高效會議技巧

1、高效會議技巧高效會議技巧 張寶鈺張寶鈺 人與人之間最需要做的是溝通的工作人與人之間最需要做的是溝通的工作 現(xiàn)代職場的溝通方式現(xiàn)代職場的溝通方式 會議：溝通的一種形式會議：溝通的一種形式 關(guān)于會議的第一個問題關(guān)于會議的第一個問題 對大多數(shù)企業(yè)而言，會議 究竟起到多大的作用？ 讓數(shù)據(jù)來說話讓數(shù)據(jù)來說話 v經(jīng)濟學人智庫（經(jīng)濟學人智庫（economist intelligence unit）一）一 項對全球項對全球187個企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至個企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至 少達少達10億美元。億美元。 v但這項關(guān)于會議價值的研究結(jié)果并未令人欣慰！但這項關(guān)于會議價值的研究結(jié)果并未令人欣慰！

2、只有只有5%的受訪人說，他們公司有嚴格的程序，使的受訪人說，他們公司有嚴格的程序，使 他們把注意力集中在具有高潛在價值的事情上。他們把注意力集中在具有高潛在價值的事情上。 讓數(shù)據(jù)來說話讓數(shù)據(jù)來說話 v一般而言，會議議程基本上是為了應(yīng)付當前一般而言，會議議程基本上是為了應(yīng)付當前 的危機而臨時湊合起來。有一家公司甚至在的危機而臨時湊合起來。有一家公司甚至在 高管人員會議上根據(jù)誰先提起其最愛談的話高管人員會議上根據(jù)誰先提起其最愛談的話 題，來決定議程的優(yōu)先次序。題，來決定議程的優(yōu)先次序。 v研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約 有有60%的高管人員說，他們常常

3、在未就重要的高管人員說，他們常常在未就重要 議題達成共識之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力議題達成共識之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力(跑跑 題題) 讓數(shù)據(jù)來說話讓數(shù)據(jù)來說話 v而有而有22%的人說，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就的人說，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就 已經(jīng)沒有時間了。已經(jīng)沒有時間了。 v只有只有12%的人認為，他們的高管會議一直能夠針的人認為，他們的高管會議一直能夠針 對重要的戰(zhàn)略問題做出決策；對重要的戰(zhàn)略問題做出決策； v許多機構(gòu)表示，他們很難切實執(zhí)行決策，因為他許多機構(gòu)表示，他們很難切實執(zhí)行決策，因為他 們并不清楚會議上達成了什么共識們并不清楚會議上達成了什么共識 另一組數(shù)據(jù)另一組數(shù)據(jù) v前身為世

4、通（前身為世通（worldcomworldcom）的通訊公司）的通訊公司 mcimci進行進行 的一項年度調(diào)查結(jié)果的一項年度調(diào)查結(jié)果 v20032003年在美國每天召開的年在美國每天召開的11001100萬個會議中，與萬個會議中，與 會的管理人員認為有一半是浪費時間會的管理人員認為有一半是浪費時間 標桿學習標桿學習 v哈佛商業(yè)評論哈佛商業(yè)評論中的一篇文章說，吉百利史中的一篇文章說，吉百利史 威士公司（威士公司（cadbury schweppescadbury schweppes）首席執(zhí)行官辦）首席執(zhí)行官辦 公室會在開會前公室會在開會前5 5天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會

5、者，并附上關(guān)于議程事項是作為信息傳達、討者，并附上關(guān)于議程事項是作為信息傳達、討 論議題還是有待議決事項論議題還是有待議決事項 v標明需要議決的事項將優(yōu)先處理標明需要議決的事項將優(yōu)先處理 標桿學習標桿學習 v美國芯片制造商英特爾（美國芯片制造商英特爾（intelintel）的前總裁和首）的前總裁和首 席執(zhí)行官安迪席執(zhí)行官安迪格羅夫（格羅夫（andy groveandy grove）就曾經(jīng)給）就曾經(jīng)給 所有新員工上如何開會的短課。而且，所有會所有新員工上如何開會的短課。而且，所有會 議室都在墻上貼著議室都在墻上貼著3 3個問題：個問題：“你知道這次會議你知道這次會議 的目的嗎？你有會議的議程嗎？

