檔案組卷原則和案卷的裝訂

1/8檔案組卷原則和案卷的裝訂HTTP/一站在手，寫(xiě)作無(wú)憂(yōu)1、質(zhì)量要求案卷內(nèi)文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、載體和書(shū)寫(xiě)材料必須符合耐久性要求，不得用復(fù)印件代替。凡需立卷的文件村料，從擬稿、會(huì)審、審稿、簽發(fā)、編號(hào)、打字，一律使用有裝訂線的稿紙和專(zhuān)用打印紙。文件材料必須用毛筆、碳素墨水、鋼筆書(shū)寫(xiě)，嚴(yán)禁使用圓珠筆、紅墨水、純蘭墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙起草、審批、修改、打印文件材料。案卷厚度文字材料一般不超過(guò)15MM，圖樣材料一般不超過(guò)50MM。文字材料與圖樣材料分別組卷。文件材料數(shù)量少的也可合并組卷。密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，圖樣在后；若以圖樣材料為主，文字材料是對(duì)圖樣材料的補(bǔ)充說(shuō)明，就可圖樣在前，文字材料在后。2、組卷的方法組卷要便于檔案的利用和保管。2本公司檔案的組卷同一問(wèn)題、同一事件、同一次會(huì)議、同一類(lèi)別的文件要一起立卷；文件的正本與原稿、請(qǐng)示與批復(fù)、正件與附件、來(lái)文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、文電要放在一起立卷。組2/8卷應(yīng)注意以下幾點(diǎn)、分年度將檔案按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。、分大類(lèi)、分二級(jí)類(lèi)將文件按單位的職能分工分開(kāi)。、分級(jí)別將上級(jí)文件、本單位文件、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)，但聯(lián)系緊密的上、下級(jí)文件，如上級(jí)的批復(fù)，下級(jí)的請(qǐng)示等，應(yīng)與本級(jí)文件放在一起。、分機(jī)構(gòu)將文件按其形成或承辦部門(mén)分開(kāi)。外單位的要把直接主管與非主管單位分開(kāi)。、分問(wèn)題將文件按其所反映的問(wèn)題分開(kāi)。、分期限將文件按不同的保管期限分開(kāi)?；窘ㄔO(shè)類(lèi)按子項(xiàng)工程，單項(xiàng)工程，專(zhuān)業(yè)性質(zhì)等特征組卷前期工程中的動(dòng)遷協(xié)議書(shū)按年度組卷，不同年度的文件一般不得放在一起組卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文件組卷。水、電、地質(zhì)勘探等資料分別組卷。設(shè)備儀器購(gòu)置，安裝與調(diào)試，使用與維修，更新改造階段形成的文件材料，應(yīng)與設(shè)備檔案合并一起組成一卷。3、卷宗內(nèi)文件材料的排列由同一個(gè)責(zé)任者關(guān)于同一問(wèn)題的文件材料所組成的案卷，按重要程度或形成日期順序排列。由同一個(gè)責(zé)任者的不同問(wèn)題文件材料所組成的案卷，按問(wèn)題結(jié)合重要程度或形成日期順序排列。3/8由不同責(zé)任者的文件材料組成的案卷，按責(zé)任者結(jié)合重要程度或形成日期順序排列。密不可分的文件材料依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件的在前，原件在后；重要法規(guī)文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文字材料在前，圖樣在后。請(qǐng)示與批復(fù)的排列，上級(jí)批復(fù)件排在前，本單位請(qǐng)示在后。本單位轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)、通報(bào)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件，上級(jí)原文、下級(jí)報(bào)告放在本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)之后。會(huì)議文件的排列，公司黨支部、行政、會(huì)議記錄按時(shí)間順序排列；公司黨員會(huì)、職代會(huì)等每次會(huì)議為整體，會(huì)議通知，工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要，決議排在前，其它排在后。4、編寫(xiě)頁(yè)號(hào)要求組卷前要去掉文件中的空白紙張，單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在其右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，圖樣頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在標(biāo)題欄外。折迭的大張文件材料編一個(gè)號(hào)。復(fù)印文件與原文件統(tǒng)一組卷、統(tǒng)一編號(hào)，對(duì)不裝訂的圖樣在每張圖紙的右下角用鉛筆編號(hào)。4/8注不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件上加蓋件號(hào)章。5、卷內(nèi)目錄填寫(xiě)要求順序號(hào)，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)；正文和附件、正文和底稿，都應(yīng)編一個(gè)順序號(hào)。文件編號(hào)，填寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)即照實(shí)抄錄、代字、年度、順序號(hào)。責(zé)任者寫(xiě)制發(fā)件的組織者或個(gè)人、填寫(xiě)責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者之一時(shí)則必須抄錄立檔單位名稱(chēng)。文件標(biāo)題欄，按原標(biāo)題填寫(xiě)；沒(méi)有標(biāo)題的需根椐文件內(nèi)容，重新擬定標(biāo)題并加；正文和附件要分別寫(xiě)出標(biāo)題；簡(jiǎn)報(bào)的每一期應(yīng)分欄填寫(xiě)標(biāo)題內(nèi)容；會(huì)議記錄要分次填寫(xiě)，標(biāo)出時(shí)間內(nèi)容。