提高工作效率PPT幻燈片

如何提高工作效率,1,把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能是指在在單位時間內(nèi)完成工作的數(shù)量，叫做工作效率,2,思考:為什么有人比我工作更出色？,目標(biāo)、途徑、方法、效率,3,哪些因素導(dǎo)致工作效率低下,4,1、工作熟練度不夠,工作一段時間后即使完全掌握了本崗位的工作技能，由于崗位的需要，不得不另外重新學(xué)其他的工作技能。技能的不熟練，自然導(dǎo)致工作速度不快，工作成績不大了。,5,2、時間概念不強,看見事情就做，對自己的工作時間沒有具體的安排，也不清楚自己的時間到底是怎么損失的，也不明白自己所花費的時間是否合理。拿到一份領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，不明確自己能夠多長時間做出來，沒有潛意識里的強制性概念。,6,對于時間概念不強的問題，應(yīng)該從2個方面著手進(jìn)行處理。1、了解自己的時間分配，找出浪費的原因，分析如何解決這個時間的浪費問題；,7,2、建立和強化時間概念，利用日程表記錄每天的工作內(nèi)容，要時刻清楚，這小時我干什么？工作統(tǒng)籌能力不足：1、先把已經(jīng)確定時間的任務(wù)羅列出來，并根據(jù)已確定時間間隔安排其他工作；2、逐步培養(yǎng)自己的日程安排能力，根據(jù)自己的喜好，將相應(yīng)的任務(wù)安排在合適的時間段里；3、相似的工作排在一起，盡量減少主觀思維上的變化；4、工作不要排的太滿，始終給自己保留一定的彈性時間。,8,3、任務(wù)分解能力不足,有些復(fù)雜的工作，工作多年的好手，會仔細(xì)的把這個復(fù)雜的工作進(jìn)行拆解，并逐步分類，以各個完成。然而有些人并不具備任務(wù)分解的能力，這導(dǎo)致了缺乏思路無從下手，越想越繁雜，無法很好的系統(tǒng)的完成該項工作。于任務(wù)分解能力上的不足，這需要我們時刻保有項目管理的概念，不論事情巨細(xì)大小，一律按照項目案來處理，抓到問題就分解，按類別來逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任務(wù)分解能力。,9,4、目標(biāo)不明確,明確的目標(biāo)，合理的職業(yè)生涯規(guī)劃對于我們在職業(yè)生涯發(fā)展道路上至關(guān)重要。沒明確的目標(biāo)對個人的職業(yè)生涯發(fā)展是極其不負(fù)責(zé)任的，先就業(yè)后擇業(yè)不失為當(dāng)下一策略但大方向，必須清楚個人目前所從事的職業(yè)必須結(jié)合最終的職業(yè)生涯為基礎(chǔ)，除了要有明確的目標(biāo)，堅定的信念，在物質(zhì)上生活品質(zhì)的提高對大部分人來講是當(dāng)前最切實際的。具體的目標(biāo)可以從基本生活保障開始到生活品質(zhì)的提高。,10,怎樣提高工作效率,11,一、目標(biāo)管理,12,行為研究結(jié)論表明：人不會持續(xù)不斷地做自己都不知道為什么要做的事情。哈佛大學(xué)的調(diào)查：目標(biāo)的作用：1.給人的行為設(shè)定明確的方向，使人充分了解自己每一個行為所產(chǎn)生的效果。2.使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排時間。3.能清晰地評估每一個行為的進(jìn)展，正面檢討每一個行為的效率。4.能預(yù)先看到結(jié)果，穩(wěn)定心情，從而產(chǎn)生持續(xù)的信心、熱情與動力。,13,以目標(biāo)為導(dǎo)向,1、設(shè)立明確的目標(biāo)：寫出年度的幾個目標(biāo)，找出一個核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進(jìn)行。2、進(jìn)行目標(biāo)切割：（1）年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一些事情；（2）季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時調(diào)整過來；（3）每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來；（4）每天晚上把第二天要做的事情列出來。,14,有效工作目標(biāo)的特征,明確具體可衡量可行性相關(guān)性時間性,制定個人工作目標(biāo)前,請首先結(jié)合部門的年度目標(biāo),15,設(shè)定目標(biāo)的7個步驟,將實現(xiàn)這些計劃的行動列入每天的日程安排第七步,根據(jù)自己制定的計劃立即采取行動第六步,將事情按照輕重緩急排列順序第五步,實現(xiàn)目標(biāo)要做的所有事情的任務(wù)清單第四步,將自己的目標(biāo)設(shè)定一個最后的期限第三步,將自己的目標(biāo)寫下來,把目標(biāo)變的清晰而具體第二步,確定自己的目標(biāo)，明確自己想要什么第一步,16,為什么要做計劃,練習(xí),列出下一年你個人要實現(xiàn)的10個目標(biāo)找出其中最重要的一個目標(biāo)將目標(biāo)進(jìn)行分解,按照七個步驟制定行動計劃,17,二、時間管理,18,時間管理是什么？