貨代操作與單證流程培訓(xùn).ppt

1、操作流程培訓(xùn),目錄,一.訂艙 二.放箱 三.擺箱、裝箱 四.配船、報(bào)關(guān) 五.對(duì)費(fèi)用 六.追索核銷單據(jù),操作SOP,操作崗位要求工作人員做事具有前瞻性，對(duì)時(shí)間把握較強(qiáng)。以下內(nèi)容中的“天”是指自然日，“工作日”是指周一到周五，請(qǐng)留意兩種說(shuō)法的區(qū)別,一.訂艙,查看客戶委托和流轉(zhuǎn)單內(nèi)容。 首先查看客戶委托和流轉(zhuǎn)單內(nèi)容是否完整。 特別是： 1.“裝箱要求”是工廠自拖還是委托我司拖，如果委托我司做，是否在流轉(zhuǎn)單上人民幣應(yīng)付那里注明了拖車成本和拖車公司。 2.是廠裝還是港裝，港裝是否注明了裝箱要求； 3.“報(bào)關(guān)要求”是代報(bào)關(guān)還是自報(bào)關(guān)； 4.“運(yùn)費(fèi)”是到付還是預(yù)付。預(yù)付是否注明了美金應(yīng)付成本，是否有傭金，是

2、多少；到付是否提供了約號(hào)，到付最好一并提供美金運(yùn)費(fèi)，以便船公司查實(shí)。 5.客戶托書上中英文品名、HS編碼、產(chǎn)地、包裝等是否都有。 6.客戶委托和流轉(zhuǎn)單內(nèi)容完整后，還需查看客戶是否有特殊要求。需要訂艙單位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申請(qǐng)的，這要在托書上面?zhèn)渥⒊鰜?lái),制作托書,由于托書全部通過(guò)系統(tǒng)制作， 進(jìn)入系統(tǒng)，新生成的作業(yè)需要完善以下內(nèi)容： 1.根據(jù)業(yè)務(wù)前端錄入系統(tǒng)的收發(fā)貨人信息，跟面單和客戶的托書核對(duì)訂艙的收發(fā)貨人、通知人信息。需要出HBL的單子是否錄入目的港代理。 2.訂艙代理。 3.船公司 4.POL 5.POD。需填入流轉(zhuǎn)單上的中轉(zhuǎn)港信息。 6.目的地 7.嘜頭 8.貨物描述和品

3、名。注：訂給集海的托書，需要在貨物描述里寫出集海的進(jìn)倉(cāng)號(hào)。集海的訂艙號(hào)是提前給我司。其他支線就把作業(yè)號(hào)寫在上面，以區(qū)分托書。 9.件毛體,以上內(nèi)容完善后，生成“訂艙單”， 在委托書備注欄注明特約事項(xiàng)： 1.廠裝還是港裝，什么時(shí)候放箱 （訂艙前確認(rèn)了海船時(shí)間的要特別注明） 1.）客戶要求到工廠裝箱的貨物，和在我司物流中心或者保稅倉(cāng)庫(kù)裝箱的貨物，注明廠裝；在港口裝箱的貨物，注明港裝。 港裝貨物全部需要注明我司監(jiān)裝，留下我司現(xiàn)場(chǎng)人員姓名、電話。同時(shí)注明裝箱要求，是對(duì)裝還是要打托，是否要加固。如果需要打托裝箱，這點(diǎn)要在備注上注明，碼頭會(huì)以此辦工作單。同時(shí)注明打托材料全部由我司自行提供。如需加固，則由我

4、司現(xiàn)場(chǎng)工作人員聯(lián)系，不用在備注上注明。 如果貨物中有單件超過(guò)3噸的，還要寫明超過(guò)3噸的貨物件數(shù)，單件的重量，要求訂艙單位辦理困難作業(yè)。 2.）放箱時(shí)間控制在裝箱的前一個(gè)工作日。船東給的免費(fèi)用箱期一般在7-10天，超過(guò)期限船東會(huì)收取用箱費(fèi)用，用箱期及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)見附件1。 如果訂艙當(dāng)天客戶就要裝箱或者訂艙當(dāng)天就是裝箱的前一個(gè)工作日，放箱時(shí)間就寫當(dāng)天日期。如：周二訂艙，客戶確定周三裝箱，則注明日期當(dāng)天放箱；周五訂艙，客戶周末/周一裝箱，同樣注明日期當(dāng)天放箱。（如果是港裝貨，請(qǐng)?jiān)诜畔浜笸ㄖЬ€頭天晚上擺箱。） 訂艙當(dāng)天還沒(méi)到客戶預(yù)計(jì)的裝箱日期的前一個(gè)工作日的，則注明工廠預(yù)計(jì)裝箱時(shí)間的前一個(gè)工作日放箱或者

5、待通知放箱,2.委托訂艙單位報(bào)關(guān)還是自報(bào)關(guān)，報(bào)幾票關(guān)； 1.）客戶委托我司報(bào)關(guān)，我司根據(jù)跟各家訂艙單位的協(xié)議，如果有免報(bào)關(guān)費(fèi)，就委托給訂艙單位，注明委托報(bào)關(guān)；如果不免報(bào)關(guān)費(fèi)，可根據(jù)實(shí)際情況衡量是否委托給訂艙單位報(bào)關(guān)，衡量的因素包括：該票報(bào)關(guān)是否復(fù)雜，是否在搶時(shí)間報(bào)關(guān)，是否需要訂艙單位跟進(jìn)報(bào)關(guān)和配船的銜接等等。如果不委托給訂艙單位，我司另行找報(bào)關(guān)行，則注明自報(bào)關(guān)。 2.）客戶自報(bào)關(guān)，就直接注明自報(bào)關(guān)即可。 3.）在訂艙時(shí)最好能確認(rèn)一下客戶是報(bào)幾票關(guān)，在托書上注明。訂艙單位向船東訂艙時(shí)就要索要相應(yīng)票數(shù)的提單號(hào)，否則客戶報(bào)多票，向船東后補(bǔ)申請(qǐng)?zhí)釂翁?hào)的話，需要重新走一遍訂艙程序，非常耽誤時(shí)間,3.運(yùn)費(fèi)

