行政部工作職責(zé)及管理辦法.doc

行政部工作職責(zé)及管理辦法目的 加強(qiáng)公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本原則 辦公管理貫徹 “規(guī)范、效率、效益”的理念規(guī)范 以制度規(guī)范辦公管理效率 有助于提高整體工作效率效益 減少資源耗費(fèi)，降低成本1. 基本行為規(guī)范 12. 辦公環(huán)境管理 23. 顧客接待管理 24. 電話及郵件管理 35. 辦公用品及設(shè)備管理 46.日常事務(wù)管理 57. 時(shí)間管理 68. 報(bào)刊、書籍管理 69. 印章管理 710. 鑰匙管理 711. 用車制度 812. 會(huì)議管理 813. 檔案管理 91. 基本行為規(guī)范1.1 部門各員工要發(fā)揚(yáng)團(tuán)體精神,加強(qiáng)理解與溝通,在工作與生活中相互支持與合作,對(duì)同事的合理請(qǐng)求,在力所能及的范圍里,應(yīng)盡可能提供幫助;1.2 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示致意1.3 上班時(shí)間不得隨意閑逛,串崗,聊天,不得討論與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的其他事情;1.4 不得在辦公室大聲喧嘩,兩個(gè)員工互相討論時(shí)，可放低聲音;三個(gè)或三個(gè)以上員工討論問題時(shí),須到會(huì)議室進(jìn)行討論,以免影響其他員工的工作;1.5 在日常工作中,做到對(duì)事不對(duì)人,而非對(duì)人不對(duì)事1.6 走通道、走廊時(shí)要放輕腳步，不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。1.7 辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點(diǎn)。2. 辦公環(huán)境管理2.1 行政部衛(wèi)生管理的范圍為公司辦公大廳、會(huì)議室、更衣室、花盆、魚缸及走廊、門窗等處的衛(wèi)生。 2.2 行政人員看到大廳地上有污漬應(yīng)立即指示保潔員處理干凈，當(dāng)保潔員不在時(shí)，應(yīng)親自處理。確保公司的衛(wèi)生、整潔。2.3每天的值日生在下班后應(yīng)將辦公大廳的桌面擦拭干凈，處理干凈煙灰缸和垃圾桶內(nèi)垃圾；并最后將抹布洗凈掛好，掃把、拖把放置妥當(dāng)。2.4注意安全用電：電線、電器殘舊不符合規(guī)范的，應(yīng)及時(shí)更換；嚴(yán)禁擅自私接電源和使用額外電器，不準(zhǔn)在辦公場(chǎng)所使用電爐。2.5下班后要關(guān)好公司所有門窗，關(guān)閉電源。2.6 空調(diào)管理：2.6.1 每天早上來公司后應(yīng)立即打開辦公區(qū)域空調(diào)，下班后離開公司前應(yīng)檢查關(guān)閉所有空調(diào)。2.6.2 會(huì)議室、更衣室等無人處應(yīng)將空調(diào)關(guān)閉。午飯時(shí)，可將微波爐處兩個(gè)空調(diào)打開換氣，午飯用畢也應(yīng)立即關(guān)閉。2.6.3 中午午休，大部分員工離開公司時(shí)，可關(guān)閉部分空調(diào)，然后打開窗戶透氣。下午上班后將窗戶關(guān)閉。2.7注重辦公場(chǎng)所的清潔,使用過的紙張,廢物不得隨意亂扔.每位員工負(fù)責(zé)清理并保持個(gè)人辦公區(qū)域的干凈整潔,井然有序;3. 顧客接待管理公司來客由前臺(tái)接待負(fù)責(zé)。接待人員應(yīng)熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護(hù)公司形象和利益；并根據(jù)來訪意圖正確及時(shí)引導(dǎo)來客與領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見。3.1 接待人員必須儀表端莊、整潔。具體要求是： 3.1.1 頭發(fā)：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性職員頭發(fā)不宜太長(zhǎng)。 3.1.2 指甲：指甲不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。涂指甲油要盡量用淡色。3.1.3 口腔：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。 3.1.4 化妝：應(yīng)給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水3.2 接待環(huán)境應(yīng)該清潔、整齊、明亮、美觀，無異味。