如何組織有效會議實用性非常好

1、1,如何組織有效會議,2,開了幾個會？ 為會議花掉多少時間？ 因為開會達(dá)成幾項共識？ 因為開會完成幾個結(jié)論？ 因為開會加了多久的班？ 因為開會失去多少關(guān)鍵時刻？ 因為開會耽誤多少工作？,算算看，你一周內(nèi)總共：,3,以講話傳達(dá)講話， 以會議貫徹會議， 以文件落實文件 你如何看待“文山會?！爆F(xiàn)象？,4,會議的重要性,大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向 90%以上的重大決策是通過會議制定的 企業(yè)花在開會上的時間越來越多 開會的頻率越來越高,調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總是居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。,5,6,雖然在許多組織中，會議是必須的，而且運用廣泛，但不等于會議都能達(dá)到

2、預(yù)期的目的，會議受挫乃是常有的事。我們常常聽到這樣或那樣的對會議的抱怨，這是因為或者主待人沒有很好地控制會議的進(jìn)程，或者與會者沒有明確會議的目的。影響會議成效的因素自然是多方面的，但歸納起來主要有以下幾點：,7,會議低效的原因,8,為什么要開會？,9,1會議是一個集思廣益的渠道 圖1-1集思廣益圖 會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。,會議的意義,10,2會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織

3、或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。,11,3會議是一種群體溝通的方式 開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。,12,開會的目的,13,開會讓您 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作，公平合理,但開會也讓您 工作時間被分割 人多口雜，討論耗時 晚上加班 特殊問題

4、還是個別溝通 沒有產(chǎn)能 別人發(fā)言比自己開口多 Delay重要工作或客戶,14,無需開會的“五個如果”,15,必須開會的“五個如果”,16,一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。 (1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事： A.一對一批評 B.開會當(dāng)眾批評 C.寫檢查處罰 (2)你為什么這么做？,17,怎樣才能讓會議更有效率？,18,高效會議的八大特征,19,會議的籌劃與管理,會前的準(zhǔn)備工作 會中的組織服務(wù) 會后的善后處理,會而議 議而決 決而行 行而徹,20,1、會議的頻率,1.固定的部門會議,21,2.全體會議

5、,22,3.處理突發(fā)事件的會議,23,4.一對一會議,24,2、明確舉行會議的目的,會前是否經(jīng)過多次討論和意見征詢 是否希望在會議上通過某項決議 會議目標(biāo)必須用書面形式列明 會議目標(biāo)必須具體且可以衡量 會議目標(biāo)數(shù)量要適當(dāng),25,3、做好會前籌劃,1、時間安排：絕大多數(shù)與會人員方便的時間 必須確定會議起始時間 大家易集中精力的時間,26,2、參會人員的選擇參與決策的人能否到場？ 會議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場？ 開會時能提供特定咨詢的人能否到場？,27,3、預(yù)約參會人員 所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。 確定了會議時間后要提前一周告知參加會議的

6、人員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程，以免出現(xiàn)打擾別人計劃或參會人員無法到場的情況。 在預(yù)約人員的同時需要把會議的主要目的告訴他們，如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時間。,28,4、會議資料準(zhǔn)備 有用的信息應(yīng)該在會議召開前就貼在公司內(nèi)部網(wǎng)站上，這樣每個人都可以看到它，而實際的會議時間就可以用來討論怎樣解決新問題，并形成建議。 會議使用的文字資料也需要提前一天發(fā)放給與會人員，讓他們有思想準(zhǔn)備。,29,內(nèi)部會議通知的樣式,30,按照議案的輕重緩急編排處理 如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。一般來說，全體會議安排在上午，分組討論安

7、排在下午，晚上可安排一些文娛活動。 每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并清楚的標(biāo)示,5、會議議題的設(shè)計,31,4、會議召開,遵守時間 1、不要遲到 浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害命！ 2、不要隨意推遲和變更開會時間打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；管理召集部門（人）的威信下降。 3、嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時,32,例子：,33,議程的開頭為會議的日期、時間和地點,每項均有一個起始時間,下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾,34,按部就班,35,主持會議,要掌握會議節(jié)奏 和控制會議,36,會后，我又該執(zhí)行哪些后續(xù)工作呢？,開會過程中，我應(yīng)守住哪些原則？,為

8、了珍惜自己及團(tuán)隊的時間，也為了提高決策品質(zhì)， 減少資源內(nèi)耗，管理者應(yīng)以身作則，率先以專業(yè)的 會議運作技巧來提高會議的價值。,在發(fā)起及安排會議時，我該考慮哪些因素？,37,我應(yīng)如何控制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？,身為主持人如何應(yīng)付 干擾，引導(dǎo)會議按議程 進(jìn)行？,面對爭辯時，我應(yīng)主動做出哪些回應(yīng)以化解僵局？,當(dāng)會議產(chǎn)生無序討論時，如何處理？,38,先主動停止發(fā)言，請對方總結(jié) 以條列式提出論點 針對差異點逐條討論,先尊重，再轉(zhuǎn)延至?xí)蠡驎?拉回主題，指定其他人發(fā)言,引導(dǎo)回歸議程,面對爭辯的回應(yīng),1 2 3 4,39,與不同的與會者打交道,始終保持沉默的與會者 喋喋不休的與會者 專拍上司馬屁的與會者 吹毛求疵的與會者 竊竊私語的與會者 脫離主題的與會者,40,41,如何圓滿結(jié)束會議,42,決定事項的落實 行動計劃誰？什么任務(wù)？何時完成？怎么完成？ 催辦 催辦的范圍一般綜合性、交叉性的工作內(nèi)容由秘書部門或綜合部門負(fù)責(zé)催辦；領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身會議形成的決定，由秘書部門或指定單位負(fù)責(zé)催辦。業(yè)務(wù)范圍明確、專一的工作，責(zé)成相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)催辦；幾個部門