6、組成。預(yù)付貨注明美金費(fèi)用，傭金，人民幣費(fèi)用。到付貨必 須注明到付約號(hào)，有美金金額的話更好，一般沒(méi)有傭金，再寫個(gè)大 概的人民幣費(fèi)用就行了。 由于各家船東收取的人民幣費(fèi)用不一致，訂艙的時(shí)候把 確定的人民幣費(fèi)用寫上就行了，如THC，安保，港建， 其他如鉛封、報(bào)關(guān)費(fèi)、外理等各家收取不一的費(fèi)用不要 注明，待對(duì)賬的時(shí)候跟訂艙單位確認(rèn)就好。 4.客戶有特殊要求的，比如船期要求，倒簽，提單顯示特 別內(nèi)容，申請(qǐng)目的港免費(fèi)用箱期等，要在特約事項(xiàng)里寫 出來(lái),發(fā)送托書,在裝箱前的2個(gè)工作日，把托書發(fā)送給訂艙單位。特別是MSC，頭一個(gè)工作日訂艙，第二個(gè)工作日才能放箱的船東，需要特別留意。 如果是當(dāng)天訂艙放箱的貨物，最好

7、上午就把托書給訂艙單位，不要晚于下午3點(diǎn)，否則有可能來(lái)不及當(dāng)天放箱。 各家訂艙單位訂艙方式如下： 浩航，郵件發(fā)送托書； 民生，傳真+QQ發(fā)送托書； 集海，傳真+QQ發(fā)送托書； 長(zhǎng)航，傳真+QQ發(fā)送托書； 太平洋，傳真+QQ發(fā)送托書； 外運(yùn)，QQ發(fā)送托書； 錦海捷亞，QQ發(fā)送托書,二.放箱,客戶向我司訂艙時(shí)，就通知當(dāng)天或第二天裝箱的，訂艙當(dāng)天就放箱給客戶。 其余情況就在裝箱的前一個(gè)工作日上午，跟客戶聯(lián)系，最后確認(rèn)裝箱的時(shí)間，如果客戶確認(rèn)，則馬上通知訂艙單位放箱。如果客戶裝箱計(jì)劃有變，則暫時(shí)擱置，待新的裝箱日期的前一個(gè)工作日上午再聯(lián)系客戶，再次確認(rèn)。以免放箱過(guò)早，浪費(fèi)免費(fèi)用箱期。常用的各家船東的免

8、費(fèi)用箱期文件見附件2。 如果工廠地址較遠(yuǎn)，需要在裝箱前一天提箱/提貨/送貨的，則要在前一個(gè)工作日落實(shí)提箱/提貨/送貨事宜，沒(méi)有問(wèn)題就放出箱子。 MSC放箱較慢，需要在上述基礎(chǔ)上再提前一個(gè)工作日落實(shí)裝箱/提箱/提貨/送貨事宜，這樣可以在通知訂艙單位放箱的第二個(gè)工作日放出箱子。以保證在第三個(gè)工作日順利裝箱。 訂艙單位將放箱通知發(fā)送給我司后，將訂艙號(hào)、提單號(hào)（寸灘箱箱號(hào)不提供，憑提單號(hào)提箱，指定箱號(hào)請(qǐng)錄入箱號(hào)）、提箱地、還箱地錄入系統(tǒng)，導(dǎo)出相應(yīng)的裝箱通知。裝箱通知有如下幾種,1.裝箱通知書（廠裝箱）：提原箱到工廠裝箱的貨，用這種裝箱通知書。 我司安排拖車的，裝箱通知書（廠裝箱）要先發(fā)送給車隊(duì)調(diào)度，注

9、明拖車費(fèi)用。在客戶下班前，找車隊(duì)調(diào)度要到車牌號(hào)和司機(jī)電話，填寫到裝箱通知書里面發(fā)送給客戶。寸灘箱由于不指定箱號(hào)，客戶會(huì)對(duì)照車牌號(hào)和提單號(hào)裝箱。 由于我們發(fā)給車隊(duì)和發(fā)給客戶的是一樣的裝箱通知，發(fā)給客戶的裝箱通知書，要注意把拖車費(fèi)刪掉。 客戶自己安排拖車的，裝箱通知直接發(fā)送給客戶即可。 2.送貨港口裝箱通知書（港口裝箱）：提貨港口裝箱是指客戶委托我司安排車子去工廠提貨運(yùn)到港口裝箱。提貨分成集裝箱帶貨回港和散貨車帶貨回港。集裝箱帶貨回港在碼頭要付掏箱費(fèi)，貨物的運(yùn)輸安全比較可靠；散貨車不需要，但是要注意加固和防雨措施。 放箱當(dāng)天要把提貨裝箱通知書（港口裝箱）先發(fā)送給調(diào)度，注明拖車費(fèi)用。如果客戶對(duì)提貨的

10、車輛有要求的，要在給調(diào)度的裝箱通知里面注明。在客戶下班前，找調(diào)度要到車牌號(hào)和司機(jī)電話，填寫到裝箱通知書里面（注意把拖車費(fèi)刪掉），發(fā)送給客戶和我司現(xiàn)場(chǎng)工作人員,如果客戶對(duì)港口裝箱有要求的，要在給我司現(xiàn)場(chǎng)工作人員的裝箱通知里面注明。比如打托要怎么打法：要那種托盤，是否墊紙板，紙板是上下墊還是只墊下面，是否纏拉伸膜，編織帶纏幾根等。需要我司準(zhǔn)備裝箱相關(guān)材料的，如托盤，紙板，膠布等，要在裝箱前一個(gè)工作日通知現(xiàn)場(chǎng)工作人員。 3.提貨裝箱通知書（倉(cāng)庫(kù)裝箱）：提貨倉(cāng)庫(kù)裝箱是指客戶委托我司安排車子去工廠提貨運(yùn)到物流倉(cāng)庫(kù)裝箱。操作步驟跟提貨裝箱通知書（港口裝箱）一樣，只是裝箱通知不再給我司現(xiàn)場(chǎng)人員，而是給倉(cāng)庫(kù)操

