XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)管理辦法

1、XXX有限公司 協(xié)同辦公自動(dòng)化（OA系統(tǒng)管理辦法 一、目的 為加強(qiáng)XXX有限公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)0A系統(tǒng)）管理， 實(shí)現(xiàn)公文無(wú)紙化傳輸、 提高辦公效率和降低管理成本， 結(jié)合集團(tuán)實(shí)際 情況，特制定本辦法。 二、適用范圍 1、本辦法適用于XXX有限公司及所屬分公司協(xié)同辦公。 2、運(yùn)行范圍包括協(xié)同辦公、文檔管理、公告、通知、日程計(jì)劃安 排、BBS論壇、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽及審批等日常辦公。 三、管理部門(mén)及職責(zé) 1 、 公司企管部負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，對(duì)系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一部署， 分級(jí)管理。其主要職責(zé)： 1.1負(fù)責(zé)對(duì)0A系統(tǒng)維護(hù)及各板塊內(nèi)容的統(tǒng)一管理工作； 1.2、負(fù)責(zé)根據(jù)公司組織架構(gòu)和人員調(diào)整，辦理0A系統(tǒng)使用單

2、位 及人員的注冊(cè)、名稱(chēng)、功能變更、撤銷(xiāo)、注銷(xiāo)等手續(xù)； 1.3 、負(fù)責(zé)根據(jù)管理需要開(kāi)放權(quán)限，各類(lèi)行政辦公及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)電 子流程單模板制作； 1.4 、征詢(xún)各使用單位的意見(jiàn)和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使 用過(guò)程中出現(xiàn)的系統(tǒng)性問(wèn)題； 1.5 、培訓(xùn)各使用單位系統(tǒng)管理人員和使用人員； 1.6 、做好其他相關(guān)工作。 2、人事及財(cái)務(wù)類(lèi)公告、通知由所在單位人力資源部負(fù)責(zé)發(fā)布； 集團(tuán)組織架構(gòu)調(diào)整， 各類(lèi)管控體系文件及權(quán)限管理， 對(duì)使用 權(quán)限和電子流程的審核， 以及對(duì)論壇違規(guī)行為及違反此制度 要求的考核工作。 3、企劃部負(fù)責(zé)新聞板塊的管理工作。 4、行政辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)行政公告、 通知、日常會(huì)議安排等管理 工作。

3、四、系統(tǒng)主要模塊及功能管理 1. 賬號(hào)及個(gè)人信息管理 1.1、各單位/部門(mén)需要通過(guò)0A協(xié)同辦公的人員方可申請(qǐng)賬號(hào)使 用，按所在單位填寫(xiě)信息部 0A申請(qǐng)單“我的模板一信息技術(shù)部 表單”），詳細(xì)填寫(xiě)申請(qǐng)0A理由，經(jīng)所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部（提 供檔案號(hào)）、信息技術(shù)部審核，信息技術(shù)部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由信息 技術(shù)部分配賬號(hào)和密碼； 2、員工在第一次登錄0A后應(yīng)對(duì)自己的密碼進(jìn)行修改（嚴(yán)禁使用 111111， 123456， 654321 等類(lèi)似密碼），限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人 使用，應(yīng)對(duì)其所有使用及管理負(fù)全責(zé)。若密碼丟失，需通過(guò)0A流程， 經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由信息技術(shù)部予以恢復(fù)初始密碼；同時(shí)，因密碼 管

4、理不善或他人使用造成的一切后果由其本人負(fù)責(zé)， 造成公司重大損 失公司保留追究法律責(zé)任的權(quán)利； 3、員工在使用0A系統(tǒng)后，須對(duì)自己的個(gè)人信息進(jìn)行添加，如辦 公電話，個(gè)人聯(lián)系方式、郵箱（須是公司郵箱，填寫(xiě)信息部郵箱申 請(qǐng)單申請(qǐng)）等，以便同事之間聯(lián)系時(shí)查找方便； 4、員工在辦理調(diào)崗、離職手續(xù)審核時(shí)或某些特殊情況不再使用 協(xié)同辦公時(shí)，在辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)審核該員工 0A內(nèi) 的重要信息、文件、資料是否交接、保存完善，信息技術(shù)部應(yīng)根據(jù)其 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核情況對(duì)賬號(hào)進(jìn)行調(diào)整或注銷(xiāo)，不接受電話申請(qǐng)。 （二）系統(tǒng)文件發(fā)布及發(fā)帖管理 1、集團(tuán)內(nèi)部各類(lèi)公告、通知、有關(guān)工作情況通報(bào)，以及其他只 在系統(tǒng)內(nèi)部需

5、要貫徹的、決策性的、告知性的、事務(wù)性的文件等，只 通過(guò)0A系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布，不再發(fā)送紙質(zhì)文件；電子文件與相同內(nèi)容的 紙質(zhì)文件， 具有同等效力， 可作為公司內(nèi)部貫徹執(zhí)行工作和辦理的依 據(jù)。若需在部門(mén)內(nèi)張貼或存檔保存， 由各部門(mén)負(fù)責(zé)人安排人員自行打 印張貼或存檔； 2、集團(tuán)各類(lèi)請(qǐng)示、報(bào)告或管控體系文件通過(guò)電子會(huì)簽審批完成 后，由各業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)發(fā)布和管理。人事、財(cái)務(wù)類(lèi)公告 或通知、各類(lèi)管控體系文件由人力資源部負(fù)責(zé)發(fā)布和管理； 行政類(lèi)由 行政辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布和管理；新聞?lì)愑善髣澆控?fù)責(zé)發(fā)布和管理； 3、以上各歸口管理部門(mén)在0A系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)相關(guān)公告、通知及 信息時(shí)，應(yīng)保證其信息和文件的內(nèi)容完整、準(zhǔn)

