物資封樣管理制度

1、物資封樣管理制度第一章總則第一條 為規(guī)范采購物資封樣管理，提高采購物資質(zhì)量，特制訂本制度。第二條 本規(guī)定適用于集團公司所有建設(shè)工程項目，包括公司新建、擴建、 改建等工程項目的整個采購系統(tǒng)。第二章封樣管理的標(biāo)準(zhǔn)操作流程第三條 封樣管理的具體流程見下圖:第三章 樣品入庫的操作流程第四條 通知供應(yīng)商提供樣品流程見下圖:當(dāng)供應(yīng)商滿足封樣條件，采購即將進入到招投標(biāo)環(huán)節(jié)時，由各采購項目負(fù)責(zé) 人向供應(yīng)商說明我司對于封樣的要求，各采購項目負(fù)責(zé)人在通知供應(yīng)商提供樣品 時，必須告之明確的交樣時間、交樣地點以及樣品驗收人。第五條樣品驗收流程見下圖：各采購項目負(fù)責(zé)人為相應(yīng)樣品的驗收聯(lián)系人，當(dāng)供應(yīng)商把樣品在規(guī)定時間送

2、到指定地點時，由各采購項目負(fù)責(zé)人協(xié)助相關(guān)技術(shù)人員負(fù)責(zé)樣品的驗收工作，并簽署樣品驗收單交與供應(yīng)商。驗收樣品時，應(yīng)注意：檢查樣品的新舊狀況，有無磨損，是否能正常演示， 樣品的配件是否齊全、如有相關(guān)配件應(yīng)將配件的明細(xì)一一列出，有無質(zhì)量問題、 樣品的數(shù)量、應(yīng)有相應(yīng)專業(yè)工程師的檢驗意見。樣品總體上可分為如下幾大類：土建安裝類、裝飾類、暖通類、給排水類、電氣類、消防類、電梯類、人防 類，其中每個大類又可進一步進行細(xì)分。樣品驗收單范本（一式二份，一份交給供應(yīng)商，另一份由采購項目負(fù)責(zé)人交 封樣庫入庫）見下圖：樣品驗收單（范本）日期樣品名稱供丿應(yīng)商名樣品類別稱樣品數(shù)量樣品新舊狀況，對外觀加以描述如需演示，演示的

3、情況（不需 演示則不填）如有配件，請列出配件明細(xì)（無 配件則不填）專業(yè)工程師意見工程項目負(fù)責(zé)人意見P采購項目負(fù)責(zé)人簽收第六條樣品入庫見下圖:各采購項目負(fù)責(zé)人在簽收樣品后,應(yīng)及時將樣品入封樣庫。入庫時，由各采購項目負(fù)責(zé)人根據(jù)樣品驗收單填寫樣品入庫明細(xì)單并簽字，由封樣庫保 管員清點實際樣品后簽字，并詳細(xì)登記樣品信息。樣品入庫明細(xì)單（范本）入庫 時間樣品 名稱數(shù)量供應(yīng)商名稱采購項目負(fù) 責(zé)人簽字庫管員審 核簽字備注第七條樣品編碼：按照封樣庫管理要求，應(yīng)根據(jù)樣品類別為每個樣品分配相應(yīng)的代碼， 所有進 入圭寸樣庫的樣品均以代碼識別，自帶商標(biāo)的樣品需將其商標(biāo)和廠家名稱遮蔽上， 要真正體現(xiàn)封樣庫中樣品代碼的作

4、用。樣品代碼原則：物料編碼采取分段分類的編碼方式。（一）代碼基本形式大分類碼+小分類碼+進庫日期碼+順序碼（二）代碼內(nèi)容解釋大分類碼：指樣品在建筑材料中所屬的大的分類，具體的代碼分配如下：土建安裝裝飾暖通給排水電氣消防電梯人防TJAZZSNTGPSDQXFDTRF小分類碼：指樣品在大分類中的具體類別，代碼分配格式：用該樣品中文名 稱的前4個字的漢語拼音的第一個字母（小寫）組成，中文名稱不足4位的按實 際位數(shù)組成，如：“防火門”的小分類代碼為：fhm，“進戶門鎖”的小分類代碼 為：jhms。進庫日期碼：用樣品的進庫日期來表示，格式為：“年月日”，以8位代碼來 表示，如某樣品的進庫日為 2005年

