會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與應(yīng)付款管理PPT課件

精品課件 1 第6章采購(gòu)與應(yīng)付款管理 6 1概述6 2采購(gòu)與應(yīng)付款業(yè)務(wù)流程分析6 3采購(gòu)與應(yīng)付款系統(tǒng)功能分析 精品課件 2 6 1概述 因采購(gòu)與應(yīng)付款有著緊密的聯(lián)系 因此在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中 采購(gòu)與應(yīng)付款既可以作為一個(gè)子系統(tǒng)運(yùn)行 也可以將其劃分為既相互聯(lián)系又可獨(dú)立的子系統(tǒng)運(yùn)行 目前大多數(shù)會(huì)計(jì)軟件都采用獨(dú)立的子系統(tǒng)即采購(gòu)管理子系統(tǒng)和應(yīng)付款管理子系統(tǒng) 精品課件 3 采購(gòu)與應(yīng)付循環(huán)的管理與核算因不同行業(yè)或企業(yè)而有所不同 其中制造企業(yè)和商品流通企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)具有較大的代表性 企業(yè)通過(guò)采購(gòu)材料或商品而開(kāi)始生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng) 企業(yè)的采購(gòu)一般是從訂單開(kāi)始的 訂單是企業(yè)根據(jù)產(chǎn)品的市場(chǎng)銷售狀況或客戶的需求和庫(kù)存的情況而產(chǎn)生的 企業(yè)一方面要減少資金的占用 另一方面要減少經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)和存儲(chǔ)的成本 把庫(kù)存減少到最低可接受程度 即所謂 經(jīng)濟(jì)庫(kù)存量 就要設(shè)計(jì)科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃 即設(shè)計(jì)經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量與訂購(gòu)點(diǎn) 早期的 20世紀(jì)60年代后采用MRP 物料需求計(jì)劃 精品課件 4 傳統(tǒng)庫(kù)存管理方法 訂貨點(diǎn)法 訂貨點(diǎn)法是一種使庫(kù)存量不得低于安全庫(kù)存的庫(kù)存補(bǔ)充方法 以此來(lái)保證需求 精品課件 5 MRP的邏輯流程圖 賣(mài)什么 做什么 買(mǎi)什么 市場(chǎng)要什么 精品課件 6 商業(yè)企業(yè)的庫(kù)存完全由供應(yīng)商來(lái)決定 只要庫(kù)存達(dá)到最低 供應(yīng)商立即補(bǔ)充 由于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用 企業(yè)內(nèi)部乃至整個(gè)供應(yīng)鏈的各種信息共享程度越來(lái)越高 利用采購(gòu)訂單模式科學(xué)制定采購(gòu)計(jì)劃 已經(jīng)成為許多企業(yè)的共識(shí) 精品課件 7 一 采購(gòu)管理主要任務(wù) 根據(jù)企業(yè)內(nèi)部庫(kù)存和外部市場(chǎng)的情況 及時(shí)地制定采購(gòu)計(jì)劃合理選擇供應(yīng)商反映和監(jiān)督采購(gòu)合同的執(zhí)行情況 精品課件 8 一般而言 較高的存貨儲(chǔ)備有利于生產(chǎn)和銷售 但無(wú)疑卻增加儲(chǔ)備的成本 儲(chǔ)備存貨的成本包括三種 1 采購(gòu)成本 指購(gòu)貨款及其運(yùn)輸費(fèi)用等 年采購(gòu)成本與年總采購(gòu)量有關(guān) 一般與訂貨量無(wú)關(guān) 2 訂貨成本 指每次訂貨發(fā)生的各種費(fèi)用 該成本與每次訂貨量無(wú)關(guān) 所以每次訂貨量越大則每年訂貨次數(shù)越少 年訂貨成本越低 3 持有成本 指擁有并保存存貨所發(fā)生的各種費(fèi)用 如倉(cāng)庫(kù)保管成本 存貨所占用資金的資金成本 在保管過(guò)程中所發(fā)生的損失以及存貨的保險(xiǎn)費(fèi)等 精品課件 9 采購(gòu)管理應(yīng)包括如下幾個(gè)方面 1 實(shí)際采購(gòu)量的控制 為減少資金占用和庫(kù)存的存儲(chǔ)成本 又不影響企業(yè)的生產(chǎn)和銷售 應(yīng)合理安排采購(gòu)數(shù)量和批次 要根據(jù)市場(chǎng)的需求情況進(jìn)行生產(chǎn) 根據(jù)生產(chǎn)和庫(kù)存的情況進(jìn)行采購(gòu) 決不能盲目地進(jìn)行采購(gòu) 因此 對(duì)訂單的管理是采購(gòu)管理的重要環(huán)節(jié) 2 采購(gòu)成本的控制 采購(gòu)成本的控制對(duì)企業(yè)也是非常重要的 