物業(yè)集團(tuán)公文處理暫行辦法

1、物業(yè)集團(tuán)公文處理暫行辦法第一章 總 則第一條 為適應(yīng) 股份有限公司 （以下簡稱本集團(tuán) ）規(guī)范化、程序 化、科學(xué)化管理的需要，建立健全公文管理制度 ,規(guī)范公文運(yùn)行流程， 提高公文處理的質(zhì)量與效率， 根據(jù)深圳市公文處理的有關(guān)規(guī)定， 特制 定本辦法。第二條 公文是傳達(dá)文件、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和 商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，本集團(tuán)各職能部門和所 屬各企業(yè)必須認(rèn)真做好公文管理工作。第三條 公文處理必須做到準(zhǔn)確、 及時(shí)、安全，行文要言簡意賅， 注重效用。公文由集團(tuán)總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、 立卷、歸檔和銷毀。第四條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保公司秘密。第二章

2、公文主要種類第五條 本集團(tuán)適用的公文種類主要有：（一）決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定” ； 經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項(xiàng)，用“決議”。（二）通知：發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬部門的 公文， 批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文，要求下級(jí)部門辦理和需要周知或共同 執(zhí)行事項(xiàng)，任免和聘用干部，用“通知”。（三）通報(bào) :表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。（四）報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)部門匯報(bào)工作， 反映情況， 提出建議， 用“報(bào)告；”向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。（五）批復(fù)：答復(fù)下級(jí)部門請(qǐng)示事項(xiàng)或?qū)ο录?jí)布置工作，用“批 復(fù)”。（六）函：相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有

3、關(guān)主管機(jī)關(guān)提 出請(qǐng)求等用“函?！保ㄆ撸?huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)和主要精神，用“會(huì)議紀(jì)要”（八）工作計(jì)劃：進(jìn)行工作計(jì)劃安排部署，用“工作計(jì)劃”。第三章 公文格式第六條 公文一般由標(biāo)題、發(fā)文文號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急 程度、主送機(jī)關(guān)、 正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、 主題詞、抄送機(jī)關(guān)、 印發(fā)份數(shù)等部分組成。（一）公文標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容， 應(yīng) 標(biāo)明本集團(tuán)名稱和公文種類， 除轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件外， 一般不加書名 號(hào)。（二）發(fā)文字號(hào)：包括公司代字、年號(hào)、順序號(hào)， 本集團(tuán)董事 會(huì)發(fā)文用“深物董發(fā)，”行政發(fā)文用“深物發(fā)，”黨委發(fā)文用“深物黨字”，紀(jì) 委發(fā)文用“深物紀(jì)字，”工會(huì)委員會(huì)發(fā)文

4、用“深物工字”，會(huì)議紀(jì)要用“深物 會(huì)字”。（三）公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。（四）秘密公文要分別標(biāo)明： “絕密、”“機(jī)密、”“秘密?！保ㄎ澹┚o急公文要分別標(biāo)明“特急”、“急件?！保┕娜缬懈郊瑧?yīng)當(dāng)在公文之后注明附件名稱和順序。（七）會(huì)議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下、正文之前注明會(huì)議名稱 和通過日期。（八）公文的落款日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 印發(fā)日期與落 款日期一般不超過 3 天。（九）公文主題詞參照國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的國務(wù)院公文 主題詞表標(biāo)引，在落款日期之下頂格書寫。第四章 行文規(guī)則第七條 向下級(jí)部門的重要行文， 應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部 門，抄送相關(guān)的業(yè)務(wù)部門。第八條 向上級(jí)部

5、門的行文， 應(yīng)主報(bào)一個(gè)上級(jí)部門， 如需報(bào)送其 他相關(guān)的上級(jí)部門，可用抄報(bào)形式。 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫 一個(gè)主送部門，如需同時(shí)送其他部門，應(yīng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄 送下級(jí)部門。在“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第五章 公文的收文管理第九條 公文收文的流程包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、 承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。第十條 所有報(bào) （轉(zhuǎn)）公司的公文由總辦秘書科負(fù)責(zé)收受，輸入電 腦，并附上文件處理表 ，公司其他部室不得直接收受批辦公文， 如因特殊情況收受后應(yīng)立即送總辦秘書科，進(jìn)入正常的收辦文程序。 各下屬單位不得將公文直接送公文直接送公司領(lǐng)導(dǎo)，若遇特殊情況， 領(lǐng)導(dǎo)直接閱批后，承辦

6、單位須即時(shí)送總辦秘書科登記備案。第十一條 經(jīng)登記編號(hào)的文件， 由總辦主任提出擬辦意見， 閱件 直接分送領(lǐng)導(dǎo)傳閱。 重要的公文必須呈總經(jīng)理和董事長批示， 一般的 公文或業(yè)務(wù)性的公文呈分管領(lǐng)導(dǎo)閱批送有關(guān)部室閱處。 緊急公文應(yīng)提 出辦理時(shí)限。公文擬辦意見要準(zhǔn)確、恰當(dāng)。對(duì)總經(jīng)理和董事長批示的 重要文件， 先由負(fù)責(zé)督查工作的秘書做好登記， 再根據(jù)批示意見交承 辦部室辦理和答復(fù)。 總辦負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)批示文件的交辦督辦， 并做好反饋 情況記錄，定期向總經(jīng)理匯報(bào)。第十二條 承辦部室在收到需辦理的文件后應(yīng)抓緊辦理，不得 延誤、推諉，一般文件要在七個(gè)工作日完成。對(duì)確不屬于本部室職權(quán) 范圍或不適宜本部辦理的，應(yīng)及時(shí)退回總

