辦公室管理期末考試題

1、辦公室管理單項選擇題1哪點不是辦公室事務管理的特征？ B決策性 2辦公室布置要注意D. 各種溝通、保密3文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？C較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方4以下關于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？B辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些5在辦公室里，（ ）的位置是上座D靠近窗戶6傳真機的使用哪一項是不對的？ B隨時隨地可向對方發(fā)送7在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當的？A接通電源可立即復印操作 8以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？A錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ON”位置9以下關于投影機的使用哪一項是不

2、適宜的？D應設置電腦的桌面屏幕保護功能10以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？B制造11以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？B讓員工們隨意領取辦公用品12以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？B文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？D可以按照文員自己的習慣進行工作14 文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（C ）。 C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力15以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？D把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做16以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的

3、行為中，哪一項是不適宜的？C標準的零用現(xiàn)金單據有一個簽名 17文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？A. 傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見18文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？ B應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己19以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？C應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系20以下哪個接打電話的行為是不正確的？A受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊21文員在接打電話時，正確的做法是B在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來22以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？B打出電話，而對方無人接聽，等鈴

4、聲響了二、三下可掛電話23以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？ C按私人公務標準分揀24文員在拆郵件時，不正確的做法是A拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開25文員如果誤拆了非本公司的信，應該（A ）。A在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去26郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？ D應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？ D愛好28文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是C姓名、部門、地址、國名29傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？ D感謝信30以下關于握手

5、的禮節(jié)，不正確的是C雙方有很多人時，可以交叉握手31文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？A初次寫信，或有過激言行的32文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應C處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉辦、交辦或自辦33在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的C作會議記錄時離開會議室接聽電話34文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是C會議場所的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定35文員做會議記錄時，可以在會議記錄中C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致36會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應D征求主持人意見，停止筆

6、錄，關錄音機37上司決定參加某個會議時，文員不應該A只在便箋上寫好會議名稱38以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？ C圓桌型39以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？A審查功能40有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內容不是文員的任務？ B發(fā)表意見 41文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪種做法是錯誤的？ D如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會42文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？ D日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上，可以廢棄43在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕

7、重緩急；另一是具有（ B ），了解要求約會者的心理。B說話的技巧44以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？ A以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認45文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？ B代替上司制定約會計劃46以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？ D不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明47上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確？D不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認48照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？ D應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助49以下關于名片的使用方式

8、，哪項是錯誤的？ D各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的50文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應D請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”51以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？ D穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52社交場合很講究次序禮儀，一般B以右為尊53當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應D查證消息的可靠性54文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮D有無休息室55以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是正確的？ C工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可56以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？ D吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提

9、起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正確的C用來擦嘴唇嘴角59以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？ C. 未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內60上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應A通知上司家人把衣服送達61以下關于說話的要領中，哪一項不適宜？ B由過程先說62接受忠告的正確反應是D切勿感情用事63辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？ A有共同利益的話題64將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是A. 騎邊章 65

10、值班人員不應該做以下哪類事情？ A簽發(fā)文件66文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是A下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等67以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用A. 按通訊者特征立卷68文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面B歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求69文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ ）和歸檔要求。A歸檔時間 判斷題1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ）2辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ）3在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。（ ）4沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的,核對文員的日志與上司

11、的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ）5文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（）6善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（）7文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（）8文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（ ）9文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。（ ）10文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ）11如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長

12、，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ）12文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ）13文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（ ）14文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（）15文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（ ）16男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（）17按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（ ）18如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有

13、空，就可答應下來。（）19如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ）20如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后文員立即換手握住室內的門把手輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（）21如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（ ）22介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ）23文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（）24文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（ ）25同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ）26如果是你主持會議，則要做好筆記

14、并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ）27為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。（ ）28假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ）29如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ）30會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（ ）31代表會議依法定期召開，

15、與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（）32如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件（）33受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ）34如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ）35上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ）36文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完成任務了?！白鲞^某項工作”和“完成某項

16、工作”是完全相同的。（ ）37對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ）38假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ）39拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（）40當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。（ ）41即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。（ ）42如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ）43文員坐下時，

17、腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（ ）44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ）45當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ）46交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（ ）47宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。（ ）48不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ ）49用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（）50宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排