許多中大型工業(yè)企業(yè)采用按計(jì)劃成本核算方法對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本加以控制 一些企業(yè)還利用電子商務(wù)作為工具在網(wǎng)上進(jìn)行大批量的集中采購(gòu) 采購(gòu)量大 可以降低采購(gòu)價(jià)格 從而降低采購(gòu)成本 同時(shí) 又避免了下級(jí)單位的黑箱操作 訂貨成本也大大降低 不同的企業(yè)對(duì)采購(gòu)成本的控制有不同的方法 精品課件 10 3 貨款結(jié)算的控制 采購(gòu)?fù)瓿蓵r(shí) 供應(yīng)商必然要進(jìn)行貨款結(jié)算 首先 應(yīng)注意結(jié)算方式 結(jié)算時(shí)間的選擇安排 這對(duì)企業(yè)是非常重要的 它一方面體現(xiàn)了企業(yè)信用與供應(yīng)商良好關(guān)系 另一方面還可以爭(zhēng)取到供應(yīng)商對(duì)所售商品的折扣 指現(xiàn)金折扣 從則降低成本 其次 應(yīng)正確確定結(jié)算金額和對(duì)象 當(dāng)企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)頻繁時(shí) 尤其是在手工方式下 與供應(yīng)商的結(jié)算 稍有疏忽可能出錯(cuò) 而一旦貨款多付或錯(cuò)付對(duì)象將給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失 因此 當(dāng)企業(yè)采購(gòu)用訂單進(jìn)行采購(gòu)時(shí) 貨款的結(jié)算應(yīng)該與采購(gòu)訂單上的金額和對(duì)象保持一致 第三 應(yīng)注意應(yīng)付賬款與預(yù)付賬款的管理 定期與供應(yīng)商對(duì)賬 精品課件 11 4 入庫(kù)的管理 入庫(kù)材料的品種 數(shù)量等應(yīng)該與訂單相一致 當(dāng)供應(yīng)商發(fā)運(yùn)的物品運(yùn)抵后 必須由驗(yàn)收部人員核點(diǎn)驗(yàn)收 檢查運(yùn)抵物品的數(shù)量和性能狀態(tài) 發(fā)現(xiàn)物品存在質(zhì)量問(wèn)題 應(yīng)立即提醒采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商聯(lián)系 對(duì)需要退貨的物品應(yīng)填寫(xiě)退貨單 并通知財(cái)務(wù)部在貨款結(jié)算中扣除相應(yīng)的金額 精品課件 12 二 采購(gòu)交易的會(huì)計(jì)核算采購(gòu)環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)核算方法因企業(yè)類型 規(guī)模以及管理方式的不同而不同 如工業(yè)企業(yè)的采購(gòu)核算可以采用實(shí)際成本核算或計(jì)劃成本核算 采用計(jì)劃成本核算的 應(yīng)使用 材料成本差異 科目 核算采購(gòu)的實(shí)際成本和計(jì)劃成本的差異 以達(dá)到反映與控制采購(gòu)成本的目的 商品流通企業(yè)可以采用進(jìn)價(jià)核算和售價(jià)核算 一般對(duì)批發(fā)商品采用進(jìn)價(jià)核算 而對(duì)零售商品多采用售價(jià)核算 采用售價(jià)核算的企業(yè)應(yīng)設(shè)置 商品進(jìn)銷差價(jià) 科目 核算商品售價(jià)與進(jìn)價(jià)的差額 以反映商品毛利 對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)運(yùn)雜費(fèi)的處理 工業(yè)企業(yè)與商品流通企業(yè)核算也有所不同 工業(yè)企業(yè)運(yùn)雜費(fèi) 除小額市內(nèi)運(yùn)輸費(fèi)外 一般直接或分配計(jì)入采購(gòu)成本 作為材料成本的一部分 而商品流通企業(yè)的運(yùn)雜費(fèi) 一般都直接計(jì)入營(yíng)業(yè)費(fèi)用 精品課件 13 三 采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)與目標(biāo) 一 采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的一個(gè)較為復(fù)雜的子系統(tǒng) 它具有如下特點(diǎn) 1 數(shù)據(jù)處理量大 一般工業(yè)企業(yè)中材料 輔助原料的品種規(guī)格繁多 對(duì)每個(gè)具體的品種都要進(jìn)行詳細(xì)全面的反映 不僅要反映其數(shù)量指標(biāo) 而且要反映價(jià)值指標(biāo) 同時(shí)還要反映與不同供應(yīng)商之間的結(jié)算關(guān)系 因此 采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)涉及面廣 數(shù)據(jù)處理量大 2 數(shù)據(jù)變化頻繁 