,時間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績效,更富效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃,19,時間的特性,供給毫無彈性；無法蓄積；無法取代；無法失而復(fù)得；,20,影響時間流失的因素,目標(biāo)或目的性不明確工作描述不明確缺乏決定的權(quán)力時間安排不合理不速之客來訪等候他人,處理工作的技能差日常過多的行政事務(wù)過多的路途時間辦公室閑聊溝通不好工作安排不當(dāng),21,有效利用時間的方法,22,精心計劃是高效工作的基礎(chǔ)，我們?yōu)槭裁匆鲇媱潱?1)凡是可能出錯的都會出錯；(2)每次出錯的時候，總在最不可能出錯的地方；(3)不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限；(4)不論您估算多少的開銷，計劃的花費都會超出預(yù)算；(5)所以，在做任何事情之前，都必須先做一些準(zhǔn)備的工作。,1、精心計劃,23,精心計劃,工作的最高目標(biāo)之一,就是讓自己投入的心力,體力與情感有最大的回報,令人欣慰的是,制定計劃時多花費一分鐘,就能讓你在行動中節(jié)約10分鐘,花費十幾分鐘做每天的計劃,可以讓你為自己節(jié)約兩個小時的時間和精力。你需要的計劃單：每天計劃：每周計劃每月計劃,步驟:準(zhǔn)備紙筆列出任務(wù)清單（想起一件新的工作立刻加到清單上）根據(jù)輕重緩急來排先后的順序在每天工作中將完成的任務(wù)劃掉,10/90定律,工作前花10%的時間用于制定計劃,在工作中將節(jié)約90%的時間。,24,2、重要VS緊要,重要事情你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標(biāo)有意義的事和活動。如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務(wù)的重要程度越高。,緊急事情你或別人認(rèn)為需要立刻注意的事和活動。如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。,25,明確自己的價值觀,設(shè)定目標(biāo),制定階段性步驟,把握今日：最重要時刻,長期,中期,短期,3、自我領(lǐng)導(dǎo),26,4、使用ABCDE的方法來管理每天,ABCDE法是一種極為有效的設(shè)置優(yōu)先時間的方法，適合每天使用。A是項目的非常重要事情，如果不只一項，可以A1A2。B項目是你應(yīng)該做的，后果不嚴(yán)重，但是你不做會讓別人麻煩C項目是做起來輕松愉快，地位卻無足輕重的事情D是可以委派別人來做的事情E是完全取消的不做的事情,27,練習(xí),將你明天的任務(wù)清單，用ABCDE的方法來練習(xí)。,28,5、工作的關(guān)鍵點管理,“你為什么能拿到薪水”？公司需要你完成具體的工作，薪水和獎金是對你完成的數(shù)量以及質(zhì)量的回報。我們每個人的工作可以分解為57個環(huán)節(jié)。我們需要把關(guān)鍵點找出來。找出自己在每個環(huán)節(jié)的優(yōu)勢和劣勢。你工作中最薄弱的那個環(huán)節(jié)，決定了你發(fā)揮自己能力的最大限度。,29,6、克服拖沓,克服拖沓最好的辦法就是在做事之前將一切準(zhǔn)備就緒。清理你的辦公桌（將文件按照你需要的程度擺放，收起無用的文件和物品）。準(zhǔn)備工作所需要的資料、電腦程序、電子郵件地址、其他通訊的資料。為自己創(chuàng)建一個長時間工作舒適的辦公環(huán)境。良好的自我確認(rèn)：自己是個效率很高的人，迅速進(jìn)入狀態(tài)。,30,7、給自己壓力,將重要的工作的完成日期書面化，以提醒自己剩余的時間。并書寫下列項目。適當(dāng)?shù)慕o自己一些壓力：寫出完成這個工作可以給自己帶來的五項好處寫出不完成這個工作給自己帶來的五項損失冥想完成后自己的心理感受和場景與壓力共處，將壓力化為動力,31,1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么耗時過長的事？3、我做了什么會浪費別人時間的事？,8、以后要經(jīng)常反省自己,32,總結(jié),目標(biāo)清晰：清晰自己的各階段目標(biāo)請讓自己的年度工作目標(biāo)結(jié)合部門的目標(biāo)設(shè)定有效目標(biāo),高效工作管理等于：,自我管理到位：精心計劃輕重緩急、按照角色自我領(lǐng)導(dǎo)用A-E的方法管理每天工作的關(guān)鍵點管理克服拖沓與給自己壓力經(jīng)常反省自己,33,時間管理水平自測,選擇“從不”記0分，選擇“有時”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。1、我在每個工作日之前都能為計劃中的工作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、每天列出應(yīng)辦事項清單，按重要順序排列并依次辦理。6、盡量回避干擾性電話、不速之客來訪以及突然約會。7、我試著按照