行政管理論文如何保障辦公自動化系統(tǒng)在單位中的應(yīng)用

1、如何保障辦公自動化系統(tǒng)在單位中的應(yīng)用 摘要】辦公自動化是這幾年在企事業(yè)單位推廣最為全面的辦公系統(tǒng)，很多單位都在布署辦公自動化系統(tǒng)，但是使用情況不容樂觀，很多單位的辦公自動處于半癱瘓狀態(tài)，本文綜合目前辦公自動中存在的問題與防范措施等幾個方面闡述辦公自動化的應(yīng)用關(guān)鍵詞oa辦公自動中圖分類號：c9314文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a文章編號：1009-914x(2012)14-254-01引言辦公自動化系統(tǒng)(officeautomation以下簡稱oa)目前在很多企業(yè)單位，事業(yè)單位等部門廣泛使用，oa在辦公中對于提高工作效率，節(jié)約辦公成本方面成效顯著，但是目前也有很多問題依然存在，這包括法律法規(guī)等，其中就包括對電子

2、公章，電了簽名等的認(rèn)證還不善，加上其它一些問題導(dǎo)致有很多單位的oa使用基本是半癱瘓情況，使oa發(fā)揮不了他的信息化作用。貴州高速公路開發(fā)總公司格都項目辦經(jīng)過這么長時間的探索，形成了一套自己的經(jīng)驗與措施。一目前0a辦公自動化在使用中經(jīng)常遇到的問題1、辦公人員電腦技術(shù)參差不齊目前在企業(yè)，事業(yè)單位中，有很多年紀(jì)長一點的人對電腦技術(shù)很匱缺，有的甚至連最基本的打字，使用word都有些吃力，所以這些人在使用oa系統(tǒng)中就會出現(xiàn)很多問題，特別是對于公司剛開始布署為oa的初始化階段，針對這些人群會出現(xiàn)很多問題，而且由于他們感覺操作的復(fù)雜性，使得在初期階段抵觸情緒很大，這些都嚴(yán)重影響oa的推廣使用。2、辦公人員陳舊

3、觀念對于企事業(yè)單位中，很多工作人員辦理公文時，對于紙質(zhì)公文有依賴感，特別對于公文的電子文檔，總是感覺不安全，不方便，而對于部分領(lǐng)導(dǎo)，以前簽批的文件都是紙質(zhì)文件，而對于網(wǎng)絡(luò)的電子簽批，感覺弱化了審核權(quán)限，所以在日常辦公還是以紙質(zhì)審批為準(zhǔn)，這樣就弱化了oa的信息化作用。3、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視有部分單位使用oa只是為了順應(yīng)信息化的需求，而在實際使用中并沒有真正達(dá)到應(yīng)有的重視程度，往往在oa使用上線以后，所有的公文應(yīng)用并沒有自上而下的推行，有的單位甚至只是一小部分部門在使用，而且使用不完善，沒有完善的制度與監(jiān)督，使得oa系統(tǒng)在單位中可有可無。有些單位甚至花費幾十萬上線的oa系統(tǒng)，每月只有幾份公文在流轉(zhuǎn)。4、

4、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不達(dá)標(biāo)oa系統(tǒng)是一個嚴(yán)重依賴網(wǎng)絡(luò)的軟件，由于目前所有的oa系統(tǒng)使用的都是bs架構(gòu)，這就必須需要有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下才能正常使用。例如貴州高速公路建設(shè)每個在建項目，都有線路長、跨度廣的特征，包括的施工、監(jiān)理、設(shè)計等參建單位特別多，且這些單位駐地非常分散，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公就主要依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，貴州高速公路開發(fā)總公司格都項目辦要求各施工、監(jiān)理單位的網(wǎng)絡(luò)帶寬不能低于4m，各部門信息員要使用單獨網(wǎng)絡(luò)辦公。而對于很多企事業(yè)單位根本沒有達(dá)到這個要求，而且各部門各單位之間辦公網(wǎng)絡(luò)與信息員的網(wǎng)絡(luò)是不分開的，這樣導(dǎo)致一旦網(wǎng)絡(luò)有人下載，看視頻等操作，就會導(dǎo)致嚴(yán)重影響oa系統(tǒng)的使用，甚至不能正常使用。5、沒有有效的管理辦