采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)順利進(jìn)行的必要前提 生產(chǎn)過(guò)程中的耗用要通過(guò)采購(gòu)環(huán)節(jié)補(bǔ)償 訂貨品種 供應(yīng)商 結(jié)算價(jià)格 結(jié)算方式變化頻繁 必然使數(shù)據(jù)輸入與處理的頻率相當(dāng)高 精品課件 14 3 核算方法較復(fù)雜 采購(gòu)環(huán)節(jié)由于材料核算可以采用實(shí)際成本核算或計(jì)劃成本核算 進(jìn)價(jià)核算或售價(jià)核算 結(jié)算與實(shí)際入庫(kù)過(guò)程存在貨到票未到 票到貨未到等情況 因此 核算方法較為多樣 4 與存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)存在頻繁的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系 采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)不是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng) 材料采購(gòu)后的入庫(kù)和貨款的實(shí)際結(jié)算等數(shù)據(jù)要傳遞到存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng) 同時(shí)它在訂單管理控制和供應(yīng)商結(jié)算情況方面也接收存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù) 5 管理要求高 采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理既涉及錢(qián)也涉及物 還涉及稅的合理計(jì)算 因此數(shù)據(jù)的輸入與處理可靠性要求高 容不得任何錯(cuò)誤 精品課件 15 二 采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)根據(jù)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的上述特點(diǎn) 一個(gè)完善的采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)應(yīng)包括以下幾方面 1 采購(gòu)核算與管理 進(jìn)行采購(gòu)訂單處理 及時(shí) 準(zhǔn)確地完成訂貨和采購(gòu)的數(shù)據(jù)處理與管理 反映和監(jiān)督采購(gòu)合同的制定和執(zhí)行情況 合理選擇供應(yīng)商 正確計(jì)算存貨采購(gòu)成本和稅金 與存貨子系統(tǒng)一起使用可以動(dòng)態(tài)掌握存貨的現(xiàn)存量信息 2 應(yīng)付賬款的核算與管理 完成從收到供應(yīng)商的發(fā)票到處理付款為止的數(shù)據(jù)處理過(guò)程 反映和監(jiān)督存貨采購(gòu)交易過(guò)程資金的支出和應(yīng)付情況 及時(shí)提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需求量 隨時(shí)掌握采購(gòu)業(yè)務(wù)的付款情況 并能對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析 處理采購(gòu)入庫(kù)單并生成各種機(jī)制憑證數(shù)據(jù) 自動(dòng)傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)和存貨子系統(tǒng) 精品課件 16 四 采購(gòu)子系統(tǒng)與應(yīng)付款子系統(tǒng)的關(guān)系 采購(gòu)與付款的工作流程可分為如下幾步 1 當(dāng)企業(yè)需要采購(gòu)貨物時(shí) 請(qǐng)購(gòu)者編制購(gòu)買(mǎi)貨物的清單 并送到采購(gòu)部門(mén) 2 采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)清單后 有專職人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)采購(gòu) 選擇供應(yīng)商 編制采購(gòu)訂單 并將采購(gòu)訂單提供給財(cái)會(huì)部門(mén) 驗(yàn)收部門(mén)以及供貨商 3 當(dāng)采購(gòu)的貨物送到驗(yàn)收部門(mén)時(shí) 與采購(gòu)訂單進(jìn)行核對(duì) 編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 辦理入庫(kù)手續(xù)并開(kāi)入庫(kù)單 根據(jù)入庫(kù)單登記庫(kù)存賬 并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告送到財(cái)會(huì)部門(mén) 