文件與資料管制程序

1、文件與資料管制程序有關(guān)質(zhì)量系統(tǒng)文件之制訂、發(fā)行、修訂、廢止及管理等作業(yè)程序，使文件 與資料系統(tǒng)能標(biāo)準(zhǔn)化、 系統(tǒng)化， 以確保迅速及正確之整合運用。 與本公司有關(guān)之 文件作業(yè)活動均屬之。1 文件管理需求1.1 現(xiàn)行文件質(zhì)量系統(tǒng)運作不足而新制定。1.2 現(xiàn)行文件之修訂。1.3 現(xiàn)行文件之廢止。2 制訂/ 修訂2.1 總務(wù)人事組主管于每年十二月，參酌公司內(nèi)外部情境，進(jìn)行文件計劃 之制訂或修訂，并設(shè)計文件申請單 (0501) 如附件 1，以供使用。2.2 文件架構(gòu)以金字塔方式分為下列四階：第一階系統(tǒng)文件手冊第二階程 序文件程序書第三階作業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)書第四階記錄文件表單記錄2.3 文件格式規(guī)定2.3.1文件

2、標(biāo)準(zhǔn)紙張大小、版面邊界規(guī)定與裝訂規(guī)定A縱向A4格式(210X 297伽)與B5格式(182 X 257眄，版面邊界設(shè)定，上、下及右邊界均為1.5cm, 左邊界為2.5cm，裝訂于左。B橫向A4格式(297 X 210伽)與B5格式(257 X 182 眄，版面邊界設(shè)定，左、右及下邊界均為1.5cm, 上邊界為2.5cm,裝訂于上。C80行之連續(xù)報表紙半頁，版面邊界不設(shè)定，裝訂于左。D80行之連續(xù)報表紙全頁，版面邊界不設(shè)定，裝訂于左。2.3.2 文件封面標(biāo)準(zhǔn)格式：第一、二、三階文件皆須有封面，如文件封 面格式 (0502) 如附表 1。2.3.3 文件首頁及內(nèi)頁標(biāo)準(zhǔn)格式 A 質(zhì)量手冊：依質(zhì)量手冊

3、內(nèi)頁 (0503)如附表2。B程序書：首頁依程序書&作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書首頁 (0504)如附表3,內(nèi)頁 依”程序書內(nèi)頁(0505)如附表4。C作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書：首頁依程序書&乍業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書 首頁(0504)如附表3,內(nèi)頁依作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書內(nèi)頁 (0506)如附表5。D表單記 錄：依表單格式1(0507)如附表6或表單格式(0508)如附表7。2.4 文件編寫及繕打格式規(guī)定說明2.4.1 中英文皆采橫式，由左至右，由上而下。2.4.2 手寫時，以正楷書寫。242打字時，本公司名稱中之恿字，因?qū)儆谏僖娮中?，故需以?nèi)碼 輸入法造字。 先將輸入法切換成內(nèi)碼輸入法后， 按下英文字母 B 鍵，此時熒幕上 出現(xiàn)，接著按下鍵盤中間之

4、數(shù)字鍵 1，出現(xiàn)再按下鍵盤中間之?dāng)?shù)字鍵 7，此時出 現(xiàn)，最后按下鍵盤中間之?dāng)?shù)字鍵 6,此時游標(biāo)所在處所顯示之字為恿，將 恿反白后，以超研澤中明體外字一字型表示，即可顯示成恿字。2.4.3 序號之引用規(guī)定與對齊方式如下 A 序號之引用對齊方式：靠左貼齊 格線。2.4.4 繕打格式之相關(guān)規(guī)定， 詳見文件繕打規(guī)定 (0509)如附表 8與文 件繕打范例 (0510) 如附表 9。2.4.5 手冊編寫規(guī)定 A 依主題概述公司 ( 或部門 )之程序及管理方式之大原 則。B采分段敘述之原則，其序號引用參照本作業(yè)內(nèi)容2.4.3 。2.4.6程序書編寫規(guī)定A目的：敘述該程序欲達(dá)成之目標(biāo)。B范圍：界定 該程序所