3.2.1 接待環(huán)境包括前臺(tái)、沙發(fā)區(qū)、走廊等處。3.2.2 辦公桌上的文件、文具、電話等物品應(yīng)擺放整齊。不常用的東西和私人用品，應(yīng)放置在抽屜中。3.2.3 茶葉、杯具要準(zhǔn)備齊全?？腿俗吆?，應(yīng)及時(shí)清洗茶具和煙灰缸，并重新擺放好。3.2.4 接待區(qū)的報(bào)紙應(yīng)定期更新。3.3 接待來訪者的工作程序：3.3.1 要時(shí)刻注意公司大門，發(fā)現(xiàn)有客人朝門口走來，應(yīng)站立面帶微笑迎接來訪者，為公司樹立良好的形象。3.3.2 了解客人的來訪緣由，并及時(shí)聯(lián)系被訪人。如果被訪人臨時(shí)不在或有事，應(yīng)立即請(qǐng)其入座，款待茶水，遞送報(bào)紙以派遣時(shí)間，或者輕松的與之交談，使之感到不被冷淡。如果實(shí)在無法接待客人，應(yīng)立即向?qū)Ψ秸f明情況，應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)對(duì)方留言并盡快將留言傳達(dá)給被訪人。3.3.3 客人離開時(shí)，應(yīng)禮貌送客。對(duì)于重要的客人，應(yīng)送至電梯處并為客人按電梯按鈕。3.4 接待人員要留一份公司內(nèi)部電話簿；并按一定規(guī)律分類歸檔訪客名片。應(yīng)記住常來的客人，看到對(duì)方應(yīng)及時(shí)喊出姓氏。3.5向客人遞交物件時(shí)，如遞文件等，要把正面、文字對(duì)著對(duì)方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對(duì)方容易接著；至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己。3.6如遇有客人進(jìn)入隔斷區(qū)應(yīng)禮貌勸阻，上班時(shí)間（包括午餐時(shí)間）辦公室內(nèi)都應(yīng)保證有人接待。4. 電話及郵件管理/b電話管理4.1 電話來時(shí)，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話筒。如果耽擱了一小會(huì)，拿起電話后，要先向?qū)Ψ秸嬲\(chéng)致歉。說話應(yīng)稍慢而清晰，同時(shí)面帶微笑。4.2 通話時(shí)先問候，并自報(bào)公司、部門。對(duì)方講述時(shí)要留心聽，并記下要點(diǎn)。未聽清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方，結(jié)束時(shí)禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，自己再放話筒。 4.2對(duì)不指名的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接聽人。4.3暫時(shí)離座時(shí),同部門或鄰座同事請(qǐng)主動(dòng)接聽來電并作好電話記錄。4.4打電話時(shí)簡(jiǎn)明扼要，抓住關(guān)鍵，并盡可能降低音量。4.5行政人員應(yīng)訓(xùn)練自己的聽辨能力，當(dāng)老客戶打來電話時(shí)，應(yīng)能立即使用合適的稱謂問候?qū)Ψ健?.6 若無特殊理由,上班時(shí)間內(nèi)盡量避免拔打私人電話,禁止長(zhǎng)時(shí)間拔打私人電話.4.7 與工作無關(guān)的來電應(yīng)盡快結(jié)束通話，或告知對(duì)方另約時(shí)間通電話。4.8 如果此時(shí)不便談話，應(yīng)直言相告，或者稍后再回電話，并說明回電話的準(zhǔn)確時(shí)間。4.9 正在與客人交談時(shí)接來電，應(yīng)先向客人致歉并盡快結(jié)束通話。4.10 接聽客戶的投訴和抱怨電話切忌不可爭(zhēng)辯和隨意承諾，而應(yīng)先致歉意然后再通過相關(guān)手續(xù)解決問題。郵件管理4.11 公司收發(fā)的所有郵件都應(yīng)登記在冊(cè)，并注明詳細(xì)時(shí)間。4.12 對(duì)于一些重要的,保密的,緊急的文件可用特快專遞寄發(fā),對(duì)于一些不緊急的郵件則用掛號(hào),平信或普通包裹寄發(fā)。4.13 寄往相同地址的特快郵件請(qǐng)放在同一信封一起寄出,以免發(fā)生不必要的開支。4.14 公司寄發(fā)的郵件均為公司往來文件或單據(jù), 切勿在公司郵件中加入私人郵件;4.15 對(duì)于重要的信件，在轉(zhuǎn)送至收信人前最好復(fù)印一份保存，以備查詢。5. 