合同管理制度0403

1、目的：公司經(jīng)營規(guī)范化、透明化，成本可控，提高資金周轉率，減少執(zhí)行混亂，降低企業(yè)風險。范圍：新大洋集團各分（子）公司、中心的物料采購、基建、裝修、設備維修、廣告、經(jīng)銷合同等。權責：人力資源中心：對本制度進行定期檢查、監(jiān)督、修改、完善以及與總 經(jīng) 辦：做好合同的印刷、蓋章、總經(jīng)理（一級部門長）的確認、合同的發(fā)行、編號和歸檔保管工作，與律師溝通，實現(xiàn)法務確認。各分公司、中心：合同的談判、簽訂、執(zhí)行；對本制度有權提出改善、修正建議。各分子公司行政部：負責合同的蓋章、確認、編號與歸檔保管工作。1、合同管理及執(zhí)行流程2、簽訂合同的范圍2.1有售后使用、維修、服務風險的均需簽訂合同；特別是采購、銷售、維修、

2、租賃、咨詢、獵頭等項目； 2.2以下情況可不簽訂合同：2.2.1在物料采購中，先收貨后付款的憑發(fā)票給予報銷；2.2.2在市場銷售中，先收款后交貨的；2.2.3一次性消耗品或零星采購可不簽定合同；但一次性批量采購超過正常使用范圍的須簽訂合同；2.2.4小量樣品或產品銷售，新客戶需簽訂合同，信用較好的老客戶可不簽合同。3、采購合同管理3.1公司有關采購、基建、裝修、設備維修、廣告等需要公司單方支出的事項，須要貨比三家，尋找3家以上供應商進行詢價；選擇性價比最高者進行合作。3.2談判一般要求2人（部門）以上參加，并將談判結果在談判結束后，立即向上級匯報。經(jīng)一級部門長確認同意后，方可簽訂合同。3.3合

3、同必須由一級部門長以上或總經(jīng)理授權人簽字后，方可生效。否則視為無效合同，人力資源中心、財務中心下屬行政部門、財務部不予認可和執(zhí)行。3.4合同必須準備一式四份。合同經(jīng)審批后，送人力資源下屬行政部門（集團為總經(jīng)辦，下同）進行統(tǒng)一編號，由行政部門、財務各一份，合作單位保留1份。合同談判發(fā)起部門留存復印件一份，由行政部門復印后加蓋公司合同章（或行政章）發(fā)給合同談判發(fā)起部門。3.5合同存放管理部門要嚴格按照原料采購，設備采購，基建維修、銷售、顧問咨詢五類合同分別管理。3.6合同有變化時，需由發(fā)起部門一式四份同時進行更新，或簽訂補充協(xié)議。如合同變更，變化內容必須與原崗位責任人溝通，了解當時的談判經(jīng)過后方可

4、簽署合同。3.7合同履行完成或在執(zhí)行中存在爭議修改后，總經(jīng)辦及行政部門需將原合回收；總經(jīng)辦或行政部門可實行半年或一年回收，由總經(jīng)辦/行政部門集中統(tǒng)一銷毀。4、銷售合同管理4.1公司同經(jīng)銷商、代理商的合同，相關部門要有統(tǒng)一標準文本合同；個別條款要追加或取消時，需醒目地予以注明并蓋章，合同的追加、更改點超過三個時需重新更新版本。4.2銷售合同需嚴格按照3.3和客戶管理規(guī)定的要求執(zhí)行。若超出規(guī)定的條件，必須請示總經(jīng)理獲準后，才可進行合同簽訂。5、其它合同的管理5.1其它合同主要是指非經(jīng)常性簽訂或使用的合同，如招聘合同、獵頭合同、設備維修合同以及基建項目、房屋維修、房屋改造、食堂承包、文具用品供應等需要簽訂的合同。5.2以上合同均參照本規(guī)定第3或4之要求執(zhí)行。6、合同執(zhí)行6.1根據(jù)合同要求需公司執(zhí)行時，相關部門需先進行請款申請。一定要在請款申請上注明合同編號，以便核實和查詢。6.2財務需根據(jù)合同編號，核對合同內容，準確無誤后方可執(zhí)行請款申請。否則，即使審批合乎規(guī)定，也不予執(zhí)行。6.3公司所有格式化合同由總經(jīng)辦負責印刷，各部門需要時，均由總經(jīng)辦負責發(fā)放。各分子公司如需合同，由總經(jīng)辦印刷后送各分子公司行政部。6.4公司人力資源中心、財務中心以及下屬分子公司行政部、財務部是合同管理部門。須加強合同檔案的管理。6.5非格式化或雙方另行制定的合同