18、，已經口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（）51無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”，便表示穿無尾正式禮服。（ ）52雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ）53口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（ ）54要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（ ）55如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ）56合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話

19、題和夸耀自己的話題。（ ）57凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（ ）58監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ）59文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ）60值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（ ）61面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（ ）62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（）63列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（）64注辦是

20、指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（ ）65檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ）66即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（ ）67文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ）68文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。（ ）69.小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（）70.文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（）71.對于緊急而重要的事，文員應作書

21、面請示，留檔備查。（）72.文員在接聽電話時，如果投訴者無端辱罵，科把他使用的字眼寫下來，以做證據，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！保?）73.無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞星系應首選傳真。（）74.上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。（）75.女性文員應留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。（ ）76.如果兩位來訪記者均未預約，應該按照先來后到的原則引見給上司。（）77.文員對于在值班期間放生的重要情況，可以的等交接班后再報告給上司。（）簡答題1什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？受意：是指文員接受和

22、領會上司意圖。一種是直接受意，即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等。這種直接受意，易于判斷和領會。另一種是間接受意，指上司在平時隨便交談情況下，或與其他人員談話中就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等。文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。文員在受意過程中應注意的事項：用心傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實施。受意是文員接受和領會上司意圖。我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。2文員進言是指什么?進言具有什么作用?方

23、法和要求是什么？進言:是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關系作用。進言的方法和要求：適事 適時 適地 適度3來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？(1)受理的范圍是:國家機關,主管部門或新聞單位轉來的信件;職工,群眾直接給機關,單位領導的信件. (2)及時拆封.拆封時,不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內容的地方.對急信,要信,或有過激言語的來信,要處理及時,報告上司,還要以有效方式通告有關單位緊急處理.拆開后在裝訂時,信紙在前,信封在后,要一并裝訂. (3)認真閱讀.把握信中的主要內容,也可用顏色筆為領導標明信中的重點,或在

24、信紙的空白處注明參閱某卷宗或可與前信印證等.提供領導復信所需要的資料. (4)逐項登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時間,收發(fā)日期,主要內容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結果和立卷存檔號等詳細記載,便于統(tǒng)計,查找和催辦. (5)認真處理.處理信伺:應該按照分級負責,歸口辦理的原則,進行轉辦,交辦或自辦.(6)及時復信.復信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對組織的信任.復信可采取收信人(單位)復信,或承辦人(單位)復信兩種方式進行. 4文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？(1)要獲得上司的許可；(2)如果用寫信的方式，在等

25、到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等；(4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表：。還應準備約會所需要的文件資料。(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；(7公司有重大活動的那一天不宜安排約會；(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。5文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系

26、統(tǒng)（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設置日程表,報警系統(tǒng),一周計劃以及其他提示事項,文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.人工提示系統(tǒng)的做法:設置基本辦公日程表(1分),固定活動日期一覽表(1分),使用提示性備忘錄(1分),準備約會表(1分),準備特殊提示卡(1分),準備交往提示文件(1分).6文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間，結束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會議的經過情形及結論；（9）相關的資料；（10）下次會議預定日期。7提高會議效率可以有哪些做法？遵循

27、法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議的數量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經費；分析會議成本。8文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？（1）不要時區(qū)報告的適當時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預先約好時間。（2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復雜的報告，內容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。9辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ 讓對方接

28、受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。（1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯(lián)性等，抓住重點（2）說服是，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機（3）偶爾也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服（5）主動發(fā)問，理解對方的想法，對方有關信息的種類和數量，以及背景如何等等（明確了解對方的情況）（6）以誠

29、懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞（7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣（讓對方認同自己）（8）不可傷害對方的自尊心10單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？(1)單位印章,套印章，鋼印,領導人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經主管部門批準,公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應專人專用；加蓋公章,是哪一級的公章,須經哪一級的負責人批準,并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領用人,蓋章人等項詳細登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整

30、,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函都必須加蓋單位公章方能有效。11按照2000年國務院行政機關公文處理辦法的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告 ;通告；(4)通知 、通報；(5)議案；(6)報告；(7)請示；(8)批復 :意見；(9)函；(1 0)會議紀要。12公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。(1)版頭,發(fā)文字號,印刷順序號；(2)密級,緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；4)公文標題；5)主送機關；6)正文,附件；(7)發(fā)文機關,成文日期,機關印章；8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。13文員根據