4 當(dāng)財(cái)會(huì)部門(mén)收到供應(yīng)商寄來(lái)的發(fā)票和其它單據(jù)時(shí) 將其與驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 采購(gòu)訂單進(jìn)行核對(duì) 計(jì)算采購(gòu)成本 編制記賬憑證 借 原材料或材料采購(gòu)貸 應(yīng)付賬款應(yīng)交稅金 應(yīng)交增值說(shuō) 進(jìn)項(xiàng)稅額 并登記賬簿 更新應(yīng)付賬款 原材料等賬戶 精品課件 17 5 在付款期到時(shí) 財(cái)會(huì)部門(mén)簽發(fā)支票付款 并編制記賬憑證 借 應(yīng)付賬款貸 銀行存款并登記賬簿 更新應(yīng)付賬款 銀行存款賬戶 精品課件 18 精品課件 19 精品課件 20 6 2采購(gòu)與應(yīng)付管理流程分析 一 采購(gòu)與付款流程管理控制以工業(yè)企業(yè)為例 采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程包括下列主要交易事項(xiàng) 1 查閱存庫(kù)存量記錄及授權(quán)采購(gòu)交易 2 選擇供應(yīng)商與發(fā)出采購(gòu)單 3 驗(yàn)收購(gòu)入物品 4 根據(jù)購(gòu)入物品的驗(yàn)收資料更新存貨明細(xì)賬記錄 5 登記采購(gòu)交易產(chǎn)生的應(yīng)付債務(wù) 6 定期匯總購(gòu)貨交易的各項(xiàng)資料 過(guò)入存貨和應(yīng)付賬款等總分類賬戶 精品課件 21 精品課件 22 采購(gòu)業(yè)務(wù)處理模式首先必須確保 請(qǐng)購(gòu) 采購(gòu) 收貨驗(yàn)貨 應(yīng)付帳款和現(xiàn)金支出職能的分離1 請(qǐng)購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單必須由采購(gòu)以外的其他部門(mén)提出 請(qǐng)購(gòu)單一定要經(jīng)過(guò)最初提出購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)的部門(mén)審核 精品課件 23 采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù) 收貨報(bào)告 應(yīng)付帳款 采購(gòu) 收貨 倉(cāng)儲(chǔ) 請(qǐng)購(gòu)單 精品課件 24 2 采購(gòu) 無(wú)論請(qǐng)購(gòu)單采取何種方式由何處簽發(fā) 選擇供應(yīng)商和安排交貨方式都是采購(gòu)部門(mén)的職能 采購(gòu)部門(mén)選擇好供應(yīng)商后 應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單編制一份購(gòu)買(mǎi)訂單 并把其副本送交供應(yīng)商 應(yīng)付帳款 請(qǐng)購(gòu) 倉(cāng)儲(chǔ) 以及收貨部門(mén)在接下來(lái)的訂單處理過(guò)程中將會(huì)分別接觸并處理購(gòu)買(mǎi)訂單 供應(yīng)商一般會(huì)返還購(gòu)買(mǎi)訂單的一個(gè)副本 確認(rèn)已經(jīng)收到了購(gòu)買(mǎi)訂單 應(yīng)將購(gòu)買(mǎi)訂單的簽發(fā)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén) 請(qǐng)購(gòu)部門(mén)有必要復(fù)查購(gòu)買(mǎi)訂單 以確認(rèn)其是否與請(qǐng)購(gòu)單中標(biāo)明的企業(yè)需求一致 精品課件 25 應(yīng)付賬款 賣(mài)主 賣(mài)主 采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù) 競(jìng)價(jià) 采購(gòu) 精品課件 26 3 收貨與驗(yàn)貨 收貨職能應(yīng)當(dāng)獨(dú)立于倉(cāng)庫(kù)保管的職能 收貨部門(mén)可直接處理購(gòu)買(mǎi)訂單 并將其與從供應(yīng)商處運(yùn)來(lái)的貨物進(jìn)行核對(duì) 當(dāng)貨物實(shí)際運(yùn)到時(shí) 收貨部門(mén)可以僅憑購(gòu)買(mǎi)訂單從供應(yīng)商處接收貨物 收貨程序要求對(duì)運(yùn)到的貨物進(jìn)行獨(dú)立清點(diǎn) 并編制收貨報(bào)告 清點(diǎn)過(guò)程可以采用獨(dú)立盤(pán)點(diǎn)或盲點(diǎn) 即清點(diǎn)人是先不知道購(gòu)買(mǎi)訂單上標(biāo)明的購(gòu)買(mǎi)數(shù)量 這種做法的目的是讓清點(diǎn)人只能通過(guò)實(shí)物清點(diǎn)得到收貨數(shù)量 而不可能從購(gòu)買(mǎi)訂單上抄襲有關(guān)數(shù)據(jù) 