11、作人員。裝箱相關(guān)材料也通知倉(cāng)庫(kù)操作人員準(zhǔn)備。他們會(huì)根據(jù)通知書的到貨時(shí)間和裝箱要求，安排拖車提箱到倉(cāng)庫(kù)裝貨。 4.送貨裝箱通知書（港口裝箱）：送貨港口裝箱是指客戶自己安排車子送貨到港口裝箱。 通知書做好了發(fā)給客戶，請(qǐng)客戶提供一下送貨司機(jī)的聯(lián)系方式，補(bǔ)充到通知書上，再發(fā)給現(xiàn)場(chǎng)工作人員。其他操作步驟跟提貨裝箱通知書（港口裝箱）一樣,5.送貨裝箱通知書（倉(cāng)庫(kù)裝箱）：送貨倉(cāng)庫(kù)裝箱是指客戶自己安排車子送貨到我司物流倉(cāng)庫(kù)，在物流倉(cāng)庫(kù)裝箱。操作步驟跟送貨裝箱通知書（港口裝箱）一樣，只是裝箱通知不再給我司現(xiàn)場(chǎng)人員，而是給倉(cāng)庫(kù)操作人員。 6.空運(yùn)貨提貨/送貨通知書：提貨是指客戶委托我司安排車子提貨，送貨是指客戶自

12、己安排車子送貨。提貨/送貨前一個(gè)工作日將該通知書發(fā)給客戶即可。我司安排車子的，加上司機(jī)車牌號(hào)和電話。 7.進(jìn)倉(cāng)通知書：我司自拼的拼箱貨用這種進(jìn)倉(cāng)通知書，只用于發(fā)給客戶。有些客戶送貨較早，請(qǐng)?jiān)诮拥搅鬓D(zhuǎn)單后盡快將該通知發(fā)給客戶。我司一般要求客戶不晚于倉(cāng)庫(kù)裝箱當(dāng)天中午12點(diǎn)前到單到貨。 同一個(gè)箱拼箱的客戶可以用同一個(gè)進(jìn)倉(cāng)號(hào)進(jìn)倉(cāng)，在發(fā)送進(jìn)倉(cāng)通知給客戶的同時(shí)，要發(fā)送一份送貨裝箱通知書（倉(cāng)庫(kù)裝箱）給倉(cāng)庫(kù)操作人員，把同一個(gè)箱拼箱的貨物匯總，注明每個(gè)客戶的貨物數(shù)量，以便倉(cāng)庫(kù)對(duì)照收貨。 在預(yù)計(jì)裝箱的前一個(gè)工作日，跟未到貨客戶聯(lián)系，看能否按時(shí)到單到貨。可以的話就通知訂艙單位放箱，并將放箱信息補(bǔ)充給倉(cāng)庫(kù)操作,三.擺

13、箱,在港口裝箱的貨物，要多一個(gè)步驟，就是預(yù)約擺箱。 港口擺箱要提前一天由支線預(yù)約，沒(méi)有預(yù)約的貨要在港口裝箱，要等貨到后支線才辦理擺箱手續(xù)，港口現(xiàn)排計(jì)劃去擺箱。視港口繁忙程度，貨在港口要等比較久才能實(shí)現(xiàn)裝箱。所以，貨到后預(yù)約擺箱的做法不提倡。 港裝箱一般是在跟客戶確定好提貨/送貨時(shí)間后，我司提前一個(gè)工作日放箱。然后根據(jù)路程遠(yuǎn)近，推算貨物到港時(shí)間，提前一個(gè)工作日通知訂艙單位到港時(shí)間，讓他們提前一天跟碼頭預(yù)約擺箱,四.裝箱,廠裝箱在裝箱當(dāng)天，跟調(diào)度落實(shí)拖車到廠情況； 提貨港裝和提貨倉(cāng)庫(kù)裝箱的貨物，在提貨當(dāng)天跟調(diào)度落實(shí)車輛到廠情況； 送貨港裝和送貨倉(cāng)庫(kù)裝箱的貨物，在貨到當(dāng)天跟現(xiàn)場(chǎng)人員或倉(cāng)庫(kù)操作落實(shí)車輛

14、到達(dá)情況。 在落實(shí)以上情況的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)車輛不能如期到達(dá)，影響裝箱的，馬上聯(lián)系調(diào)度詢問(wèn)原因，新的到達(dá)要通知業(yè)務(wù)介入跟客戶協(xié)調(diào)。 裝箱過(guò)程中，出現(xiàn) 廠裝箱裝箱回場(chǎng)后，在碼頭網(wǎng)站核實(shí)重箱進(jìn)場(chǎng)情況。如果是寸灘箱，要跟客戶核對(duì)箱號(hào)。一票貨有多個(gè)箱的，要跟客戶索要分箱資料，報(bào)多票的還需要跟客戶索要分票分箱數(shù)據(jù)，并報(bào)給訂艙單位。 港裝的貨物，裝箱過(guò)程發(fā)現(xiàn)有件數(shù)不符、包裝污染/破損等情況，要及時(shí)通知業(yè)務(wù)跟客戶確認(rèn)。裝箱過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)操作會(huì)拍照，如客戶需要裝箱照片的，裝箱完畢后，提供給客戶。 倉(cāng)庫(kù)裝箱的貨物，裝箱過(guò)程發(fā)現(xiàn)有件數(shù)不符、包裝污染/破損等情況，要及時(shí)通知業(yè)務(wù)跟客戶確認(rèn)。裝箱過(guò)程中，倉(cāng)庫(kù)操作會(huì)拍照，如客戶

