合同管理系統(tǒng)項目規(guī)劃書

1、* 口.卷號卷內(nèi)編號密級項目編號:IT-201101002合同管理系統(tǒng)項目規(guī)劃書Versio n: 1.0項目承擔(dān)部門:IT部宀兀成日期:2010-01-20本文檔使用部門:吐管領(lǐng)導(dǎo)用戶撰寫人:審核人: 審批人:目錄1 引言 21.1 編寫目 的 21.2 項目名 稱 21.3 項目背 景 21.4 參考資 料 22 項目組織和資源 22.1 人力資 源 22.2 已有開發(fā)設(shè)施 32.2 須獲取的資源 33 合同管理系統(tǒng) 33.1 客戶模 塊 43.2 合同模 塊 53.2.1 新增合同 53.2.2 合同變更（解除）73.3 付款模 塊 74 檔案管理系統(tǒng) 84.1 案庫管理模塊 94.2

2、案卷管理模塊 94.3 文件管理模塊 104.3.1 增加文件 114.3.2 檔案銷毀 124.4 案卷借閱模塊 124.4.1 申請借閱 134.4.2 借閱審批 134.5 檔案統(tǒng)計模 塊 144.6 檔案銷毀模 塊 155 附件 151引言1.1編寫目的為了保證項目團隊按時保質(zhì)地完成項目，便于項目團隊成員更好地了解項目情況，使工作開展的各 個過程合理有序，因此以書面形式，將項目生命周期內(nèi)的工作任務(wù)范圍、各項工作的任務(wù)分解、項目團 隊組織結(jié)構(gòu)、各團隊成員的工作責(zé)任、開發(fā)進度做出安排，作為項目團隊成員的共識與約定，項目生命 周期內(nèi)的所有項目活動的行動基礎(chǔ)，項目團隊開展和檢查項目工作的依據(jù)。

3、1.2項目名稱項目編號：IT-201101002、合同管理系統(tǒng)開發(fā)及推廣項目1.3項目背景目前公司主要采用傳統(tǒng)手工管理合同的方式，而這種方式存在諸多弊端，包括文檔管理混亂、進度 控制困難、信息匯總困難、缺少預(yù)警機制等。隨著合同數(shù)量的不斷增加，這種工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)公 司的發(fā)展需求，為此必須規(guī)范合同管理的業(yè)務(wù)流程，增強合同業(yè)務(wù)處理過程的透明度，對合同的執(zhí)行情 況做到動態(tài)控制，縮短信息流，提高工作效率，減低管理成本。江門市中港寶田摩托車實業(yè)有限公司IT部將開發(fā)合同管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，為公司提供全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺。1.4參考資料. 經(jīng)審批的合同管理系統(tǒng)開發(fā)及推廣年度立項書（項目編碼：

4、BT-LX-010000-03300003001-004-201101 ） 恒潤基合同管理系統(tǒng)使用手冊（來自互聯(lián)網(wǎng)）2項目組織和資源2.1人力資源參與項目開發(fā)的總?cè)藬?shù)和人員結(jié)構(gòu)如下表:姓名性別部門在本項目中承擔(dān)的工作男IT部項目負(fù)責(zé)人男IT部系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試女IT部源代碼編寫、系統(tǒng)測試女IT部用戶使用手冊編寫、組織培訓(xùn)男IT部軟件實施22已有開發(fā)設(shè)施項目研發(fā)地點：；所用設(shè)施：；開發(fā)工具：Microsoft SQL Server2005、Microsoft Visual Studio 20082.2須獲取的資源需要人力資源部制作合同編碼規(guī)則需要行政部收集合同模板3合同管理系統(tǒng)合

