燕京惠泉砍掉OA“雞肋”

1、燕京惠泉 砍掉0A “雞肋” 燕京惠泉啤酒股份有限公司計(jì)算機(jī)中心 謝偉鋒 1938 年，福建惠安一位姓王的資本家創(chuàng)辦了一家以地瓜干造酒的小作坊。這位王姓資 本家不曾想到， 70 年后，當(dāng)年的小作坊竟成為了現(xiàn)在全國(guó)知名、掛牌上市的啤酒集團(tuán) 福建燕京惠泉啤酒股份有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)燕京惠泉） 前后 70 年，經(jīng)過(guò)國(guó)有改造、引進(jìn)啤酒露天大罐發(fā)酵新技術(shù)、通過(guò) GB/T19000-ISO9002 質(zhì)量體系認(rèn)證、 在上海證券交易所正式掛牌上市和北京燕京啤酒股份有限公司注資，燕京惠 泉一步步規(guī)范、成長(zhǎng)了起來(lái)。 隨著強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合， 子公司及托管公司的增加， 燕京惠泉的規(guī)模不斷擴(kuò)大， 公司日常辦公的 工作量也迅速增加，

2、公司到處呈現(xiàn)一片忙碌的景象：領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多，日程安排緊湊；員工也 是身影匆匆， 有的忙著擬定文件后組織會(huì)審， 并提交給領(lǐng)導(dǎo)， 有的忙著復(fù)印文件下發(fā)到各個(gè) 部門(mén)，有的忙著給子公司的相關(guān)人員郵寄會(huì)議信函等。為改變復(fù)雜、低效的手工辦公方式， 燕京惠泉決定引進(jìn) o辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，來(lái)方便內(nèi)部員工快捷地共享信息，高效協(xié)同地 工作。 話需求 打尖還是住店 “客官，您是打尖還是住店？ ”來(lái)往客棧的客人需求各不一樣，企業(yè)對(duì)于0A的需求也 各不相同。經(jīng)過(guò)調(diào)研分析，燕京惠泉對(duì) 0A的應(yīng)用需求主要為：個(gè)人通信、信息共享、工作 流和決策支持等。 在燕京惠泉，沒(méi)有 0A之前，員工一般通過(guò) QQ來(lái)進(jìn)行通信。這存在一定的安全隱

3、患， 且 不便于管理。 企業(yè)內(nèi)部迫切需要一個(gè)安全的即時(shí)通信平臺(tái)， 來(lái)記錄和管理員工之間的工作通 信內(nèi)容，提高對(duì)員工業(yè)務(wù)的監(jiān)督和管理水平。 部門(mén)內(nèi)部和部門(mén)之間的信息溝通不通暢， 資源不能共享， 也需要一個(gè)信息交流和資源共 享平臺(tái)，來(lái)讓相關(guān)人員都能便捷地借閱合同底稿、 了解技術(shù)中心新產(chǎn)品和市場(chǎng)部新產(chǎn)品包裝、 查詢(xún)各車(chē)間月底報(bào)表等。 另外，在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，各種申請(qǐng)、審批、公文要在不同的人員和部門(mén)間簽轉(zhuǎn)，并需 要進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，這就更需要一個(gè)靈活的工作流處理機(jī)制和協(xié)同辦公系統(tǒng)。 當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出決策時(shí)， 需要將決策信息及時(shí)快速地發(fā)布給各級(jí)相關(guān)人員， 來(lái)作為他們 決策和開(kāi)展業(yè)務(wù)的依據(jù)。 因此， 一個(gè)有效的

4、信息資源發(fā)布的機(jī)制和平臺(tái)對(duì)燕京惠泉來(lái)說(shuō)也是 至關(guān)重要的。 做調(diào)研 技術(shù)架構(gòu)打擂臺(tái) 弓I入0A的前期，2005年下半年，燕京惠泉組織人員到兄弟單位進(jìn)行考察已經(jīng)上線的OA 在考察的過(guò)程中，考察組發(fā)現(xiàn)大多數(shù)單位上OA存在著四個(gè)問(wèn)題：第一，盲目投資，見(jiàn)什么 就上什么；第二，系統(tǒng)功能繁雜，中看不中用；第三，技術(shù)選型沒(méi)把關(guān)，后續(xù)開(kāi)發(fā)維護(hù)成問(wèn) 題；第四，實(shí)施過(guò)程倉(cāng)促，新增項(xiàng)目無(wú)法切入。 OA最貴不一定最合適。大多數(shù)廠商鼓吹自己的系統(tǒng)功能繁多，目的在于吸引用戶，可 他們的產(chǎn)品在實(shí)戰(zhàn)中往往派不上用場(chǎng)。市面上的OA也有多種技術(shù)架構(gòu)，企業(yè)必須根據(jù)自身 的技術(shù)力量和所處的IT環(huán)境進(jìn)行技術(shù)選型，以備二次開(kāi)發(fā)和維護(hù)。 一