15、需要裝箱照片的，裝箱完畢后，提供給客戶。 寸灘箱裝箱完畢后，把箱號(hào)發(fā)給訂艙單位核對(duì),五.報(bào)關(guān),海關(guān)從2010年5月18日起啟用出口貨物運(yùn)抵報(bào)告操作系統(tǒng)，運(yùn)抵報(bào)告發(fā)送流程是貨物回場(chǎng)，報(bào)關(guān)單據(jù)送達(dá)報(bào)關(guān)行后，支線將船名/航次/提單號(hào)/箱號(hào)發(fā)送到港口和EDI中心，港口根據(jù)支線提供的信息發(fā)送運(yùn)抵報(bào)告給海關(guān)，海關(guān)收到相關(guān)信息后才接受申報(bào)。 該制度的實(shí)施意味著所有貨物必須要在重箱進(jìn)場(chǎng)后才能報(bào)關(guān)，不接受提前申報(bào)。 報(bào)關(guān)資料一般包括：報(bào)關(guān)委托書、報(bào)關(guān)單、箱單、發(fā)票、合同、核銷單。以上單據(jù)需要正本。 外地做商檢的貨物，需要我司換通關(guān)單的，還需要客戶提供正本的報(bào)檢委托書和換證憑條，一般需要一個(gè)工作日換出通關(guān)單。 客

16、戶自報(bào)關(guān)的貨物，裝重后向支線索要報(bào)關(guān)信息，包括船名航次和卸區(qū)，然后將該票貨對(duì)應(yīng)的工廠發(fā)票號(hào)、進(jìn)倉(cāng)號(hào)、提單號(hào)、箱號(hào)、船名航次、卸區(qū)和支線信息提供給客戶，告訴他們?cè)陂_船前一個(gè)工作日上午報(bào)關(guān)完畢，并在下午2點(diǎn)前把報(bào)關(guān)單提供給訂艙單位現(xiàn)場(chǎng),我司自己委托報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)的貨物，裝重后向支線索要報(bào)關(guān)信息，包括船名航次和卸區(qū)，然后將該票貨對(duì)應(yīng)的工廠發(fā)票號(hào)、進(jìn)倉(cāng)號(hào)、提單號(hào)、箱號(hào)、船名航次、卸區(qū)和支線信息提供給報(bào)關(guān)行，提醒他們報(bào)關(guān)完成的時(shí)間，并在下午2點(diǎn)前把報(bào)關(guān)單提供給訂艙單位現(xiàn)場(chǎng)； 如果是訂給集海和民生的，除以上步驟外，還需將報(bào)關(guān)單在下午2點(diǎn)前傳真給訂艙單位操作配載。 我司委托訂艙單位報(bào)關(guān)的貨物，重箱回場(chǎng)后將報(bào)關(guān)資

17、料交到訂艙單位現(xiàn)場(chǎng)，把要配的江船日期、重箱回場(chǎng)情況和報(bào)關(guān)資料遞交情況告知訂艙單位操作，提醒他們跟蹤報(bào)關(guān)、放行、配船情況。 重慶海關(guān)下午3點(diǎn)之后不再接單，3點(diǎn)-4點(diǎn)做放行，4點(diǎn)下班。請(qǐng)注意該時(shí)間，安排報(bào)關(guān)。 訂艙單位一般在江船開船前一個(gè)工作日下午做整船放行，配船的貨物4點(diǎn)過(guò)后跟訂艙單位確認(rèn)放行配船情況,六.配船,各家支線的江船班輪為： 集海：周三、周五（OOCL班輪）、周日。周五的班輪優(yōu)先上OOCL的箱子，如果有多余艙位，再上其他船公司的箱。 浩航和太平洋：兩家共艙，周三至周天江船。其中周四、周六是快船，7天左右到上海；其他是慢船，8天/9天左右到上海（夏天）。另外， 民生：周二到周天江船。周二

18、江船一般不接重慶港的貨。（民生一般是提前兩天配載，要提前給他們計(jì)劃，比如要上他們周3的江船，在周一下去3點(diǎn)前要給他們一個(gè)要走他們周3江船的計(jì)劃。） 外運(yùn)：周三和周天。 長(zhǎng)航：周三、周五、周天。有時(shí)候有不定開船的機(jī)動(dòng)船，具體要出運(yùn)時(shí)跟長(zhǎng)航問(wèn)訊。 錦海捷亞：周二、周四、周六的江船 注：PIL的箱子要江船公司做了申報(bào)的江船才能上,七.確認(rèn)貨物離港 班輪計(jì)劃開船當(dāng)天在港口網(wǎng)站查詢貨物離港情況。網(wǎng)址如下： 九港：50:7003/head.jsp 進(jìn)“箱況信息查詢”，落實(shí)重箱離港情況。 寸灘：http:/ 貨物離港后，通知相關(guān)客服或客戶。 如果班輪晚開或者落配，要馬上落

19、實(shí)原因，通知客服或業(yè)務(wù)，由他們跟客戶協(xié)調(diào)。 八.對(duì)賬 江船開后，跟訂艙單位確認(rèn)該票貨的發(fā)生費(fèi)用。訂艙單位提供完整的費(fèi)用，包括美金運(yùn)費(fèi)和LOCAL費(fèi)用給操作確認(rèn)。操作只負(fù)責(zé)人民幣異常費(fèi)用在系統(tǒng)中的錄入和面單上的記錄，但是要根據(jù)面單上的其他固定費(fèi)用（美金運(yùn)費(fèi)和人民幣港雜費(fèi)） 九.追索核銷單據(jù),單證SOP,一.察看提單要求。 接到操作的單子后， 了解截單時(shí)間。 緊迫的單子先核對(duì)，不急的可以稍后核對(duì)。關(guān)于截單時(shí)間，CMA、CSCL、MSC的截單日期比較嚴(yán)格，需要在江船開船當(dāng)天確認(rèn)；APL江船開前兩天確認(rèn)；PIL兩個(gè)半自然日內(nèi)確認(rèn)；其他船公司如WANHAI、MKS、KLINE、YML、MOL、ZIM、O

