檔案基本知識

1、精選文檔第一章1.試述檔案學(xué)的研究對象與范圍答：檔案學(xué)的研究對象就是檔案、檔案工作、檔案事業(yè)和檔案學(xué)科本身。檔案學(xué)是研究檔案現(xiàn)象、檔案工作、檔案事業(yè)和檔案學(xué)科產(chǎn)生于發(fā)展規(guī)律的一門科學(xué)。我國檔案學(xué)的研究范圍主要包括檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究、檔案學(xué)應(yīng)用理論研究、檔案學(xué)應(yīng)用技術(shù)研究以及檔案學(xué)相關(guān)的內(nèi)容。2.檔案的種類：（1）從檔案形成領(lǐng)域的公私屬性角度，可分為公務(wù)檔案、私人檔案。（2）從檔案形成時間的早晚以及檔案作用角度，可分為歷史檔案、現(xiàn)行檔案。（3）從檔案內(nèi)容屬性角度，可分為文書檔案、科技檔案、專門檔案。（4）從政權(quán)性質(zhì)劃分，可分為舊政權(quán)檔案、革命歷史檔案、中華人民共和國成立后的檔案。3公務(wù)檔案：指人

2、們在公務(wù)活動中形成的檔案。私人檔案：指人們在私人生活中形成的檔案，歷史檔案：指形成時間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起歷史文化作用的檔案。現(xiàn)行檔案：指形成時間較晚，離現(xiàn)在的時間距離較近且主要起現(xiàn)時性查考作用的檔案。文書檔案：即在社會的行政管理活動中由各種行政性或曰政治性公文轉(zhuǎn)化而成的檔案科技檔案：指人們在科技、生產(chǎn)活動中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案。專門檔案：是人們通過創(chuàng)造性勞動選擇并保存下來以備查考的各種專門文件組成的有機(jī)體系的總稱。舊政權(quán)檔案：指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案。革命歷史檔案：指1949年10月1日中華人民共和

3、國成立之前，由中國共產(chǎn)黨及其所領(lǐng)導(dǎo)的軍隊、政權(quán)、企事業(yè)單位、社團(tuán)等社會組織及個人所形成的歸國家所有的檔案。中華人民共和國成立后的檔案：指1949年10月1日之后，在中國形成的歸國家所有的檔案。4.檔案的價值（1）根據(jù)檔案價值實(shí)現(xiàn)領(lǐng)域和效果的不同，可分為憑證價值和情報價值。檔案的憑證價值，是檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料的最基本的特點(diǎn)。檔案的情報價值。檔案是事實(shí)、知識和經(jīng)驗(yàn)的記錄，它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征，構(gòu)成了其情報價值。（2）根據(jù)檔案價值實(shí)現(xiàn)時間的不同，可分為現(xiàn)實(shí)價值和長遠(yuǎn)價值。檔案的現(xiàn)行價值，是指檔案對現(xiàn)實(shí)的社會實(shí)踐活動所具有的有用性。檔案的長遠(yuǎn)價值，是指檔案價值的時效性可以擴(kuò)展到

4、遙遠(yuǎn)的未來，在相當(dāng)長的時間中能夠滿足社會各方面利用需要的性質(zhì)。（3）根據(jù)檔案價值主體的不同，可以分為第一價值和第二價值。檔案的第一價值，是指檔案對于其形成者所具有的價值。檔案的第二價值是指檔案對社會即除檔案形成者之外的其他利用者所具有的價值5.為什么說檔案具有憑證價值。答：檔案的憑證價值是不同于和優(yōu)于其他各種資料的最基本的特點(diǎn)。檔案之所以有憑證價值是由檔案形成過程及其結(jié)果的內(nèi)容和形式特點(diǎn)決定的。首先，從檔案的內(nèi)容看，它是從當(dāng)時當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來的，并非事后為使用而另行編制的，因此它客觀的記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)。其次，從檔案的形式特征看，文件上保留著真切的歷史標(biāo)記。6