6、確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容 負(fù)責(zé)；若在公司內(nèi)部造成不良影響， 追究責(zé)任人及部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任； 、 4、0A系統(tǒng)實(shí)行實(shí)名制，論壇模塊不得發(fā)布與公司工作無(wú)關(guān)的信 息和不當(dāng)話題， 不得上傳無(wú)關(guān)的文件 （歌曲、 視頻等），嚴(yán)禁黃、 毒、 賭等不良文化的傳播。 各位使用人員應(yīng)尊重他人權(quán)益及隱私， 言論應(yīng) 遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。 若發(fā)布的帖子或話題在集團(tuán)內(nèi)部造成不良影 響，將追究責(zé)任人及部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任。將對(duì)責(zé)任人罰款 200 元，部 門(mén)負(fù)責(zé)人罰款 500 元； （三）網(wǎng)上簽審管理 1、集團(tuán)行政辦公請(qǐng)示、報(bào)告在 0A系統(tǒng)中“我的模板”）建有固 定的電子流程單，各單位/ 部門(mén)須嚴(yán)格按照固定模板進(jìn)行匯報(bào)； 同時(shí)， 在會(huì)

7、簽時(shí)，應(yīng)遵循逐級(jí)審批的會(huì)簽流程，不得越級(jí)審批，若因特殊情 況須越級(jí)，須通過(guò)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)加簽訪問(wèn)； 2、集團(tuán)各類(lèi)業(yè)務(wù)流程在0A辦公系統(tǒng)中建立了相應(yīng)的電子流程單， 各部門(mén)須嚴(yán)格通過(guò)電子流程單固定模板操作 （若固定模板未生成， 可 向人力資源部提出，督辦相關(guān)部門(mén)建立對(duì)應(yīng)模板） ，其會(huì)簽和報(bào)批須 嚴(yán)格按照集團(tuán)管控體系文件（核決權(quán)限、決策匯報(bào)關(guān)系、規(guī)章制度） 相關(guān)流程和要求執(zhí)行； 3、集團(tuán)各業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)，需要增加通過(guò)0A系統(tǒng)以電子流程 單形式會(huì)簽的，將流程及各環(huán)節(jié)管理人員報(bào)人力資源部審核通過(guò)后， 遞交信息技術(shù)部在系統(tǒng)中建立固定模板； 4、流程及公文處理時(shí)間及要求 為保證各類(lèi)電子文件及時(shí)收發(fā)，各員工在辦

8、公時(shí)間內(nèi)須登錄 OA 系統(tǒng)，保持在線，及時(shí)接收文件，處理待辦事項(xiàng)。 （1）業(yè)務(wù)流程類(lèi)從收文到辦理過(guò)程完結(jié)不得超過(guò) 2 個(gè)工作日 （指 令明確的除外 ） ；文字類(lèi)公文從收文到辦理過(guò)程完結(jié)不得超過(guò) 3 個(gè)工 作日（指令明確的除外 ） ；若因特殊情況不能及時(shí)處理， 在處理時(shí)應(yīng)做 出適當(dāng)說(shuō)明，理由充分； （2）通過(guò)0A系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的工作流，OA使用人員在 獲取辦公信息、處理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，須在流程單對(duì)應(yīng)意見(jiàn)欄簽署意見(jiàn)， “已閱”、“同意”或者“不同意” ；若是審核、批閱性質(zhì)公文時(shí)，審 閱人須明確“同意”或者“不同意” ，并在流程單對(duì)應(yīng)意見(jiàn)欄批示意 見(jiàn)，“已閱”按不同意處理。 （四）其它模塊管理 O

9、A 系統(tǒng)其它各板塊業(yè)務(wù)管理由信息技術(shù)部統(tǒng)一管理，若有疑問(wèn) 可咨詢(xún)信息技術(shù)部， 需協(xié)調(diào)處理的問(wèn)題， 及時(shí)向集團(tuán)人力資源部反映。 五、應(yīng)急處理 （一）系統(tǒng)出現(xiàn)故障， 導(dǎo)致電子公文與信息無(wú)法在系統(tǒng)中進(jìn)行正 常傳遞、交換， 應(yīng)及時(shí)通知信息技術(shù)部，由信息技術(shù)部盡快組織有關(guān) 人員查明原因，排除故障，并在 24 小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)。 （二）若 24 小時(shí)內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常運(yùn)行的， 由信息技術(shù)部提出解決辦法， 同時(shí)報(bào)告集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)， 并以紙質(zhì)文件 的方式通知使用單位，保障公文與信息傳遞、交換工作的正常運(yùn)行。 六、考核 1. OA系統(tǒng)用戶(hù)的人員編碼、用戶(hù)名稱(chēng)和登錄名稱(chēng)均是員工 在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行操作的標(biāo)識(shí)，用戶(hù)要妥善保管用戶(hù)密碼并 不定期更新，禁止將用戶(hù)賬號(hào)提供外來(lái)人員登錄系統(tǒng)進(jìn) 行操作，發(fā)現(xiàn)一次考核責(zé)任人及關(guān)聯(lián)使用人各 500 元； 同時(shí)建議由公司給予其它處分。 2. 流程中的上一節(jié)點(diǎn)處理人員有催辦的義務(wù)，下一節(jié)