20、OCL、HMM、錦江、長(zhǎng)錦三個(gè)自然日內(nèi)確認(rèn)?？紤]到我司向客戶承諾江船開后三天內(nèi)出提單，請(qǐng)盡量在江船開船前確認(rèn)，以便在承諾期限內(nèi)拿到提單。另外，直接從沿?？诎渡洗呢浳?，截單日期可以直接跟訂艙代理單證詢問(wèn)。 跟操作確認(rèn)客戶單證的聯(lián)系方式。 查看客戶托單和流轉(zhuǎn)單，看對(duì)于提單是否有特別要求，常見的比如：是否要求顯示目的港代理及聯(lián)系方式，對(duì)于江船、海船的配船是否有要求，提單是簽正本還是其他，正本是否需要三正三副，提單的簽單日期是否有要求等；另外，看是否需要辦理其他單證，如船證，買保險(xiǎn)等；是否需要在目的港申請(qǐng)免費(fèi)堆存期/免費(fèi)用箱期；要出幾份提單等等。如果存在如上要求，在跟客戶對(duì)單的時(shí)候，要對(duì)客戶的要求進(jìn)

21、行確認(rèn)，索取相關(guān)的資料和保函。并提前告知訂艙代理，以免來(lái)不及,這一點(diǎn)非常重要，需要認(rèn)真查看確認(rèn)。如果沒(méi)有看清客人要求，遺漏單證/申請(qǐng)，延誤船期等，很可能會(huì)被客人索賠。 記錄臺(tái)帳信息。將貨物相關(guān)信息在臺(tái)帳EXELE表格中作記錄，以便查詢。 需要注意的是，用到我司A&A這家代理的美國(guó)貨。在拿到流轉(zhuǎn)單子的當(dāng)日，就需要先行提供相關(guān)信息（不需要很準(zhǔn)確）給美國(guó)A&A。美國(guó)A&A會(huì)把這些信息申報(bào)給美國(guó)海關(guān)，通過(guò)后美國(guó)海關(guān)會(huì)提供一個(gè)TARRIFE CODE。最后這個(gè)號(hào)碼需要顯示到貨代提單（HB/L）上,二.制作提單確認(rèn)件,根據(jù)客戶托單內(nèi)容制作提單確認(rèn)件，件毛體數(shù)據(jù)參照客戶的裝箱單（PACKING LIST）。

22、提單確認(rèn)件上，需要顯示以下內(nèi)容： 1）提單號(hào)（BILL NO.） 2）發(fā)貨人（SHIPPER） 3）收貨人（CONSIGNEE） 4）通知人(NOTIFY) 5）起運(yùn)港（POL） 6）卸貨港（POD） 7）目的地（FINAL DESTINATION） 8）嘜頭(MARKS) 9）品名(DESCRIPTION OF THE GOODS) 10）件（NO. OF PACKAGES）、毛(G/W)、體(MEASUREMENT)，件數(shù)和毛重必須跟報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)一致。 11）箱型箱量，箱封號(hào)，（分箱數(shù)據(jù)） 12）服務(wù)條款：CY-CY,CY-DOOR,CFS-CFS等。 13）件數(shù)的文字描述/箱量的文字描述 1

23、4）運(yùn)費(fèi)預(yù)付/到付（FREIGHT PREPAID/FREIGHT COLLECT） 由于這些信息基本上已在系統(tǒng)中被業(yè)務(wù)、商務(wù)和操作人員填妥，單證在生成提單確認(rèn)的時(shí)候，需要根據(jù)托單、流轉(zhuǎn)單查漏補(bǔ)缺更新系統(tǒng)信息,提單分為船東單（MB/L）和貨代單(HB/L)。我司提單簽發(fā)可以大致分為三種情況： 直客委托或是同行委托只需出船東單（MB/L）的單子（設(shè)為A情況）。流轉(zhuǎn)單上提單那里只勾了MB/L的，如上海均輝就是屬于同行委托，四川什邡聚鑫泰等就是屬于直客； 同行委托，除了簽出MB/L給同行，還需要我司替同行代為確認(rèn)HB/L或是代出HBL的單子（設(shè)為B情況）。替同行代為確認(rèn)HB/L的，操作會(huì)在提單那里寫

24、出HB/L的提單號(hào)，但是提單那里的HB/L沒(méi)有劃勾，如上海TNT；代出HBL的，除了提單那里寫出HB/L的提單號(hào)，提單那里的HB/L也會(huì)劃勾，如上?？ㄘ悹査?。 我司代理指定貨和用到我司代理的單子。既要出MB/L，也要出HB/L（設(shè)為C情況）。代理那里會(huì)寫出代理名稱，提單那里寫出HB/L的提單號(hào)，提單那里的HB/L也會(huì)劃勾。如客戶名稱注明華世丹/LATIN抬頭的，就是用LATIN作目的港代理的單子,針對(duì)這三種情況，我司在制作和簽發(fā)提單的時(shí)候，又有所區(qū)別： A情況，只需根據(jù)此份流轉(zhuǎn)單文件里的托書制作提單確認(rèn)件即可； B情況，需要制作兩份提單確認(rèn)件。HB/L提單號(hào)由同行提供，根據(jù)實(shí)際發(fā)貨人（SHPR

25、）的托書來(lái)制作，跟客人（SHPR）確認(rèn)。MB/L提單號(hào)由訂艙代理提供。MB/L上面的發(fā)貨人（SHIPPER）、收貨人（CONSIGNEE）、通知人(NOTIFY)、起運(yùn)港（POL）、卸貨港（POD）、目的地（FINAL DESTINATION）根據(jù)同行的托書來(lái)制作，其余的內(nèi)容與HB/L的提單OK件一致。這種情況，需要先跟實(shí)際發(fā)貨人核對(duì)OK后，再將HB/L OK件跟MB/L提單確認(rèn)件（MB/L DRAFT）一起給同行確認(rèn)。 C情況，HB/L提單號(hào)由我司操作提供，確認(rèn)件制作方法同B。MB/L提單號(hào)由訂艙代理提供。發(fā)貨人（SHIPPER）、收貨人（CONSIGNEE）、通知人(NOTIFY)根據(jù)所用

