【管理-制度】會計電算化系統(tǒng)管理制度

1、會計電算化系統(tǒng)管理制度一、電算化系統(tǒng)操作管理制度第一章系統(tǒng)使用管理第一條為保證會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行,必須對系統(tǒng)的操作使用做出嚴格的控制。第二條在會計電算化系統(tǒng)投入運行前 ,由系統(tǒng)管理員（可由部門經(jīng)理兼任）確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限,并記錄備案。運行中需要增減使用人員 ,按同樣手續(xù)辦理。第三條對各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限,形成適當?shù)姆止恐?健全內(nèi)部控制制度。第四條本會計電算化系統(tǒng)原則上專機專用 ,謝絕無關人員使用機器做其他工作。第五條任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。第六條出納人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。第七條

2、操作人員應嚴格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進行操作， 負責數(shù)據(jù)的輸入、 運算、記帳和打印有關帳表。第八條存檔數(shù)據(jù)、 軟盤、 帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復制、核對和保管。第九條系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。第二章上機操作規(guī)程第十條操作人員必須是合法有權(quán)使用人員,經(jīng)過培訓合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認可后,才能上機操作。第十一條操作人員上機前應做好各項準備工作,盡量減少占用機器時間,提高工作效率。第十二條操作人員的操作密碼應注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。第十三條操作人員必須嚴格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機操作。第

3、十四條操作人員應嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù)， 應保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性。已輸入計算機的數(shù)據(jù)，如在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯，可按憑證進行修改，如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正。第十五條每次上機工作完畢后都要作好工作備份。 為防止發(fā)生意外事故， 重要財務數(shù)據(jù)每月備份一次，一式兩份。備份的數(shù)據(jù)軟盤，應指定專人負責保管。第十六條在系統(tǒng)運行過程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出系統(tǒng),以防止其他人員越權(quán)操作。第十七條任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，依照會計法 ，將受到行政處分，情節(jié)嚴重的要追究法律責任。第三章帳務處理程序第十八條帳務系統(tǒng)初始

4、化:在初次建立會計電算化系統(tǒng)時,需要進行系統(tǒng)初始化工作,在會計主管（或部門經(jīng)理以下同）授權(quán)下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內(nèi)容的設定。第十九條帳務系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運行期間，任何對帳務系統(tǒng)的修改變動，必須得到會計主管的批準。第二十條日常帳務處理：一、憑證處理：會計電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種， 即： 機制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。 記帳憑證要嚴格按照國家財會制度規(guī)定編制， 對不真實、 不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應予以退還，并要求更改和補充。 為適應會計電算化系統(tǒng)的正常運行， 編制記帳憑證還必須做到：1 、機制記帳憑證的編制：機

5、制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證（如銷售原始發(fā)票和銀行收款憑單） 由計算機， 按有關規(guī)定編制并打印的記帳憑證。 機制記帳憑證直接通過機內(nèi)程序轉(zhuǎn)到帳務處理系統(tǒng)進行記帳、編報表等業(yè)務處理。機制記帳憑證編制前， 要認真審核原始憑證的合法性、 正確性， 輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確， 數(shù)字準確無誤。 打印出的機制記帳憑證需有制單人、 審核人、 記帳員及財務部負責人章， 連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。2、手工記帳憑證的編制：手工編制記帳憑證是指會計人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑證。手工編制的記帳憑證必須做到：（ 1 ）原始憑證必須是合法憑證。經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、摘要應規(guī)范化

6、，措詞要確切，其中標準摘要按規(guī)范填寫正確。（ 2 ）帳戶使用正確。3）借貸方金額相等。（ 4 ）原始憑證同記帳憑證金額一致。對會計分錄的摘要內(nèi)容必須唯一， 即： 一種摘要內(nèi)容， 只能對應一個最細的明細科目，據(jù)此確定其隸屬于那一個一級、二級、三級科目。要求摘要內(nèi)容簡潔、扼要，用盡量少的字表達出該筆業(yè)務的內(nèi)容。凡能歸入標準摘要的業(yè)務內(nèi)容， 應盡量的使用標準摘要。 對于新的業(yè)務內(nèi)容可按上述原則編寫新的標準摘要，并注明所對應的科目名稱及科目代碼。3、記帳憑證編號必須連續(xù)。編號間斷時應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因并簽字蓋章。4、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工作方便

