物資采購管理制度

1、Q/WXJT湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/WXJT-206.003-2015物資采購管理制度2015 - 01 - 30發(fā)布2015 - 02 - 01實施湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司發(fā)布目次前言II1范圍12規(guī)范性引用文件13術(shù)語和定義14職責(zé)14.1分管領(lǐng)導(dǎo)14.2財務(wù)部14.3各單位14.4項目部15管理活動的內(nèi)容與方法15.1本制度依據(jù)的流程25.2物資供方評價選擇25.3供方評估及更新25.4采購管理26檢查與考核37報告和記錄4附錄A（規(guī)范性附錄）流程圖5附錄B（規(guī)范性附錄）表格樣式6前言本制度是按照湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司Q/WXJT-217.001-2015管理制

2、度編寫規(guī)范給出的規(guī)則起草。本制度由湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組提出。本制度由湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司財務(wù)部歸口并負(fù)責(zé)解釋。本制度起草人：陳參軍、黃輝、曹朗平。本制度2015年1月首次發(fā)布。物資采購管理制度1 范圍本制度規(guī)定了湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司物資采購管理的職責(zé)、供應(yīng)商選擇、流程與方式、物資驗收與搬運、入庫、檢查與考核、報告與記錄等要求。本制度適用于湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司物資采購管理。2 規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。A

3、Q/T 90062010 企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范Q/YCSJ 2015安全考核制度3 術(shù)語和定義3.1 物資供方 以合同或協(xié)議形式向企業(yè)提供材料、半成品或設(shè)備及勞動安全防護(hù)用品的公司或單位。4 職責(zé)4.1 分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)物資采購申請。4.2 財務(wù)部4.2.1 審核、發(fā)布、更新合格物資供方名錄。4.2.2 審核物資采購申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)。4.2.3 辦理物資入賬手續(xù)。4.3 各單位自行設(shè)定流程進(jìn)行物資采購管理。4.4 項目部4.4.1 項目部物資部門提出采購申請，經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后報公司財務(wù)，批準(zhǔn)后實施采購。4.4.2 項目部質(zhì)檢部門對采購的物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗，做好物資登記記錄。若項目部不具備檢驗條

4、件，應(yīng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗。5 管理活動的內(nèi)容與方法5.1 本制度依據(jù)的流程項目部物資采購管理流程圖（見附錄圖A.1）。5.2 物資供方評價選擇5.2.1 對供方的評價內(nèi)容應(yīng)包括，供方經(jīng)營許可和資質(zhì)證明、質(zhì)量保證能力和供貨保證能力。接受評價的供方應(yīng)提供的資料應(yīng)包括：a) 具有法人資格的營業(yè)執(zhí)照；b) 組織機(jī)構(gòu)代碼證；c) 產(chǎn)品代理授權(quán)委托書；d) 有質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系認(rèn)證證書。5.2.2 財務(wù)部組織各單位、項目部及相關(guān)部門，對供方進(jìn)行評價，評價主要內(nèi)容應(yīng)包括： 供方提供的有關(guān)證明資料； 根據(jù)需求量對物資供方的生產(chǎn)規(guī)模、質(zhì)量保證措施、產(chǎn)品質(zhì)量和安全情況等進(jìn)行考察，評價物資

5、供方是否具備如期提供產(chǎn)品及服務(wù)的保證能力； 評價物資供方價格是否合理，交付和服務(wù)是否滿足需求； 以往在供方處采購物資的質(zhì)量、數(shù)量及供貨時間滿意情況和接受服務(wù)的滿意程度。5.2.3 參加評價人員在對供方進(jìn)行評價的基礎(chǔ)上，在“合格供方評價表”上填寫評價意見。5.2.4 財務(wù)部依據(jù)評價得分，從中選出符合公司采購要求的合格供方，形成合格供方目錄。5.2.5 合格供方目錄經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財務(wù)部發(fā)布，各單位、各部門、項目部在合格供方目錄中選擇供方采購。5.3 供方評估及更新5.3.1 財務(wù)部每年年底組織各單位、項目部對已列入合格供方目錄的供方進(jìn)行一次評估、復(fù)審。5.3.2 財務(wù)部依據(jù)評估復(fù)審的結(jié)果及時

6、更新合格供方目錄并發(fā)布。5.4 采購管理5.4.1 采購流程5.4.1.1 采購部門根據(jù)需求填寫物資采購申請表（見附錄B表B.1），根據(jù)采購內(nèi)容分別報綜合部審核，財務(wù)部審核，部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核，財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.4.1.2 項目部物資采購，根據(jù)需要編制采購計劃并提出采購申請，項目經(jīng)理審核，財務(wù)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.5 采購方式5.5.1 根據(jù)采購計劃，批量采購的產(chǎn)品和一次性采購物資金額在五千元以上的，必須與合格供方簽訂書面采購合同；特殊情況或一次性采購金額在五千元以下的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或項目經(jīng)理批準(zhǔn)后，可在合格供方范圍內(nèi)進(jìn)行合同采購。5.5.2 大宗鋼材、水泥、砂石料等主要建筑材料和大型設(shè)