6、你知道自己在的目的嗎？你有會議的議程嗎？你知道自己在 會議中的角色嗎？會議中的角色嗎？” ” 課程綱要課程綱要 一、會議管理基礎(chǔ)一、會議管理基礎(chǔ) 二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀 三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征 四、會議主持技巧四、會議主持技巧 五、會議中的典型問題及其應(yīng)對五、會議中的典型問題及其應(yīng)對 六、情景模擬、實戰(zhàn)訓練六、情景模擬、實戰(zhàn)訓練 七、現(xiàn)場答疑七、現(xiàn)場答疑 一、會議管理基礎(chǔ)一、會議管理基礎(chǔ) 主題研討主題研討 主題：開會有什么好處？為什么？主題：開會有什么好處？為什么？ 時間：時間：1010分鐘分鐘 流程：分組研討、分組呈現(xiàn)、導師點評流程：分組研討、分組呈現(xiàn)、導

7、師點評。 一、會議管理基礎(chǔ)一、會議管理基礎(chǔ) 職場哈哈鏡職場哈哈鏡“無辜的第三者無辜的第三者” 當高層和中層在一起開會的時候？當高層和中層在一起開會的時候？ 當中層和基層在一起開會的時候？當中層和基層在一起開會的時候？ 當高層和基層在一起開會的時候？當高層和基層在一起開會的時候？ 會議：集思廣益的渠道會議：集思廣益的渠道 會議的六大功能會議的六大功能 v發(fā)布與搜集信息發(fā)布與搜集信息 v解決問題解決問題 v開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意( (頭腦風暴頭腦風暴) ) v激勵士氣激勵士氣 v監(jiān)督工作進展監(jiān)督工作進展 v協(xié)調(diào)矛盾協(xié)調(diào)矛盾 會議的種類會議的種類 a.a.部門例會部門例會 b.b.專題會議專題會議 c.c

8、.全體員工大會全體員工大會 d.d.項目會議項目會議 e.e.其他會議其他會議 會議的會議的“成本核算成本核算” 時間成本 直接成本 間接成本 會議的直接成本會議的直接成本 會議的間接成本會議的間接成本 會議的會議的“頻率安排頻率安排” v例會頻率例會頻率 v專題會議頻率專題會議頻率 v全體會議頻率全體會議頻率 v項目會議頻率項目會議頻率 例會的例會的“頻率安排頻率安排” v以周為單位居多以周為單位居多 v最多不能超過一個最多不能超過一個月月 專題會議的專題會議的“頻率安排頻率安排” v定期舉行定期舉行 v根據(jù)需要舉行根據(jù)需要舉行 全體會議的全體會議的“頻率安排頻率安排” v根據(jù)需要召開根據(jù)需

9、要召開 v通常超過月度通常超過月度 項目會議的項目會議的“頻率安排頻率安排” v根據(jù)項目的需要召開根據(jù)項目的需要召開 低效的會議低效的會議 二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀 二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀 v你有幾次會這樣說呢？你有幾次會這樣說呢？ v“上次的會議真是太棒了！上次的會議真是太棒了！” 二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀 v效率效率 v效果效果 二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀 v會議前：準備不足會議前：準備不足 v會議中：組織不力會議中：組織不力 v會議后：跟進不夠會議后：跟進不夠 效率不高的具體原因效率不高的具體原因時間時間 v會議安排在即將午餐的時間，每個人

10、都饑腸轆會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆 轆，無心開會。轆，無心開會。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因地點地點 v會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打 斷，無法正常進行。斷，無法正常進行。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因?qū)ο髮ο?v該來的沒來，不該來的該來的沒來，不該來的 v必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有 可無的參加者?？蔁o的參加者。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因主持人主持人 v會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽 著鼻子跑，無法

11、達到會議意圖。著鼻子跑，無法達到會議意圖。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因參會者參會者 v參會者發(fā)言混亂，不斷跑題參會者發(fā)言混亂，不斷跑題。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因準備工作準備工作 v開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖 沓而無成效。沓而無成效。 糟糕會議的可能后果糟糕會議的可能后果 v浪費時間浪費時間 v浪費金錢浪費金錢 v分散了對更為重要的任務(wù)的注意力分散了對更為重要的任務(wù)的注意力 v減緩進程，延誤行動減緩進程，延誤行動 v制造分歧制造分歧 v挫傷士氣挫傷士氣 v 什么是合適的會議時間什么是合適的會議時間 三、高效會議的八大特