26、代理有所不同，詳見附件1。其余內(nèi)容與HB/L一致。 客戶名稱：CWC/華鷹、CWC/鑫源這兩家客戶，在配PIL的船的時(shí)候，MB/L的SHPR需要顯示我司抬頭，詳見附件1。 制作好后，檢查一遍再發(fā)給客人。提單確認(rèn)件內(nèi)容力求與托單內(nèi)容、裝箱單數(shù)據(jù)一致，以減少客人的核對(duì)工作量。對(duì)于提單顯示內(nèi)容有慣例做法的客人，如臺(tái)灣康明斯、臺(tái)灣航升，要在相關(guān)資料齊全后，再制作提供提單確認(rèn)件給客人，盡量減少文件來(lái)往的次數(shù),三.核對(duì)提單,提單確認(rèn)件制作好后，根據(jù)之前取得的客戶單證聯(lián)系方式跟其取得聯(lián)系，將提單確認(rèn)件通過(guò)傳真、EMAIL、MSN、QQ等方式傳送給對(duì)方，并提醒其查收。 由于提單確認(rèn)大多數(shù)是在江船開船前進(jìn)行，提

27、單確認(rèn)件上顯示的江船名航次是實(shí)際的但江船開船日期不一定是實(shí)際的，在將提單確認(rèn)件傳送給客人的時(shí)候，要將其告知客人，并提醒提單確認(rèn)件需要確認(rèn)回傳的時(shí)間。 這個(gè)時(shí)間根據(jù)不同情況有所區(qū)別： A情況，以船公司的截單日期為準(zhǔn)，客人/同行最晚在截單日期當(dāng)天，最好提前一天確認(rèn)給我司，我司確認(rèn)給訂艙代理即可； B情況，為避免倉(cāng)促及突發(fā)情況，要提前一天跟客人將HB/L確認(rèn)出來(lái)，然后提供給同行確認(rèn)。如果同行拿到HB/L提單OK件和MB/L提單確認(rèn)件后，還需給目的港代理確認(rèn)的，要考慮目的港跟我國(guó)時(shí)區(qū)的時(shí)差問(wèn)題，HB/L要提前兩個(gè)工作日確認(rèn)出來(lái)。最后將MB/L確認(rèn)件提供給訂艙代理； C情況，我司最晚在截單日期當(dāng)天拿到客

28、人的HB/L確認(rèn)件，然后根據(jù)HB/L確認(rèn)件把發(fā)貨人（SHIPPER）、收貨人（CONSIGNEE）、通知人(NOTIFY)替換成代理資料即可，確認(rèn)給訂艙代理,客人確認(rèn)提單內(nèi)容無(wú)誤后，需要其在提單確認(rèn)件上注明“確認(rèn)”或是“OK”且提單是出正本，電放，SEA WAY BILL,目的港簽單字樣，傳真確認(rèn)給我司，或是發(fā)郵件確認(rèn)給我司。郵件確認(rèn)的提單電子版要?dú)w檔，并打印出來(lái)注明“客戶確認(rèn)件”文件歸檔。MSN和QQ等聊天工具可以用來(lái)傳送提單確認(rèn)件，但是以聊天形式確認(rèn)的提單將不被認(rèn)可，視為無(wú)效確認(rèn)。 同行傳真確認(rèn)的提單一般不寫“確認(rèn)”或是“OK”字樣，只要沒(méi)有指出需要更改的內(nèi)容，并寫了簽單形式（正本/電放/

29、SEAWAY），即視為確認(rèn)提單。如果有指出需要更改的內(nèi)容，則將提單更改后給同行重新確認(rèn)。 針對(duì)臨近截單日期，仍不能確認(rèn)提單的客戶，要告知超過(guò)截單日期確認(rèn)提單，船公司將收取滯單費(fèi)，同時(shí)請(qǐng)求業(yè)務(wù)員及單證負(fù)責(zé)人從中協(xié)助。 拿到確認(rèn)的提單后，MB/L、HBL、裝箱單、流轉(zhuǎn)單全部一起核對(duì)一遍，核對(duì)的就是制作提單時(shí)需要填寫那14項(xiàng)。無(wú)誤后將MB/L寫上“確認(rèn)”或是“OK”字樣，傳真確認(rèn)給江船公司，并注明提單簽發(fā)形式：正本/電放/SEAWAY/目的港簽單等。如果客人或是同行對(duì)于簽單有另外的要求的，也要在MB/L確認(rèn)件上寫明。如寫明“提單需顯示目的港代理信息”，“倒簽提單到X月X日”等。MB/L必須在客戶或是

30、同行確認(rèn)當(dāng)天就確認(rèn)給訂艙代理，以免耽誤出單時(shí)間,如果客人是多票報(bào)關(guān)(流轉(zhuǎn)單上標(biāo)出)，只出一份提單或是少于報(bào)關(guān)票數(shù)的提單的，傳真提單確認(rèn)件給訂艙代理的同時(shí)，還要提供并單保函，提單號(hào)從最小的那個(gè)開始使用。如報(bào)兩票關(guān)出一份提單，就用較小的提單號(hào)出單，報(bào)四票關(guān)出兩份提單，就用較小的兩個(gè)提單號(hào)出單；相反情況，如果客人是只報(bào)了一票關(guān)，卻要出兩份或以上提單的，向訂艙代理單證索取不足的提單號(hào)后，傳真提單確認(rèn)件的同時(shí)，提供分單保函。 需要留意的是，在對(duì)單過(guò)程中，客人有任何要求，如果有費(fèi)用產(chǎn)生的，都需要客人確認(rèn)費(fèi)用并提供保函給我司，我司拿到保函才能向訂艙代理做相關(guān)申請(qǐng)。不能在未收到確認(rèn)保函的情況下，由我司作保申請(qǐng)

