檔案管理規(guī)章制度

1、檔案管理規(guī)章制度檔案保密工作制度一、嚴(yán)守黨和國(guó)家有關(guān)保密工作規(guī)定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關(guān)保密的內(nèi)容。二、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責(zé)任心強(qiáng)的專（兼）職人員進(jìn)行集中管理。三、禁止攜帶檔案材料探親、訪友和外出旅游。四、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案材料和不需要?dú)w檔的材料，應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀，不得當(dāng)廢紙?zhí)幚?。五、檔案工作人員要嚴(yán)守工作崗位，堅(jiān)持下班、外出時(shí)認(rèn)真清理、存放好檔案和關(guān)窗、落鎖制度。六、檔案庫(kù)房必須安裝安全設(shè)施。七、檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失情況時(shí)，要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報(bào)告，采取措施進(jìn)行查找， 并追查責(zé)任。檔案室管理制度一、各教學(xué)點(diǎn)要明確一位副校長(zhǎng)分管檔案工作，由校辦公室或教導(dǎo)

2、處具體負(fù)責(zé)。應(yīng)建立綜合檔案室和 建綜合室檔案專柜。配備政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、熱愛檔案工作的專（兼）職人員，并保持相對(duì)穩(wěn) 定。二、各校要將檔案工作和檔案上等級(jí)工作納入學(xué)校工作的議事日程；納入分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員工作職責(zé)； 納入教職員工范圍和考核獎(jiǎng)懲制度。三、學(xué)校形成的全部檔案室或檔案人員的主要任務(wù)：1、負(fù)責(zé)本單位文書、教學(xué)、學(xué)籍、會(huì)計(jì)、科技檔案材料的收集、整理、?？?、統(tǒng)計(jì)、利用和鑒定銷毀 工作。文書檔案：是指學(xué)校黨、政、工、團(tuán)（隊(duì)）在實(shí)際工作中形成的文件材料。 教學(xué)檔案：是指學(xué)校及教師個(gè)人在全部教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料。 學(xué)籍檔案：是指學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理中形成的材料。會(huì)計(jì)檔案：是指學(xué)校財(cái)務(wù)工作中形

3、成的帳、表、憑證等材料。 科技檔案；是指學(xué)校的基本建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。2、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。任何部 門和個(gè)人不得擅自處理。3、學(xué)校綜合檔案的歸檔時(shí)間：文書、會(huì)計(jì)檔案材料每年四月份進(jìn)行立卷歸檔；教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每 學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔?？萍紮n案、基建、科研檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀 器安裝試用后立卷歸檔。4、學(xué)校檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)保管期限。5、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果；發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件；來往文書應(yīng) 有請(qǐng)示、批復(fù)；處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和下理結(jié)果。6

4、、卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)求在后。各類案卷均要 填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號(hào)。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用 鉛筆、園珠筆（ DA 型除外）和復(fù)寫紙書寫，并拆除卷內(nèi)金屬物。7、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無誤，文詞 上簡(jiǎn)明確切。封面要用毛筆正揩字填寫，字跡工整清潔。8、文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號(hào)。 六、學(xué)校檔案的檔案工作與安全保密。綜合檔案室要做到有專室、專柜、專（兼）職

5、人員負(fù)責(zé)，切實(shí) 做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防 ”工作。七、借閱制度。1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。2、嚴(yán)守檔案材料機(jī)密，不準(zhǔn)隨便轉(zhuǎn)借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復(fù)制。3、愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點(diǎn)、劃道、拆疊等。4、經(jīng)批準(zhǔn)摘錄的材料，要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對(duì)無誤后蓋章。5、外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時(shí)間，一般不得超過七天， 超過時(shí)間另行辦理手續(xù)。八、檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動(dòng)地做好檔案的提供利用工作。檔案室應(yīng)根據(jù)工作 需要編制人事記、組織沿革、基本情況數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡(jiǎn)介

6、等有效的檢索工具和參 考資料，為提供利用檔案創(chuàng)造條件。九、檔案室每年 “歸檔月 ”結(jié)束時(shí)，應(yīng)及時(shí)將所立案卷情況、庫(kù)房面積、檔案設(shè)備、管理人員情況按市、 縣（區(qū)）教育局的要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)上報(bào)。十、學(xué)校檔案的鑒定與銷毀。學(xué)校綜合檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門和檔案管理部門關(guān)于檔案鑒定的 規(guī)定。認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。對(duì)超過保管期限，失去保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清 冊(cè)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上 簽字，防止失密。檔案交接工作制度一、各撤銷、合并單位要明確一位領(lǐng)導(dǎo)同志分管檔案材料移交工作，加強(qiáng)具體領(lǐng)導(dǎo)。文書處理和檔案 人員要堅(jiān)守崗位，

7、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案文件的清理、保管和移交工作；在未辦完檔案材料移交工作之 前，不要變動(dòng)他們的工作。處理，二、各撤銷、合并單位的檔案材料，必須保持齊全完整，不得分散和個(gè)人保存，不得隨意銷毀、如工作需要，可按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。對(duì)尚未辦理完畢的文件材料，可移交給有關(guān)機(jī)繼續(xù)辦理，并作為辦理機(jī)關(guān)的文件歸檔、保存。三、各撤銷、合并單位的檔案材料，應(yīng)分別不同情況按下列幾種進(jìn)行移交。撤銷單位的檔案材料，應(yīng)移交同級(jí)檔案館（室） ； 兩個(gè)或幾個(gè)單位合并為一個(gè)單位的，合并前各單位的檔案材料應(yīng)移交給合并后的單位； 一個(gè)單位的工作分別并入幾個(gè)單位的，其檔案材料不得分散，應(yīng)移交給合給其中的一個(gè)單位代管，或 移交給同極檔案館（室） ； 凡撤銷、合并單位的基建檔案和設(shè)備檔案，則應(yīng)隨同建筑物和設(shè)備，一起移交給使用單位。四、移交檔案材料時(shí)，案卷目錄，案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件 匯編等有關(guān)資料都應(yīng)一起移交；存放檔案、資料的柜架一般也應(yīng)隨檔案、資料一起移交。 交接檔案材料必須嚴(yán)格履手續(xù)，有關(guān)人員要簽字，以備查考。五、除歸檔、移交外需要銷毀的文字材料，必須造冊(cè)登記，報(bào)送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后，方能銷毀。 銷毀時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。六、單位檔案專（兼）職人員因工作