5、.實(shí)現(xiàn)檔案價值具有哪些規(guī)律性答：（1）檔案價值的擴(kuò)展律。檔案價值是可以擴(kuò)大和發(fā)展的，它的擴(kuò)展具有一定的規(guī)律性。（2）檔案價值的時效律。是指檔案對社會的有用性是由時限的。（3）檔案價值的條件律。各種條件對于檔案價值實(shí)現(xiàn)的影響被成為價值實(shí)現(xiàn)的條件律。7.各時期我國檔案工作的主要內(nèi)容有哪些？答：我國古代檔案工作的主要內(nèi)容是保管檔案。我國近代的檔案工作主要包括檔案的收集、整理、公布和利用等。新中國成立后，檔案工作的內(nèi)容更加豐富。很長一段時間，我國檔案工作的內(nèi)容主要是指檔案的收集、分類、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等。后來又增加了檢索、編研等。我國檔案工作的內(nèi)容是不斷發(fā)展變化的。8.我國檔案工作的基本原

6、則是什么？答:我國檔案工作基本原則，由三個互相聯(lián)系的有機(jī)組成部分構(gòu)成。（1）全國檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。這是我國檔案工作的主旨原則和管理體制。（2）維護(hù)檔案的完整與安全。這是檔案工作的基本要求。（3）便于社會各方面的利用。這是檔案工作的根本目的。9.檔案工作的效益：是社會對檔案工作的投入和檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度兩者之間的比較關(guān)系。其特點(diǎn)有三：1.檔案工作效益的社會性。2.隱蔽性。3.滯后性10.檔案信息化建設(shè)包括：檔案信息數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)9.檔案事業(yè)行政管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是什么？答：檔案行政管理機(jī)構(gòu)是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門，如國家、省、市

7、、縣檔案局等，其基本職責(zé)是：在統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的原則下，分層負(fù)責(zé)地掌管國家檔案事務(wù)。10.檔案室的主要職責(zé)是哪些？答：檔案室的基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一地管理本機(jī)關(guān)各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料。檔案室的具體任務(wù)是：對本機(jī)關(guān)文書部門文件材料的歸檔工作專門指導(dǎo)和監(jiān)督，負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案和相關(guān)資料，并積極組織提供利用，定期把具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案向檔案館移交。11.我國檔案館有哪些類型？答：我國檔案館主要可分為各級國家檔案館、專業(yè)檔案館、企事業(yè)檔案館三大類。我國國家檔案館一般可分為歷史檔案館和綜合性檔案館兩類。歷史檔案館包括中國第一歷史檔

8、案館和中國第二歷史檔案館。綜合性檔案館一把隸屬于各級黨和政府，收集保管黨和國家在各方面管理活動中形成的檔案。根據(jù)綜合檔案館所處層次的不同，綜合性檔案館可分為中央級和地區(qū)級綜合性檔案館兩種類型。專業(yè)檔案館是指國家為專門管理某一方面或某一特殊專業(yè)和技術(shù)或活動中形成的檔案而設(shè)置的檔案館。企業(yè)檔案館是收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館，屬于內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)。12.文件中心：是一種社會化、集約化和專業(yè)化的檔案文件管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于一個文件形成單位，而是按地區(qū)按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性檔案文件管理機(jī)構(gòu)。檔案寄存中心：是指由國家綜合檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、

9、社會團(tuán)體以及個人提供檔案寄存有償服務(wù)的機(jī)構(gòu)。檔案事務(wù)所：是指提供檔案事務(wù)服務(wù)的一種商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。12.試述檔案事業(yè)管理體制答：檔案事業(yè)管理體制是指檔案事業(yè)管理的體系和組織制度，包括檔案管理行政部門的設(shè)置及其隸屬關(guān)系、權(quán)限劃分等，從世界范圍來看，按照中央、地方檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，檔案事業(yè)管理體制一般可分為分散式和集中式兩種基本類型。分散制，指一些國家的地方檔案機(jī)構(gòu)不接受中央檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督。采用分散質(zhì)大多是聯(lián)邦制國家。集中制，指一些國家的地方檔案機(jī)構(gòu)接受中央檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督。13.我國檔案法規(guī)體系有哪些部分構(gòu)成答：一般分為檔案工作法律、中央檔案行政法規(guī)、中央檔案行政規(guī)章