31、。特殊情況需告知相關(guān)業(yè)務(wù)和主管協(xié)商,四.目的港航線要求,每個(gè)目的港對(duì)提單上顯示的內(nèi)容和提供的資料有所不同： 到美線的貨要提供AMS信息和ISF（10+2）信息，如：New York 、Long Beach、Los Angeles等， AMS的內(nèi)容是實(shí)際的發(fā)貨人、收貨人、通知人，ISF是AMS信息一個(gè)延伸，內(nèi)容上顯示得更為詳細(xì)，請(qǐng)見附件4，AMS可由船公司代發(fā)或客戶自發(fā)，ISF10+2申報(bào)一般由客戶決定在目的港申報(bào)還是在起運(yùn)港申報(bào)，但無(wú)論在何地申報(bào)，都一定是在海船開船前48小時(shí)申報(bào)。目前，重慶這邊船東的做法是，如果客戶不主動(dòng)提出要做ISF10+2申報(bào)，那么將默認(rèn)為客戶自行在目的港委托報(bào)關(guān)行或是其

32、代理申報(bào)。 如果客戶需要在重慶申報(bào)，那么需要提前向訂艙代理說(shuō)明。 到歐線的貨要提供ENS信息，需要發(fā)貨人、收貨人、通知人的詳細(xì)地址包括國(guó)家、城市、郵編、電話、傳真和HS CODE的前六位。 到阿根廷的貨MB/L和HB/L上都要顯示CUIT NO和NCM NO.在MB/L的貨描處需顯示CONSOLIDATED CARGO。CUIT NO是稅票號(hào)，收貨人方的,NCM NO是貨物追蹤號(hào)碼，和HS編碼差不多,五.改單,提單確認(rèn)給江船公司后，再申請(qǐng)改單，船公司將收取RMB100500數(shù)額不等的改單費(fèi)。因此我們要清楚出現(xiàn)錯(cuò)誤是客戶核對(duì)錯(cuò)誤（客戶責(zé)任）還是我司確認(rèn)錯(cuò)誤（我司責(zé)任）。屬于客戶責(zé)任的，首先跟客戶

33、聯(lián)系，客戶確實(shí)要改的，要客戶提供新的提單確認(rèn)件和改單保函，并確認(rèn)改單費(fèi)用，我司再提供保函和確認(rèn)費(fèi)用給訂艙代理要求改單；屬于我司責(zé)任的，寫好保函后要單證負(fù)責(zé)人及操作主管簽字確認(rèn)后，傳給訂艙代理要求改單，該筆改單費(fèi)用由我司承擔(dān)。所有負(fù)責(zé)單證的人員，每個(gè)月由于單證人員失誤造成的改單數(shù)量不能超過(guò)該月對(duì)單總量的2%，超過(guò)后將根據(jù)公司規(guī)定，由該票責(zé)任人自行負(fù)責(zé)相應(yīng)比例的改單費(fèi)用。 確定要改單后，正本提單要立即寄還給訂艙代理。正本提單需要更改后重新寄給我司，電放/SEAWAY等提單更改后重新蓋章傳真給我司即可。 我們一般遇到的更改提單，是指更改拼寫錯(cuò)誤等較小的更改。如果要更改件毛體、收發(fā)貨人等，則另當(dāng)別論。

34、這些情況都比較少出現(xiàn)。 更改件毛體信息的情況：提單上面的件毛體信息是跟報(bào)關(guān)信息一致的，如果客人提出更改件毛體信息，單證需要先跟客人說(shuō)明，這么做很可能會(huì)產(chǎn)生異常核銷，改單時(shí)要慎重?？腿诵枰峁┍：?，寫明更改原因，船公司在拿到保函的情況下，可以在海船開船3天后更改提單。這時(shí)，只會(huì)有改單費(fèi)產(chǎn)生。具體金額可以跟船公司詢問(wèn)，一般RMB100-150，CMA的改單費(fèi)最貴，要RMB500。 更改發(fā)貨人的情況：一般不允許更改發(fā)貨人，特別是該票貨如果是用發(fā)貨人抬頭去申請(qǐng)的價(jià)格的話，發(fā)貨人的更改將導(dǎo)致運(yùn)費(fèi)的更改。其余視情況而定。 更改收貨人的情況：需要根據(jù)每票的情況向船公司申請(qǐng)。 以上改單都需要在離港前后完成，如

35、果貨物已離港一段時(shí)間，需要跟船公司確認(rèn)是否可以更改。如果目的港海關(guān)已收到貨物的信息，如美國(guó)海關(guān)已接受了該票貨的AMS信息，再要求改單的話，那么就會(huì)有海關(guān)罰金產(chǎn)生，這個(gè)罰金$200-2000不等，視情況而定。（歐線的ENS同AMS一樣,六.出單,MB/L的出單： 客人要求簽發(fā)正本提單的情況。 MB/L確認(rèn)給訂艙代理后，需要留意出單時(shí)間須在江船開出后3工作日內(nèi),這也是我司向客戶承諾的出單時(shí)間。但是考慮到有江船開后客人才確認(rèn)提單的情況，一方面要跟客人解釋多爭(zhēng)取時(shí)間，一方面要督促訂艙代理盡快簽單。 需要了解的是，訂艙代理簽單有幾種情況： 訂艙代理作為船公司代理，跟船公司核對(duì)提單無(wú)誤后，可以自行打單，蓋

36、該代理簽單章生效，即可簽發(fā)提單。這種情況簽單速度較快，一般開船后當(dāng)天或第二天就可以簽出。如WANHAI,PIL,SINOTRANS,CMA等； 訂艙代理跟船公司核對(duì)提單無(wú)誤后，由船公司自己簽發(fā)打印出提單或是訂艙代理代為打印出單，蓋船公司章或是由船公司簽字有效，。這種情況涉及到船公司自行簽單蓋章，比訂艙代理出單要慢些。如MAERSK、MSC、COSCO、OOCL；還有就是船公司自己打印出提單，由訂艙代理蓋章或是訂艙代理簽字有效，如：KLINE,HSDG。 在第二種情況的基礎(chǔ)上，由船公司自行打單出單，這種情況出單較慢，需要多催促訂艙代理。如CSCL。如果船公司在重慶當(dāng)?shù)貨](méi)有辦事處，提單需要在上海等

