合同評審和營銷策略控制程序

1、順德多納勒振華 汽車部件有限公司 合同評審及市場營銷控制程序 文件號 QC/DZ 03.01 版本號 B 編制 審核 批準(zhǔn) 共3頁 第1頁 日期 生效日期 2001年6月1日 1 目的 本程序規(guī)定了進(jìn)行合同評審的職責(zé)和內(nèi)容，以確保在合同或訂單簽訂前，完全理解顧客要求，并具備滿足顧 客各方面要求的能力。 2 適用范圍 本程序適用于公司所有銷售合同、訂單的評審，包括口頭形式的訂單。 3 職責(zé) 3.1 銷售部負(fù)責(zé)合同評審的歸口管理，具體評審工作由合同評審小組進(jìn)行。 3.2 總經(jīng)理或其授權(quán)人負(fù)責(zé)銷售合同的批準(zhǔn)。 3.3 銷售部負(fù)責(zé)組織實(shí)施合同評審。 3.4 產(chǎn)品部負(fù)責(zé)合同規(guī)定的產(chǎn)品技術(shù)可行性研究。 3

2、.5 生產(chǎn)部財務(wù)部銷售部負(fù)責(zé)報價及合同交付能力研究。 4 程序 4.1 合同評審小組由銷售部、質(zhì)管部、產(chǎn)品部、生產(chǎn)部和采購部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，必要時財務(wù)部負(fù)責(zé)人參 加。 4.2 產(chǎn)品營銷策劃管理 4.2.1銷售部負(fù)責(zé)產(chǎn)品營銷工作，負(fù)責(zé)對市場調(diào)查及營銷決策，制定市場調(diào)查的步驟和方法，組織市場調(diào)查、市場 預(yù)測、編制年度產(chǎn)品銷售計劃和月度產(chǎn)品發(fā)貨計劃。 4.2.2市場調(diào)查的內(nèi)容包括：同類產(chǎn)品的質(zhì)量水平、市場占有率、銷售價格、竟?fàn)帉κ智闆r、行業(yè)水平及發(fā)展趨勢、 企業(yè)地位、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及產(chǎn)品開發(fā)情況。 4.2.3銷售部負(fù)責(zé)市場調(diào)查方面的工作，市場調(diào)查的方法采用電話、走訪、行業(yè)交流、上網(wǎng)、報紙雜志，銷售部

3、每 年作出年度市場調(diào)查報告提交總經(jīng)理室，總經(jīng)理室在年度業(yè)務(wù)計劃中體現(xiàn)市場調(diào)查情況。 4.2.4對于新開發(fā)的產(chǎn)品，銷售部在收集到足夠的關(guān)于顧客在產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)、生產(chǎn)、開發(fā)、物流和期望方面的要 求后，形成產(chǎn)品建議書，并將產(chǎn)品建議書分發(fā)至產(chǎn)品部進(jìn)行產(chǎn)品策劃。 4.2.5銷售部根據(jù)市場調(diào)查報告、顧客訂單及對市場預(yù)測情況，進(jìn)行營銷決策，制定年（月）度銷售計劃。銷售部 每年一月份前作出年度銷售計劃。銷售計劃的執(zhí)行情況在發(fā)貨臺賬上體現(xiàn)，對合同無法按時完成情況，應(yīng)實(shí) 施糾正與預(yù)防措施。 4.2.6銷售部文員負(fù)責(zé)銷售計劃、合同、發(fā)貨臺賬等相關(guān)記錄的登記和保存。 合同評審的基本要求 在接受合同或訂單之前，銷售部應(yīng)

4、組織對合同或訂單進(jìn)行評審，以確保滿足以下要求： a. 各項要求均有明確規(guī)定并形成文件； b. 任何與投標(biāo)不一致的合同或訂單要求已經(jīng)得到解決； c. 公司具有滿足合同或訂單要求的能力； d. 必須滿足所有的顧客要求。 4.3 業(yè)務(wù)洽談 4.3.1銷售業(yè)務(wù)員或公司其他授權(quán)代表與顧客進(jìn)行與新產(chǎn)品有關(guān)的業(yè)務(wù)洽談，并將顧客要求形成產(chǎn)品建議書 ，同時傳達(dá)給產(chǎn)品部。 4.3.2產(chǎn)品部對顧客要求中的新產(chǎn)品技術(shù)可行性進(jìn)行確認(rèn)，并將確認(rèn)結(jié)果報總經(jīng)理室，同時通知銷售部業(yè)務(wù)員。總 經(jīng)理室根據(jù)顧客及產(chǎn)品的實(shí)際情況，組織產(chǎn)品部生產(chǎn)部或銷售部向顧客進(jìn)行產(chǎn)品報價。 4.3.3銷售業(yè)務(wù)員與顧客聯(lián)系，確定具體的合同或訂單。書面合