12、征三、高效會議的八大特征 1 1、只有在必要時才召集、只有在必要時才召集 q嘗試取消或減少不必要的會議嘗試取消或減少不必要的會議 1、只有必要時才召集、只有必要時才召集 （must必須開必須開need需要開）需要開） 2、經(jīng)過好好籌備過、經(jīng)過好好籌備過 3、擬定和分發(fā)了議程表、擬定和分發(fā)了議程表 4、嚴格遵守了時間、嚴格遵守了時間 三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征 v5、一切都要按部就班、一切都要按部就班 v6、請了最有經(jīng)驗的人出席、請了最有經(jīng)驗的人出席 v7、結(jié)束時做了評論和總結(jié)、結(jié)束時做了評論和總結(jié) v8、記錄了決定、建議和負責人、記錄了決定、建議和負責人 三、高效會議的八大特

13、征三、高效會議的八大特征 三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征 q2 2、好好籌劃過、好好籌劃過 q清晰的目標清晰的目標 q明確的議題明確的議題 q合適的參與者合適的參與者 q得力的主持人得力的主持人 三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征 q3 3、擬定和分發(fā)了議程表、擬定和分發(fā)了議程表 q一份會議議程表應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？一份會議議程表應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？ 三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征 4 4、遵守時間、遵守時間 q會議的提前通知期會議的提前通知期 q會議的起止時間控制。會議的起止時間控制。 v參會者不遵守時間怎么辦？參會者不遵守時間怎么辦？ 三、高效會議的八大特

14、征三、高效會議的八大特征 q5 5、一切按部就班、一切按部就班 q按事先的議程控制會議的進程按事先的議程控制會議的進程 q避免臨時性議題成為主角避免臨時性議題成為主角 q按部就班是否太按部就班是否太“死板死板”了呢？了呢？ 三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征 q6 6、讓最有經(jīng)驗和才能的人出席、讓最有經(jīng)驗和才能的人出席 q確保參與者能夠深入地交流信息和針對性地確保參與者能夠深入地交流信息和針對性地 解決問題解決問題 q我見過的我見過的“知趣知趣”的參會者的參會者 三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征 q7 7、進行點評和總結(jié)、進行點評和總結(jié) q通過點評闡明通過點評闡明“提倡什

15、么和反對什么提倡什么和反對什么”的立的立 場場 q通過總結(jié)提煉有價值的觀點和結(jié)論通過總結(jié)提煉有價值的觀點和結(jié)論 q“亮點亮點”需要被留下需要被留下 三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征 q8 8、記錄所有決定、建議和負責人、記錄所有決定、建議和負責人 q會議的溝通和決策職能需要通過正式的會議會議的溝通和決策職能需要通過正式的會議 紀要發(fā)揮紀要發(fā)揮“法律法律”效力。效力。 q“落實到人落實到人” 案例分析案例分析 q金達鋁業(yè)中高層管理者周計劃、周總結(jié)、周例金達鋁業(yè)中高層管理者周計劃、周總結(jié)、周例 會制度會制度解析解析 q該制度的亮點該制度的亮點 q需要完善的地方需要完善的地方 2008年

16、7月第1周管理周報 審批: 劉亞新 擬制：鄧竹艷 管管 理理 課課 49 1. 上周會議記錄跟進結(jié)果 2. 人員出勤率 3. 招聘按時率 4. 7s執(zhí)行狀況 5. 獎罰及餐費狀況 6. 人均培訓時間 7. 本周計劃 8. 請求支援事項 50 1、上周會議記錄跟進結(jié)果、上周會議記錄跟進結(jié)果 會議主題： 周一例會 時間：6.30 18： 3020：00 地點：會 議室 記錄：劉亞新審核： 主持人：李國恩 參會人：李國恩、王錦川、李國涌、李國旗、蔡培勇、劉亞新、王振文、舒幫琴、劉仁 峰、李敏、周受明 6 6月第月第5 5周會議內(nèi)容周會議內(nèi)容 行動負行動負 責人責人 預(yù)計完預(yù)計完 成成 時間時間 實際

17、實際 完完 成時成時 間間 跟進結(jié)果跟進結(jié)果 1 品保課、擠型課和物料課務(wù)必開會討論品刮傷問題并 制訂改善方案 劉仁峰、羅偉、王 振文 6-30始 7-2上午已開 會討論 2 本周周四（7-3）召開月會，請各部門做好相應(yīng)準備各部主管7月3日7-3ok 3 各部門績效標準盡快建立，以保證在7月份執(zhí)行新工資 方案 各部主管6月30日 7-7ok 2、人員出勤率、人員出勤率 說明：上周請假累積23人次，其中長假人員1人次，其中低于公司平均出 勤率為：擠型課90%、五金課92%、物料課88%. 52 3、招聘按時率、招聘按時率 說明：本周招聘到位有五金普工6名、修模普工2名. 53 4、7s執(zhí)行狀況執(zhí)