5、11月13日，則該樣品的進庫日期碼為：“ 20051113。順序碼：指樣品在某日進庫時的當(dāng)日排列順序數(shù)， 以2位代碼表示。如某樣 品在2006年1月3日進庫，在1月3日這天是第3個進庫的樣品，則該樣品的 順序碼為03。（三）樣品代碼分配舉例如2006年3月21日第1個進庫的玻璃樣品的代碼為：ZSbl2006032101。第八條庫存更新及代碼登記：封樣庫保管員每日應(yīng)根據(jù)當(dāng)日 樣品入庫明細(xì)單及時更新庫存情況，更新 的結(jié)果以樣品庫存明細(xì)單的形式記錄下來。樣品在分配相應(yīng)代碼后，封樣庫保管員應(yīng)及時將樣品代碼輸入到封樣庫的保 管帳中去，做到每個樣品代碼與相應(yīng)的樣品實物一一對應(yīng)。樣品庫存明細(xì)單（范本，以截至

6、時間為準(zhǔn)）截至日期樣品名稱數(shù)量樣品代碼供應(yīng)商名稱采購項目負(fù) 責(zé)人名稱備注第九條落標(biāo)供應(yīng)商樣品保存：當(dāng)每個項目確定中標(biāo)供應(yīng)商后，各采購項目負(fù)責(zé)人要按照招標(biāo)文件中規(guī)定的 時間，及時通知落標(biāo)供應(yīng)商到指定地點領(lǐng)回樣品。 領(lǐng)取樣品的同時，在封樣庫的 日記賬上做好相應(yīng)的登記，保管員負(fù)責(zé)保證相應(yīng)庫存記錄的變化與圭寸樣庫中實際 情況一致。第十條中標(biāo)供應(yīng)商樣品保存：對于中標(biāo)供應(yīng)商的樣品，應(yīng)繼續(xù)在封樣庫中保存直至整個工程項目結(jié)束。 封 樣庫保管員應(yīng)嚴(yán)格按照封樣庫日常管理的要求對樣品進行管理， 保證樣品在退還 之前完好無損。第四章樣品退還的操作流程第十一條樣品退還的前提條件：樣品在兩種情況下需退還，一種情況是落標(biāo)供

7、應(yīng)商的退樣；另一種情況是中 標(biāo)后，工程項目結(jié)束的退樣。（一）落標(biāo)供應(yīng)商的樣品退還在招投標(biāo)過程中，當(dāng)確定了中標(biāo)供應(yīng)商后，在通知供應(yīng)商其落標(biāo)的同時應(yīng)告 之及時來領(lǐng)回樣品。（二）中標(biāo)后工程項目結(jié)束的樣品退還供應(yīng)商中標(biāo)后，其提供的樣品一定要繼續(xù)保存在封樣庫，直至該工程項目完 工結(jié)束后，樣品方可退還。目的在于對于供應(yīng)商整個供貨過程起到有效地監(jiān)督和約束。第十二條樣品退還的具體程序：（一）當(dāng)樣品符合退還條件時，由采購項目負(fù)責(zé)人通知供應(yīng)商前來領(lǐng)回樣品；（二）通知供應(yīng)商領(lǐng)回樣品，要注意提醒供應(yīng)商提前備好采購管理中心開具的 樣品驗收單；（三）由采購項目負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)供應(yīng)商到封樣庫領(lǐng)回樣品，由封樣庫保管員根據(jù) 供應(yīng)商提

