行政采購管理制度及流程

1、行政采購管理制度總則二、適用范國三、職責(zé)四、工作程序（一）、供方的選擇（二）、合格供方的控制五、采購4（-）采購物資綜述4（-）采購物資的撤銷4（三）采購事宜處理期限5（四）詢價、比價、議價5六、到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理6七、領(lǐng)用物資管理辦法6八、整理付款6九、庫房管理制度起草人審核人批準(zhǔn)人部門職務(wù)姓名簽 名日期頒發(fā)部門/報吿部門執(zhí)行日期/報吿日期、總則為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，嚴(yán)正采購工作流程，特制定本制度。 行政類采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展采購工作。副總經(jīng)理對采購人員 及庫管員進(jìn)行統(tǒng)一考核和管理。二、適用范圍本制度適用于武漢中有藥業(yè)有限公司人事行政部采購及與采購

2、相關(guān)的所有事宜。三、職責(zé)1 人事行政部采購人員負(fù)責(zé)行政辦公用品采購的控制，并組織相關(guān)部門對供方進(jìn)行評 價。2其他部門負(fù)責(zé)提供其部門月度所需辦公用品的分類別采購清單，如個別用品有特殊 要求，須在備注里注明。交部門負(fù)責(zé)人簽批的采購清單到人事行政部登記存檔，由人行部匯總采購清單進(jìn)行月度統(tǒng)一采購。3 總經(jīng)理及副總經(jīng)理審核并簽批人事行政部匯總的采購清單。U1工作程序（一）、供方的選擇供方的選擇必須遵循就近、質(zhì)優(yōu)、價廉的原則，并滿足以下條件：1）企業(yè)必須有法人資格營業(yè)執(zhí)照，具備相應(yīng)的及時供貨能力與合作愿望；2）具有保證產(chǎn)品質(zhì)量的管理能力和檢測手段，能對其供貨產(chǎn)品的質(zhì)量全權(quán)負(fù)責(zé)；3）具備所需我司采購物資的經(jīng)

3、營許可證。4）有多年的企業(yè)供貨經(jīng)驗(yàn)、質(zhì)量和信譽(yù)程度穩(wěn)定，有穩(wěn)固的供貨能力。5）深入市場，對本地區(qū)的市場進(jìn)行考察，對我司所需物資進(jìn)行價格摸底，選擇最合適的 供貨方進(jìn)行討論分析。6）將分析結(jié)果報總經(jīng)理，討論選擇最優(yōu)的供貨方，簽訂相關(guān)的供貨協(xié)議。（二）、合格供方的控制1）建立檔案：人行部應(yīng)建立合格供方檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證，年度進(jìn)貨的 數(shù)量和質(zhì)量記錄、質(zhì)量問題反饋記錄等；2）及時反饋質(zhì)量信息：人行部應(yīng)及時與供方溝通，反饋情況，必要時定期對供方進(jìn)行質(zhì) 保能力和供貨能力的考察，考察時作好記錄，考察后編寫岀評價報告，并作岀評價結(jié)論;3）供方的變更：當(dāng)供方的供貨質(zhì)量情況不能滿足要求時，職能部門應(yīng)按

4、上述供方的選擇要求重新評價，評價結(jié)論須變更供方的，填寫申請變更供貨方的報告，經(jīng)人行部審核，并報總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。五、采購(-)采購物資綜述1. 采購檔案是清楚說明訂購產(chǎn)品的資料，采購檔案一般是指采購清單。采購清單上應(yīng)明 確規(guī)定采購物資的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、交貨期限、采購人及特殊性要 求等。2. 當(dāng)采購清單發(fā)生變化時，采購人員應(yīng)及時與供方協(xié)調(diào)，明確變更內(nèi)容。3. 采購產(chǎn)品的驗(yàn)證審核由人行部、財務(wù)部共同進(jìn)行驗(yàn)證。4. 人事行政部負(fù)責(zé)供方評價和采購控制的有關(guān)記錄和采購檔案的收集、整理、編目、存 檔。財務(wù)部負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品驗(yàn)證的質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、存檔，人行部協(xié)助完 成。5.