5、套OA如果沒(méi)有自定義 的模版，等系統(tǒng)上線、開(kāi)發(fā)小組撤走以后，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中要新增審批項(xiàng)目時(shí)，會(huì)無(wú)處入 手。 經(jīng)過(guò)前期的參觀考察，經(jīng)過(guò)若干次簡(jiǎn)單的試用，燕京惠泉總結(jié)出了當(dāng)前的四種OA辦公 自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)及其優(yōu)劣（如表所示）。 當(dāng)前常用的四種0A系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)及其優(yōu)劣勢(shì)分析表 技術(shù)架構(gòu)類(lèi) 技術(shù)架構(gòu)介紹 優(yōu)點(diǎn) 不足 基于Lotus Domino/Notes 平臺(tái)的0A系統(tǒng) Lotus是OA應(yīng)用的最早倡 導(dǎo)者之一。Domi no/Notes 是一個(gè)集文檔數(shù)據(jù)庫(kù)、郵件 系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)Web信息發(fā)布、 可視化集成開(kāi)發(fā)環(huán)境于一 體的基礎(chǔ)平臺(tái)，適合處理 非結(jié)構(gòu)化文檔信息，并可利 用靈活的郵件機(jī)制在企業(yè) 內(nèi)

6、部傳遞文檔。 系統(tǒng)平臺(tái)具有內(nèi)置的 E-mail系統(tǒng)，系統(tǒng)女全 性高，支持多種操作系 統(tǒng)平臺(tái)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)速度 快。 對(duì)關(guān)系型數(shù)據(jù)的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能相對(duì) 較弱；系統(tǒng)平臺(tái)軟件較貴，對(duì)系統(tǒng) 維護(hù)人員的要求較咼；在 C/S結(jié)構(gòu)下利用Notes才能實(shí)現(xiàn)，雖 然Domi no也支持基于Web的開(kāi)發(fā)， 但喪失了大部分的先進(jìn)功能；它在 B/S應(yīng)用開(kāi)發(fā)方面沒(méi)有優(yōu)勢(shì)，相反 由于Domi no使用私有的技術(shù)導(dǎo)致其 Web開(kāi)發(fā)的效率低、功能差。 基于微軟平臺(tái)， 采用 ASP(ASP.Net) +MS SQLServer 模式的OA系統(tǒng) 這是在Microsoft 平臺(tái)上應(yīng) 用較為廣泛的OA開(kāi)發(fā)模式， 通常以 Windows N

7、T/2000 作 為操作系統(tǒng)。MSSQLServer 數(shù)據(jù)庫(kù)采用ASP或ASP+乍 為開(kāi)發(fā)語(yǔ)言。 采用這種模式開(kāi)發(fā)的 OA系統(tǒng)簡(jiǎn)單易用；采用 B/S模式，客戶端實(shí)現(xiàn) 零維護(hù)，只需要瀏覽器 (IE)就可以訪問(wèn)OA系 統(tǒng)，具備投資成本低、 開(kāi)發(fā)速度快、易于維護(hù) 等特點(diǎn)。 ASP(ASP.Net)在實(shí)現(xiàn)復(fù)雜商業(yè)邏輯 上有局限性，在大中型應(yīng)用中難以 滿足性能要求，主要適合開(kāi)發(fā)中小 型網(wǎng)站和簡(jiǎn)單管理系統(tǒng)。而且該模 式的運(yùn)行只局限于 Windows NT/2000操作系統(tǒng)，而不適 用于Unix/Linux 等其他操作系統(tǒng)， 安全性也比較低。 基于Linux +Apache +Mysql +PHP 的 OA