8、交的樣品驗收單填寫樣品出庫明細(xì)單，采購項目負(fù)責(zé)人簽字。 保管員根據(jù)每日的樣品出庫明細(xì)單及時更新封樣庫庫存；（四）樣品出庫時由封樣庫保管員做好相關(guān)帳目工作，應(yīng)有樣品出庫明細(xì)單 以及最新的樣品庫存明細(xì)單；樣品出庫明細(xì)單（范本）出庫日期樣品名稱數(shù)量樣品代碼供應(yīng)商名稱出庫原因采購項目負(fù)責(zé)人簽字備注如供應(yīng)商有我司給其開具的樣品驗收單，在退還樣品時保管員應(yīng)將該驗收單 收回；如供應(yīng)商無法提交樣品驗收單，則在退還樣品時要求其開具給我司的收條， 收條格式如下：收條今收到江蘇*實業(yè)集團有限公司退還的 XXX項目XXX樣品 （品名XXX，數(shù)量XXX ），樣品完好，相關(guān)配件齊全。簽收單位：XXX公司 簽收人：XXX日

9、期：XXX樣品退還的具體程序圖如下:第五章封樣庫的日常管理第十三條 樣品的存放：（一）入庫樣品必須根據(jù)分配的代碼貼好相應(yīng)的代碼標(biāo)簽；（二）對于出現(xiàn)樣品中自帶商標(biāo)的情況，封樣庫保管員在給其分配完代碼后， 必須將其商標(biāo)完全遮蔽；（三）所有樣品不可以直接放置在地面上，必須存放在該類樣品指定的庫位；（四）樣品擺放必須整齊有序，對于上貨架的貨物要保證其安全性。第十四條樣品盤點（一）樣品盤點分定期盤點與不定期盤點。 定期盤點即指每月月底進行一次 全面的盤點；不定期盤點指對樣品庫進行不定期的抽查；（二）樣品盤點的主要內(nèi)容：檢查樣品的帳面數(shù)量與實存數(shù)量是否相符； 檢 查樣品的出入庫情況；檢查樣品的堆放及維護情

10、況；檢查各種樣品有無超儲積壓 及損壞；（三）每月樣品盤點前由封樣庫保管員對封樣庫的庫存帳目做一次全面的統(tǒng) 計；（四）封樣庫每個月必須做一次全面盤點，該盤點由采購管理中心派人負(fù)責(zé)， 盤點完后必須簽字確認(rèn)盤點結(jié)果；（五）負(fù)責(zé)盤點封樣庫的人員在盤點完封樣庫后，將實物盤點結(jié)果與庫存帳 目進行核對；（六）如發(fā)生帳物不一致的情況，盤點人員必須查明不一致的原因，并提出 相應(yīng)的整改措施；（七）樣品盤點完后，由盤點負(fù)責(zé)人總結(jié)盤點報告，并報綜合管理處負(fù)責(zé)人 審閱。第十五條對人員出入圭寸樣庫的管理（一）采購項目負(fù)責(zé)人進入封樣庫必須有封樣庫保管員陪同；（二）采購項目負(fù)責(zé)人進入封樣庫必須做好相應(yīng)的登記手續(xù)，人員出入封樣

11、庫必須有相應(yīng)的記錄，以加強對封樣庫的管理；（三）除工作人員外，其它人員一律不得擅入封樣庫。如因工作需要進入封 樣庫，必須有采購項目負(fù)責(zé)人和庫管員同時在場，并由庫管員記錄進庫原因。第十六條 封樣庫的安全管理（一）庫房鑰匙僅限于封樣庫保管員保管；（二）做好消防工作，提高對消防安全工作的認(rèn)識，落實各項消防措施；（三）封樣庫中應(yīng)配備相應(yīng)數(shù)量的滅火器等消防設(shè)備；（四）做到每月防火檢查，消除安全隱患；（五）嚴(yán)禁用紙、布或其它可燃物遮擋燈具；（六）庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火；（七）封樣庫內(nèi)不得存放任何易燃、易爆物品和無關(guān)的化學(xué)物品；（八）封樣庫內(nèi)不得使用任何電熱器具，不準(zhǔn)私拉亂接電線；（九）封樣庫保管員離開庫房時，必須關(guān)閉所有電源，鎖好所有門窗;（十）每日檢查樣品庫內(nèi)照明設(shè)備是否完好、安全。第十七條封樣庫的衛(wèi)生工作（一）封樣庫內(nèi)配備常規(guī)潔具，每日進行清掃；（二）每周進行一次大掃除；（三）空置的包裝箱、袋、紙應(yīng)及時處理，嚴(yán)禁