九段秘書(shū)(版)PPT課件

1、秘書(shū)總會(huì)說(shuō)：我忘記了！ 秘書(shū)總會(huì)說(shuō)：我通知了！ 秘書(shū)總會(huì)說(shuō)：我不知道！ 秘書(shū)總會(huì)說(shuō)：我不會(huì)做！ 秘書(shū)總是很忙，可總是提供不了你要的結(jié)果！ 秘書(shū)本想幫你分擔(dān)一些事情，誰(shuí)知她更多問(wèn)題來(lái)問(wèn)你，最后領(lǐng)導(dǎo)變成了秘書(shū)的助理！ 秘書(shū)換了很多，卻沒(méi)有一個(gè)讓你滿(mǎn)意,您是否有過(guò)類(lèi)似的經(jīng)歷,秘書(shū)對(duì)于我的工作而言,有時(shí)不亞于一位副總裁的重要性!因?yàn)樗拇嬖?才使我專(zhuān)注于思考和決策。有人說(shuō)我事半功倍,那么至少一半是我的秘書(shū)的貢獻(xiàn)。 在GE工作的20年時(shí)間里，因?yàn)槲矣形粌?yōu)秀的秘書(shū)最少為我節(jié)約了一萬(wàn)多個(gè)小時(shí)。 全球第一CEO杰克.韋爾奇,年薪1200萬(wàn)的“打工皇后”，和黃集團(tuán)總經(jīng)理洪小蓮說(shuō)：“我之所以有今天的成就是因?yàn)槲矣?/p>

2、過(guò)18年的秘書(shū)工作的經(jīng)歷”。 -李嘉誠(chéng)原秘書(shū)洪小蓮,一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)需要具備,有追求 負(fù)責(zé)任 重視細(xì)節(jié),為什么做秘書(shū)比如何做好秘書(shū)更重要,但是， 一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)最需要具備,結(jié)果思維,九段秘書(shū),老總安排秘書(shū)通知銷(xiāo)售經(jīng)理參加緊急 會(huì)議，秘書(shū)打電話挨個(gè)做了通知，但開(kāi)會(huì) 時(shí)幾個(gè)重點(diǎn)區(qū)域的銷(xiāo)售經(jīng)理沒(méi)有來(lái)，于是 問(wèn)秘書(shū)，秘書(shū)說(shuō)：我打電話通知他們了， 不知道為什么沒(méi)來(lái)？最后一查才知道，有 的銷(xiāo)售經(jīng)理臨時(shí)出差了，有的把開(kāi)會(huì)的 事情忘了,案例：開(kāi)會(huì),電話打完就可以了嗎,九段秘書(shū)測(cè)試:請(qǐng)問(wèn)你是幾段？你的結(jié)果值多少錢(qián),九段秘書(shū)的做法：做流程元,一段秘書(shū)的做法：發(fā)通知元,二段秘書(shū)的做法：抓落實(shí)元,三段秘書(shū)的做法：重檢查

3、元,四段秘書(shū)的做法：勤準(zhǔn)備元,五段秘書(shū)的做法：提前量元,六段秘書(shū)的做法：做記錄元,七段秘書(shū)的做法：發(fā)紀(jì)錄元,八段秘書(shū)的做法：定責(zé)任元,一段秘書(shū)的做法： 發(fā)通知首先會(huì)用電子郵件發(fā)個(gè)會(huì)議通知,通知開(kāi)會(huì)的相關(guān)人員之后再準(zhǔn)備好相關(guān)會(huì)議用品,并參加會(huì)議,例：會(huì)議安排,二段秘書(shū)的做法： 抓落實(shí)發(fā)通知之后,再打一通電話給參加會(huì)議的相關(guān)人等確認(rèn),確保每人被及時(shí)通知到,三段秘書(shū)的做法： 重檢查發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒參會(huì)者，確定有沒(méi)有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)知悉缺席會(huì)議者的情況，也給領(lǐng)導(dǎo)確定缺席者是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間,四段秘書(shū)的做法： 勤準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)

