企業(yè)檔案管理操作流程.ppt

企業(yè)檔案管理實務工作,（金社春）2010年06月28日,什么是企業(yè)檔案,企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的，企業(yè)活動是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、行政、科研、基建、設備管理等各職能部門，綜合運用資源條件、勞動力、資本、科學技術、流通手段、企業(yè)信譽等經(jīng)濟要素，制造產(chǎn)品獲取利潤和創(chuàng)造經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)基本目標的活動。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)各種因素相互作用的產(chǎn)物，它綜合反映和說明企業(yè)的基本面貌和全部活動，是各種內容和載體檔案的總和。,企業(yè)檔案工作,什么是企業(yè)檔案工作,怎樣做好企業(yè)檔案工作,什么是企業(yè)檔案工作,什么是企業(yè)檔案工作,一是企業(yè)檔案行政管理工作,二是企業(yè)檔案業(yè)務建設工作,企業(yè)檔案的構成,是由企業(yè)若干項職能活動構成的,總體劃分為,黨群工作、行政管理,企業(yè)檔案的基本類型,從而形成了以企業(yè)管理檔案為基礎，以科技檔案為主體。,企業(yè)檔案行政管理,檔案專業(yè)主管機關,企業(yè)檔案管理部門,怎樣做好企業(yè)檔案工作,爭取主動，建立網(wǎng)絡，為檔案工作提供組織保證,建立健全檔案管理規(guī)章制度,加強基礎業(yè)務建設,企業(yè)檔案業(yè)務建設工作,了解企業(yè)內部各職能的職責，盡快熟文件形成的規(guī)律,建立健全檔案管理歸檔工作,及時收集企業(yè)重大活動的有關檔案,企業(yè)檔案的收集工作,轉變收集觀念，注重收集范圍,企業(yè)分類一級類目,黨群,行政管理,經(jīng)營管理,生產(chǎn)技術,財務審計,人事勞資,產(chǎn)品,科學技術,基本建設,設備管理,0-5文書檔案分類,按年度-問題-保管期限,4財務審計,0-5文書檔案整理、編目,1,在文件右下角編頁碼在文件的右上角蓋上歸檔章,0-5文書檔案編號,0-5類編號2007-0-1-1件號（0-9）盒號（0-9）分類號（0黨群）目錄號（年代）,文書檔案的編目,歸檔文件應逐件編目。只對復文進行編目。歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目歸檔文件目錄,年度：2007年保管期限：永久序號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1瓊電關于注冊海南電網(wǎng)?？诜止?0071?？诠荆?007）的請示0108212號2南方電網(wǎng)南電字關于同意注冊海南電網(wǎng)海口分2007（2007）公司的批復0521128號,0-5文書檔案組卷、排列,歸檔文件應以“件”為單位，按照其排列順序編寫件號（室編件號），并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。件號應在分類的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注。同一年度的歸檔文件，永久、長期、短期各排一個流水號。不同保管期的不能放一個合內。,檔案盒脊背設置各檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號。,什么是企業(yè)檔案工作,什么是企業(yè)會計檔案,是指會計憑證、會計帳簿和財務報表等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),了解企業(yè)會計檔案的種類,盡快熟悉文件形成的規(guī)律。企業(yè)實行會計電算化后，會計檔案的內容、載體、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點，這需要我們不斷深入了解：機制會計檔案；機讀會計檔案；計算機系統(tǒng)軟件,4財務審計類,財務審計綜合,41,財務管理,42,會計財務,43,審計工作,44,4財務審計類,43會計財務,430會計報表,431會計帳簿,432會計憑證,433其他：,會計檔案的編號,例二某企業(yè)2002年度的會計年報（2007430001）,2007430001案卷號（001-999）會計年報（三類）會計帳務（二類）財務審行（一類）年度（目錄號）,會計檔案的編號,例二某企業(yè)2007年度的會計帳簿（2007431001，4財務審計類、3會計帳務、1帳簿、001案卷號）,2007431001案卷號（001-999）會計帳簿（三類）會計帳務（二類）財務審行（一類）年度(目錄號),會計檔案的編號,2007432001案卷號（001-999）三級類目（0-9）二級類目（0-9）一級類目（0-9）目錄號（年代）,例一某企業(yè)2007年1月會計現(xiàn)金收款憑證編號（2007年度、4財務審計類、3會計帳務、2憑證、001案卷號）,會計檔案材料保管期限的劃分,企業(yè)會計檔案組卷,會計報表按年報、季報、月報分別組卷，因保管期限不同；裝具大不一致。會計帳本是一本一卷；會計憑證一般由經(jīng)辦會計當月憑證按形成時間先后分別裝訂若干成冊，一般厚度不得超過3厘米，加封面裝于憑證合內，并編號。