辦公用品及設(shè)備管理所有辦公用具、用品的購(gòu)置統(tǒng)一由行政部制訂計(jì)劃、報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購(gòu)置。辦公設(shè)備由行政部負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。辦公用品管理5.1在每月的25日前,各部門必須把本部門下月所需的辦公用品預(yù)算清單報(bào)送行政部文員處,辦公室根據(jù)各部門所報(bào)預(yù)算按需購(gòu)買;5.2 加強(qiáng)領(lǐng)用登記制度,所有辦公用品及辦公耗材的領(lǐng)用,須按實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量作出登記并簽字確認(rèn); 領(lǐng)用辦公用品注意事項(xiàng)5.3 合理發(fā)放個(gè)人辦公用品數(shù)量,不得囤積和浪費(fèi);5.4 部分文具領(lǐng)用需以舊換新,如各種筆類;5.5 員工在調(diào)動(dòng)或離職時(shí),須交還計(jì)算器,直尺,訂書機(jī)等耐用物品;5.6 如有遺失,需賠償遺失物購(gòu)置價(jià)格的50%后方可辦理調(diào)動(dòng)或離職手續(xù);5.7 采用固定時(shí)間領(lǐng)用辦公用品：每月1日為辦公用品領(lǐng)用日;5.8 對(duì)于新入職員工,辦公室人員會(huì)在員工入職的第一日準(zhǔn)備好相關(guān)辦公用品后通知其前來領(lǐng)取;5.9 對(duì)于墨盒打印紙等辦公耗材,需預(yù)先準(zhǔn)備適量備用,避免由于耗材的不足而影響正常運(yùn)作.5.10辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。5.11所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)管理5.12 大廳設(shè)有兩臺(tái)兼掃描、打印、復(fù)印一體的數(shù)碼打印機(jī)，使用時(shí)打開開關(guān)，不使用則應(yīng)關(guān)閉電源。5.13 打印紙分為三層放置：第一層為16K，第二層為A4，第三層則為已經(jīng)用過了一面的廢紙。5.14 堅(jiān)持勤儉節(jié)約，對(duì)于還未完全定稿仍需打印出來的文稿，可利用已用過一面的打印紙。也可把打印過的紙張裝訂起來在公司內(nèi)部用作便簽紙。5.15 嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。5.16 指定專人使用傳真機(jī)，做登記并保留所有發(fā)送記錄。5.17 文件、傳真等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員,不可拖延。6.日常事務(wù)管理6.1 行政部人員應(yīng)盡量堅(jiān)持既工作日記，詳細(xì)記錄工作時(shí)間和活動(dòng)，合理安排時(shí)間。6.2 協(xié)助需要印制名片的同時(shí)統(tǒng)一對(duì)外聯(lián)絡(luò)印制名片。收下名片樣張后。問清對(duì)方需要時(shí)間，聯(lián)系印刷單位，同時(shí)負(fù)責(zé)校對(duì)和按時(shí)將成品遞交給需求者。6.3 應(yīng)提前到崗，監(jiān)督管理出勤登記和打卡。6.4 每天都應(yīng)有一個(gè)值日生下班之后打掃衛(wèi)生，因此行政人員每天早上到公司后應(yīng)在寫字板上標(biāo)出值日生的姓名。7. 時(shí)間管理7.1公司周一至周六為工作日，周日為休息日。具體作息時(shí)間如下:7.2 7:50 之前打卡報(bào)到,7:508:00 作好上班前的一切準(zhǔn)備;7.3 8:0012:00 上午上班時(shí)間,下班后打卡;7.4 12:0013:00 午飯休息時(shí)間,13:0013:40 公司午休時(shí)間,全部電腦休息,員工可在辦公桌上休息,或者看報(bào)紙,不可發(fā)出聲響影響他人休息.7.5 13:50前打卡,14:00前完成上班準(zhǔn)備7.6 14:0017:40下午上班時(shí)間,17:40后當(dāng)天的值日生開始打掃衛(wèi)生.18:00后打卡.8. 報(bào)刊、書籍管理報(bào)刊雜志管理8.1為了方便大家借閱,對(duì)以公司名義訂閱的報(bào)紙、雜志, 采用統(tǒng)一管理的辦法,即以公司名義訂閱的報(bào)紙,由行政人員按照日期將近一個(gè)禮拜的報(bào)紙依次夾好置于報(bào)架處,大家閱讀請(qǐng)?jiān)趫?bào)架旁就座,不要將報(bào)紙帶出辦公間.8.2雜志則統(tǒng)一存放于會(huì)議室內(nèi)，設(shè)立借閱登記薄，借閱時(shí),根據(jù)要求填寫相關(guān)內(nèi)容后即可借走;歸還時(shí)將雜志交還回負(fù)責(zé)人處,并作歸還記錄;8.3所有雜志借閱期為一個(gè)星期,如果需要續(xù)借,請(qǐng)到保管人處重新登記,每個(gè)續(xù)借期為一個(gè)星期.