37、地簽發(fā)寄出，這種情況最慢，確認(rèn)提單后，提單很可能要拖三四天以上才能簽出。如SAF-MARINE。所以要提前跟客戶溝通好，取得諒解，并督促訂艙代理要求船公司將提單盡快寄出,客人要求提單做電放/SEAWAY/異地放單等其他情況。 根據(jù)客人該票貨的情況，填妥船公司格式的電放/SEAWAY/異地放單等保函，提供給客人。向其說(shuō)明，如果同意放單，將該保函蓋章回傳給我司，我司將根據(jù)其保函向船公司申請(qǐng)電放/SEAWAY/異地放單等。需要注意的是，接到客人放單保函后，須交臺(tái)帳審核，臺(tái)帳或業(yè)務(wù)員簽字同意后，才可將保函直接或是提供我司保函給訂艙代理，要求放單。電放/SEAWAY/異地放單等放單形式，速度較快，一般當(dāng)

38、天可以簽出。訂艙代理一般會(huì)提供蓋有相關(guān)印章（電放章/SEAWAY章）的提單件作為已放單憑證。如果沒(méi)有的話，需要索取船公司的做有相關(guān)指示的郵件，以作憑證。另外每家船公司對(duì)于做電放/SEAWAY/異地放單的保函格式不同，有的船公司是要正本的保函，如：PIL,COSCO, HAMBURG-SUD. MSC的電放要求比較特殊，MSC先把正本提單簽出，發(fā)貨人拿到正本提單后，需要在提單背面蓋公章背書，連同電放保函（正本）一起寄給MSC去申請(qǐng)，申請(qǐng)后才能做電放。另外，如果MSC的提單需要做SEAWAY，需要跟訂艙代理提前溝通，MSC不是所有的點(diǎn)都可以做SEAWAY。 如果提單簽出速度過(guò)慢，特別是正本提單在到

39、達(dá)目的地前2個(gè)星期仍未簽出的，要通知單證負(fù)責(zé)人。仍不能解決的，要考慮更改出單方式。 MB/L提單上面的簽單章，如 MAERSK、CMA、WANHAI、EMC、YML、CSCL、COSCO、HAMBURG-SUD、SAFMARINE等大多數(shù)船公司，簽單印章包括了船公司名稱和手寫簽名；APL的簽單章只有手寫簽名；PIL的簽單印章只有船公司名稱，還需要船公司的人手寫簽字才能生效的；集海這家訂艙代理簽出的提單除了簽單印章外，還會(huì)蓋ON BOARD章,HB/L的出單： 我司自己簽發(fā)HB/L的，如果是江海聯(lián)運(yùn)提單，待江船開后，跟訂艙代理確認(rèn)簽單船名航次、開航日期即可簽單；如果是海單的，待海船開后，跟訂艙代

40、理確認(rèn)簽單船名航次、開航日期即可簽單。HB/L可以在MB/L之前簽出，前提是簽單船名航次、開航日期必須與MB/L一致。 所有提單都必須蓋簽單章生效。 我司用到LATIN這家代理的單子，HB/L需要用LATIN的提單格式和所蓋的簽單章打印出提單。 用到海外代理的單子，我們?cè)诤瀱蔚臅r(shí)候需要注意所用的提單格式和所蓋的簽單章。CENTRAL WORLD CARGO的HB/L用DCI的格式提單簽發(fā)，蓋DCI的簽單章；另外，出正本的還要有“ORIGINAL”章，做電放的要蓋“TELEX RELEASE”章；NMC的HB/L用NMC的格式提單簽發(fā)，蓋DCI的簽單章；等等。 Panda Logistics L

41、td.的，如果要求我司出HB/L的話，用DCI的格式提單簽發(fā)，蓋DCI的簽單章。 NMC這家代理分美西線的辦事處和美東線的辦事處，因此航線不同提單上所勾的Delivery Agent不同。美西線的貨物，提單上的Delivery Agent勾美西線的辦事處，美東線的貨物，提單上的Delivery Agent勾美東線的辦事處，詳細(xì)請(qǐng)見附件1. 電放/SEAWAY等放單形式，單證在收到客人電放保函后，將其交臺(tái)帳，臺(tái)帳核對(duì)應(yīng)收款情況并向經(jīng)理請(qǐng)示，雙方簽字后，單證才能將保函傳給船公司通知電放。未經(jīng)臺(tái)帳和經(jīng)理簽字同意的電放保函，提單均不能做電放,七.審單,MB/L的審單注意事項(xiàng)： 拿到訂艙代理寄出的正本提單或是電放/SEAWAY等提單COPY后，審單的內(nèi)容包括： 前面提到的14項(xiàng)提單內(nèi)容，跟客戶確認(rèn)的提單件一一核對(duì)。要力求一個(gè)字母一個(gè)標(biāo)點(diǎn)都準(zhǔn)確無(wú)誤。除此之外，看下提單上面標(biāo)注的提單份數(shù)是否正確：正本提單的份數(shù)是THREE，電放/SEAWAY等提單的份數(shù)是ONE。 正本提單的份數(shù)是否達(dá)到客人要求，是3正3副，3正1副還是只有3正。至少要保證拿到3個(gè)正本。 提單上面的簽章是否完整。正本提單上面是否3個(gè)正本全部都蓋了章，電放提單和SEAWAY提單是否有電放章/SEAWAY章。 HB/L的審單注意事項(xiàng)： 由于HB/L是我司自行核對(duì)簽出，除了核對(duì)14項(xiàng)提單內(nèi)容之外，還需注意： 簽單船名航