18、行狀況 54 說明：以上數(shù)據(jù)由7s點檢組長劉仁鋒提供。 5、人事報表及餐費狀況、人事報表及餐費狀況 55 考勤情況其他 人員流動情況 （人次）伙食情況（元） 星期 遲到 /人 次 早退 /人 次 曠工 /人 次 請假 /人 次獎/人次懲/人次進出日購菜款日人均伙食人數(shù) 日1723.00723.005.285.28137137 一46766.50766.505.595.59137137 二412770.90770.905.555.55139139 三54766.70766.705.365.36143143 四43779.80779.805.345.34146146 五3115793.70793.

19、705.595.59142142 六3331799.60799.605.555.55144144 合計00023381375400.205.46 說明：獎：管理課黃國貴、維修組吳何貴在在食堂無人做飯的情況下，積極配合，應(yīng)付了一次突發(fā)事件. 品保課金仕勇在工作善于思考，能從中創(chuàng)新，提高工作效率. 罰： 擠型課陳人樹、李國鵬違反工廠管理制度4.1及4.5.3.1. 模具課陳古軍、張云違反工廠管理制度4.3.1.11,曾慶亮違反工廠管理制度4.3.1.14. 品保課劉仁鋒工作督導不周，石維出貨資料出錯，王存財工作不認真. . 6.人均培訓時間 培訓課程：品保課：品保人員觀點、職責加強. 物料課：工作

20、7原則. 修模組：生產(chǎn) 擠型課：品質(zhì)、技能、安全操作. 業(yè)務(wù)課：7s講義. 管理課：軍事體能、消防安全. 56 7、本周計劃、本周計劃 序號工作事項預(yù)計完成時間 1招聘擠型普工2名，物料普工2名7-11 2安排生產(chǎn)安全事故隱患排查治理知識競賽答題7-10前 3跟進未完成事項持續(xù) 57 8、請求支援事項、請求支援事項 序號需支援事項協(xié)助單位預(yù)計完成日期 58 四、會議主持技巧四、會議主持技巧 q慎說慎說 q不說無關(guān)的話不說無關(guān)的話 q快速進入主題快速進入主題 q不唱獨角戲不唱獨角戲 q以與會者接受的方式引導會議進程。以與會者接受的方式引導會議進程。 四、會議主持技巧四、會議主持技巧 v傾聽傾聽

21、v眼到眼到 v心到心到 v腦腦到到 四、會議主持技巧四、會議主持技巧 v巧答巧答 v選擇性回答選擇性回答 v通過其他參與者回答通過其他參與者回答 v清晰地正面作答清晰地正面作答 四、會議主持技巧四、會議主持技巧 善勢善勢 q主流原則主流原則 q目標原則目標原則 q親和原則親和原則 q凝聚原則凝聚原則 五、會議中的典型問題及應(yīng)對五、會議中的典型問題及應(yīng)對 q與會者發(fā)難與會者發(fā)難 q與會者分心與會者分心 q與會者爭議與會者爭議 q與會者拒絕參與與會者拒絕參與 q與會者情緒變化與會者情緒變化 q少數(shù)人壟斷會議少數(shù)人壟斷會議 q主持人自己離題主持人自己離題 五、會議中的典型問題及應(yīng)對五、會議中的典型問

22、題及應(yīng)對 q與會者發(fā)難與會者發(fā)難 q“我搞不懂今天究竟要討論什么我搞不懂今天究竟要討論什么” q“我認為我認為xxxx主題更值得討論。主題更值得討論?！?與會者分心與會者分心 v上面開大會，下面開小會。上面開大會，下面開小會。 與會者爭議與會者爭議 v“我覺得你提出的方案根本就不切實際，解決我覺得你提出的方案根本就不切實際，解決 不了問題。不了問題?！?v“你的方案更離譜！你的方案更離譜！” v什么是對的，比誰的對的更重要。什么是對的，比誰的對的更重要。 與會者拒絕參與與會者拒絕參與 v如何打破沉默如何打破沉默 v向他提問向他提問 v贊揚他贊揚他 與會者情緒變化與會者情緒變化 v臉上浮現(xiàn)不耐煩