31、單位需要向外或向內發(fā)文，需要經過一系列程序即為發(fā)文處理過程。(1)擬稿.(2)核稿.是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實(3)簽發(fā).指機關領導人對文稿的最后審定,簽字發(fā)出(4)編號.已經簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5)繕印.對已經簽發(fā)的文件定稿進行謄清,復印或排版印制.(6)校對,指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機關印章.(8)登記(9)分發(fā).指對準備發(fā)出的文件:進行分裝和發(fā)送.14什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？(1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為立卷特征；(2)按問題特征立卷；(3)按

32、作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。15.辦公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：1信封、紙張；2軟盤、光盤等；3鉛筆；4圓珠筆；5簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9小刀；10日歷等；11其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。16.、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？文員工作

33、分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。3檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃實施檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。17、按照“優(yōu)先順序”

34、處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。2對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。18、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。請示方法與報告方法請示內容：必須是自

35、己難以處理或無權處理的事，請求上司給予指示或授權辦理。請示形式：可以是口頭形式，也可能是書面形式。重大、政策方面、需授權批準的事，作書面請示，上司作書面批復，以示慎重，也可備日后查證。一般的事，事務性工作，只需解決一些疑難的事，可用口頭請示，上司只作口頭答復或指示。緊急的事，文員可先作口頭請示，及時辦理，事后再補寫書面請示，留檔備查。報告內容：一是定期報告工作情況和進程，讓上司及時了解下情，隨時作出指導；二是工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時作出處理；三是合理化建議，供上司改進工作時參考；四是應上司的要求匯報情況。文員主動匯報情況，要區(qū)分輕重緩急，適時、適地、適度地進行，以免干擾上司的工作。報告

36、方式：口頭或書面形式。重要情況、重大事項采用書面形式，必要時可以附上文員自己對情況的看法和意見，提出處理問題的建議和方案，供上司選擇、參考。計劃方法和總結方法計劃方法：（1）要有科學的、明確的工作計劃：工作目標、內容步驟、方法、標準、完成的時間。（2）分清輕重緩急，決定工作次序，有條有理地去進行。受制約的工作應置于前，自己支配的工作則置于后；重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴肅性，又有靈活性，使計劃有一定余地。總結方法：總結方法是文員每隔一段時間就要對自己的工作作及時的回顧，以便肯定成績，得出經驗，找出不足，吸取教訓。從時間上、規(guī)律上進行。受意方法受意是文

37、員接受和領會上司意圖。一種是直接受意，即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等。這種直接受意，易于判斷和領會。另一種是間接受意，指上司在平時隨便交談情況下，或與其他人員談話中就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等。文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。受意方法要注意：1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可

38、以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了

39、在受意時，做好記錄的重要性。傳達方法傳達是文員將上司或上級機關的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機關或員工、群眾。一種是正式傳達，即由文員在正式場合上宣讀文件，或口授上司指示；另一種是非正式傳達，即由文員有意識地向傳達對象“透露”主要精神，或所謂“吹吹風”。一些尚未最后決定、需要聽取反映的政策性內容往往采取這種方式。無論是正式傳達和非正式傳達，文員都要認真對待，重要的文件或口頭指示，應不折不扣、逐字逐句地傳達，即使是非正式傳達，文員也要盡量忠實于傳達內容，不容許任意發(fā)揮，以上司口氣講話，或是曲解精神，甚至假傳圣旨。 進言方法進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。它不同于工作上發(fā)生疑

40、難或處理權限問題而提出的請示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報告，或應上級要求而作的匯報。變通方法和擋駕方法（1）變通方法通常情況下，文員必須照章辦事，但在特殊情況下，文員可采用變通方法，靈活從事。重大、緊急的事，可越級請示，甚至先處理再報告。來信來訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的范圍內給予特殊的照顧或臨時安置。對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關政策，作出合乎情理的處理。2）擋駕方法對于上司不必要接見的來訪者、邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。擋駕的目的是保護上司，使之有時間、精力、有效地進行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關系和公務活動為