7、備采購，應(yīng)采取招投標(biāo)方式進(jìn)行采購。5.6 采購驗證、處理5.6.1 采購合同中明確規(guī)定在供方貨源處進(jìn)行驗證的，經(jīng)辦部門至少提前兩天通知相關(guān)技術(shù)、質(zhì)監(jiān)人員，并按合同約定到供方貨源處進(jìn)行驗證。5.6.2 物資進(jìn)場后，倉庫報關(guān)員負(fù)責(zé)進(jìn)行“待檢”狀態(tài)標(biāo)識。5.6.3 采購物資質(zhì)量控制的主要內(nèi)容有：物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、性能、取樣和試驗方法、物資的適用范圍等。5.6.4 物資采購部門向質(zhì)監(jiān)部門提交報驗材料，報驗材料包括：a) 采購合同文本；b) 物資采購清單；c) 物資出廠合格證或材質(zhì)化驗單，特殊物資需有生產(chǎn)許可證、質(zhì)量證明等技術(shù)保證資料。5.6.5 質(zhì)監(jiān)部門接到報驗申請后，根據(jù)物資檢測權(quán)限，選擇自檢或報送有

8、檢驗資質(zhì)的機(jī)構(gòu)對采購物資進(jìn)行驗證，需要進(jìn)行復(fù)測的，依據(jù)材料的相關(guān)規(guī)范，對材料進(jìn)行取樣、標(biāo)識后，進(jìn)行送檢，驗證結(jié)束后，檢測機(jī)構(gòu)出具驗收報告。5.6.6 倉庫保管對不合格品進(jìn)行標(biāo)識并隔離存放，避免不合格品與合格品混同發(fā)放使用。對不合格的物資，由倉庫保管填寫不合格物資記錄。5.6.7 物資檢驗和試驗結(jié)果分為合格、不合格兩種狀態(tài)，對驗證不合格品，進(jìn)行拒收或退貨。5.7 物資搬運5.7.1 一般物資的搬運人員應(yīng)按該類物資搬運和裝卸要求進(jìn)行。對易碎品要做到輕拿輕放，防止劇烈震蕩和撞擊，對有標(biāo)識的物資要按標(biāo)識方向搬運。5.7.2 搬運過程中搬運人員要注意保護(hù)物資的標(biāo)識和檢驗標(biāo)記。5.7.3 對大件物資或易燃

9、、易爆、易損、有毒物資的搬運，要對搬運人員進(jìn)行培訓(xùn)，搬運時嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，特殊重要物資的搬運，要編制運輸方案，選用適宜的搬運設(shè)備和工具，禁止野蠻裝卸搬運。具體操作按危險化學(xué)品管理制度執(zhí)行。5.8 物資入庫5.8.1 物資入庫時，倉管人員應(yīng)根據(jù)物資存放要求，安排露天堆放或入庫儲存，并做好物資標(biāo)識。5.8.2 所有入庫物資，均應(yīng)及時建立物資臺賬（見附錄B表B.2），辦理入賬手續(xù)。5.8.3 物資入庫時，倉管人員開具物資入庫驗收單（記錄表樣見附錄B.3），物資采購部門持驗收單交財務(wù)部門辦理報賬手續(xù)。5.8.4 倉管員應(yīng)根據(jù)物資特性安排適用的庫房和貯存場所。根據(jù)物資的性能、規(guī)格、型號等分類存放，保持

10、整齊、清潔、美觀。5.8.5 所有進(jìn)場入庫物資應(yīng)保證質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確、單據(jù)齊全、資料完整、包裝符合要求。5.8.6 物資的保管和保養(yǎng)，要根據(jù)物資的性能和特點，實行科學(xué)的管理，設(shè)置相應(yīng)的通風(fēng)、防潮、控溫、采光、清潔等措施。5.8.7 根據(jù)物資的不同性能，采取不同的保管措施，并按先進(jìn)先出的原則發(fā)放物資。5.8.8 根據(jù)實際需要，對貯存物資進(jìn)行定期檢驗，并按貯存要求定期倒庫。5.8.9 倉管員要定期對庫存物資進(jìn)行盤點，做到賬、物、卡三項一致。6 檢查與考核檢查與考核的內(nèi)容見表1。表1 檢查與考核內(nèi)容序號考核內(nèi)容考核標(biāo)準(zhǔn)被考核人/崗位考核部門/單位1更新、發(fā)布合格供方名錄每年年底財務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)2采購

11、驗證5.5.3采購部門財務(wù)部3物資入庫5.5.5倉管部門財務(wù)部7 報告和記錄表2給出了執(zhí)行本制度形成的報告和記錄。表2 報告與記錄序號編號名稱填寫單位/崗位保存地點保存期限1JL-206.001-01湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司物資采購申請表采購部門財務(wù)部長期2JL-206.001-02湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司物資臺賬倉管部門倉管部門長期3JL-206.001-03湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司物資入庫驗收單倉管部門倉管部門長期AA附錄A （規(guī)范性附錄）流程圖圖A.1 項目部物資采購管理流程B附錄B （規(guī)范性附錄）表格樣式表B.1 湖南望新建設(shè)集團(tuán)股份有限公司物資采購申請表 年 月 日 編號：JL-206.001-01工程名稱編制部門編制人編制日期物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量質(zhì)量要求時間備