7、辦，并說明理由。辦理內(nèi)容 涉及兩個(gè)以上部室的，由部室間協(xié)商辦理，如有問題，請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo) 協(xié)調(diào)。承辦中須發(fā)文的，按業(yè)務(wù)所屬范圍，由職能部室擬稿。第十三條 傳遞文件以紅色、 綠色、籃色文件夾區(qū)別密件， 急件， 批辦件，傳閱件， 便于領(lǐng)導(dǎo)和各部室根據(jù)輕重緩急及時(shí)閱處文件。密 件、急件和批辦件一般要求在送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的當(dāng)天處理完， 由機(jī)要秘書收 回；傳閱件要求兩天內(nèi)處理完，由機(jī)要秘書收回。第十四條 對(duì)已送領(lǐng)導(dǎo)批示和交主辦部室辦理的公文， 總辦要適 時(shí)催閱、催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重點(diǎn)公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。對(duì)下發(fā)的重點(diǎn)公文，總辦要及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。第十五條 領(lǐng)導(dǎo)傳閱完的文件存總辦保密室，

8、各職能部室的負(fù)責(zé) 人可定期不定期到總辦保密室調(diào)閱有關(guān)文件。第六章 公文的發(fā)文管理第十六條 公文發(fā)文的流程包括擬稿、 審核、簽發(fā)、編號(hào)、復(fù)印、 校對(duì)、用印、分送、立卷、歸檔、銷毀等。第十七條 草擬公文的基本要求。（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確， 用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范，篇幅力求短小。（三）人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。 時(shí)間要寫具體的年、 月、日；文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱；必須使用 國家法定計(jì)量單位。（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（二）”，第三層為 “1，”第四層為“（1）”。（五）根據(jù)行

9、文的性質(zhì)、 內(nèi)容及范圍， 正確使用文種、 辦文程序。 第十八條 文稿草擬后，必須由承辦部室領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)辦部室領(lǐng)導(dǎo)分 別進(jìn)行審核和會(huì)簽。 審核主要是把公文的政策法規(guī)關(guān)、 可行關(guān)和文字質(zhì)量關(guān)。第十九條 本集團(tuán)的發(fā)文原則上必須按職責(zé)范圍由總經(jīng)理或董 事長簽發(fā)，一般的公文（如工程、房地產(chǎn)、工貿(mào)業(yè)務(wù)等方面的公文） 由總經(jīng)理授權(quán)分管副總經(jīng)理簽發(fā)。 涉及幾位副總經(jīng)理分管的工作， 應(yīng) 會(huì)同有關(guān)副總經(jīng)理共同審批后由總經(jīng)理簽發(fā)。向上級(jí)部門的重要請(qǐng) 示、報(bào)告，經(jīng)分管副總經(jīng)理審簽后由總經(jīng)理簽發(fā)。 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文應(yīng) 簽署自己的意見、姓名和時(shí)間。第二十條 公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后， 必須由總辦核稿， 主要把好行文 確認(rèn)關(guān)、會(huì)簽關(guān)和公文

10、體例格式程序關(guān)。經(jīng)總辦核稿后進(jìn)行編號(hào)、打 字、上報(bào)或下發(fā)。第二十一條 發(fā)文應(yīng)統(tǒng)一使用公司的發(fā)文稿紙，用碳素墨水書 寫，嚴(yán)禁在原稿紙上使用鉛筆、圓珠筆，字跡要端正，不允許貼頁、 截頁。第二十二條 公文發(fā)出前須由總辦秘書進(jìn)行發(fā)文登記。 登記內(nèi)容 有：發(fā)文字號(hào)、登記時(shí)間、簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)題、主題詞、主送機(jī)關(guān)、抄 送機(jī)關(guān)、發(fā)文范圍、發(fā)文份數(shù)、發(fā)出時(shí)間等。第二十三條 本集團(tuán)的文件、函件和會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)編文號(hào)后，由 總辦打字室負(fù)責(zé)打印，特殊情況需打印未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿大樣等， 須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。 各部室內(nèi)部的文字材料和給領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告及對(duì) 外普通函件，總辦打印室不負(fù)責(zé)打印。第二十四條 公文打印必須使用公司統(tǒng)一的

11、文件函頭紙， 統(tǒng)一格 式。文件復(fù)印一式 50 份以上方可使用速印機(jī)。 擬稿人員負(fù)責(zé)文稿小、大樣的校對(duì)和文件裝訂，總辦保密室根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的簽字蓋章發(fā)出第二十五條 公文發(fā)送由總辦負(fù)責(zé)。上報(bào)公文通過市委、市政府 文件交換站或郵政通訊、機(jī)要通訊傳遞。下發(fā)各公司的文件，如急件 通過傳真或電話通知來總辦或有關(guān)部室直接取件， 其它公文由各下屬 公司來總辦保密室文件交換箱領(lǐng)取。第二十六條傳遞秘密公文必須采取保密措施，確保安全。利用 計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密文件，必須采用加密裝置。絕密的公文不 得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。第七章公文的立卷、歸檔和銷毀第二十七條公文的立卷、歸檔是按規(guī)定對(duì)公文的日后備查使用 所做的歸類、裝訂、整理，是公文運(yùn)轉(zhuǎn)的最后環(huán)節(jié)。公文的立卷、歸 檔由總辦秘書科負(fù)責(zé)。第二十八條 各部室辦理完畢的公文應(yīng)及時(shí)退回總辦秘書科， 需 要長期使用的公文必須在次年第一季度前清退完畢， 需用時(shí)辦理借閱 手續(xù)，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的文件。第二十九條 公文辦完后，總辦秘書科應(yīng)根據(jù)檔案管理的規(guī)定， 及時(shí)將