41、原則。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。電話擋駕,上司不原接的電話,文員要告訴對方,戰(zhàn)士不能接,或上司不在,將內容記下,轉告上司,另月時間.來訪擋駕.先清來由,判斷有無 必要引見給上司,或先請示.19、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。同：1都應先問好，再傳達自己的信息；2都應保持耐性、熱情的態(tài)度；3通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；4都應簡明扼要表達自己的意思。異：1打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響24聲就接聽。2打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。20、了解“電視會議”、“交互式電

42、話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。1基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。2兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。3各自的優(yōu)劣：“電視會議”優(yōu)：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄h”優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，技術含量高。本題得分率很低，因為需要同學們對書上的知識進

43、行分析和歸納。以上只是本題的參考答案，同學們也可以有自己的看法，言之成理即可。21、簡要回答郵件分揀的一般標準。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。22、怎樣處理上司不在時的郵件？（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復。（2）上司指明在他不在是把收到的郵件轉送某個部門或人員處理。文秘人員應制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時間。（3）上司授權文秘人員處理一些應有讓處理的郵件。文秘人員應在全面掌握情況的基礎上慎重辦理。（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。（5）如果上司習慣于

44、每天給辦公室打電話，文秘人員應該把需要上司處理的每封信的內容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時向上司匯報。（6）如果上司在臨走時留下通訊地址和電話，文秘人員在處理郵件是遇到棘手的事情，應及時向上司請示。（7）把寄給上司的郵包連續(xù)編號（如4-1、4-2、4-3），這樣就會知道你寄的郵包是否全部到齊了。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”、“需要讀的信件”這些信件已經答復，但上司可能要過目）、“報告”、“一般閱讀材料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。23、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？1上司正在開會時； 2上司繁忙時；3上司即將外出

45、時；4遠道來訪或有重要事情的來訪時。24、日程安排計劃表的種類大致有幾種？1日程安排計劃表的種類：（1）年預定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。2

46、各種預定表的編制請同學們參照教材P.166P.170上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結合自己的實際情況回答本題。25、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：1）特別指示事項的時候雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得

47、到充分的便利。2）純私人性請求時遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。3財物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。4其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。26、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。1口頭語言的基

48、本特征：（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（2）有重音?？谡Z中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。3）有歧義。因為漢字一音多字。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規(guī)范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。2敬語使用的一般場合：1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠

49、者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。27、簡要闡述社交話題的選擇。1合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。2不合適的話題包括：1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等（3）過于敏感的話題。如個人

50、的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。28、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？1印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。2落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。3）更正章用于

51、文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。29、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。1收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。2分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

52、（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。30、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。1類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。31、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。1通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制

53、件，方便借閱或直接閱讀；2通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調離認可制度等，可以提供檔案外借；3根據檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率4利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；5以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務；6將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門，可以交流信息；7通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。設計題1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪

54、刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做?電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層,復印紙放在下面幾層。2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公

55、室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；4)預訂食宿；5)迎接來賓；6)商議日程；7)安排會談；8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。3康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結束的預定時刻

56、)；(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應備的資料等。4文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？如果文秘主持會議,要先決定會址,在你的辦公室或文秘人員的大辦公室,開會時文秘可能要去接大來的電話,或迎接來訪者,則要另找人替你處理這些事務,可以根據辦公室的需要,選擇恰當的時間.最好將要討論的問題列出一個提綱.文秘要在會議上發(fā)言,應將先把要講的內容徹底考慮以下,做一個總結結構的構思,簡略記下發(fā)言要點,條理清晰,重點突出.會議上始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱忱的表情,控制好發(fā)言的時間,必要時可用目光掃視聽眾,以引起他們的注意.進行過程要加以引導,緊緊圍繞主題進行.在某件事上有不同意見時,表示接受或反對這些意見即可,不必進行正式的投票,不要當眾批評某個人,應給與會者發(fā)言的機會,認真傾聽他們的意見.最后對討論和任何決定了的事進行總結,統(tǒng)一大家的認識.每一位參加會議的人員都要記筆記,你則要把筆記會議紀要的打印件放進一個專門的文件夾以備后用.5麥格公司為了解新產品的科技含