5、涵蓋之人、事、時、地、物。C定義：即名詞解釋，于程序書中所敘及 之單字或名詞，須特別解釋或界定其意義者，若無則注明無。D權(quán)責(zé)單位：說明該流程之權(quán)責(zé)單位，可分為室、部、組等。 ：流程步驟順序，以阿拉伯?dāng)?shù)字 1 開 始，由小到大順序引用。F流程：簡要說明每一事項或作業(yè)。G作業(yè)內(nèi)容：該流 程之作業(yè)執(zhí)行人員、時間、地點、方法及內(nèi)容等相關(guān)說明。H參考文件：陳述該流程時，所需引用之質(zhì)量手冊、程序書或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書等第一、二、三階文件。 I 應(yīng)用表單：說明該流程所須使用之表單、記錄及報告等第四層文件。2.4.7 作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書及其它第三階文件編寫規(guī)定：原則上規(guī)定如程序書，但 若有特殊需求，則不在此限。2.5 文件編

6、號原則： -XXYY 公司英文簡稱部門別文件類別條文編號流 水號2.5.1 公司英文簡稱：2.5.2部門別代號：A總經(jīng)理室GB營業(yè)部SC管理部MDT務(wù)部P2.5.3文件類別代號：A系統(tǒng)文件1B程序文件2C作業(yè)文件3D記錄文件4E外來文件52.5.4條文編號：A管理責(zé)任01B質(zhì)量系統(tǒng)02C合約審查03D設(shè)計管 制04E文件與資料管制05F采購06G客戶供應(yīng)品管制07H產(chǎn)品之鑒別與追 溯08I制程管制09J檢驗與測試10K檢驗、量測與試驗設(shè)備管制11L檢驗 與測試狀況12M不合格品管制13N矯正與預(yù)防措施140搬運、儲存、包裝、 保存與交貨15P質(zhì)量記錄管制16Q內(nèi)部質(zhì)量稽核17R訓(xùn)練18S服務(wù)1

7、9T 統(tǒng)計技術(shù) 202.5.5 流水號：由總務(wù)人事組主管依阿拉伯?dāng)?shù)字二位數(shù)，由 01 開始編訂2.6 文件撰稿、審查、核準(zhǔn)及管理權(quán)責(zé)表2.6.1撰稿：A撰稿者為管理代表、部門主管或指定之專業(yè)人員。B撰稿者不能為審查者。2.6.2審查：A審查者為文件撰稿者之主管或總經(jīng)理。B當(dāng)跨部門而主管無 法決定時，審查主管需與相關(guān)部門會審。2.6.3核準(zhǔn)：A第三階文件當(dāng)跨不同部門時，核準(zhǔn)者為管理代表。B屬于第三階文件之核準(zhǔn)，當(dāng)核準(zhǔn)主管無法決定時，需召開會議確認(rèn)后核準(zhǔn)。2.6.4管理：A文件之原案管理由總務(wù)人事組主任負(fù)責(zé)。B第一、二、三階文件屬于管制文件，由總務(wù)人事組主管負(fù)責(zé)。C第四階文件，表單或記錄不列入管制

8、，使用管理由各單位負(fù)責(zé)。3 填單3.1 需求單位人員可依據(jù)以下的時機，填寫文件申請單 (0501) 如附件1 ，向該單位主管提出申請后。3.1.1文件制訂A由于經(jīng)營政策之需要，奉上級指示。B各部門運作上之 必要。C各部門間協(xié)調(diào)之必要。D定期之管理審查結(jié)論提議。3.1.2 文件修訂：當(dāng)舊文件不完善或不符現(xiàn)況需求。3.1.3 文件廢止：當(dāng)文件已不符實際需求或文件修訂篇幅太多，宜廢止而 制訂新的版本。3.2 需求單位人員若接到未被核準(zhǔn)之文件申請單 (0501) 如附件 1，于 該文件上劃X記以示作廢，紙張背面若有空白處，可回收使用。4審核4.1 相關(guān)單位主管于受理申請后 3 個工作天內(nèi)，依不同的需求

