項(xiàng)目三-擬寫(xiě)發(fā)送會(huì)議通知制作證件與指示標(biāo)識(shí)PPT課件

模塊一 會(huì)前準(zhǔn)備工作 項(xiàng)目二擬制會(huì)議議程和日程 任務(wù)一擬寫(xiě)發(fā)送會(huì)議通知 你有收到過(guò)會(huì)議通知嗎 舉個(gè)例子吧 會(huì)議通知 是向與會(huì)者傳遞會(huì)議信息的載體 是會(huì)議組織者和與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道 制發(fā)會(huì)議通知是會(huì)前準(zhǔn)備的重要環(huán)節(jié) 會(huì)議議題 時(shí)間 地點(diǎn) 與會(huì)者確定之后 就應(yīng)擬寫(xiě)會(huì)議通知并及時(shí)在會(huì)前發(fā)出 使有關(guān)人員及時(shí)收到并提前做好準(zhǔn)備 那么 會(huì)議通知一般都有哪些內(nèi)容組成呢 會(huì)議通知的內(nèi)容 會(huì)議名稱(chēng) 主辦單位 會(huì)議通知的內(nèi)容 會(huì)議內(nèi)容 會(huì)議地點(diǎn) 起止時(shí)間 參加人員 聯(lián)絡(luò)信息 報(bào)到事宜及有關(guān)要求 此外 還包括 會(huì)議相關(guān)材料 如會(huì)議議程 需要討論的報(bào)告等 回復(fù)時(shí)需要的明信片 信封 郵票等 明信片 信封上面應(yīng)標(biāo)明會(huì)議組織方的地址 郵編 收信人等 方便與會(huì)者回復(fù) 會(huì)議有關(guān)票證 如代表證 參會(huì)證 通行證等 會(huì)議地點(diǎn) 交通工具 線路等的說(shuō)明或地圖 根據(jù)受邀參加會(huì)議人員的身份不同或參會(huì)目的不同 可以采用不同的樣式 內(nèi)部會(huì)議常用的通知樣式有 便函式 卡片式 內(nèi)部會(huì)議通知的樣式 內(nèi)部會(huì)議 是本單位人員參加的會(huì)議 常見(jiàn)的有經(jīng)理例會(huì) 員工例會(huì)和特別會(huì)議 此外還有股東會(huì)議 董事會(huì)議等 例1 便函式 會(huì)議通知致 各部門(mén)經(jīng)理發(fā)自 總經(jīng)理秘書(shū) 日期 年 月 日主題 部門(mén)經(jīng)理的圓桌會(huì)議通知 年 月 日上午11 00 在會(huì)議室舉行全體部門(mén)經(jīng)理的圓桌會(huì)議 假如您不能參加請(qǐng)?jiān)?月 日之前打電話 1234567告知 附上一份議事日程和會(huì)議地點(diǎn)線路地圖 附件 議事日程地圖 例2 卡片式 部門(mén)經(jīng)理會(huì)議目的 討論公司下一季度市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃時(shí)間 年 月 日上午9 30地點(diǎn) 公司第一會(huì)議室如您無(wú)法出席 請(qǐng)于 月 日前告知 電話號(hào)碼 外部會(huì)議常用的通知樣式有 請(qǐng)柬 邀請(qǐng)信 外部會(huì)議通知的樣式 外部會(huì)議 是由本單位主辦的 其他單位參加的會(huì)議 要更正規(guī) 詳細(xì) 對(duì)于邀請(qǐng)的嘉賓可采用請(qǐng)柬 邀請(qǐng)信的形式 其他參會(huì)人員采用一般會(huì)議通知形式或帶回執(zhí)的會(huì)議通知 例1 請(qǐng)柬 請(qǐng)柬尊敬的先生 女士 您好 我們很榮幸地邀請(qǐng)您參加將于 年 月 日在 舉辦的 會(huì)議 本次會(huì)議的主題是 真誠(chéng)地期待著您的積極支持與參與 xxxxxxx 年 月 日 例2 邀請(qǐng)函 會(huì)議回執(zhí) 重要的會(huì)議 需要提前確定參會(huì)人數(shù)或需要安排與會(huì)者食宿的會(huì)議 會(huì)議通知中應(yīng)附有會(huì)議報(bào)名表或會(huì)議回執(zhí) 