4、前通知后，再測(cè)試會(huì)議上使用的投影儀、電腦、麥克等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門(mén)上貼上小條：此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議,五段秘書(shū)的做法： 細(xì)準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的主題和性質(zhì)是什么？領(lǐng)導(dǎo)的議題是什么？然后給參會(huì)者發(fā)去過(guò)去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考,六段秘書(shū)的做法： 做記錄發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試設(shè)備，了解會(huì)議性質(zhì)？提供相關(guān)會(huì)議資料，還應(yīng)該在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份），整理好會(huì)議記錄并把記錄發(fā)給相關(guān)人員,七段秘書(shū)的做法： 定責(zé)任發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，了解會(huì)議性質(zhì)？提供相關(guān)會(huì)議資料，做好會(huì)議

5、記錄，整理好記錄并把記錄發(fā)給相關(guān)人員，將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書(shū)面?zhèn)渫洠唤o領(lǐng)導(dǎo)與當(dāng)事人一人一份,八段秘書(shū)的做法： 追結(jié)果發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，了解會(huì)議性質(zhì)？提供相關(guān)資料，做好會(huì)議記錄，整理記錄、下發(fā)記錄，確定任務(wù)，一對(duì)一落實(shí)，當(dāng)事人確認(rèn)后、形成書(shū)面?zhèn)渫?，交給領(lǐng)導(dǎo)與當(dāng)事人一人一份，并每天或每周跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的實(shí)際完成情況，并及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo),九段秘書(shū)的做法： 做流程把上述過(guò)程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)沒(méi)有做過(guò)的秘書(shū)都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴(lài)于任何人的會(huì)議服務(wù)體系,秘書(shū)要做到九段才算成功,

6、結(jié)果意識(shí)強(qiáng)化,結(jié)果定義改變員工行為，基于客戶(hù)價(jià)值的結(jié)果定義是執(zhí)行的起點(diǎn),九段秘書(shū)之間的最大差別就在于,結(jié)果思維,九段秘書(shū)“不僅僅是針對(duì)秘書(shū)這個(gè)職務(wù)，更重要的是每個(gè)人做事情的思維習(xí)慣，而九段秘書(shū)的邏輯是結(jié)果管理；如果每個(gè)人或者每個(gè)崗位都做好結(jié)果管理那么他就是這個(gè)崗位的九段,從九段秘書(shū)看執(zhí)行力,A：什么是執(zhí)行力？指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。是把企業(yè)戰(zhàn)略、規(guī)劃轉(zhuǎn)化成為效益、成果的關(guān)鍵。執(zhí)行力包含完成任務(wù)的意愿，完成任務(wù)的能力，完成任務(wù)的程度。執(zhí)行力：對(duì)個(gè)人而言執(zhí)行力就是辦事能力；對(duì)團(tuán)隊(duì)而言執(zhí)行力就是戰(zhàn)斗力；對(duì)企業(yè)而言執(zhí)行力就是經(jīng)營(yíng)能力。而衡量執(zhí)行力的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)個(gè)人而言是按時(shí)按質(zhì)按量完成

7、自己的工作任務(wù)；對(duì)企業(yè)而言就是在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo),B：中層的作用：中層主管既是執(zhí)行者，又是領(lǐng)導(dǎo)者。其作用發(fā)揮得好，是高層聯(lián)系基層的一座橋梁；發(fā)揮得不好，是橫在高層與基層之間的一堵墻。 企業(yè)決策層對(duì)各種方案的認(rèn)可，需要得到中層的嚴(yán)格執(zhí)行和組織實(shí)施。如果企業(yè)全體中層隊(duì)伍的執(zhí)行力很弱，與決策方案無(wú)法相匹配，那麼企業(yè)的各種方案是無(wú)法實(shí)施成功的,C：執(zhí)行力差的表現(xiàn)：無(wú)高度：企業(yè)的決策方案在執(zhí)行的過(guò)程當(dāng)中，標(biāo)準(zhǔn)漸漸降低、甚至完全走樣，越到後面離原定的標(biāo)準(zhǔn)越遠(yuǎn)。無(wú)速度：企業(yè)的計(jì)劃在執(zhí)行過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)常延誤，有些工作甚至不了了之，嚴(yán)重影響了計(jì)劃的執(zhí)行速度。 無(wú)力度：企業(yè)制定的一些政策在執(zhí)行過(guò)程中，