5、同或訂單經(jīng)銷售部經(jīng)理確認(rèn)后直接提交合同評審。 當(dāng)接到顧客口頭訂單、電話訂單時，承接人必須作好記錄，交銷售部經(jīng)理審核并作為合同評審的依據(jù)。 4.4 新產(chǎn)品合同/協(xié)議的評審 4.4.1產(chǎn)品部或銷售部與顧客進(jìn)行聯(lián)系，最終確定產(chǎn)品報價情況，報價經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后與顧客簽訂“新產(chǎn)品試制 合同/協(xié)議”（或其他形式的此類文件，視顧客情況而確定）草案。 4.4.2銷售部向評審小組成員提供“新產(chǎn)品試制合同/協(xié)議”草案及產(chǎn)品建議書，并將顧客要求記錄在“合同評 審表”中。 4.4.3銷售部組織召開合同評審會議，各評審小組成員參加，與會人員針對各評審項目依據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)逐一進(jìn)行評審， 必要時提出相關(guān)控制措施。相關(guān)的評審項目

6、須經(jīng)各評審小組成員簽字確認(rèn)。評審項目和評審依據(jù)參見“合 同評審表”中相關(guān)內(nèi)容。 4.4.4評審?fù)戤吅螅N售部綜合各相關(guān)部門意見，向總經(jīng)理匯報評審情況，總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況在“合同評審表” 中確定是否接受合同/協(xié)議。 4.4.5合同評審的內(nèi)容應(yīng)至少包括：顧客的特殊要求、產(chǎn)品的成本價格情況、物流包裝要求、過程能力、交付能力、 服務(wù)要求方面的內(nèi)容。 4.4.6根據(jù)合同評審情況，銷售部負(fù)責(zé)與顧客進(jìn)行聯(lián)系和協(xié)商，修改合同/協(xié)議草案，達(dá)成一致意見。如合同/協(xié) 議的修訂結(jié)果與合同/協(xié)議評審提出的修訂意見不一致，則應(yīng)按上述程序再次進(jìn)行合同評審。 4.4.7合同/協(xié)議草案經(jīng)評審?fù)ㄟ^或按評審要求進(jìn)行修訂后，由銷售部

7、與顧客簽訂正式的“產(chǎn)品銷售合同”（格式可 采用通用合同格式或顧客合同格式）。正式簽訂的合同，均應(yīng)由合同雙方法定代表或其授權(quán)人簽字，銷售部 負(fù)責(zé)人加蓋合同專用章并編號后才正式生效。 4.5 已獲配套認(rèn)可的產(chǎn)品合同/訂單的評審 4.5.1年度產(chǎn)品的合同/訂單評審 4.5.1.1年度產(chǎn)品的合同/訂單，采用會簽的方式進(jìn)行評審。由銷售部業(yè)務(wù)員審查合同或訂單內(nèi)容是否符合要求 后交本部門負(fù)責(zé)人，銷售部負(fù)責(zé)人根據(jù)合同內(nèi)容，確定需要會簽的部門，原則上應(yīng)包括質(zhì)管部、產(chǎn)品 部、采購部和生產(chǎn)部。會簽部門在“合同評審表”上簽字確認(rèn)，如會簽部門存在不同意見或提出修改要 求時應(yīng)由銷售部組織進(jìn)行會議評審。 4.5.4.2年度

8、產(chǎn)品的合同/訂單進(jìn)行會簽評審后，由銷售部按照上述4.3.5、4.3.6和4.3.7條進(jìn)行正式合同的簽訂或 訂單的確認(rèn)。 4.5.2月度或顧客臨時追加產(chǎn)品的合同/訂單，由銷售部根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行匯總，編入“月產(chǎn)品銷售計劃”中，交 質(zhì)管部、生產(chǎn)部和采購部等相關(guān)部門會簽確認(rèn)后執(zhí)行。如會簽部門存在不同意見或“月產(chǎn)品發(fā)貨計劃”與公 司實(shí)際情況不符合時，應(yīng)由銷售部組織進(jìn)行會議評審。 4.6 合同的更改 4.6.1如顧客要求對已生效的正式合同或訂單進(jìn)行更改，在更改前，銷售部應(yīng)按4.3或4.4條組織進(jìn)行評審和確認(rèn)， 并將最終更改結(jié)果及時書面通知顧客和本公司相關(guān)部門。 4.6.2如根據(jù)實(shí)際需要，本公司需對已生效的正式合同或訂單進(jìn)行更改，首先應(yīng)征求顧客的意見，取得同意后由公 4.6.3司銷售部組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽評審和確認(rèn)。最終更改結(jié)果應(yīng)及時通知顧客和相關(guān)部門。 4.7 銷售部應(yīng)與顧客建立有關(guān)合同事宜的聯(lián)系渠道和接口。明確顧客主要聯(lián)絡(luò)人員和聯(lián)絡(luò)方式，以保證信息的及 時傳遞。 4.