10、、地方性檔案工作法規(guī)、地方性檔案工作行政規(guī)章，此外，各級檔案行政管理部門發(fā)布的規(guī)范性較強(qiáng)的文件，可作為上述五個層次的補(bǔ)充。14檔案法的主要內(nèi)容是什么？答：修訂后的檔案法共分為六章27條。其中包括：總則、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、檔案的管理、檔案的利用和公布、法律責(zé)任和附則。15.檔案工作職業(yè)道德包括哪些內(nèi)容？如何理解？答：檔案職業(yè)道德是從事檔案職業(yè)的人員共同認(rèn)可并在檔案職業(yè)活動中應(yīng)自覺遵守的行為準(zhǔn)則與規(guī)范。其內(nèi)容主要包括：忠于職守，愛崗敬業(yè)；遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)。第二章1.簡述文書與文件的基本概念答：文書是人們在社會活動中為處理各種事務(wù)而形成的、具有特定效用的信息記錄。文件一詞出現(xiàn)時

11、的含義為根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制法的具有法定效力并設(shè)有特定版頭的公文，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，文件的外延也更加廣泛，不僅指公務(wù)文書，也包括私人文件，不僅有紙質(zhì)文件，還產(chǎn)生了大量電子文件。2.公文概念是什么？它有哪些特點(diǎn)？答：公文是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動中，按照特定的體式形成、經(jīng)過一定處理程序制成的書面文字材料，作為傳達(dá)意圖，辦理公文和記載工作活動的一種工具。特點(diǎn)：是有法定作者制成和發(fā)布的；具有法定的權(quán)威和效力；具有規(guī)范的體式；具有特定的處理程序；具有現(xiàn)行效用。3.簡述公文的作用答：總體來說公文的作用是作為傳達(dá)和貫徹執(zhí)行黨和國家的各項方針政策，管理國家事務(wù)，作為機(jī)關(guān)聯(lián)系與處理工作的一種有力工具。

12、具體分析有以下五個方面:（1）法規(guī)作用。（2）書面指導(dǎo)作用。（3）公文聯(lián)系作用。（4）宣傳教育作用。（5）憑證和依據(jù)作用。4.公文的種類：1。從文件的來源分，可分為收文和發(fā)文2.從文件的機(jī)密性和閱讀范圍，可分為機(jī)密文件、內(nèi)部文件和公布文件。3.從文件的制發(fā)機(jī)關(guān)和作用，可分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。4.從文件的使用范圍，可分為通用文件和專用文件。1. 簡述專用文件和通用文件的概念和種類答：專用文件是指在一定工作部門和業(yè)務(wù)范圍，根據(jù)特殊需要專門使用的文件，如外交文件，軍事文件，司法文件等。通用文件時黨、政、軍各級機(jī)關(guān)和團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位等，在工作活動中普遍使用的文件，如命令、決定、指示、請

13、示、批復(fù)、報告和通知等。5公文的體式和撰寫要求是什么？答：公文的體式包括正文的體制、機(jī)構(gòu)和文件上的各種標(biāo)記、文字排列、用紙格式等，主要包括文體和格式兩個方面。文體是指公文時采用以語體文為原則的應(yīng)用文，兼用說明、敘述、議論三種表達(dá)方式。格式是指公文的數(shù)據(jù)項目的構(gòu)成及其編排規(guī)范，主要包括：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人標(biāo)識、標(biāo)題、題注、受文者、正文、附件說明、密級標(biāo)識、緊急程度標(biāo)識、收文章等。撰寫要求概括起來主要有：準(zhǔn)確無誤、講求實(shí)效、嚴(yán)禁周密、簡明精煉、莊重得體、符合規(guī)范和整齊劃一等方面。6.文書工作的基本內(nèi)容和要求是什么？答：文書工作的基本內(nèi)容包括文件的撰制、傳遞、辦理和處置、管理等?；疽?/p>