5、同管理系統(tǒng)分為三大模塊，包括客戶模塊、合同模塊、付款模塊。系統(tǒng)開發(fā)階段將按模塊分階段 進行開發(fā)。合同管理系統(tǒng)項目實施計劃分為四個階段，包括系統(tǒng)開發(fā)階段、系統(tǒng)測試階段、合同模板導(dǎo)入階段、組織培訓(xùn)階段，具體階段名稱、完成期限、工作內(nèi)容、階段產(chǎn)品如下表:階段名稱完成期限工作內(nèi)容負(fù)責(zé)部門階段產(chǎn)品系 統(tǒng) 開 發(fā)客戶模塊2010-12-25系統(tǒng)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試IT部源代碼合同模塊2011-1-10系統(tǒng)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試IT部源代碼付款模塊2011-1-29系統(tǒng)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試IT部源代碼系統(tǒng)測試2011-2-30模擬測試IT部測試報告合同模板導(dǎo)入2011-4-25收集合同模板、

6、導(dǎo)入合同模板行政部合同模板組織培訓(xùn)2011-4-28組織關(guān)鍵用戶培訓(xùn)IT部培訓(xùn)記錄3.1客戶模塊客戶信息是每個企業(yè)的寶貴財富。在客戶信息管理模塊中，用戶能自由增加、編輯或刪除客戶單位 的基本信息。點擊合同管理系統(tǒng)中的客戶模塊，進入客戶列表，如下圖：叮也四退序號客戶編號客戶名稱客戶類別客戶網(wǎng)址聯(lián)系人聯(lián)系人辦公電話建立人建立時間詳細(xì)設(shè)計說明：1、用戶可以查看客戶編碼、客戶名稱、客戶類別、客戶網(wǎng)址、聯(lián)系人、聯(lián)系人辦公電話、建立人、建立 時間、客戶狀態(tài)等客戶信息；2、雙擊任意客戶，即可查看對應(yīng)客戶的詳細(xì)信息；3、點擊【新增】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫客戶信息；4、點擊【查找】按鈕，輸入客戶編

7、碼、客戶名稱、客戶類別、聯(lián)系人、建立時間等條件來查詢客戶資料, 同樣也可以通過輸入關(guān)鍵字來查找客戶資料。5、選中任意客戶，點擊【編輯】按鈕，即可對客戶信息進行修改；6、選中任意客戶，點擊【刪除】按鈕，即可刪除客戶信息。單擊客戶列表界面的【增加】按鈕，進入新建客戶編輯頁面:保1退 1客戶基本信息出1客戶名稱*客戶編號*客戶類型地址郵編國家地區(qū)網(wǎng)址法定代表人*注冊資金開戶銀行賬號主要聯(lián)系人*移動電話辦公電話*傳真客戶說明詳細(xì)設(shè)計說明：1客戶信息為合同管理系統(tǒng)的基本信息，新建合同中的合同相對方必須在客戶信息里，否則必須增加該 客戶信息方可在新建合同中選中所需的客戶信息；2、輸入客戶名稱、客戶編號、法

8、定代表人、主要聯(lián)系人、辦公電話等必要信息后單擊【保存】即可完成 客戶建立工作。3.2合同模塊合同是系統(tǒng)的核心，建立于客戶的基礎(chǔ)之上。此模塊把合同的新增、查找、刪除、排列等有序的組 合在一起。點擊合同管理系統(tǒng)中的合同模塊，進入合同列表，如下圖：歸口刃退1uu1l-11山序號合同編號丹合同名稱、合同金額客戶名稱合同類別建立時間合同狀態(tài)詳細(xì)設(shè)計說明：1用戶可以查看合同編號、合同名稱、合同金額、客戶名稱、合同類別、建立時間、合同狀態(tài)等信息；2、合同狀態(tài)包括執(zhí)行中、未執(zhí)行、已結(jié)束三種；3、雙擊任意合同，即可查看對應(yīng)合同的詳細(xì)信息；4、點擊【新增】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫合同信息；5、點擊【查