個(gè)人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留雜志,請(qǐng)?jiān)诘怯浛ㄉ系怯?書籍保管8.4借書人在借書前應(yīng)仔細(xì)檢查書刊是否有損壞, 如有破損請(qǐng)借書人主動(dòng)提出并讓負(fù)責(zé)人確認(rèn)并做出證明;否則借書人將承擔(dān)賠償責(zé)任;8.5請(qǐng)注意愛護(hù)書刊,保持書刊的整潔及完整性; 書刊超過規(guī)定借閱時(shí)間,請(qǐng)主動(dòng)辦理續(xù)借或歸還手續(xù),避免書刊的遺失.對(duì)于遺失的書刊,借閱人應(yīng)照價(jià)賠償.9. 印章管理9.1公司行政章、合同專用章由行政主管保管。行政部負(fù)責(zé)公司印章的管理工作，應(yīng)建立印章管理臺(tái)帳，對(duì)用印情況進(jìn)行督導(dǎo)。9.2 印章保管人必須認(rèn)真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由(內(nèi)容)、用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等主要事項(xiàng)。9.3 凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽字確認(rèn)，方予用印并填寫用印登記。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。9.4 合同（協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導(dǎo)的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復(fù)印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。9.5 公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時(shí)必須經(jīng)總經(jīng)理和副總經(jīng)理審批。9.6 借用公司印章外出辦事必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)定的時(shí)限交還。9.7 對(duì)于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的，要根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。9.8 印章保管人所屬部門經(jīng)理對(duì)印章保管人運(yùn)用印章負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，并相應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。9.9 其他部門如需使用印章，應(yīng)向總經(jīng)理申請(qǐng)。行政部不得將印章帶出辦公室，也不得委托他人代蓋印章，更不得隨意交給他人拿走使用。10. 鑰匙管理10.1 公司所有鑰匙由行政主管統(tǒng)籌管理、復(fù)制，各部門鑰匙由部門負(fù)責(zé)人管理。10.2如因公需使用鑰匙，得向保管人說明使用目的，用畢后應(yīng)立即歸還。10.3部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理鑰匙的使用，不得任意復(fù)制或允許同仁借予他人使用，否則負(fù)連帶賠償責(zé)任。10.4鑰匙保管人應(yīng)遵守下列條件，否則所受損失由保管人負(fù)擔(dān)責(zé)任，并視情節(jié)輕重論處或依法查辦。10.4.1 離職時(shí)應(yīng)將鑰匙繳交辦公室負(fù)責(zé)人。10.4.2 鑰匙遺失時(shí)，應(yīng)立即向行政部報(bào)備。10.4.3 未經(jīng)行政部同意不得復(fù)制。10.4.4 不能任意借予外人使用。11. 用車制度11.1公司內(nèi)部用車應(yīng)經(jīng)行政部統(tǒng)一調(diào)度。