14、主要有五個方面：準(zhǔn)確、周密，反對紊亂和粗枝大葉；及時、迅速，反對拖拉、積壓和迂緩；精簡文件，深入實(shí)際，反對官僚主義和文牘主義；處理與管理公文，必須保證安全運(yùn)轉(zhuǎn)，保守黨和國家機(jī)密；公文的管理必須由文書部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。7.簡述文書工作的組織形式答：文書工作的組織形式是指在社會組織內(nèi)部圍繞著文書工作的活動程序，各部門之間的分工方式。根據(jù)我國現(xiàn)行體制和文書工作的實(shí)際情況，目前在各類社會組織中，文書工作基本上采用三種組織形似，即集中式、分散式、復(fù)合式。8.什么叫行文規(guī)則？機(jī)關(guān)之間的行文方式有哪幾種？答：為確保公文運(yùn)行的暢通無阻。國家有關(guān)部門專門制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文數(shù)量的有關(guān)規(guī)定，這就是行

15、文規(guī)則，即各社會組織之間文件來往運(yùn)行必須遵守的統(tǒng)一規(guī)則。機(jī)關(guān)之間的行文方式主要有下行文、上行文和平行文三種。下行文即上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。上行文即下級機(jī)關(guān)向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報送的公文。平行文即同級機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間往來的公文。9.簡述文書處理的程序答：文書處理程序指的是在一個機(jī)關(guān)內(nèi)部，按照公務(wù)文書的制發(fā)、辦理與管理的規(guī)律，對文書工作的一系列操作環(huán)節(jié)、工作步驟的有序組合和合理安排。文書處理的全部程序，包括對本機(jī)關(guān)發(fā)文、內(nèi)部文件的撰制，對機(jī)關(guān)收文的處理，以及對各類文件的日常管理等一系列工作環(huán)節(jié)。通常可分為收文處理和發(fā)文處理等具體過程。收文處理程序的一般內(nèi)容包括文件

16、的收進(jìn)、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸檔等。發(fā)文處理程序的一般內(nèi)容包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、蓋印、登記、裝封、發(fā)出、注辦、歸檔等。10.歸檔文件：指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理：指的是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。10.歸檔文件的整理原則與質(zhì)量要求是什么？答：歸檔文件的整理原則即遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。歸檔的質(zhì)量要求：（1）歸檔文件應(yīng)齊全完整。（2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)

17、要求。11.歸檔文件的范圍：凡是本單位工作活動中辦理完畢的，具有保存價值的各種文件均屬歸檔范圍。11.歸檔文件的整理方法包括哪幾個方面？答：（1）裝訂。歸檔文件應(yīng)按件裝訂。（2）分類。歸檔文件可以采取年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限或保管期限年度機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。（3）排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。（4）編號。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。（5）編目。歸檔文件應(yīng)根據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。（6）裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、及備考表項目

18、。12.試述電子文件的含義和特點(diǎn)。答：電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。這個概念揭示了電子文件的兩個基本特征為：第一，電子文件是由電子計算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此稱為“數(shù)字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息和其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。第二，電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。電子文件的特點(diǎn)：（1）信息的非人工識讀性。（2）系統(tǒng)依賴性。（3）信息與特定載體之間

19、的可分離性。（4）信息的易變性。（5）信息存儲的高密度性（6）多種信息載體的集成性。（7）信息的可操作性。13.電子文件的管理原則有哪些？答：電子文件的管理原則有：（一）全程管理原則。根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進(jìn)行全程管理。（二）前端控制原則。前端控制以生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成倒永久保存或銷毀的不同階段看做一個完整的過程。（三）真實(shí)性保障原則。電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原汁狀態(tài)一致。（四）完整性保障原則。電子文件的完整性包括作為記錄社會活動的真實(shí)

