)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌及要求和用途等；3、提供使用參考價(jià)，應(yīng)一并填寫(xiě)在采購(gòu)申請(qǐng)單上，由申購(gòu)部門(mén)經(jīng)理審簽。4、申請(qǐng)部門(mén)將物品申購(gòu)單送財(cái)務(wù)部，核對(duì)物品庫(kù)存用量后，由財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字，注明固定資產(chǎn)項(xiàng)目、預(yù)算維修項(xiàng)目、酒店日常經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目。財(cái)務(wù)部根據(jù)掌握的參考價(jià)格與申購(gòu)單的參考價(jià)進(jìn)行比較，差距大于同一商品單價(jià)20%以上，財(cái)務(wù)部拒絕審批。最后由財(cái)務(wù)部送交主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，商貿(mào)部進(jìn)行采購(gòu)。5、商貿(mào)部接到物品申購(gòu)單后，審核確認(rèn)物品申購(gòu)單的有效性。6、采購(gòu)員必須熟悉各類(lèi)產(chǎn)品的性能、型號(hào)等，具備了解和掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的能力。采購(gòu)員在對(duì)外采購(gòu)時(shí)，必須遵循貨比三家的原則，同時(shí)把供應(yīng)商提供的有關(guān)樣板或資料交使用部門(mén)選擇并確認(rèn)。7、對(duì)大宗物資的采購(gòu)（1萬(wàn)元以上），包括賓館所屬車(chē)輛的機(jī)動(dòng)車(chē)保險(xiǎn)，均納入招投標(biāo)范圍。采購(gòu)在取得報(bào)價(jià)后，把三家或三家以上的報(bào)價(jià)及有關(guān)物品的型號(hào)、規(guī)格和供應(yīng)商的公司名稱、電話、地址、報(bào)價(jià)、付款方式、送貨日期、聯(lián)系人等資料，同物品申購(gòu)單一起送綜合辦公室，綜合辦公室審核完各項(xiàng)資料后，于第二日進(jìn)行招投標(biāo)。商貿(mào)部根據(jù)招投標(biāo)結(jié)果進(jìn)行采購(gòu)。8、采購(gòu)員按采購(gòu)訂貨單的內(nèi)容填寫(xiě)訂貨合同，并填寫(xiě)合同審批表。9、合同經(jīng)綜合辦公室審查無(wú)誤后，提交申購(gòu)部門(mén)復(fù)核，最后由主管副總經(jīng)理審批。10、合同經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，持已簽字的公章審批單到綜合辦公室加蓋合同專(zhuān)用章，并將合同原件交綜合辦公室存檔備查。11、庫(kù)房管理員須根據(jù)庫(kù)房驗(yàn)收細(xì)則嚴(yán)格驗(yàn)收進(jìn)倉(cāng)物料，如發(fā)現(xiàn)規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量問(wèn)題拒絕收貨。12、如需退換貨的，由庫(kù)管人員填寫(xiě)“物品到貨驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”，經(jīng)該部門(mén)經(jīng)理或主管簽名同意后交采購(gòu)部辦理退貨手續(xù)。鮮活貨物如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)盡量在當(dāng)天內(nèi)，提出辦理退貨手續(xù)，逾期由庫(kù)方負(fù)責(zé)處理；13、所有物料驗(yàn)收合格并辦理進(jìn)庫(kù)手續(xù)后，所發(fā)生的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等問(wèn)題，由庫(kù)方負(fù)責(zé)處理。第五節(jié) 商貿(mào)部采供管理制度采購(gòu)供應(yīng)工作應(yīng)做到：貨比三家、降低成本、減少環(huán)節(jié)、加速周轉(zhuǎn)、確保經(jīng)營(yíng)、提高經(jīng)濟(jì)效益。商貿(mào)部以財(cái)權(quán)統(tǒng)一、物權(quán)歸口、專(zhuān)業(yè)管理、一支筆審批為工作核心，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，充分發(fā)揮市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的調(diào)節(jié)作用。針對(duì)采購(gòu)工作在整個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)管理的舉足輕重的作用，商貿(mào)部的工作重點(diǎn)就是要全面開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)查，了解市場(chǎng)行情，廣開(kāi)購(gòu)貨渠道，建立供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)。對(duì)采購(gòu)物品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期負(fù)有全面的責(zé)任，采購(gòu)員工要有豐富、全面的工作經(jīng)驗(yàn)、干練的辦事能力，采購(gòu)資金集中使用，計(jì)劃采購(gòu)，杜絕多頭采購(gòu)，重復(fù)采購(gòu)，降低采購(gòu)成本和流通費(fèi)用，應(yīng)遵循以下的工作要求： （一）遵守黨和國(guó)家的有關(guān)法律規(guī)定，廉潔奉公，增強(qiáng)組織紀(jì)律性，自覺(jué)抵制不正之風(fēng)； （二）建立健全采購(gòu)制度，嚴(yán)格管理，做好采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)各種采購(gòu)申請(qǐng)嚴(yán)格把關(guān)； （三）采購(gòu)物資要堅(jiān)持一條原則：貨比三家，比質(zhì)比價(jià)；凡屬國(guó)內(nèi)可提供的，只要其價(jià)格、質(zhì)量達(dá)到要求，應(yīng)予以優(yōu)先考慮；在同等質(zhì)量、同規(guī)格的前提下，選擇價(jià)位最優(yōu)的供貨單位；對(duì)于國(guó)家規(guī)