23、的表情 v頻繁看表 少數(shù)人壟斷會議少數(shù)人壟斷會議 一言堂一言堂 主持人自己離題主持人自己離題 不由自主不由自主 跟著跑題跟著跑題 六、實戰(zhàn)訓練、案例分析六、實戰(zhàn)訓練、案例分析 v模擬：模擬：一份會議通知一份會議通知 v案例：案例：例會制度解析例會制度解析 v模擬：模擬：一份會議流程一份會議流程 一份會議通知（背景）一份會議通知（背景） v目標：對年內(nèi)是否啟動目標：對年內(nèi)是否啟動6s6s項目作出項目作出 表決。表決。 v議題：議題：年內(nèi)上馬年內(nèi)上馬6s6s項目的可行性項目的可行性 v參會者：相關(guān)部門主管（哪些部門呢？）參會者：相關(guān)部門主管（哪些部門呢？） v時間：時間：20062006年年101

24、0月月2828日下午日下午? ?點到？點點到？點 v地點：美的學院地點：美的學院a105a105 v其他你認為在會議通知中應(yīng)該說明的事項？其他你認為在會議通知中應(yīng)該說明的事項？ 西門子會議通知及流程（案例）西門子會議通知及流程（案例） 一份會議流程一份會議流程 v會議名稱：會議名稱：“中層主管周例會中層主管周例會” v會議目的：協(xié)調(diào)工作，解決問題。會議目的：協(xié)調(diào)工作，解決問題。 v題目：題目：“這個例會怎么開？這個例會怎么開？” v要求：從會議開始直到會議結(jié)束，說明主持人和要求：從會議開始直到會議結(jié)束，說明主持人和 參會者應(yīng)該如何共同完成會議。格式是參會者應(yīng)該如何共同完成會議。格式是“第一步：

25、第一步： xxxxxx；第二步：；第二步：xxxxxx?！?主持企業(yè)內(nèi)部銷售會議主持企業(yè)內(nèi)部銷售會議 v參會者：接到通知的人員參會者：接到通知的人員 v主持人：自告奮勇主持人：自告奮勇 v時間：時間：1515分鐘分鐘 v其他學員點評其他學員點評 v導師總結(jié)導師總結(jié) 結(jié)束會議結(jié)束會議 v復述這次會議的目標。復述這次會議的目標。 v總結(jié)這次會議所取得的成果。總結(jié)這次會議所取得的成果。 v多謝與會者參與多謝與會者參與( (或在適當場合下，感謝他們或在適當場合下，感謝他們 的貢獻或關(guān)注的貢獻或關(guān)注) )。 v必要的時候，宣布下一次會議的目標、時間必要的時候，宣布下一次會議的目標、時間 及地點。及地點。

26、 作為參會者應(yīng)該做到的作為參會者應(yīng)該做到的 v會議前會議前 1.1.開會前要充分理解議題。開會前要充分理解議題。 2.2.在會議前充分準備好開會所需要的資料。在會議前充分準備好開會所需要的資料。 3.3.事先思考要表達的意見。事先思考要表達的意見。 4.4.準時參加會議。準時參加會議。 作為參會者應(yīng)該做到的作為參會者應(yīng)該做到的 會議中會議中 1.1.注意傾聽別人的意見，盡量不要在別人發(fā)表注意傾聽別人的意見，盡量不要在別人發(fā)表 觀點時打斷。觀點時打斷。 2.2.積極參與發(fā)言。積極參與發(fā)言。 3.3.注意力發(fā)言不脫離主題，對事不對人。注意力發(fā)言不脫離主題，對事不對人。 作為參會者應(yīng)該做到的作為參會

27、者應(yīng)該做到的 v導出結(jié)論導出結(jié)論 1.1.盡心盡力地協(xié)助會議主持導出結(jié)論。盡心盡力地協(xié)助會議主持導出結(jié)論。 2.2.能贊成別人較好的意見，而放棄自己的意見。能贊成別人較好的意見，而放棄自己的意見。 3.3.能堅持找出最好方案的態(tài)度，導出結(jié)論。能堅持找出最好方案的態(tài)度，導出結(jié)論。 天高任鳥飛天高任鳥飛 海闊憑魚躍海闊憑魚躍 第一講當今會議面面觀 1、引言 2、會議的意義 3、會議的目的 4、會議的種類 5、會議的頻率 6、會議成本的計算 引言 會議的主要目的就是解決問題 部門經(jīng)理，業(yè)務(wù)直線經(jīng)理應(yīng)該是一個人力資源 管理專家，他會負責人才的選育用留，現(xiàn)在 我們說首當其沖的部門經(jīng)理應(yīng)該是一個主持 會議