9、找】按鈕，輸入合同編碼、合同名稱、建立時間、起始時間、結(jié)束時間等條件來查詢合同資料，同樣也可以通過輸入關(guān)鍵字來查找合同資料；6、選中任意合同，點擊【編輯】按鈕，即可對合同信息進行修改；7、選中任意合同，點擊【刪除】按鈕，即可刪除合同信息。3.2.1新增合同因業(yè)務(wù)需要簽訂合同的，點擊【增加】按鈕 ，系統(tǒng)將自動提醒填寫合同簽審表：詳細(xì)設(shè)計說明：1輸入合同名稱、合同編碼、簽訂日期、生效日期，計劃完成日期、合同金額、合同類別、合同相對方、 相對方信用評級及證明、合同標(biāo)的物、數(shù)量或質(zhì)量等必要信息，點擊【保存】即可完成客戶建立工作;2、點擊“合同類別”的下拉按鈕選擇合同模板，系統(tǒng)自動彈出所需的合同模板，填

10、寫完畢后點擊【保存】 即可；3、將合同的相關(guān)信息錄入到合同管理系統(tǒng)中，并掃描合同原件作為附件上傳至合同管理系統(tǒng)；4、在建立合同時要錄入資金計劃，以便于付款模塊的邏輯調(diào)用，輸入“資金計劃”的金額、結(jié)算方式、結(jié)算時間、資金條款、資金狀態(tài)等信息，其中資金條款按照結(jié)算需要輸入第一期、第二期、第三期等;5、合同經(jīng)辦人在合同簽審表中錄入合同相關(guān)信息后，系統(tǒng)自動生成合同編碼。3.2.2 合同變更（解除）合同約定的情況出現(xiàn)變化，需對合同內(nèi)容重新修改，點擊【變更】按鈕，系統(tǒng)將自動提醒填寫合 同變更（解除）申請表格：叮也也1打合同名稱*合同編碼*合同變更（解除） 理由*變更事項說明*變更生效日期合同修改次數(shù)*附件

11、*審批流合冋負(fù)責(zé)人經(jīng)辦部門經(jīng)理經(jīng)辦人：日期：總經(jīng)理經(jīng)辦人：日期：詳細(xì)設(shè)計說明：1輸入合同名稱、合同編碼、合同變更理由、變更事項說明、合同修改次數(shù)、附件等必填項；2、合同經(jīng)辦人在合同變更申請表中錄入合同相關(guān)信息時，系統(tǒng)自動根據(jù)編碼規(guī)則進行編碼；3、經(jīng)總經(jīng)理審批后，若需要更改合同的，先刪除對應(yīng)的合同，然后再增加合同即可，系統(tǒng)將自動生成版 本號；若需要解除合同的，直接刪除對應(yīng)的合同即可；3.3 付款模塊收款是合同的重要組成部分，此模塊羅列了合同中收款單的詳細(xì)信息，方便查閱，實現(xiàn)收款管理。退1序號找所屬合冋款付款金額付款方式資金條款計劃付款時間相差天數(shù)付款條件狀態(tài)實際付款時間詳細(xì)設(shè)計說明：1收款資料來

12、源于合同中的資金計劃，默認(rèn)排列顯示是分組顯示，以合同為組；2、用戶可以查看所屬合同、付款金額、付款方式、資金條款、計劃付款時間、相差天數(shù)、付款條件、狀態(tài)、實際付款時間等客戶信息；3、付款狀態(tài)包括已完成、未完成兩種；4、點擊【查找】按鈕，輸入所屬合同、付款狀態(tài)、預(yù)計付款時間、實際付款時間等條件來查詢付款資料, 同樣也可以通過輸入關(guān)鍵字來查找付款資料；5、選中任意客戶，點擊【付款】按鈕，付款即完成；6、選中任意客戶，點擊【刪除】按鈕，即可刪除付款信息。4檔案管理系統(tǒng)為進一步加強合同管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特開發(fā)檔案管理系統(tǒng)。累卷管理檔案管理系統(tǒng)

13、開發(fā)分為六個階段，包括案庫管理模塊開發(fā)、案卷管理模塊開發(fā)、文件管理模塊開發(fā)、案卷借閱模塊開發(fā)、案卷統(tǒng)計模塊開發(fā)、檔案銷毀模塊開發(fā)等，具體階段名稱、完成期限、工作內(nèi)容、階段產(chǎn)品如下表：階段名稱完成期限工作內(nèi)容階段產(chǎn)品案庫管理模塊2011-5-8系統(tǒng)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼案卷管理模塊2011-5-25系統(tǒng)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼文件管理模塊2011-7-1系統(tǒng)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼案卷借閱模塊2011-7-20系統(tǒng)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼案卷統(tǒng)計模塊2011-8-15系統(tǒng)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼檔案銷毀模塊2011-8-28系統(tǒng)設(shè)計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試