歸檔文件時(shí)間欄，填文件產(chǎn)生日期和落款蓋章日期；沒(méi)有落款和蓋章日期，填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期；轉(zhuǎn)發(fā)件填文件轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)落款日期；年月日要寫(xiě)全稱(chēng)，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，中間用頓號(hào)分開(kāi)。頁(yè)號(hào)欄，每一份文件填寫(xiě)起號(hào)，最后一份文件填寫(xiě)起止號(hào)。卷內(nèi)目錄排在首頁(yè)之前，不編號(hào)。備考表，要填寫(xiě)卷內(nèi)張數(shù)；卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、技術(shù)性差錯(cuò)、移出、銷(xiāo)毀等要說(shuō)明的事項(xiàng)。5/8卷內(nèi)目錄，要用鋼筆正楷書(shū)寫(xiě)。6、案卷的裝訂案卷可采用裝訂和不裝訂的兩種形式。文件要裝訂，圖紙可以不裝訂。案卷各部分的排列順序案卷封面卷內(nèi)目錄文件材料的文件備考表案卷封底。裝訂前的加工去掉案卷內(nèi)文字材料的金屬物。對(duì)大于要求文件，要折疊整齊，窄了的要加邊，破損文件應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡褪變或擴(kuò)散的應(yīng)將其復(fù)制件附于原文后。統(tǒng)一文件材料的幅面，小于規(guī)格的應(yīng)加工成統(tǒng)一幅面。由文字性材料組成的案卷均應(yīng)采取三孔一線方法裝訂?？拙嗫傞L(zhǎng)度160，中孔到邊孔長(zhǎng)度80，卷脊裝訂線的垂直距離15。案卷要用繩子裝訂好。裝訂一律在左側(cè)，三孔裝訂，結(jié)頭放在案卷后面。不裝訂的文件按序編頁(yè)號(hào)，在每份文件材料的右上角加蓋件號(hào)章填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，卷尾放備考表，裝入袋、盒中或直接裝入盒中。以上內(nèi)容要求各部門(mén)按照規(guī)定單獨(dú)組卷，寫(xiě)好卷內(nèi)目錄、全引目錄、備考表，然后由檔案室統(tǒng)一整理歸檔。案卷一律裝入省檔案局統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)制的檔案盒中。根據(jù)案卷厚度，可一盒一卷，一盒數(shù)卷。達(dá)不到以上要求檔案室有權(quán)拒絕接收。6/8基本建設(shè)檔案組卷細(xì)則按工程項(xiàng)目或建筑項(xiàng)目設(shè)置類(lèi)目。同一工程目?jī)?nèi)，包含工程的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過(guò)程?；窘ㄔO(shè)文件材料的整理從工程立項(xiàng)至工程設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)全過(guò)程。具體內(nèi)容如下1、有關(guān)工程建設(shè)的前期要求將該工程的立項(xiàng)建議、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估調(diào)查、項(xiàng)目的批準(zhǔn)文書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)以及其它有關(guān)協(xié)議、合同和委托書(shū)等，工程項(xiàng)目的環(huán)境調(diào)查，工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察記錄、試驗(yàn)報(bào)告及其有關(guān)說(shuō)明，地形、地貌，控制點(diǎn)測(cè)量定位和觀測(cè)定位，水文、氣象、地震等基本文件材料，工程占地、征地、拆遷工作的各種原始數(shù)據(jù)材料等等。2、有關(guān)工程設(shè)計(jì)施工階段要求將該工程總體規(guī)劃、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)以及關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)、設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、審批材料、施工批準(zhǔn)文件、工程施工招標(biāo)、投標(biāo)承包合同、協(xié)議文件、施工執(zhí)照、開(kāi)工報(bào)告、工程施工技術(shù)要求、工程圖紙會(huì)審紀(jì)要、施工組織方案、施工技術(shù)安全措施、施工日記，隱蔽工程記錄，分布分項(xiàng)工程施工質(zhì)量，原始材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定和試驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)變更、材料代用核定、施工事故報(bào)告和交工驗(yàn)收記錄、施工工程總結(jié)、技術(shù)總結(jié)，工程設(shè)施、7/8施工財(cái)務(wù)概算等文件。3、有關(guān)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工圖、工程財(cái)務(wù)決算材料、工程質(zhì)量評(píng)審材料、工程現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收決議文件等等，歸入單項(xiàng)工程。4、有關(guān)工程的設(shè)備、儀器安裝要求設(shè)備儀器施工安裝記錄、質(zhì)量檢查，焊接試驗(yàn)記錄，擦傷檢查記錄、強(qiáng)度，密閉性試驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程檢驗(yàn)驗(yàn)收記錄，設(shè)備儀器安裝系統(tǒng)調(diào)試記示等文件材料，統(tǒng)一按單項(xiàng)工程的運(yùn)行生產(chǎn)流程進(jìn)行整理，工程竣工移交設(shè)備儀器大類(lèi)進(jìn)行整理歸檔。工程設(shè)備儀器施工安裝的基礎(chǔ)土建部分的文件材料，按生產(chǎn)流程整理歸入基本建設(shè)大類(lèi)。5、有關(guān)工程的涉外文件材料的整理要求將有關(guān)工程涉外的詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)、投標(biāo)、合同、協(xié)議、意向書(shū)、洽談?dòng)涗?、工程備忘錄等材料，圍繞工程建設(shè)出國(guó)考察收集的材料、設(shè)計(jì)過(guò)