盲點(diǎn)所得數(shù)量與購(gòu)買(mǎi)訂單上的數(shù)量核對(duì)后編制相應(yīng)的收貨報(bào)告 其副本隨同貨物轉(zhuǎn)移至倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén) 收貨還有一項(xiàng)職能 質(zhì)檢 有技術(shù)能力的質(zhì)檢人員對(duì)收到的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè) 給有關(guān)使用部門(mén)或請(qǐng)購(gòu)部門(mén)以適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量保證 精品課件 27 倉(cāng)庫(kù) 倉(cāng)庫(kù) 采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù) 賣(mài)主 收貨 精品課件 28 4 倉(cāng)儲(chǔ) 倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)再次確認(rèn)貨物已經(jīng)收到 具體做法是簽收收貨報(bào)告 并傳遞給應(yīng)付帳款部門(mén) 并依據(jù)購(gòu)入物品的驗(yàn)收資料更新存貨明細(xì)賬記錄 如果貨物是直接運(yùn)至請(qǐng)購(gòu)部門(mén)而不是倉(cāng)庫(kù) 請(qǐng)購(gòu)部門(mén)的監(jiān)督人員應(yīng)在收貨報(bào)告上進(jìn)行確認(rèn) 隨后將其傳遞給應(yīng)付帳款部門(mén) 對(duì)所購(gòu)貨物的接收進(jìn)行獨(dú)立的檢查確認(rèn) 是采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的一個(gè)重要控制特征 精品課件 29 5 應(yīng)付賬款 應(yīng)付賬款部門(mén)負(fù)責(zé)向供應(yīng)商支付所欠的貨款 為了處理一次采購(gòu)業(yè)務(wù) 通常必須具備4種相關(guān)的文件記錄 請(qǐng)購(gòu)單 購(gòu)買(mǎi)訂單 收貨報(bào)告 發(fā)票 付款活動(dòng)中使用憑單系統(tǒng)是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)采取的一種必要的控制措施 憑單系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是一種復(fù)查技術(shù) 它可以確保在對(duì)一張發(fā)票付款之前 收集 確認(rèn)并復(fù)查所有相關(guān)文件 對(duì)有關(guān)的記錄作最后的檢查 憑單經(jīng)過(guò)核準(zhǔn)后 傳送給負(fù)責(zé)現(xiàn)金支出的職員憑此付款 精品課件 30 福特公司的采購(gòu)付款流程 精品課件 31 精品課件 32 精品課件 33 精品課件 34 整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)還有幾點(diǎn)控制特征要特別注意 采購(gòu)業(yè)務(wù)本身既不能對(duì)貨物進(jìn)行實(shí)際的控制 也不能對(duì)付款活動(dòng)所需要的文件記錄進(jìn)行控制 收貨職能要與貨物的保管職能相分離 在授權(quán)付款之前 必須得到收獲職能和保管職能兩方面的確認(rèn) 負(fù)責(zé)應(yīng)付帳款的職員只能處理與其有關(guān)的文件 不能單獨(dú)接觸貨物或現(xiàn)金 請(qǐng)購(gòu)單必須由采購(gòu)以外的其他部門(mén)單獨(dú)進(jìn)行復(fù)查 發(fā)票在送交應(yīng)付帳款部門(mén)之前 要交采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行必要的復(fù)查和核準(zhǔn) 采購(gòu)條件應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)之外的其他部門(mén)來(lái)評(píng)價(jià)是否恰當(dāng) 存貨記錄應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新 以便能夠客觀反映實(shí)際收到的存貨數(shù)量 隨時(shí)掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài) 精品課件 35 二 采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程 一 采購(gòu)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程1 采購(gòu)業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容和工作程序由于采購(gòu)子系統(tǒng)的復(fù)雜性 