20、面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件與其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。（五）可讀性保障原則。電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人工可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。14.電子文件的管理有哪些模式？答：電子文件的管理模式有以下三種：（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式。各個機(jī)構(gòu)應(yīng)該對電子文件實(shí)行統(tǒng)一管理并實(shí)行文件、檔案的一體化管理。（二）檔案館電子文件的管理模式。主要有集中式保管模式和分散式保管模式兩種。（三）數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館應(yīng)具有三個方面的功能：電子文件信息的匯集功能；電子文件信息的管理功能；電

21、子文件信息的發(fā)布功能。15.電子文件鑒定包括哪些內(nèi)容？答：電子文件鑒定工作的內(nèi)容包括電子文件的鑒別、內(nèi)容鑒定與技術(shù)狀態(tài)鑒定。后兩者構(gòu)成電子文件鑒定工作哦的主體內(nèi)容，又稱“雙重鑒定”。其中以內(nèi)容鑒定為核心，以技術(shù)鑒定為保障。電子文件鑒別的任務(wù)是將文件從非文件信息中挑選出來，其實(shí)質(zhì)是明確機(jī)構(gòu)形成電子文件的需求。電子文件的內(nèi)容鑒定是判斷電子文件信息的有用程度，分為歸檔前鑒定和期滿鑒定兩種。電子文件技術(shù)鑒定是判斷電子文件有用程度是否具有實(shí)現(xiàn)的可能。16歸檔電子文件的質(zhì)量要求：齊全完整、真實(shí)有效、格式規(guī)范、一式兩套、經(jīng)過整理。電子文件利用的特點(diǎn)：共享性、復(fù)用性、交互性、多樣性、開放性電子文件提供利用的方

22、式：1.就地閱覽2.出借3.復(fù)制供應(yīng)4.提供咨詢5.網(wǎng)站服務(wù)6.局域網(wǎng)服務(wù)16.簡述元數(shù)據(jù)的含義及于著錄信息的區(qū)別。答：元數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。電子文件管理中的元數(shù)據(jù)是指由電子文件系統(tǒng)自動記錄的關(guān)于文件形成的時間、地點(diǎn)、人員、活動、文件系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)與著錄信息既有聯(lián)系又有區(qū)別。就內(nèi)容而言，兩者呈交叉關(guān)系，系統(tǒng)自動記錄的元數(shù)據(jù)中某些可以直接轉(zhuǎn)化為著錄信息，但不是所有的元數(shù)據(jù)都是著錄信息源；此外，某些著錄信息無法從元數(shù)據(jù)中提取，需要人工編制而成。就作用而言，元數(shù)據(jù)的作用要廣泛的多，著錄的作用包括登記、介紹、報道、交流和檢索，而元數(shù)據(jù)的作用除了便于檢索之外，還包括保護(hù)電子文件的

23、長期真實(shí)性，保證其憑證性，維護(hù)電子文件的長期可讀性等。就生成方式而言，元數(shù)據(jù)是文件管理系統(tǒng)在文件形成于管理過程中自動生成的，而著錄信息的生成則是借助于自動著錄和人工著錄相結(jié)合的方式。17.電子文件管理系統(tǒng)：是包括所有與電子文件有關(guān)的技術(shù)、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等相關(guān)因素在內(nèi)，以保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性，保證電子文件的科學(xué)管理和高效利用為目的信息系統(tǒng)。17.電子文件管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方式有哪些？答;電子文件管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方式有嵌入式、聯(lián)合式和獨(dú)立式三種。嵌入式以機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個事務(wù)處理系統(tǒng)為母體，將電子文件管理功能需求和使用的技術(shù)措施器嵌入其中。聯(lián)合式是在將必要的文檔管理功能嵌入機(jī)構(gòu)各事務(wù)處