請(qǐng)與會(huì)者填寫(xiě)后寄回 會(huì)議回執(zhí)的作用 會(huì) 第一 便于收集與會(huì)者的基本情況 統(tǒng)計(jì)參加會(huì)議的人數(shù) 第二 便于安排接待和食宿等后勤工作 第三 立法性會(huì)議或重要會(huì)議 參會(huì)人員接到回執(zhí)后簽字并返回 相當(dāng)于履行了簽發(fā)手續(xù) 會(huì)議回執(zhí)的內(nèi)容 會(huì)議回執(zhí)通常制成表格式或卡片式 內(nèi)容包含 1 明確會(huì)議組織者需要了解的信息 包括參加會(huì)議人員姓名 性別 年齡 民族 工作單位和地址 職務(wù) 聯(lián)系方式 是否預(yù)訂回程票等 2 會(huì)議回執(zhí)一定要注明寄回的截止日期 截止日期一定要為會(huì)議住宿預(yù)訂和確認(rèn)留有余地 表格式回執(zhí)樣例 卡片式回執(zhí)樣例 會(huì)議委托書(shū) 有些立法性會(huì)議 應(yīng)出席的會(huì)議人員不能到會(huì)而委托其他人參加會(huì)議并代為行使權(quán)力 必須填寫(xiě)委托書(shū) 以保證會(huì)議通過(guò)決議時(shí)達(dá)到法定人數(shù) 被委托人在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)力 對(duì)委托人直接產(chǎn)生法律效力 發(fā)送會(huì)議通知的方法 1 按通知的形式分有口頭通知和書(shū)面通知 2 按通知的性質(zhì)分有預(yù)備性通知和正式通知 3 按會(huì)議名稱(chēng)分有會(huì)議通知 邀請(qǐng)信 請(qǐng)柬 海報(bào) 公告等 可根據(jù)會(huì)議的性質(zhì) 參加范圍 緊急程度和保密要求選擇恰當(dāng)?shù)陌l(fā)送方式 必要時(shí)使用兩種以上方式 確保有效性 會(huì)議通知 用于研究工作 進(jìn)行決策的會(huì)議 發(fā)送對(duì)象是會(huì)議法定成員或者相關(guān)成員 本單位內(nèi)部人員或者本系統(tǒng)人員 邀請(qǐng)信 一般用于橫向性的會(huì)議 具有禮節(jié)性 發(fā)送對(duì)象主要是本單位外部成員 如邀請(qǐng)的專(zhuān)家 學(xué)者 領(lǐng)導(dǎo)等 請(qǐng)柬 主要用于儀式類(lèi)活動(dòng) 如簽字儀式 開(kāi)幕式 閉幕式等 如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 社會(huì)人士 兄弟單位等 海報(bào) 是一種公開(kāi)性的會(huì)議通知 一般用于可以自由參加的學(xué)術(shù)性報(bào)告會(huì) 通常采用張貼的形式 公告 是通過(guò)登報(bào)或媒體發(fā)出的會(huì)議通知 如股份公司召開(kāi)股東大會(huì) 會(huì)議通知 一般用于下行文 邀請(qǐng)信 一般用于本單位外部成員 平行的單位 請(qǐng)柬 一般用于上行文 發(fā)送會(huì)議通知的要求 1 適當(dāng)把握會(huì)議通知的發(fā)送時(shí)間 發(fā)送過(guò)早 容易被人忘記 發(fā)送過(guò)晚 與會(huì)者準(zhǔn)備時(shí)間不足 影響會(huì)議效果 如有回執(zhí)的會(huì)議通知 需要早些發(fā)送給與會(huì)者 以便對(duì)方考慮后回復(fù) 2 仔細(xì)檢查 認(rèn)真核對(duì) 發(fā)送會(huì)議通知時(shí)應(yīng)認(rèn)真確定與會(huì)人員范圍 保證每一位與會(huì)者收到會(huì)議通知 在郵寄前 要認(rèn)真檢查發(fā)送的通知及相關(guān)材料有無(wú)遺漏 仔細(xì)核對(duì)收信人名單 檢查收信人的詳細(xì)地址 工作單位 姓名等 以免發(fā)錯(cuò) 3 重要通知應(yīng)當(dāng)面簽收 重要的 保密性的會(huì)議通知 應(yīng)當(dāng)面送達(dá)與會(huì)者并請(qǐng)對(duì)方簽收 