,人事檔案,人事檔案是人事部門按黨的人事政策，在培養(yǎng)、選撥和任用人員等工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用人員的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。,人事檔案的收集工作,收集的材料必須經(jīng)過認真鑒別。歸檔材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)人事部門審查蓋章或本人簽字、蓋章后方能歸入人事檔案。,503人事檔案分類,在職人員檔案,退休人員,職稱檔案,1001,2001,第一層,人事檔案材料的分類及編號,一、履歷表（履歷表、個人簡歷）二、自傳三、鑒定、考察、考核四、學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術材料五、政審材料六、參加黨、團材料七、獎勵材料八、處分材料九、錄用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、出國、退休十、其他（獨生子女登記、軍人結婚登記、下鄉(xiāng)證明等）,企業(yè)人事檔案材料組卷,錄用、任免、待遇、其他,鑒定表、學歷、政審,履歷表、自傳,人事檔案的編號,人事檔案的編號有音序編號法，許多種，今天給大家介紹的一種編號方法是音序編號法。音序編號法，比任何一種方法實用、便捷。優(yōu)點是：1、簡單易學；2、字體無要求；3、不易錯號；5、簡化歸檔手續(xù)；6、提高工作效率；7、用途廣廣泛。,編號基本方法,第一步：把所有的人事檔案姓名用拼音拼寫出來，取每一個拼音的第一個字母；第二步：把同一個字母的放在一起，按姓的漢字聲母的ABCD依次排列（單名中間空一個字符）；再按名的漢字聲母的ABCD依次排列，依此類推（見附表）第三步：按過索引的檔案號、姓名、籍貫進行排序上架；第四步：每一個字母后留一定的空號，以備增加檔案之用。第五步：箱柜右上角應標明檔案號的第一個字母。,科技檔案,科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。,科技檔案的特點,1、專業(yè)性2、成套性3、可更改性4、通用性5、現(xiàn)實性,科技檔案種類,一、農業(yè)科技檔案（農、林、牧、副、漁）二、地質檔案、測會檔案、醫(yī)學科技檔案,三、工業(yè)科技檔案（產(chǎn)品、科研、設備、基建）,科技檔案收集歸檔,一、收集方法一列入、一同步、一參加、一把關,1、,明確基建、設備、科研、產(chǎn)品等業(yè)務管理部門的崗位職責，即把科技檔案的收集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職責范圍，并責任到人,一列入,一同步,科技檔案的收集工作與基建、生產(chǎn)、科研、設備管理活動同步進行。（1）事前介入。在與有關單位簽訂協(xié)議合同時（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位），應對科技檔案的套數(shù)、費用、質量要求、立卷人、移交時間等提出明確要求，作為科技檔案接收時的依據(jù)。（2）事中監(jiān)督。本單位要負責組織、監(jiān)督和檢查有關單位（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理。,一參加,檔案人員參加產(chǎn)品科研成果評優(yōu)、基建項目竣工驗收會和設備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對現(xiàn)場形成的文件材料和設備開箱后的隨機材料進行現(xiàn)場收集。,一把關,把好外出人員帶回材料的收集關圍繞基建項目、設備選購、科研、學述等活動外出開會、學習培訓帶回的各種文件要及時向本單位檔案室移交。并由檔案部門簽字后，才能報銷差旅等有關費用（此項規(guī)定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件材料的收集關）。,科研文件歸檔范圍,科研準備階段：科研課題審批文件、任務書、方案論證、課題計劃等研究實驗階段：分析報告、實驗報告、計算書、設計圖等總結鑒定驗收階段：鑒定書、科研報告、總結、論文、技經(jīng)材料等成果推廣應用階段：擴大生產(chǎn)設計文件、工藝文件、技術轉讓文件等,產(chǎn)品文件歸檔范圍,：產(chǎn)品研發(fā)階段（開發(fā)研制報告、可行性分析報告、計劃任務書等）產(chǎn)品設計過程（各種部件圖、產(chǎn)品說明書、合格證等）產(chǎn)品試驗過程（試驗報告、質量分析、產(chǎn)品研制總結、產(chǎn)品鑒定書等）,基建項目文件歸檔范圍,項目前期文件:立項、可研、設計項目管理文件:招投標、合同、協(xié)議、征地、施工管理施工文件：開工報告、技術交底、材質證明設計變更、質量評定、工程記錄、設備調試記錄、完工驗收報告等項目竣工文件：竣工驗收報告、竣工圖、項目質量評審材料、工程聲象材料等,設備文件歸檔范圍,購置設備申請及批復、協(xié)議及合同外購設備的隨機文件設備安裝、調試和驗收過程形成文件設備操作規(guī)程，運行、維修記錄設備改進、改裝、技術文件設備報廢申請、鑒定及審批文件,歸檔要求,1、歸檔的文件材料應為原件。2、歸檔的文件材料內容必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)。3、文件材料應采用耐久性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復印。