8、力度越來(lái)越小，許多工作做的虎頭蛇尾，沒(méi)有成效,D：提高執(zhí)行力應(yīng)提高的八項(xiàng)能力,領(lǐng)悟能力 計(jì)劃能力 指揮能力 控制能力 協(xié)調(diào)能力 授權(quán)能力 判斷能力 創(chuàng)新能力,領(lǐng)悟能力：悟透一件事，勝過(guò)草率做十件事，并且會(huì)事半功倍。 計(jì)劃能力：做好20%的重要工作，等於創(chuàng)造80%的業(yè)績(jī)。 指揮能力：指揮的最高藝術(shù)，是部屬能夠自我指揮。 控制能力：最理想的控制，就是讓部屬通過(guò)目標(biāo)管理方式實(shí)現(xiàn)自我控制。 協(xié)調(diào)能力：最好的協(xié)調(diào)關(guān)系就是實(shí)現(xiàn)共蠃。 授權(quán)能力 ：成就部屬，就是成就自己。 判斷能力：化危機(jī)為轉(zhuǎn)機(jī)，最後變成良機(jī)。 創(chuàng)新能力：創(chuàng)新無(wú)極限，唯有創(chuàng)新，才能生存,你具備了哪些,F：沒(méi)有執(zhí)行力企業(yè)就會(huì)陷入：高層怨中層,

9、中層怪員工，員工怨高層的怪圈,沒(méi)有執(zhí)行力企業(yè)就會(huì)喪失競(jìng)爭(zhēng)力：“結(jié)果導(dǎo)向”才是個(gè)人執(zhí)行力的突破點(diǎn)；0.1永遠(yuǎn)都大于0；一個(gè)差的結(jié)果也比沒(méi)有結(jié)果強(qiáng)。不完美不是放棄的理由；注重細(xì)節(jié)；小進(jìn)步往往是制勝的關(guān)鍵。做事認(rèn)真第一，聰明第二；做一個(gè)信守承諾、結(jié)果導(dǎo)向、永不言敗的執(zhí)行型人才,F-1、“千斤重?fù)?dān)眾人挑，人人頭上有指標(biāo),一個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，首先要讓你的團(tuán)隊(duì)奔跑起來(lái)，目標(biāo)要明確，信心很重要，內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)力則更是奔跑的內(nèi)驅(qū)力。讓團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)人都清楚的知道自己所要的結(jié)果，并不斷的為達(dá)成目標(biāo)而努力,F-2現(xiàn)在的問(wèn)題是,我已經(jīng)按要求的做了”，“我已經(jīng)照你說(shuō)的做了”，“我已經(jīng)盡到我最大的努力了”，諸如此類(lèi)的說(shuō)辭。 一個(gè)企

10、業(yè)之所以不消亡，不是因?yàn)槲覀冏隽耸裁?，而是因?yàn)槲覀冏龅慕Y(jié)果如何。執(zhí)行，要的就是一個(gè)結(jié)果，而任務(wù)并不能等同于結(jié)果。如何才能獲得自己想要的結(jié)果呢？執(zhí)行力！這是獲得理想結(jié)果的關(guān)鍵因素,所以：必須突破執(zhí)行力,聽(tīng)個(gè)故事,一位老和尚，他身邊有著一幫虔誠(chéng)的弟子。這一天，他囑咐弟子每人去南山打一擔(dān)柴回來(lái)。弟子們匆匆行至離山不遠(yuǎn)的河邊，人人目瞪口呆。只見(jiàn)洪水從山上奔瀉而下，無(wú)論如何也休想渡河打柴了。無(wú)功而返，弟子們都有些垂頭喪氣，唯獨(dú)一個(gè)小和尚與師父坦然相對(duì)。師父問(wèn)其原因，小和尚從懷里掏出一個(gè)蘋(píng)果，遞給師父說(shuō)，過(guò)不了河，打不了柴，見(jiàn)河邊有棵蘋(píng)果樹(shù)，我就順手把樹(shù)上唯一的一個(gè)蘋(píng)果摘來(lái)了。后來(lái)，這個(gè)小和尚成了師父的衣