因此在介紹電算化方式下采購(gòu)管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程之前 我們將采購(gòu)業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容和工作程序再做進(jìn)一步的分析 下面的圖表是采購(gòu)子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)運(yùn)行程序圖 以制造行業(yè)為例 清楚地說(shuō)明了采購(gòu)業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容和工作程序 精品課件 36 采購(gòu)子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)運(yùn)行程序 精品課件 37 2 采購(gòu)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程與其它子系統(tǒng)相比采購(gòu)子系統(tǒng)不僅數(shù)據(jù)處理復(fù)雜 自動(dòng)化程度也較低 采購(gòu)系統(tǒng)中無(wú)論是采購(gòu)計(jì)劃的制定還是采購(gòu)訂單的生成都需要人工干預(yù) 且人為因素占很大的比重 設(shè)計(jì)采購(gòu)子系統(tǒng)時(shí) 除了考慮正常的收料驗(yàn)貨 還要考慮不合格的貨物處理即退貨處理 并能對(duì)退貨業(yè)務(wù)發(fā)生的不同時(shí)機(jī) 采取不同的解決方案 下面的采購(gòu)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程圖中針對(duì)退貨業(yè)務(wù) 提供了三種解決方案 精品課件 38 1 結(jié)算前全額退貨 即已錄入采購(gòu)入庫(kù)單但未進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算 并且全額退貨 這時(shí) 需填制一張全額數(shù)量的退貨單 負(fù)數(shù)入庫(kù)單 把這張退貨單與原入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算 沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù) 2 結(jié)算前部分退貨 即已錄入采購(gòu)入庫(kù)單但未進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算 并且部分退貨 這時(shí) 需填制一張部分?jǐn)?shù)量的退貨單 負(fù)數(shù)入庫(kù)單 把這張退貨單與原入庫(kù)單 采購(gòu)發(fā)票 發(fā)票上的數(shù)量 原入庫(kù)單數(shù)量 退貨單數(shù)量 進(jìn)行結(jié)算 沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù) 3 結(jié)算后退貨 即已錄入采購(gòu)入庫(kù)單 采購(gòu)發(fā)票 并且已進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算 這時(shí) 需填制一張退貨單 負(fù)數(shù)入庫(kù)單 和一張紅字發(fā)票 負(fù)數(shù)發(fā)票 把退貨單和紅字發(fā)票進(jìn)行結(jié)算 沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù) 精品課件 39 采購(gòu)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 采購(gòu)結(jié)算單 精品課件 40 二 應(yīng)付款子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 1 應(yīng)付款處理業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容和工作程序應(yīng)付款處理業(yè)務(wù)主要是財(cái)務(wù)部門(mén)用于核算和管理供應(yīng)商的往來(lái)款項(xiàng) 它是以發(fā)票 其他應(yīng)付單等原始單據(jù)為依據(jù) 記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)及其他業(yè)務(wù)所形成的往來(lái)款項(xiàng) 處理應(yīng)付款項(xiàng)支付 轉(zhuǎn)賬等情況 其主要工作內(nèi)容和工作程序如下所示 精品課件 41 應(yīng)付款子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)運(yùn)行程序 精品課件 42 2 應(yīng)付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程電算化方式下的應(yīng)付款子系統(tǒng)數(shù)據(jù)