24、理系統(tǒng)后，設(shè)計一個獨(dú)立的電子文件管理系統(tǒng)，并且通過某些必要的技術(shù)措施，保證這個系統(tǒng)和其他事物處理系統(tǒng)的無縫整合，共同支持機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動和機(jī)構(gòu)的文件管理。獨(dú)立式的電子文件管理系統(tǒng)出現(xiàn)在業(yè)務(wù)活動的主體，即生成和處理文件的機(jī)構(gòu)或部門中。第三章1.簡述來源原則的基本內(nèi)容答：來源原則就是指檔案館按照檔案的來源進(jìn)行整理和分類，要求保持統(tǒng)一來源的檔案不可分散、不同來源的檔案不得混淆的整理原則。來源原則的基本內(nèi)容可以歸納為三個基本點(diǎn)，即尊重來源，尊重全宗的完整性，尊重全宗內(nèi)的原始整理體系。尊重來源是指檔案館首先應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，保持檔案與形成者之間的來源關(guān)系。尊重全宗的完整性是指一個全宗是一個有機(jī)整體，整理

25、檔案必須維護(hù)全宗的完整性，做到同一個全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。尊重全宗內(nèi)的原始整理體系是指全宗內(nèi)的檔案整理必須充分利用原有的整理基礎(chǔ)，尊重全宗在形成機(jī)關(guān)獲得的原始整理順序和方法，不宜輕易打亂重整。2.試述來源原則的理論意義與實(shí)踐價值來源原則的理論意義和實(shí)踐價值主要可以概括為三個方面：（1）來源原則從歷史主義思路出發(fā)，充分體現(xiàn)了檔案形成的歷史聯(lián)系，對檔案館館藏的實(shí)體整理和分類提供了合理的客觀依據(jù)。（2）來源原則有力地維護(hù)和保持了檔案的本質(zhì)屬性，成為檔案整理與分類中的至善原則（3）來源原則既不是一種純觀念性的抽象信條，也不是一種純實(shí)踐性的操作經(jīng)驗(yàn)，而是兼具理論性和實(shí)踐性的管理思想

26、和原則。2.試述文件生命周期理論的基本內(nèi)容答:文件生命周期是指文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠(yuǎn)歷史價值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動過程。文件生命周期理論的基本內(nèi)容主要為三點(diǎn)：（1）文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的運(yùn)動過程。（2）由于文件價值形態(tài)的變化，這一完整過程可劃分為若干階段（3）文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)與服務(wù)對象、保存場所、管理形式之間存在一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。2. 試述檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)答：中外檔案鑒定理論制定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要涉及以下五個方面:（1） 檔案的來源標(biāo)準(zhǔn)。這里的來源是指檔案的形成者，形成者在社會上或機(jī)關(guān)中的地位、作用和職能直接影響甚至決定著檔案的價值。（2

27、） 檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。社會的對檔案的需求集中反映在對檔案內(nèi)容的需求上，因此內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)時檔案鑒定最重要的依據(jù)。（3） 檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成時間、載體形態(tài)和記錄方式等。這些特征在某種情況下可能會對的檔案價值產(chǎn)生一定影響。（4） 相對價值標(biāo)準(zhǔn)。相對價值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值，在一定的情況下，某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。（5） 效益標(biāo)準(zhǔn)。效益標(biāo)準(zhǔn)是指鑒定檔案價值必須考慮投入產(chǎn)出比，只有檔案發(fā)揮的作用可能超過因保存它所付出的代價才能判斷它有保存價值。5.檔案收集的概念與內(nèi)容是什么？答：所謂檔案的收集就是按照檔案形成的規(guī)律，把分散在各機(jī)關(guān)

28、、個人手中及其他地方的檔案材料接收、征集、集中起來。檔案收集的內(nèi)容主要包括三個方面：（1）對本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔案卷的接受工作。（2）對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接受工作。（3）對歷史檔案的接收和征集工作。6.檔案的整理工作：就是將處于凌亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。6.檔案整理工作的內(nèi)容與原則是什么？答：檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目錄的編制。檔案整理工作的原則主要有以下幾個方面：一.充分利用原有的整理基礎(chǔ)。二必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。三。必須便于保管