11、缽傳人。這個(gè)故事非常有價(jià)值，它也正是揭示了執(zhí)行中的一個(gè)基本原理：執(zhí)行就是要一個(gè)結(jié)果，一個(gè)差的結(jié)果也比沒(méi)有結(jié)果強(qiáng),評(píng)述一下,不少人把工作當(dāng)做是任務(wù)，只要我做了單位安排的事情了，就算完成任務(wù)了。至于事情的結(jié)果如何，那就似乎不關(guān)我的事了。用一句話取代了事情的結(jié)果“我已經(jīng)很努力的去做了，事情的結(jié)果就順其自然了吧?！钡牵覀兺蟮牟皇悄阋趺礃幼?，而是你一定要達(dá)到怎樣的一個(gè)結(jié)果，結(jié)果才是我們工作的最終目的。在工作面前，結(jié)果第一，理由第二，不需要為自己沒(méi)有達(dá)成的目標(biāo)找借口,看一組數(shù)據(jù),近二十年來(lái)，從美國(guó)西點(diǎn)軍校畢業(yè)出來(lái)的董事長(zhǎng)，有一千多名，副董事長(zhǎng)也有兩千多名，總經(jīng)理或董事這一級(jí)的也有五千多名。世界

12、上也許沒(méi)有任何一家商學(xué)院能夠培養(yǎng)出來(lái)這么多的頂級(jí)人才。為什么不是商學(xué)院而是西點(diǎn)軍校呢？我們可以看一下西點(diǎn)軍校對(duì)學(xué)生要求的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)、守紀(jì)、嚴(yán)格、政治、剛毅。這些都是任何一家優(yōu)秀企業(yè)對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)人要求的最基本的素質(zhì)，也是最值得挖掘和培養(yǎng)的素質(zhì)。相比較而言，商學(xué)院卻更多地交給學(xué)生商業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，較缺乏對(duì)一個(gè)人最基本的人文素質(zhì)的培養(yǎng),說(shuō)明了什么,世界上無(wú)數(shù)的人擁有卓越的智慧，只有少數(shù)有執(zhí)行力的人才能獲得成功。執(zhí)行力有8字方針：認(rèn)真第一，聰明第二。不認(rèn)真與太過(guò)于聰明，是一個(gè)問(wèn)題的兩面。聰明人一生都在想辦法，想如何找到更好的辦法超過(guò)對(duì)手，而不是認(rèn)認(rèn)真真做事來(lái)超過(guò)對(duì)手。在一個(gè)“小聰明”的環(huán)境中，往往會(huì)適得其反，

13、得不到自己想要的結(jié)果。 這個(gè)簡(jiǎn)單的道理，你懂得,EG,例子：一老板叫一員工去買(mǎi)下復(fù)印紙。 員工就去了，買(mǎi)了三張復(fù)印紙回來(lái)。老板大叫，三張復(fù)印 紙，怎么夠，我至少要三摞。員工第二天就去買(mǎi)了三摞復(fù)印紙回來(lái)。老板一看，又叫，你怎 么買(mǎi)了 B5 的，我要的是 A4 的。 員工過(guò)了幾天， 買(mǎi)了三摞 A4 的復(fù)印紙回來(lái)， 老板罵道:怎么買(mǎi)了一個(gè)星期， 才買(mǎi)好？員工回： 你又沒(méi)有說(shuō)什么時(shí)候要。 就買(mǎi)下復(fù)印紙，員工跑了三趟，老板氣了三次。老板會(huì)搖頭嘆道，員工執(zhí)行力太差了！員工 心里會(huì)說(shuō)，老板能力欠缺，連個(gè)任務(wù)都交待不清楚，只會(huì)支使下屬白忙活！ 問(wèn)題出在哪呢？ 員工為什么不能做上司的替身，站在上司的角度想這個(gè)簡(jiǎn)

14、單的問(wèn)題。去買(mǎi)復(fù)印紙之前，應(yīng)該 就去相關(guān)部門(mén)了解一下平時(shí)都用什么類(lèi)型的紙，一般一次采購(gòu)要多少，然后再行動(dòng)。無(wú)所不 包的計(jì)劃是僵化！理性的執(zhí)行才是真正的執(zhí)行！ 老板怎么就沒(méi)有根據(jù)不同的對(duì)象發(fā)布不同的指令呢？新員工，老員工，A 部門(mén)的員工，B 部 門(mén)的員工，.領(lǐng)悟力不同，接觸范圍不同。古語(yǔ)說(shuō)“知人善任” ，作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng) 營(yíng)管 理者，不僅要“知人善任”還要“知人善用” 。作一個(gè)下屬，做好上司的“替身”才能實(shí)現(xiàn)“為社會(huì)工作，為組織工作，為老總 工作，更為自己工作,點(diǎn)評(píng),其實(shí)很多事情都是相通的，舉簡(jiǎn)單的一個(gè)人際關(guān)系上的例子，當(dāng)你向朋友提出需要幫助的請(qǐng)求時(shí)，有的人會(huì)簡(jiǎn)單地說(shuō)抱歉無(wú)能為力，有的人會(huì)幫助解決