如其他人代為簽收的 應(yīng)追蹤落實(shí) 確保通知到人 4 無(wú)論何種形式發(fā)出的會(huì)議通知 都要確認(rèn)回復(fù) 保證會(huì)議信息能夠按時(shí) 完整地傳達(dá)給與會(huì)者 制發(fā)會(huì)議通知的流程 1 擬寫(xiě)會(huì)議通知 2 明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象和聯(lián)系方式 3 填寫(xiě)會(huì)議通知單并準(zhǔn)備好相關(guān)附件 4 選擇會(huì)議通知信息傳遞方式 5 確認(rèn)會(huì)議通知是否送達(dá) 可采用電話 電子郵件確認(rèn)或收回和處理回執(zhí)單等方式 請(qǐng)柬寫(xiě)法 1 標(biāo)題 會(huì)議請(qǐng)柬2 稱(chēng)呼 要頂格寫(xiě)出被邀請(qǐng)者 單位或個(gè)人 的姓名名稱(chēng) 如 某某先生 某某單位 等 3 正文 寫(xiě)明會(huì)議時(shí)間 地點(diǎn) 方式 會(huì)議名稱(chēng) 主題等內(nèi)容 結(jié)尾處一般用 屆時(shí)敬請(qǐng)光臨 4 落款 因請(qǐng)柬的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱(chēng) 因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱(chēng)和成文時(shí)間 具體的年月日 并蓋章 邀請(qǐng)函寫(xiě)法 比請(qǐng)柬要詳細(xì) 1 標(biāo)題 由會(huì)議名稱(chēng)和邀請(qǐng)函組成 2 稱(chēng)呼 1 發(fā)送到單位的邀請(qǐng)函 應(yīng)當(dāng)寫(xiě)單位名稱(chēng) 由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書(shū) 稱(chēng)呼中要用單稱(chēng)的寫(xiě)法 不宜用泛稱(chēng) 統(tǒng)稱(chēng) 以示禮貌和尊重 2 邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的 應(yīng)當(dāng)寫(xiě)個(gè)人姓名 前冠尊敬的敬語(yǔ)詞 后綴先生女士同志等 3 正文 正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容 開(kāi)頭部分寫(xiě)明舉辦會(huì)議的背景和目的 用特邀請(qǐng)您出席 列席 照應(yīng)稱(chēng)呼 再用過(guò)渡句轉(zhuǎn)入下文 主體會(huì)議內(nèi)容部分可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫(xiě)明具體事項(xiàng) 最后寫(xiě)明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式 結(jié)尾處要寫(xiě)上禮節(jié)性問(wèn)候語(yǔ)或恭候語(yǔ)可用 如 敬請(qǐng)回復(fù)及光臨 此致敬禮 4 落款 因邀請(qǐng)函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱(chēng) 因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱(chēng)并蓋章 5 成文時(shí)間 寫(xiě)明具體的年月日 評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 練一練 試題2擬寫(xiě)會(huì)議通知 50分 杭州市志展科技有限公司為進(jìn)一步宣傳和提升企業(yè)形象和品牌形象 展示公司的生產(chǎn)和開(kāi)發(fā)能力 增強(qiáng)各經(jīng)銷(xiāo)商的銷(xiāo)售信心 為供需雙方建立一個(gè)產(chǎn)銷(xiāo)的平臺(tái) 