9、進(jìn)行審核， 若核可，進(jìn)入流程 5，進(jìn)行制訂 / 修訂/ 廢止，若未核可，則回到流程 3，取消申 請。4.1.1 制訂需求：確定檔案中是否有相同或類似文件，若有，則簽注意見 并批示不準(zhǔn)；若無則可批準(zhǔn)。但若遇以下時機可指定制訂暫行文件。 A 客戶暫訂 之要求。 B 因急需暫時更動標(biāo)準(zhǔn)。 C 研究開發(fā)之試作。4.1.2 修訂需求：依申請原因說明決定，若不需修訂，則簽注意見并批示 不準(zhǔn)；若需要修訂則批準(zhǔn)并指定原撰稿者修訂文件。4.1.3 廢止需求：將該文件轉(zhuǎn)呈原文件之審查及核準(zhǔn)兩位主管裁示。5 制訂/ 修訂/廢止5.1 制訂：5.1.1 撰稿者于接獲相關(guān)單位主管口頭告知或書面通知后 5 個工作天內(nèi)，

10、依本作業(yè)內(nèi)容2 之規(guī)定制訂文件初稿，初稿完成后并將需使用該文件之相關(guān)單位填入 文件分發(fā)及簽收一覽表 (0511) 如附件 2 中，一并呈相關(guān)單位主管審核。5.1.2 暫行文件之制訂規(guī)定同本作業(yè)內(nèi)容5.1.1 。5.2 修訂：5.2.1 原撰稿者于接獲相關(guān)單位主管口頭告知或書面通知后， 5 個工作天 內(nèi)依據(jù)本作業(yè)內(nèi)容2 之規(guī)定進(jìn)行修訂，若有需要，得與相關(guān)部門研議作成修訂意見。5.2.2 修訂完成后，原撰稿者將需使用該文件之相關(guān)單位填入文件分發(fā) 及簽收一覽表 (0511) 如附件 2 中，另填寫文件修正摘要 (0512) 如附件 3， 說明下列事項。A原文件需修改的頁次與敘述。B修改后的敘述。5.

11、2.3 原撰稿者將修訂后之草稿、文件分發(fā)及簽收一覽表 (0511) 如附 件 2 及文件修正摘要 (0510) 如附件 3，一并呈相關(guān)單位主管審核。5.3 廢止5.3.1 文件廢止之申請經(jīng)核準(zhǔn)后，事務(wù)員依文件分發(fā)及簽收一覽表(0511) 如附件 2，至各單位收回后，以碎紙機銷毀該文件5.3.2 經(jīng)廢止之文件，若有參考之必要時可不必回收，事務(wù)員必須于文件 每一頁上蓋上藍(lán)色 作廢章，戳章式樣于文件管制戳章一覽表(0513)附表10中或劃X記以示作廢，紙張背面若有空白處，可回收使用，該廢止之文件不 可公開參閱并不得作為依據(jù)文件。6 審核1 由相關(guān)單位主管依本作業(yè)內(nèi)容2.6 之相關(guān)規(guī)定，將文件初稿及相

12、關(guān)表單依序交由審查主管及核準(zhǔn)主管， 分別各于 3 個工作天內(nèi)進(jìn)行審查或核準(zhǔn)， 若核可，則將文件初稿及相關(guān)表單交給 總務(wù)人事組主任，進(jìn)入流程 7，進(jìn)行文件處理，若未核可，則回到流程5，繼續(xù)修訂。7 文件處理7.1 由總務(wù)人事組主管于接獲文件初稿及相關(guān)表單后 3 個工作天內(nèi)，依序 完成文件處理后，進(jìn)行分發(fā)。7.1.1 編號：依本作業(yè)內(nèi)容2.5 文件編號原則及清查文件總目錄 (0514) 如附件 4 之序號后，編訂 號碼，并將該文件登錄于文件總目錄 (0514)如附件4上。7.1.2 日期：新制訂之文件，將核準(zhǔn)日期填入制訂日期欄內(nèi)，若為修訂之 文件，將核準(zhǔn)日期填入修訂日期欄內(nèi)。7.1.3版次：新制訂

13、之文件，于版次欄內(nèi)記入 A.0，為避免版本修訂次數(shù) 太多，于版本修訂至第十版(A.0A.9 )時，得由制訂單位于文件修訂時申請廢 止，重新制訂 B.0 版7.1.4 頁次：表單記錄不顯示頁次，于文件封面上計入總頁次，以確保文 件之完整性。7.1.5 繕打：依本作業(yè)內(nèi)容2 之相關(guān)規(guī)定打字打印后，將文件修正摘要 (0512) 如附件 3，置于文 件封面前。7.1.6 校正：將文件打字稿交由撰稿者依原稿校對修正。7.1.7復(fù)制：A依文件分發(fā)及簽收一覽表 (0511)如附件2所示，影印所需份數(shù)。B裝訂方式依本作業(yè)內(nèi)容2.3.1 規(guī)定，裝訂于左側(cè)或上側(cè)。 C 各單位不得擅自影印文件，若需要文 件，需填寫

