酒店營銷部檔案管理工作規(guī)范

1、XX酒店營銷部檔案管理工作規(guī)范程序:1、檔案分類流程類另U規(guī)范內(nèi)容與要求行政類(1) 公文往來：包括上級下達的各類公文及以市場營銷部名義發(fā)出的有關文件、往 來的信函。(2) 計劃總結(jié)：包括酒店下達的及市場營銷部制定的各類計劃，如市場營銷計劃、 促銷計劃、廣告宣傳計劃等。(3) 會議紀要：包括各類會議紀要、備忘錄，如飯店總經(jīng)理辦公室會議紀要、各種 協(xié)調(diào)會議紀要、銷售例會等。(4) 批示批復：包括經(jīng)酒店及上級有關部門批復的各類行文和上級轉(zhuǎn)批下來的各類 批示等。(5) 報表匯編：包括本部門使用的各類表格監(jiān)本和需存檔的各類報表，如夜審表、 預定流量表等。(6) 信息資料：包括搜集到的各類信息、競爭飯店

2、經(jīng)營情況(價格、出租率、客源 構(gòu)成等)、旅游及商務市場的有關信息、國內(nèi)外有參考價值的飯店宣傳品、交通信 息、國內(nèi)外與旅游商貿(mào)有關的雜志等。員工工作檔案：包括本部門各員工的簡歷、聘書或任命書、工作評估、培訓記 錄等。(8) 協(xié)議合同：包括市場營銷部對外簽定的所有合同副本和合同匯總表。(9) 其他：包括本部門擬訂或推出的一些節(jié)目及其他項目中不能歸類的內(nèi)容。業(yè)務類(1)商務客戶：包括國內(nèi)外商社、航空公司、進出口公司、使領館、駐華機構(gòu)等， 可分為ABC二類客戶進行編號。 旅游客戶：包括國內(nèi)外旅行社，可分為團隊和散客兩種，各自又可分為ABC三類客戶進行編號。(3) 部、委、辦客戶：包括個政府機關組織等，

3、可分為AB兩類客戶進行編號。(4) 長包房客戶：每家公司編號，享受A類商務客戶待遇。備考以上檔案作為預訂、客史、電腦統(tǒng)計、存檔的統(tǒng)一編號。每份檔案的開設應包括合同或 協(xié)議、客戶資料表、客戶用房統(tǒng)計表、訪問活動計劃、雙方往來信件等。檔案系統(tǒng)的每個條目第一頁均應附上該條目的索引。2、檔案管理工作流程項目規(guī)范內(nèi)容與要求接收銷售人員在平時工作中搜集到的有關公司、旅行社、通航的商業(yè)信息后，做好 詳細記錄，秘書將這些零星的信息加以匯總整理成市場動態(tài)、競爭對手情況、建 議設想等資料，同時接收匯總來自各個途徑的各種檔案。整理將接收到的檔案進行分類、整理、編號，建立索引。歸檔將編好號的檔案歸檔。隨時補充客戶檔案，將最新資料歸入客戶檔案內(nèi)，要求 記錄整齊、清楚。定期清理過時和無用的資料。檢杳定期檢查檔案，檢查和核對客戶檔案時，要注意有關資料特別是各種數(shù)據(jù)來源 的準確性和完整性。保管與利用所有檔案都應放入專用的資料柜內(nèi)，特別是需保密的檔案柜要上鎖。保管過程 中注意防霉、防蛀等工作。根據(jù)市場營銷部的檔案管理制度借閱檔案，充分利用