15、一部分問(wèn)題，而有的人雖然不是很懂，但是他會(huì)通過(guò)其他一些途徑幫你解決問(wèn)題。對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注，對(duì)問(wèn)題考慮的全面性，都體現(xiàn)了你對(duì)那個(gè)朋友的重視程度，而且很多 東西都是先付出才會(huì)有回報(bào)的。當(dāng)你希望別人怎么對(duì)你時(shí)，就應(yīng)該首先學(xué)會(huì)怎樣 對(duì)待別人。相信下次當(dāng)你自己需要幫助時(shí)，你的朋友也會(huì)以同樣的態(tài)度來(lái)對(duì)待。 多一份對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注，多一份追求完美的心態(tài)，相信我們都會(huì)收獲更多,Eg,在美國(guó)某公司的一次促銷(xiāo)會(huì)上，銷(xiāo)售經(jīng)理請(qǐng)與會(huì)者都站起來(lái)，看看自己的座椅下面有什么東西。結(jié)果每個(gè)按照要求做的人都在自己的椅子下面發(fā)現(xiàn)了錢(qián)最少的撿到一枚硬幣，最多的有人撿到了100美元。 這位經(jīng)理說(shuō)：“這些錢(qián)誰(shuí)撿到就歸誰(shuí)了，但你們知道我為什么這

16、樣做嗎？”與會(huì)人員用眼神和表情相互交換了意見(jiàn)之后，面面相覷，不明白經(jīng)理的用意。最后經(jīng)理一字一頓地說(shuō)：“我只不過(guò)想告訴你們一個(gè)最容易被忽視甚至忘掉的道理：坐著不動(dòng)是永遠(yuǎn)也賺不到錢(qián)的,四、從九段秘書(shū)看習(xí)慣,A：名詞解釋?zhuān)含F(xiàn)代漢語(yǔ)詞典對(duì)“習(xí)慣”二字，也基本上是這樣解釋的： 長(zhǎng)時(shí)期養(yǎng)成的不易改變的動(dòng)作、生活方式、社會(huì)風(fēng)尚等。美國(guó)的暢銷(xiāo)書(shū)習(xí)慣的力量中對(duì)“習(xí)慣”二字的如下解釋?zhuān)?一種重復(fù)性的、通常為無(wú)意識(shí)的日常行為規(guī)律，它往往通過(guò)對(duì)某種行為的不斷重復(fù)而獲得； 2思維和性格的某種傾向。同時(shí)，在美國(guó)傳統(tǒng)詞典中也對(duì)“習(xí)慣”一詞做了這樣的解釋?zhuān)匆环N習(xí)慣性的態(tài)度和行為。 點(diǎn)評(píng)：原來(lái)我們東西方對(duì)“習(xí)慣”二字的定義是不同的、是有著巨大差異的。而當(dāng)今時(shí)代，又是一個(gè)正在向世界一體化迅猛發(fā)展的時(shí)代，這條鴻溝不彌合，將會(huì)產(chǎn)生許多歧義。我們也可以理解為：一句話，它是指我們?cè)诤筇焐钪小傲?xí)”而成“慣”的種種個(gè)性特質(zhì),Eg,2004年仲夏，世界上最成功、最強(qiáng)勢(shì)的“全球第一CEO”，在北京舉辦了為期4天的“2004年杰克韋爾奇與中國(guó)企業(yè)高峰論壇”。 在這次有2000多名中國(guó)工商界精英參與的頭腦風(fēng)暴中，許多人都希望從杰克韋爾奇那兒得到“一招靈”式的秘訣，但他們大多都失望了。而下面這段經(jīng)典而簡(jiǎn)短的對(duì)話，卻永遠(yuǎn)留在了許多人的腦海里：有中國(guó)企業(yè)家問(wèn)： “我們大家知道的都差不多，但為什么我們與你們的差距卻那么大？” 這位通用