14、文件申請單 (0501) 如附件 1，向總務(wù)人事組申請。7.1.8加蓋戳章：A第一、二、三階文件須于文件封面上之分發(fā)日期欄內(nèi)， 蓋上紅色文件管制發(fā)行章，并于每一頁的空白處，蓋上紅色管制文件章。 B外來文件須于每一頁的空白處， 蓋上藍(lán)色外來文件章及藍(lán)色參考用章。 C所有戳章式樣，詳列于文件管制戳章一覽表(0513)如附件13中。7.2 每年定期查詢外來文件版本是否需更新版本，外來文件編號、復(fù)制、 加蓋戳章及改版，原則上參照本作業(yè)內(nèi)容7 之相關(guān)規(guī)定辦理， 。8 分發(fā)/ 補發(fā)8.1 分發(fā)：總務(wù)人事組主管依文件分發(fā)及簽收一覽表 (0511)如附件 2 所示，將文件分發(fā)至各相關(guān)單位，由該單位主管負(fù)責(zé)簽收

15、。8.2 補發(fā)：總務(wù)人事組主管依文件申請單 (0501)如附件 1，補發(fā)文件 給申請單位， 并將該申請單位登錄至文件分發(fā)及簽收一覽表 (0511) 如附件 2， 由該單位主管負(fù)責(zé)簽收。8.3 若因相同之原因申請三次以上 (不包含三次 )，則呈報管理部主管處理。9 使用/ 公告/ 保管9.1 使用9.1.1 各相關(guān)單位主管于收到文件時，應(yīng)于文件分發(fā)及簽收一覽表 (0511)如附件2之簽收欄中， 以正楷簽名或蓋章并標(biāo)注日期后， 開始使用， 若有 舊版本之文件，須交還總務(wù)人事組收回。9.1.2 總務(wù)人事組主管于文件發(fā)行時，即發(fā)行有效管制文件最新版本一 覽表(0515)如附件 5予各單位主管， 以供核

16、對其持有之文件是否為最新版本文 件。9.1.3 若各相關(guān)單位有文件遺失或希望參考未分發(fā)給該單位之文件時，需 填寫文件申請單 (0501) 如附件 1，提出申請。9.2 公告9.2.1 總務(wù)人事組主管于文件發(fā)行時，視情況予以公告，填寫公文 (0516)如附件 6，分別呈該文件之審查與核決主管簽核后，依以下步驟辦理。 A將核準(zhǔn)后之公文影印三份， 附上該文件， 以郵寄或送達(dá)方式分別送交廠務(wù)部、 臺 中營業(yè)所與臺北營業(yè)所主管，張貼于該處之布告欄。 B 將核準(zhǔn)后之公文正本，附 上該文件，張貼于總公司之布告欄。 C 廠務(wù)部、臺中營業(yè)所、臺北營業(yè)所與總務(wù) 人事組主管， 告知該部門或該單位所有人員， 于一周內(nèi)，詳細(xì)閱讀公文與公告之 文件，閱讀完畢后，于公文上空白處簽名并標(biāo)注日期。D廠務(wù)部、臺中營業(yè)所與臺北營業(yè)所主管， 將所有人員簽名后之公文以傳真方式交給總務(wù)人事組主管， 以 便于確認(rèn)所有人員是否已得知公告事項。 E 公文與該文件持續(xù)張貼一個月后，由 廠務(wù)部、臺中營業(yè)所、臺北營業(yè)所與總務(wù)人事組主管分別歸檔保存。9.3 保管9.3.1 分發(fā)至各單位之文件，由該單位主管或指定專人負(fù)保管之責(zé)。9.3.2 所有文件之原稿及正本，由總務(wù)人事組主管負(fù)責(zé)保管。9.3.3 保管年限規(guī)定： A 最新版本文件原稿須長期保管 B 舊版本文件原稿 須自修改日起保管二年C廢止之文件自廢止日起保管二年 D國家法