企業(yè)文件管理制度

1、企業(yè)文件管理制度 第一章總則 第一條為了減少發(fā)文數(shù)量 ，提高辦公速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作 用,根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度 第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文 件、資料. 第三條按照黨政分工的原則，全廠各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠部辦公室（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦） 歸口管理. 第二章收文的管理 第四條公文的簽收 1. 凡來(lái)廠公啟文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)親啟的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員 直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘 書(shū)均需注意檢查封

2、口和郵戳對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件慶查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵 票被撕應(yīng)拒絕簽收 2. 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定如果 其中一項(xiàng)不對(duì)口，慶立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào) 第五條公文的編號(hào)保管 1. 兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后慶及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)，保管. 須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù) 2. 本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得 個(gè)人保存 第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn) 1凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽

3、后，由機(jī)要秘書(shū)分送 承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦 為避免文 件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文要即閱即辦 2. 般函、電、單據(jù)等，分別由兩機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主 辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理 3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè) 以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外） 第七條文件的傳閱與催辦 1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，有得將有密級(jí)的文件帶回家、宿和公共場(chǎng)所，也 不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看.對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容 2. 閱讀文件

4、慶抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天 閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所 提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜 3. 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借 閱手續(xù)，經(jīng)防止丟失泄密 4文件閱完后，慶送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳 5兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦 理不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄 原件慶及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn) 6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織有關(guān)文件，或由兩辦

5、機(jī)要室通知機(jī)要 室閱文 第三章發(fā)文的管理 第八條發(fā)文的規(guī)定 1全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中于黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向 上、向下放送正式文件 2各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向 黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核黨委、廠部同意發(fā)文，則由兩辦分別 按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口經(jīng)黨X字、廠X字發(fā)文群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn) 3. 對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上分管廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā). 其余文年均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā) 第九發(fā)文的范圍： 1. 凡以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、

6、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì) 議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍 2黨委、廠部下發(fā)文件主要用于： a公布全廠規(guī)章制度； b. 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件； c. 公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)； d. 公布全廠的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等作的決定； e. 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)； f. 其他有關(guān)全的重大事項(xiàng). 3黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于： a. 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定； b. 對(duì)兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、 黨群工作等事宜. 4. 在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技

7、術(shù)文件、工藝修改、審批 工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù) 科書(shū)面或口頭通知執(zhí)行一，般不用廠部文件發(fā)布. 5. 凡各業(yè)務(wù)科室召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，為備查考，可以科室名義工作簡(jiǎn) 訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要. 6. 各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查） 不用廠部名義發(fā)文. 第四章發(fā)文程序與要求 第十條發(fā)文程序規(guī)定： 1. 各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別黨委、廠部提出申請(qǐng)； 2. 黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要 草擬文件初稿； 3. 草擬文稿必須從全廠角度出

8、，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整.嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)； 4. 文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制分?jǐn)?shù)、擬稿 單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)； 5. 兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改. 對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿； 6. 經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容，質(zhì)量負(fù)責(zé)）； 7. 對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚； 8. 需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在

9、交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽； 9. 文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委，廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 10. 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打印室打??； 11. 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì).校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； 12. 文件打字后，由兩辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量 不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā). 第五章文件的借閱和清退 第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有 密級(jí)的文件須經(jīng)兩辦主任同意后方可借閱. 第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還.任何人不得將文件帶走或 全文

10、抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃 . 第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已妥的本廠文件和上級(jí)要求 限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作.（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清.）如發(fā)現(xiàn)文 件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告. 第十四條各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作. 第六章文件的立卷與歸檔 第十R五條文件的歸檔范圍： 1. 凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： a上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)； b黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā) 言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)

11、、季度、年度報(bào)告等； c廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公會(huì)、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄； d廠黨代會(huì)、職代會(huì)、工會(huì)會(huì)員代表大、團(tuán)代會(huì)等一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的 報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)議記錄等； e. 有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果； f. 參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等； g上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和 材料； h.反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品； 1. 工廠日志和大事記； j.工廠向上級(jí)批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料； 2. 業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔 第十六條產(chǎn)卷要求： 1. 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔. 2. 立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性. 3. 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則.重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及 時(shí)立卷歸檔. 4. 上年度形成的文件材料，要求在下