特于5月20日上午9 00 下午4 00在桐廬開(kāi)元名都大酒店1號(hào)會(huì)議廳 白云源路999號(hào) 召開(kāi)2016年新產(chǎn)品訂貨會(huì) 如果你是該公司的秘書(shū) 請(qǐng)你為公司客戶(hù)擬寫(xiě)一份帶回執(zhí)的會(huì)議通知 為方便與會(huì)者參會(huì) 回執(zhí)寄回地址 杭州市桐廬縣橫村鎮(zhèn)橫富路288號(hào)何秘書(shū) 郵編 311512電話 64673663 作業(yè) 練習(xí)冊(cè)14 16頁(yè) 任務(wù)二制作會(huì)議證件和指示標(biāo)識(shí) 會(huì)議證件的作用 1 對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理 證明與會(huì)者身份 2 控制人員出入 保證會(huì)議安全 3 統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù) 維持會(huì)議秩序 會(huì)議證件的內(nèi)容 一般包括會(huì)議名稱(chēng) 證件名稱(chēng) 主辦方名稱(chēng)和編號(hào) 重要會(huì)議或保密性會(huì)議的證件還應(yīng)有與會(huì)者姓名 職務(wù) 單位 與會(huì)者照片 一起回憶一下 與會(huì)人員一般有哪些 正式代表 列席代表 嘉賓代表 工作人員 會(huì)議證件的類(lèi)型 正式代表 列席代表 嘉賓代表 工作人員 代表證 列席證 來(lái)賓證 工作證 記者證 大家都見(jiàn)過(guò)哪些樣式的會(huì)議證件 會(huì)議證件的樣式 系帶式 系帶式 優(yōu)缺點(diǎn) 取戴方便 但容易晃動(dòng) 夾子式 優(yōu)缺點(diǎn) 能更換標(biāo)簽重復(fù)利用 但成本略高 粘貼式 優(yōu)缺點(diǎn) 經(jīng)濟(jì) 方便 但粘貼在衣服上易留下痕跡 臺(tái)簽式 制作會(huì)議證件的程序 1 設(shè)計(jì)內(nèi)容 重要的大中型會(huì)議 證件和姓名卡片要正規(guī) 在設(shè)計(jì)會(huì)議證件時(shí) 應(yīng)從會(huì)議管理的需要出發(fā) 兼顧會(huì)議工作方便和安全兩個(gè)方面 2 設(shè)計(jì)顏色 證件的形式應(yīng)反映會(huì)議的內(nèi)容 設(shè)計(jì)要盡量經(jīng)濟(jì)實(shí)用 美觀大方 根據(jù)不同身份的與會(huì)者和不同作用的證件 如正式代表 列席代表 工作人員 媒體記者等 將證件設(shè)計(jì)為紅 黃 藍(lán) 白等不同顏色 做到既有利于區(qū)別各種不同證件 又體現(xiàn)會(huì)議莊嚴(yán) 隆重 熱烈的特點(diǎn) 3 控制印刷數(shù)量 根據(jù)會(huì)議人數(shù)的實(shí)際需要 控制印刷數(shù)量 保證會(huì)議安全 4 重要的 具有保密性的會(huì)議要貼上本人照片 并加蓋大會(huì)印章 小貼士 應(yīng)注意根據(jù)公司的不同文化理念設(shè)計(jì)相應(yīng)的會(huì)議證件或姓名卡片 制作會(huì)議指示標(biāo)識(shí) 會(huì)議指示標(biāo)識(shí)的類(lèi)型 1 標(biāo)識(shí)牌 指示牌 在入口處 簽到處 接待處 貴賓室 洗手間等區(qū)域設(shè)置指示標(biāo)識(shí) 方便與會(huì)者前往 2 區(qū)域圖 大 中型會(huì)議應(yīng)事先根據(jù)與會(huì)人員的分類(lèi)劃出各區(qū)域的平面圖 張貼于會(huì)場(chǎng)入口或簽到處 使參會(huì)人員入場(chǎng) 退場(chǎng)井然有序 表彰 總結(jié)類(lèi)型的大會(huì) 應(yīng)將被表彰 獎(jiǎng)勵(lì)的人員或代表安排在前幾排 并在區(qū)域圖上明確標(biāo)出 簡(jiǎn)單 醒目 實(shí)用 指示標(biāo)識(shí)的制作要求 練一練 假如杭州市xxxx學(xué)校