公司用車范圍：11.1.1 提貨發(fā)貨時(shí)（當(dāng)貨運(yùn)公司較遠(yuǎn)，貨物較多時(shí)使用）；11.1.2 公司有重要會(huì)客任務(wù)，接送客戶時(shí)；11.1.3 業(yè)務(wù)申請(qǐng)出差時(shí)；11.1.4 雨雪過大，無法騎車時(shí)；11.1.5 攜帶貴重物品及大量現(xiàn)金出外或歸來時(shí)；11.1.6 車輛有問題需要維修時(shí)或需要加油時(shí)；11.1.7 有緊急公事，須盡快辦理時(shí)；11.1.8 總經(jīng)理安排合理使用時(shí)；11.2 上述用車范圍視情況可在長(zhǎng)城車與中華車之間協(xié)調(diào)使用，奧德賽非特殊情況不予以使用；11.3 出差用車（合肥以外）用車人一般情況下提前半天通知行政部，行政部經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后指導(dǎo)用車人完整填寫派車單，隨后下發(fā)車鑰匙及停車卡；需滿油交車；11.4收回派車單后，行政部負(fù)責(zé)記錄在車輛登記本上，確保派車單與登記本登記項(xiàng)目一一對(duì)應(yīng)，以備核查；11.5 準(zhǔn)時(shí)交納車輛保險(xiǎn)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)路、年審以及相關(guān)稅費(fèi)。12. 會(huì)議管理會(huì)議室管理12.1愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備,未經(jīng)許可不得擅自將會(huì)議室內(nèi)一切設(shè)備,物品等移至它處使用.12.2會(huì)議結(jié)束后,將各自座椅歸位,擺放整齊, 以便下個(gè)會(huì)議人員使用.12.3行政部人員應(yīng)最后離開,檢查會(huì)議室,關(guān)閉所有電源,包括使用的電腦,投影儀等.若發(fā)現(xiàn)會(huì)議室內(nèi)設(shè)備等物品不能正常使用時(shí),應(yīng)及時(shí)記錄并聯(lián)系維修人員.會(huì)議與接待12.4 行政部負(fù)責(zé)公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理主持召開的各種會(huì)議的組織和服務(wù)工作。12.5 擬定會(huì)議議程、日程表。12.6準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，掌握會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、要求出席人員、與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)備的材料等，及時(shí)通知到位，必要時(shí)留下通知記錄。12.7會(huì)議期間，根據(jù)不同層次的會(huì)議要求，提供相應(yīng)的會(huì)議服務(wù)：會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備與布置、會(huì)議記錄、茶水供應(yīng)、滿足領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)需求等。12.8會(huì)后清理會(huì)場(chǎng)，打掃衛(wèi)生，編制會(huì)議紀(jì)要，做出會(huì)議總結(jié)等。13. 檔案管理 為對(duì)公司的文件檔案實(shí)行規(guī)范化管理，提高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。 本規(guī)定所指文件檔案，為公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的以文件資料、傳真、書信、圖表、簿冊(cè)、像片、錄音帶、電腦盤片等載體記載的各種有價(jià)值的記錄資料。文件資料的歸檔13.1 凡與公司項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)拓展活動(dòng)相關(guān)的，具有查考、利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。131.2 對(duì)擬歸檔的文件資料，在歸檔之前,應(yīng)根據(jù)該文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進(jìn)行準(zhǔn)確分類。13.3 為了方便查尋，對(duì)已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。機(jī)密文件另類歸檔。13.4 對(duì)同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：13.4.1 保持聯(lián)系，便于查找；13.4.2