29、和利用。7.全宗：是一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案的有機(jī)整體。聯(lián)合全宗：就是兩個或幾個關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。全宗匯集：是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。檔案匯集：是由不同的立檔單位組成的，按照一定特征集中起來的檔案的混合體。7.全宗內(nèi)檔案的分類及其要求全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使全宗內(nèi)檔案構(gòu)成一套有機(jī)的體系。其要求是：1.檔案類目和檔案材料的劃分應(yīng)該具有客觀性2.檔案分類應(yīng)該具有邏輯性3.全宗內(nèi)檔案的分類應(yīng)該注重實(shí)用性4.全宗內(nèi)檔案的分類應(yīng)該具有思想

30、性7全宗內(nèi)檔案分類的一般方法（1）時間分類。按文件的產(chǎn)生時間分類，其具體形式有年度分類法和時期分類法。（2）來源分類法。按文件的來源分類，有組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法。（3）內(nèi)容分類法。按文件的內(nèi)容分類。有問題分類法、實(shí)物分類法、地理分類法。（4）形式分類法。按文件的形式分類，有文種分類法、文件的載體形態(tài)及文件的形狀規(guī)格等類型。7.常用的檔案分類方法（1）年度分類法。就是根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。（2）組織機(jī)構(gòu)分類法。即按照立檔單位的內(nèi)容組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。（3）問題分類法。就是按照文件內(nèi)容所反映的問題，將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。7.復(fù)式檔案

31、分類法有哪幾種？答：復(fù)式檔案分類法通常有以下幾種：（1）年度組織機(jī)構(gòu)分類法。首先把全宗內(nèi)檔案按年度分開，然后在每個年度下面再分組織機(jī)構(gòu)，現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案采用此種方法比較適宜。（2）組織機(jī)構(gòu)年度分類法。首先把全宗內(nèi)檔案按組織機(jī)構(gòu)分開，然后在組織機(jī)構(gòu)下面再分年度，一般多用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。（3）年度問題分類法。首先把全宗內(nèi)檔案按年度分開后，在年度下面再分問題。這種分類法多用于組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單等情況（4）問題年度分類法。首先把全宗內(nèi)檔案按問題分開后，在每個問題下面再分年度。這類分類方法多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。8.科技檔案最基本的分類方法有：工程項目分類法、型號分類法、

32、課題分類法、專業(yè)分類法、地域分類法、時間分類法。8.檔案鑒定的內(nèi)容與方法是什么？答：檔案鑒定工作主要包括三個內(nèi)容：（1）制定鑒定檔案價值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等；（2）具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限；（3）揀出本無保存價值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷毀或作相應(yīng)的處理。鑒定檔案價值的基本的工作方法是直接審查檔案，通常把這種方法稱為直接鑒定法。它要求鑒定人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據(jù)檔案卷目錄和案卷標(biāo)題就判斷其價值。9.簡述檔案鑒定工作的概念及保管期限表的類型答：檔案的鑒定一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定，而實(shí)際的檔案業(yè)務(wù)工作中主要是后者。所以，檔案界通常所說

33、的檔案鑒定是指的檔案價值的鑒定。檔案保管期限表就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。檔案保管期限表主要分為以下幾種類型：（1）通用檔案保管期限表（2）專門檔案保管期限（3）同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限（4）同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表（5）機(jī)關(guān)檔案保管期限表。10.檔案保管工作中的“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。10.簡述檔案保管的的概念與內(nèi)容答：檔案的保管，是指根據(jù)檔案的成分和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施。檔案保管工作的內(nèi)容主要有以下三個方面：（2）檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作；（2）檔案流動過程中的保護(hù)，即檔案在各個

34、管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)；（3）保護(hù)檔案的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。11檔案統(tǒng)計的概念與內(nèi)容是什么？答：檔案統(tǒng)計就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。它的內(nèi)容包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記，檔案利用情況的登記以及檔案構(gòu)成、檔案機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。12.檔案行政管理機(jī)關(guān)和檔案館的基本統(tǒng)計包括哪些內(nèi)容？答：包括以下五個方面的內(nèi)容：（1）檔案構(gòu)成統(tǒng)計。是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量的一種統(tǒng)計。（2）檔案利用統(tǒng)計。是一種對各種類型檔案被機(jī)關(guān)、各項工作利用的情況和程度的統(tǒng)計。（3）檔案工作人員情況統(tǒng)