14、源代碼4.1 案庫管理模塊卷庫管理是檔案管理系統(tǒng)的基本信息，任何案卷和文件都是建立在卷庫上的。在案庫管理中，用戶 能自由增加、編輯或刪除卷庫。點擊檔案管理中的卷庫管理，進入卷庫列表，如下圖：卷庫號卷庫名稱所屬部門詳細(xì)設(shè)計說明：1用戶可以查看卷庫號、卷庫名稱、所屬部門等卷庫信息；2、點擊【增加】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫卷庫信息;3、選中任意卷庫，點擊【編輯】按鈕，即可對案庫信息進行修改；4、選中任意卷庫，點擊【刪除】按鈕，即可刪除案庫。因業(yè)務(wù)需要新增卷庫的，點擊【增加】按鈕，填寫卷庫信息，如下表:刊1退1存-卷庫號廠卷庫名稱*所屬部門*備注詳細(xì)設(shè)計說明：1 輸入卷庫號、卷庫名稱、所屬

15、部門等必填項后，點擊【保存】按鈕即可新增卷庫;4.2案卷管理模塊建立卷庫后，即可增加案卷，點擊檔案管理中的案卷管理，進入案卷列表，如下圖:查案卷名稱1所退卷庫全宗號憑證類別案卷密集案卷狀態(tài)操作拆圭寸/圭寸卷拆圭寸/圭寸卷詳細(xì)設(shè)計說明:1用戶可以查看案卷號、案卷名稱、所屬部門、全宗號、憑證類別、案卷密集、案卷狀態(tài)等案卷信息;2、雙擊任意案卷，即可查看對應(yīng)案卷的詳細(xì)信息； 3、案卷狀態(tài)包括拆卷、封卷兩種狀態(tài);4、點擊【增加】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫案卷信息;5、點擊【查找】按鈕，輸入案卷號、案卷名稱、所屬卷庫、歸卷年代、起始日期、終止日期、保管期限、案卷密級、全宗號、目錄號、所屬部門等

16、條件即可查找案卷信息，也可以通過輸入關(guān)鍵字進行查找;6、選中任意案卷，點擊【修改】按鈕，即可對案卷信息進行修改;7、選中任意案卷，點擊【刪除】按鈕，即可刪除案卷。需要增加案卷的，點擊【增加】按鈕，填寫文件信息:歸退J /* 1 I -1.案卷號*案卷名稱*所屬卷庫歸卷年代起始日期終止日期所屬部門*編制機構(gòu)保管期限案卷密級全宗號目錄號檔案館號保險箱號縮微號憑證類別憑證編號（起）憑證編號（止）頁數(shù)備注詳細(xì)設(shè)計說明:1輸入卷庫號、卷庫名稱、所屬部門等必填項后，點擊【保存】按鈕即可新增案卷;4.3文件管理模塊增加案卷后，可以在同一個案卷中增加多個文件，點擊檔案管理中的文件管理，進入文件列表，如 下圖：

17、 口口也退文件號文件標(biāo)題密級發(fā)文單位發(fā)文時間所屬案卷詳細(xì)設(shè)計說明：1用戶可以查看文件號、文件標(biāo)題、密級、發(fā)文單位、發(fā)文時間、所屬案卷等文件信息；2、雙擊任意案卷，即可查看對應(yīng)案卷的詳細(xì)信息；3、點擊【增加】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格要求用戶填寫文件信息；4、點擊【查找】按鈕，輸入文件號、文件主題詞、文件標(biāo)題、文件輔標(biāo)題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級、 緊急等級、文件分類、公文類別、文件頁數(shù)、打印頁數(shù)、備注等條件即可查詢相關(guān)文件，也可以通過 輸入關(guān)鍵字來查找客戶資料。5、選中任意文件，點擊【修改】按鈕，即可對文件信息進行修改；6、 選中任意文件，點擊【銷毀】按鈕，系統(tǒng)將彈出合同銷毀申請單，填寫完畢后，