28、的專家，會議管理的高手 意義 1、是一個集思廣益的渠道 2、顯示組織或部門的存在 3、是重要的群體溝通方式 目的 1、開展有效的溝通 2、資訊傳達 3、監(jiān)督員工的工作進展 4、達成協(xié)議、解決問題 5、決策和資源共享 6、開發(fā)創(chuàng)意 7、激勵員工的士氣 8、鞏固經(jīng)理人地位 會議的種類 v按人數(shù)分 1、一對一的會議 2、團體的會議 會議的種類 v按開會方式分 1、面對面會議 2、電話會議 3、視頻會議 會議的種類 v按開會目的分 1、固定的部門會議 2、臨時處理突發(fā)事件的會議 3、宣布人事安排和政策的會議 4、當眾表揚或批評別人的會議 5、集思廣益的會議 關(guān)于會議頻率的建議 1、固定部門會議至少每月

29、一次 2、全體的會議建議每半年一次 3、處理突發(fā)性會議避免頻繁 4、一對一的會議可以隨時舉行 會議的成本 會議的時間成本 =參加會議的人數(shù)*（與會者的準備時間+與會者 的旅行時間）+會議秘書工作時間+會議服務(wù) 人員工作時間 會議的成本 v會議的時間成本 v直接的會議成本 v效率損失的費用 第二講會議效率不高的原因及解決方案 1、會議效率不高的原因 2、如何進行預(yù)防性管理 3、高效會議的八大特征 4、會議規(guī)范 效率不高的原因（一） 1、時間安排得不合適 2、地點安排得不妥當 3、開會對象選擇不對 4、主持人影響力不夠 效率不高的原因（二） 5、參會者的技能不夠 6、準備工作不夠充分 7、目的和結(jié)

30、果不夠明確 如何進行預(yù)防性管理（一） 1、會議時間安排要合適 2、會議地點安排要妥當 3、開會的對象要選擇對 4、主持人要有影響力 如何進行預(yù)防性管理（二） 5、參會者要有聽的技能 6、要充份做好準備工作 7、明確開會原因和目的 高效會議的八大特征（一） 1、只有必要時才召集 （must必須開need需要開） 2、經(jīng)過好好籌備過 3、擬定和分發(fā)了議程表 4、嚴格遵守了時間 高效會議的八大特征（二） v5、一切都要按部就班 v6、請了最有經(jīng)驗的人出席 v7、結(jié)束時做了評論和總結(jié) v8、記錄了決定、建議和負責人 會議規(guī)范 v時間安排方面的規(guī)范 v固定的會議流程規(guī)范 v會議本身要遵守的規(guī)則 開會前的

31、準備工作 v時間安排方面的規(guī)范 v固定的會議流程規(guī)范 v會議本身要遵守的規(guī)則 成功會議的五種策略 v引言(準備工作做失敗了,就是準備著失敗) v如何判斷是否需要開會 v會議準備的作用和方法 v會議準備的內(nèi)容 v主持人如何做會前準備 不需要開會的情況 v已經(jīng)按慣例開過的會議 v沒有要討論的特別事情 v還有比開會更好的辦法 v預(yù)算出的會議成本太大 v決策者已經(jīng)決定的事情 一定要開會的情況 v把信息同時傳遞給很多人 v需要別人參與以集思廣益 v需要聽取各部門匯報 v需要當眾表揚或批評 v給小組或部門分配任務(wù)時 會議準備的作用和方法 v可以選擇最適當?shù)挠懻摲绞?v使參會者有討論的方向 v事先告知參會者

32、做好準備 v節(jié)省會議時間及減少沖突 會議準備的1h5w法 vh-how 怎么樣開會 vw-why 為什么開會 vw- what 開什么樣的會 vw- when 何時開會 vw- who 誰來參加會議 vw- where 在哪兒開會 討論題：多少個人開會最好 會議準備的內(nèi)容 v會議目的你知不知道 v是不是一定要開會才能達到上述目的 v會議是什么形式、時間、議程、主持人、地 點 v會場如何布置（會場超過十個人最好是u字形、 很多人階梯式、集思廣益5-7人圓桌“半島 形”） v會場如何布置（會場超過十個人最好是u字形、很多人階梯式、集思廣 益5-7人圓桌“半島形”） v是否準備會議的名簽，避免內(nèi)耗 v是否安排出席人員的往返交通工具 v是否安排出席人員的住宿 v有沒有資料隨會議通知預(yù)先發(fā)