7、，出納人員可以自設備查輔助帳。二、記帳憑證的審核與保管1 、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴格審核無誤后方可進行登帳處理。2、操作員每輸入一張憑證，結(jié)束前要自審一次無誤后再按結(jié)束鍵。3、輸入計算機的憑證、單據(jù)應由制單人、審核員、記帳員、財務部負責人簽字后方為有效憑證。4、已輸入的憑證應在輸入操作完畢裝訂成冊后，交由專人負責存檔保管。5、同一張憑證，制單和復核不能是同一個人。三、帳表打印和結(jié)帳:1 、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每月打印，并應與出納庫存現(xiàn)金核對無誤。2、銀行余額調(diào)節(jié)表、科目匯總表每月打印一次。3、在結(jié)帳前按有關規(guī)定做好當月各類帳務數(shù)據(jù)和報表的備份工作。4、月底，以上工作正確完成后，由系統(tǒng)管

8、理員進行結(jié)帳，系統(tǒng)自動生成下月期初余額。5、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊，作為會計檔案保存。四、會計報表1 、單位應根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準確編制或由計算機自動生成會計報表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。2、會計報表、計算表、分析表，按各核算子系統(tǒng)及管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關財會負責人審核無誤后簽字蓋章方可生效。3、單位上報會計主管部門的會計報表格式與要求，按會計主管部門的統(tǒng)一設計和布置。4 、 單位必須以軟盤和書面形式上報報表， 軟盤和書面報表的數(shù)據(jù)必須一致，書面報表必須由機器打印并按規(guī)定由有關人員簽字蓋章。第四章附則第二十一條本制度由集團財務結(jié)算中心解釋并負責修訂。第二十二條本制度經(jīng)總

9、裁辦公會批準后執(zhí)行。二、電算化系統(tǒng)軟、硬件管理制度第一章系統(tǒng)管理制度第一條財務用計算機應做到專機專用，不要兼做其它工作。第二條除了被允許操作財務軟件的人員和系統(tǒng)管理員外， 其他人未經(jīng)允許不得用機。第三條每次用計算機必須使用不間斷電源（ups）,以避免意外斷電造成核算 數(shù)據(jù)丟失影響系統(tǒng)運行。第四條計算機禁止用外來軟盤，堅決禁止在計算機上玩游戲，以防止計算機 感染病毒。第五條有上、下級單位送來的數(shù)據(jù)盤，在使用前，必須做好查病毒工作。第六條計算機發(fā)生故障應及時維護。 對于無法處理的故障，應通知集團管理 中心并及時與銷售計算機的單位取得聯(lián)系。第七條財務軟件運行中發(fā)生錯誤時， 應及時排除，如無法處理，應

10、通知集團 管理中心并及時與財務軟件銷售單位取得聯(lián)系以便及時解決問題。第二章系統(tǒng)維護第八條為保障電算化系統(tǒng)的正常運行， 需要進行經(jīng)常性的系統(tǒng)維護，其內(nèi)容 主要包括：一、對系統(tǒng)硬件設備的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行；二、在系統(tǒng)發(fā)生故障和出現(xiàn)異常時，排除和恢復運行；三、在系統(tǒng)擴充時，負責安裝、調(diào)試，直至運行正常；四、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應性的維護工作；五、系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)需要每天進行備份。第三章系統(tǒng)硬件維護第九條一般情況下每月應由集團管理中心全面檢查一次計算機硬件系統(tǒng)，并做好檢查記錄。第十條在系統(tǒng)運行過程中，出現(xiàn)硬件故障，及時進行故障分析，并做好檢查 維修記錄。第十一條在設備更新

11、、擴充、修復后，由系統(tǒng)管理員與維護員共同研究決定，并由系統(tǒng)維護人員實施安裝和調(diào)試。第四章附則第十二條本制度有集團財務結(jié)算中心解釋并負責修訂。第十三條本制度經(jīng)總裁辦公會批準后執(zhí)行。三、電算化系統(tǒng)崗位責任制度第一章核算系統(tǒng)人員分工第一條為適應會計工作電算化后會計工作重點的轉(zhuǎn)移和崗位的變動，需要對財會人員的工作內(nèi)容和任務以及相互分工做出調(diào)整。會計電算化后的工作崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴埽ɑ虿块T經(jīng)理）、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管 理等。電算化會計崗位包括電算主管、電算化操作、審核記帳、系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù) 分析、檔案管理等。以上崗位中系統(tǒng)管理工作與出納工作不