18、申請進入審批流 程；7、選中任意文件，點擊【刪除】按鈕，即可刪除文件。4.3.1 增加文件需要增加歸檔文件的，點擊【增加】按鈕，填寫文件信息:口 Ep文件號文件主題詞文件標(biāo)題文件輔標(biāo)題發(fā)文單位發(fā)文日期密級緊急等級文件分類公文類別文件頁數(shù)打印頁數(shù)備注所屬案卷+添加附件詳細(xì)設(shè)計說明:1、輸入文件號、文件主題詞、文件標(biāo)題、文件輔標(biāo)題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級、緊急等級、文件分類、公文類別、文件頁數(shù)、打印頁數(shù)、備注等條件即可查詢相關(guān)文件，也可以通過輸入關(guān)鍵字來查找 客戶資料。點擊【保存】按鈕即可新增案卷； 432檔案銷毀需要清理無用檔案，騰出有限的空間，點擊【銷毀】按鈕，系統(tǒng)自動提醒填寫合同銷毀申請單

19、保II 審11退打IkpIxn合同名稱核出 印合同編碼*合同責(zé)任人*合同有效日期*歸檔日期*銷毀份數(shù)*:銷毀日期*銷毀原因說明：審批流文控員合同負(fù)責(zé)人同意銷毀。不同意銷毀，原因。經(jīng)辦人：日期：合同承辦 部門經(jīng)理同意銷毀。不同意銷毀，原因。經(jīng)辦人：日期：總經(jīng)理同意銷毀。不同意銷毀，原因。經(jīng)辦人：日期：詳細(xì)設(shè)計說明：1輸入合同名稱、合同編碼、合同責(zé)任人、合同有效期、歸檔日期、銷毀日期、銷毀份數(shù)、銷毀原因說明等必填項；1系統(tǒng)自動統(tǒng)計合同期滿兩年的合同；3、系統(tǒng)設(shè)定經(jīng)銷毀的檔案自動保存在銷毀檔案夾中。4.4案卷借閱模塊因業(yè)務(wù)需要查閱合同細(xì)節(jié)，點擊檔案管理中的案卷借閱，進入文件列表，如下圖:E ” 1退

20、！案卷號謳案卷出稱所屬卷庫全宗號憑證類別案卷密級案卷狀態(tài)詳細(xì)設(shè)計說明: 1點擊【查找】按鈕，輸入案卷號、案卷名稱、所屬卷庫等條件查找案卷，也可以通過輸入關(guān)鍵信息查找文件;2、選中任意文件，點擊【借閱】按鈕，填寫檔案解除申請單即可提出借閱申請;3、借閱狀態(tài)包括待審批、已批準(zhǔn)、已歸還。4.4.1 申請借閱點擊【借閱】按鈕，系統(tǒng)將自動提醒填寫檔案借出申請單m rn m m借閱人*申請日期*借閱檔案名稱*借閱理由說明*部門經(jīng)理*借閱理由成立，冋意申請：借閱理由不成立，理由及處理意見經(jīng)辦人：日期：文控員*同意借閱不同意借閱，理由及處理意見經(jīng)辦人：日期：審批流實際借出日期*預(yù)定歸還日期*借出文檔頁數(shù)*實際歸還日期*檔案歸還說明合同變更合同損壞備注詳細(xì)設(shè)計說明:1、借閱人填寫借閱人、申請時間、借閱檔案名稱、借閱理由說明等必要信息，點擊【保存】按鈕即完成 借閱申請；2、檔案歸還時，經(jīng)文控員核查無誤后登錄檔案管理系統(tǒng)填注歸還日期及歸還說明，如合同有變更或損壞, 需在合同目錄中注明。442 借閱審批申請人提出借閱申請后，進入審批流，點擊案卷借閱模塊的借閱審批文件號申請日期審批日期歸還時間文件狀態(tài)詳細(xì)設(shè)計