5、法與監(jiān)督職能俗說話，沒有規(guī)矩不成方圓，在推廣oa信息化的過程中，有效的管理辦法與制度是非常重要的，然而目前在很多公司對于oa的信息化方面的規(guī)章制度是非常匱乏的，有的甚至根本沒有，這樣就沒有一個有效的框架來規(guī)范oa的使用流程，沒有一個明確的指導(dǎo)方向，更沒有規(guī)范使用人員的權(quán)限，這樣就會出現(xiàn)，該審批的沒有領(lǐng)導(dǎo)審批，公文不能順暢執(zhí)行，長時間積壓辦理，體現(xiàn)不出oa信息化的作用。254l科垃博置紙質(zhì)公文與oa系統(tǒng)并存，使用與不使用一個樣，沒有獎也沒有罰，由于缺少監(jiān)督職能，使得很多使用人員，能不使用就不使用，能少用就少用，存在著僥幸心理，繼續(xù)按傳統(tǒng)的方法來流轉(zhuǎn)公文，從而導(dǎo)致推廣使用的失敗。二0a在公司使用中

6、的有效的推廣措施與辦法1、加強公司培訓(xùn)力度培訓(xùn)制度是信息化的一個非常重要的方面，有效的培訓(xùn)方法，能夠彌補辦公人員對電腦知識方面的不足，使得他們專注于辦公的使用，很快掌握oa中使用的技巧與方法，消除他們的恐懼理，降低他們的使用門檻，另外通過信息化的培訓(xùn)可以使用他們懂得信息化的作用，信息給辦公帶來的方便便捷，使得他們有由被動的使用oa改變成主動的使用oa系統(tǒng)，而他們的主動性又可以影響其它人員，這樣對于oa的信息化推廣是非常有利的，而且作用是非常明顯的。2、辦公人員職能與觀念的轉(zhuǎn)變觀念問題是很多企事業(yè)單位在信息化推廣過程中的頭號問題，特別對于已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)方式方法的人員，對于日常公文流轉(zhuǎn)已經(jīng)形成了一

7、個固有的觀念，對于這部分人應(yīng)該加強培訓(xùn)，特別是信息化的積極作用方面的培訓(xùn)，使他們擺脫傳統(tǒng)思想的束縛，認(rèn)識到oa信息在提高工作效率，節(jié)約辦公成本等方面的作用，使用他們盡快轉(zhuǎn)變觀念解放思想，轉(zhuǎn)變職能，以適應(yīng)信息化辦公的需要。3、領(lǐng)導(dǎo)自上而下的推行在目前oa的使用過程中，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是oa推廣成功與否的關(guān)鍵，如果領(lǐng)導(dǎo)不牽頭，領(lǐng)導(dǎo)不解放思想，自我約束使用，那么就不能給部門其它辦公人員帶來積極的作用，特別是對于oa系統(tǒng)中針對網(wǎng)上審批流程，不能感覺是弱化領(lǐng)導(dǎo)職能，電子公文沒有紙質(zhì)文件安全有效等傳統(tǒng)思想的約束，應(yīng)該領(lǐng)導(dǎo)牽頭，首先規(guī)定使用oa系統(tǒng)，以領(lǐng)導(dǎo)為中心首先實現(xiàn)公文網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，網(wǎng)上審批從而實現(xiàn)oa系統(tǒng)的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)運作。4、保障網(wǎng)絡(luò)帶寬與技術(shù)支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是oa系統(tǒng)的根基，為了保障oa系統(tǒng)的運行，首先應(yīng)該保障網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定，建立信息專有網(wǎng)絡(luò)，并且?guī)挷坏陀?0m，確保用于辦公系統(tǒng)的使用，另外針對辦公人員對電腦不熟悉的情況，應(yīng)該配備專門技術(shù)人員，用于解決日常oa與網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)的故障。5、制訂有效的管理辦法與完善的監(jiān)督制度完善的規(guī)章制度是確保oa系統(tǒng)推行的關(guān)鍵，做到賞罰分明，明確化分辦公人員在oa中擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧c職能，并做到定期檢查與考核，在oa的前期重賞輕罰，后期重罰輕賞，以督促辦公人員使用并習(xí)慣oa系統(tǒng)的使用。三結(jié)語oa系統(tǒng)是信息化中使用最廣，