5、緊急采購時，由人事行政部在“采購單” “備注欄”注明原因，以急件遞送。6. 采購物資不論金額、數(shù)量、總額都必須有總經(jīng)理及副總簽批生效，采購人員方可進(jìn)行 采購。(二)采購物資的撤銷1 采購物資的撤銷應(yīng)由原采購部門通知人事行政部停止采購流程及注明撤銷采購的相關(guān) 原因02人行部辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：3人行部把原采購單有人行部經(jīng)理簽字撤銷后，送回原采購部門。4原采購單未能撤銷時，采購人員應(yīng)通知原采購部門。5若采購清單已報供貨方，應(yīng)立即告知供貨方停止供貨，并說明原因，請供貨方諒解,協(xié)助采購清單的順利撤銷。（三）采購事宜處理期限人事行政部應(yīng)依采購物資的特性及市場供需，分類制定材料采購事宜處理期限，通

6、知各 有關(guān)部門以便參考，如有變更時，應(yīng)立即修正。人事行政部應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個 階段，以控制采購作業(yè)進(jìn)度及節(jié)省費(fèi)用。采購員未能按既定時間完成采購的，應(yīng)向采購 部門說明未能按時采購的原因，并告知其到貨時間。（四）詢價、比價、議價1 采購人員接獲采購單匯總后應(yīng)依采購物資的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或 廠商提供的資料，除經(jīng)以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分 析后議價。采購人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，大件采購在訂貨、采購工作中實(shí)行“貨 比三家”的原則，詢價后報領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商，不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、 遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購低價物資，做到質(zhì)優(yōu)價廉

7、。同時要實(shí)行 跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無故積壓或拖延辦理有關(guān)采購方面的工作。2若供方報審的規(guī)格與采購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購人員應(yīng)在“采購單” 上予以說明，經(jīng)人行經(jīng)理核發(fā)后，告知使用部門或采購部門簽批后方可通知供貨方進(jìn) 行供貨。3對于供貨方的報價有疑問時，采購人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。4. 人事行政部接到采購部門以電話聯(lián)絡(luò)方式的緊急采購物資，人事行政經(jīng)理應(yīng)立即指定采購人員先行詢價、議價，待接到采購部門采購清單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。六、到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理1 審核合格的物資，審核人員應(yīng)將物資入庫定位。2. 不符合審核標(biāo)準(zhǔn)的物資，審核人員應(yīng)告知供貨方不良

8、原因，經(jīng)使用部門經(jīng)理（或使用 人員）核實(shí)后，再辦理退貨，如特殊采購時則應(yīng)據(jù)需要審核入庫。七、領(lǐng)用物資管理辦法1物資采購入庫后，申購部門應(yīng)填寫其全部采購物品領(lǐng)用清單，并由領(lǐng)出人簽字，攜岀 其部門所采購物品。2.領(lǐng)用工具類材料時，領(lǐng)用人應(yīng)到倉庫辦理借用手續(xù)。3使用部門對于領(lǐng)用的物資，在使用時如遇有物品質(zhì)量異常，物資變更或用余時，使用 部門應(yīng)將用余物資繳回人事行政倉庫。4. 物品質(zhì)量異常欲退回時，應(yīng)先向人事行政部說明質(zhì)量問題原因，經(jīng)人事行政部審核后, 確有質(zhì)量問題的，再將物品繳回人事行政倉庫。5. 對于退回的物品，人行倉庫人員應(yīng)檢查核實(shí)退回原因的具體情況，研判處理對策，如 原因系由于供應(yīng)商造成，采購員應(yīng)立即協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理（換貨或退貨）。八、整理付款1 人事行政部應(yīng)依據(jù)實(shí)際請購單及實(shí)際到貨數(shù)量并有供貨方提供總的正規(guī)發(fā)票進(jìn)行月度 結(jié)賬付款。2不在實(shí)際到貨范圍的物資財務(wù)部應(yīng)依據(jù)具體審核到貨物資清單付款。九、庫房管理制度1. 庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進(jìn)入庫房, 拒絕任何人在庫房逗留。2. 保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，