12、得互兼。第二章會計電算化系統(tǒng)各類人員崗位責任制第二條系統(tǒng)管理員責任制一、負責會計電算化系統(tǒng)的日常管理工作， 監(jiān)督并保證系統(tǒng)的正常運行，做 到合法、安全、可靠、可審計的要求。在系統(tǒng)發(fā)生故障時，應及時到場，并組織 有關人員盡快恢復正常運行。二、定期檢查軟、硬設備的運行情況；負責系統(tǒng)運行中軟、硬件故障的消除 工作；負責系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐暾浴?適應性和 正確性的維護。三、協(xié)調(diào)本系統(tǒng)各類人員之間的工作關系。四、檢查會計憑證的預處理工作，確保各類輸入數(shù)據(jù)符合系統(tǒng)的要求五、負責計算機輸出帳表、憑證數(shù)據(jù)的正確性和及時性檢查工作。六、負責本系統(tǒng)各有關資源（包括硬件設備、軟件、數(shù)據(jù)及

13、文檔資料等）的 調(diào)用、修改和更新的審批手續(xù)。七、負責本系統(tǒng)運行的安全性、正確性、及時性檢查工作。八、做好本系統(tǒng)操作運行情況的總結(jié)工作，并提出更新軟件或修改軟件的需 求報告。九、負責本系統(tǒng)各類人員的工作質(zhì)量考評，并提出任免意見。十、完善現(xiàn)有的管理制度，并制定崗位責任與經(jīng)濟責任考核制度。十一、此崗位可由電算主管或部門經(jīng)理兼任。第三條會計電算化操作員責任制一、負責輸入記帳憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記帳憑證、會計帳簿、 報表，進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作。二、嚴格按照系統(tǒng)操作說明進行操作。三、當天的日記帳數(shù)據(jù)，做到當日帳當日清。日記帳輸入應做好日清，在月末應將核對無誤的明細帳和科目匯總表打印輸出。四、

14、月末打印記帳憑證。五、每次操作完畢，應及時做好各類備份數(shù)據(jù)和存檔數(shù)據(jù)。六、注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數(shù)據(jù)應妥善保管。七、系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障，應及時向系統(tǒng)管理員報告，并做好故障記錄 和上機記錄等事項。八、按分管的內(nèi)容匯集材料收發(fā)、領退單、銷售發(fā)票、工資變動及停止發(fā)放 等各類單據(jù)。九、在規(guī)定的期限內(nèi)，根據(jù)原始憑證準確編制會計記帳憑證。十、編制會計憑證應符合財會制度的要求。做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確；代碼 要合法、恰當、摘要應簡明規(guī)范。十一、此崗位可由出納和其他會計核算人員擔任。第四條審核員責任制一、負責憑證數(shù)據(jù)的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù) 據(jù)的正確性。二、

15、負責輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作。三、對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證，退還各有關人員更正、補 齊后，再行審核。四、對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù)不予簽章確認。五、此崗位可由電算主管或部門經(jīng)理兼任。第五條會計檔案管理員責任制一、負責本系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證、資料的備份和存檔保管工作。二、做好各類數(shù)據(jù)、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。三、按規(guī)定期限，向各類有關人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)。四、此崗位可由電算主管或部門經(jīng)理兼任。第三章附則第六條本制度由集團財務結(jié)算中心解釋并負責修訂。第七條本制度經(jīng)總裁辦公會批準后執(zhí)行。四、電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度建業(yè)住宅集

16、團中國（有限）公司的會計檔案包括貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。第一章數(shù)據(jù)資料管理與保密機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、 帳冊、 報表，應按有關財會制度使用、保管。第一條記帳憑證的輸出與保管有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證， 輸入計算機。月末將審核無誤的記帳憑證打印輸出后，按標準裝訂成冊，妥為保管。第二條科目匯總表、帳簿打印時間。一、現(xiàn)金、銀行日記帳每月打印。二、銀行余額調(diào)整表每月打印一次。三、總分類帳和各種明細分類帳每年打印一次。四、現(xiàn)金、銀行存款、記帳憑證的科目匯總表每本打印一次

17、，并同該本記帳憑證一起裝訂。五、會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關財會人員審核無誤后簽字生效。第三條由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時， 必須補充打印， 并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。第二章數(shù)據(jù)備份管理第四條由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進行備份工作。第五條在日常工作中 ,準備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進行備份, 以避免意外和 人為錯誤造成對工作的干擾。第六條需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、 科目代碼文件、 期初余額文件、 本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。第七條機內(nèi)憑證及總分類帳、 明細分類帳、 報表， 應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員或由專人分別放置在不同地方妥為保管。第三章會計檔案管理第八條會計檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。第九條為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護標簽,裝入盤套,放進硬盒 ,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。第十條由打印輸出的憑證、 帳冊、 報表等書面形式的會計檔案按 會計檔案管理辦法規(guī)定的保管期