4、文件材料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5、圖紙應折疊或A4（297210mm）幅面，所有竣工圖均應在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標欄露在外面，竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥。6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。,歸檔時間,（一）基建檔案1、工程前期文件（依據(jù)性、基礎性文件）：工作完成后，一次性歸檔。2、施工、監(jiān)理、竣工文件：（1）規(guī)模?。嚎⒐を炇蘸笕齻€月內一次性立即歸檔。（2）規(guī)模大、周期長：可按單位、分部工程，通過單項驗收后歸檔,（二）設備、儀器：大型設備應在設備、儀器安裝、調試成功，交付使用時歸檔，小型設備儀器開箱驗收時即可歸檔。,（三）科研課題1、一般情況下：在研究結束并完成成果鑒定后歸檔。2、研究周期長的：可按階段歸檔或按年度歸檔。,（四）產(chǎn)品、工藝：應在產(chǎn)品定型驗收、正式投產(chǎn)時歸檔，也可視周期長短分階段歸檔,歸檔份數(shù),1、基建檔案一般不少于2套，一套（原件）由建設單位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館。2、其他檔案一般歸檔1套，較重要的和利用頻繁的文件材料可根據(jù)實際情況增加歸檔份數(shù)。,歸檔手續(xù),檔案交接時，應編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后方可交接。,基本建設分類,基本建設類的二級及二級以下類目按工程專業(yè)性質或建筑項目設置進行分類步驟：大類項目階段同一項目分：立項、設計、施工、竣工等,基建類檔案分類與編號,目錄號分類號DGB280400001案卷號（0-999）單位工程土建施工分類號綜合基建目錄代號(前三位項目代號拼音DGB字母，后一位是項目期數(shù)),檔號圖示：例:一、水利工程（灌區(qū)工程：大類按專業(yè)職能，屬類按問題、合同項目劃分）,設備儀表分類,設備儀表類按專業(yè)、用途分類；步驟：大類項目（種類）設備型號同一項目（種類）分：立項考察購置驗收安裝調試使用維護等階段；,設備檔案的編號,50001921201說明書（01-99）桿上開關（19）配電網(wǎng)設備(1-9)架空線路配電網(wǎng)設備（19）設備（19）500KV第1條線路(目錄號),例：某供電公司架空線路配電網(wǎng)設備的說明書的編號。（按項目、專業(yè)、種類分）,科研分類,1、“性質課題”分類法2、“專業(yè)課題”分類法,產(chǎn)品檔案分類,1、“系列型號”分類法2、“品種問題”分類法,科技檔案組卷,根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，將若干份互有聯(lián)系的文件組合在一起，使之便于保管和利用的過程案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位,排列案卷和卷內文件順序,科研類：課題準備立項階段研究實驗階段總結鑒定階段成果申報獎勵階段推廣應用階段等?；悾喉椖恳罁?jù)性文件材料基礎性文件材料工程設計(含初步設計、技術設計、施工設計)工程施工工程監(jiān)理工程竣工驗收等。設備類：設備依據(jù)性文件材料外購設備開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)設備安裝調試隨機文件材料設備運行設備維護等。,卷內文件材料之間的排列順序,A管理性文件組合：按問題的重要程度和事項、事務發(fā)展過程的先后順序排列。B結論和依據(jù)性文件組合：按結論性文件在前，依據(jù)性文件在后的順序排列。C文字和圖紙組合：按文字在前，圖紙在后的順序排列。D譯文和原文組合：按譯文在前，原文在后的順序排列,科技檔案的編目,產(chǎn)品、科研、基本建設、設備儀器四類的文件材料仍執(zhí)行科學技術檔案案卷構成的一般要求的規(guī)定，按“卷”整理。不裝訂的卷內文件右上角蓋上檔號章，文件的右下角編上頁碼,1,科技檔案的編目2,案卷封面的編著案卷目錄的編著卷內目錄的編著案卷脊背的編著,案卷題名,1、文字材料類：前期文件“三段式”：責任者關于問題的名稱2、表格、圖紙材料類：（1）項目名稱+專業(yè)（子項或分部）+表格、圖紙名稱（2）項目名稱+表格、圖紙名稱,示例1,港口工程項目核準及開工的請示、批復項目名稱內容文件名稱,示例2,教學樓給排水、電氣、門窗、裝飾分部工程質量評定表項目名稱子項分部表格名稱,其他載體檔案的分類,其他載體檔案的分類，按上述分類進行，因它只是在檔案載體的不同，其反映的內容與紙質檔案一樣，因此不單獨設置類目。但要分庫保管（其溫、濕控制標準不一樣）、統(tǒng)一分類編號的辦法，為加強管理可另編目錄。,企業(yè)檔案案卷目錄的編制,案卷目錄的編制，應該建立在企業(yè)檔案的綜合管理基礎上，對歸檔的案卷進行系統(tǒng)的編目,包括：總目錄、分類目錄、底圖目錄、特殊載體目錄。,公司檔案總目錄,01,公司會計檔案目錄,公司基建檔案目錄,JJ1,公司設備檔案目錄,SB1,kj1,檔案的排列,大類按管理檔案科技檔案（產(chǎn)品、科研、基建、設備）會計檔案管理類檔案：按年度-期限-（機構）時間順序排列科技類