35、計。對于研究檔案館人員的需要量，各種干部配備的比例，各檔案館干部的對比分析和平衡，培訓(xùn)工作的安排等具有重要的作用。（4）檔案館建設(shè)情況統(tǒng)計。檔案行政管理機(jī)關(guān)的任務(wù)之一就是負(fù)責(zé)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建。（5）檔案室建立情況統(tǒng)計。檔案室是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案集中保管的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)計任務(wù)主要有兩項：一是通過統(tǒng)計掌握檔案室的將來情況與機(jī)關(guān)單位相適應(yīng)的程度，二是了解檔案室建立的絕對數(shù)量及其構(gòu)成情況。第四章1.簡述檔案提供利用工作的含義答：檔案提供檔案利用工作，亦稱檔案利用服務(wù)，是檔案保管部門以所收藏的檔案為依據(jù)，通過一定的方式與方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業(yè)服務(wù)的一項業(yè)務(wù)活動。檔案提供

36、利用工作的基本內(nèi)容，主要包括了解和熟悉館（室）藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；分析和預(yù)測社會對檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；向檔案用戶介紹和報道館（室）藏中相關(guān)的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務(wù)；想檔案用戶提供他們所需要的檔案文獻(xiàn)。2.試述檔案提供利用工作的基本要求答：檔案提供利用工作的基本要求是：檔案館（室）應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造基本的條件，簡化手續(xù)、提供方便，主動開展檔案的利用活動，及時掌握和分析檔案的利用效果。3.檔案提供利用的基本途徑和主要方式有哪些？答：檔案提供利用的基本途徑有：（1）通過提供檔案原件，滿足有關(guān)檔案用戶的利用需要。（2）通過提供檔

37、案副本或復(fù)制品，馬民族有關(guān)檔案用戶的利用需求。（3）通過提供檔案信息加工品，滿足有關(guān)檔案用戶的利用需求。檔案提供利用的主要方式有：（1）檔案閱覽服務(wù)。（2）檔案的外借服務(wù)。（3）檔案展覽服務(wù)。（4）制發(fā)檔案副本服務(wù)。（5）制發(fā)檔案證明服務(wù)。（6）檔案目錄信息服務(wù)。（7）檔案咨詢服務(wù)。4.不宜開放的檔案類型：1.凡對社會開放會影響黨內(nèi)團(tuán)結(jié)、黨和國家機(jī)關(guān)工作正常開展，危害國家安全、社會安定，損害國家利益的檔案2.凡對社會開放有損個人形象、尊嚴(yán)、聲譽(yù)、人身安全的檔案3.凡對社會開放會影響兩黨、兩國正常關(guān)系及其他對外關(guān)系的檔案4.凡對社會開放會削弱我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力、科技實(shí)力的檔案。5.機(jī)關(guān)、單位及個人移交、捐贈、寄存檔案時明確提出不能開放的檔案6。其他會影響黨和國家利益的，不宜對社會開放使用的檔案。4.試述開放檔案及其意義。答：開放檔案就是將一般可以公開的和保密期滿的檔案，解除封閉，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續(xù)后，即可通過一定的方式。進(jìn)行開發(fā)利用。具體的含義是：確立了開放檔案的范圍；明確了開放檔案的用戶對象；簡化利用手續(xù)時開放檔案的基本特征之一。開放檔案的意義有：（1）開放檔案室有利于社會的新方針，是加快我國政治民主化進(jìn)程的一個新步驟。（2）開放檔案是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項重大措施（3）開放檔案可以促進(jìn)檔案館的各項業(yè)務(wù)建設(shè)。5.公布檔案的方式有哪些？答：根據(jù)中華人民共和國