8、系統(tǒng) 是開(kāi)放資源的網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)平 臺(tái)。 Linux是開(kāi)放操作系統(tǒng)； Apache 是最通用的網(wǎng)站服務(wù) 器；MySQL是帶有基于 網(wǎng)絡(luò)管理附加工具的關(guān) 系型數(shù)據(jù)庫(kù)；PHP是流 行的對(duì)象腳本語(yǔ)言，使 網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)更加有效，能 實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的分布式兩層 或二層的架構(gòu)。 首先，PHP缺之多層結(jié)構(gòu)支持，而大 型的系統(tǒng)負(fù)荷站點(diǎn)只能采用分布計(jì) 算，將數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用邏輯層和表示 邏輯層彼此分開(kāi)，組成二維數(shù)組。 而PHP恰恰缺乏這種支持。其次， PHP提供的數(shù)據(jù)庫(kù)接口不統(tǒng)一， 要將 多個(gè)不同的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一需要花 費(fèi)很大的力氣。 基于 JSP/Java 平臺(tái)的OA系統(tǒng) 其原理與基于Microsoft平 臺(tái)的OA系統(tǒng)類(lèi)似，主要

9、區(qū) 別在于采用了 JSP/Java開(kāi) 發(fā)語(yǔ)言，可實(shí)現(xiàn)跨操作系統(tǒng) 平臺(tái)，運(yùn)行于多種硬件服務(wù) 器。 能夠?qū)崿F(xiàn)復(fù)雜的商業(yè)邏 輯，系統(tǒng)模塊的可復(fù)用 性強(qiáng)。其分層設(shè)計(jì)的結(jié) 構(gòu)，能保持清晰的系統(tǒng) 結(jié)構(gòu)。運(yùn)用MVC的設(shè)計(jì) 模式，可使OA具有更 加咼效、合理的系統(tǒng)架 構(gòu)，客戶端實(shí)現(xiàn)零維護(hù)。 Java開(kāi)發(fā)需要特定的環(huán)境，成本要 遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于PHP開(kāi)發(fā)出來(lái)的同類(lèi)軟件 產(chǎn)品。但也正由于Java開(kāi)發(fā)的成本 較高，也使得Java用開(kāi)發(fā)出的產(chǎn)品 門(mén)檻更咼。 燕京惠泉屬于啤酒制造行業(yè)， 各方面事務(wù)流程比較繁雜， 單純套用市面上的商品化軟件 很難完全適合企業(yè)的具體需要。 而且有些市面上的商品化軟件還會(huì)摻雜一些中看不中用的功 能模

10、塊。因此，燕京惠泉需要一個(gè)自定義開(kāi)發(fā)的，為企業(yè)量身定制的0A軟件。 選自己的型招自個(gè)兒的標(biāo) 經(jīng)過(guò)前期的產(chǎn)品考察和市場(chǎng)調(diào)研后， 2006 年初，燕京惠泉成立了以分管副總為組長(zhǎng)， 各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人和計(jì)算機(jī)中心全體人員為成員的工作小組， 然后結(jié)合本公司具體的應(yīng)用需 求，對(duì)0A進(jìn)行技術(shù)選型和工程招標(biāo)。 為了能與公司其他軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行整合，燕京惠泉考慮0A選用SQL2000為數(shù)據(jù)庫(kù)平 臺(tái)，因?yàn)橐郧肮静捎玫挠糜裊8財(cái)務(wù)系統(tǒng)和啤酒分銷(xiāo)系統(tǒng)采用的都是SQL2000數(shù)據(jù)庫(kù)。 同時(shí)， 為方便后續(xù)維護(hù)和二次開(kāi)發(fā)， 燕京惠泉建議開(kāi)發(fā)商選用使用率比較高和使用范圍 比較廣的 ASP.Net 開(kāi)發(fā)工具，因?yàn)榛?ASP

11、.Net 技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有運(yùn)行速度快、 性能穩(wěn)定、可拓展等特點(diǎn)。 考慮到公司工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)熟悉程度高低不一，燕京惠泉建議開(kāi)發(fā)商采用B/S 結(jié)構(gòu)， 軟件的安裝只在服務(wù)器端進(jìn)行， 客戶端實(shí)現(xiàn) “零”安裝； 所有系統(tǒng)管理及升級(jí)只在服務(wù)器 端進(jìn)行，各客戶端無(wú)需任何設(shè)定，這樣在系統(tǒng)升級(jí)和更新時(shí)不會(huì)影響用戶的數(shù)據(jù)資料。 基于以上考慮， 燕京惠泉的工作小組和開(kāi)發(fā)商， 根據(jù)先前提出的應(yīng)用需求， 初步擬定了 一些0A的常用功能，以適用為出發(fā)點(diǎn)，堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、 利用率低的“雞肋”功能， 選擇了一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的，用戶容易上手的0A其常用功能模塊包括文 件傳輸、自主流轉(zhuǎn)、固定審批、

12、公文流轉(zhuǎn)等。 實(shí)施即控制、溝通、解惑 2006 夏季到 2007 年，開(kāi)發(fā)商在燕京惠泉工作小組的協(xié)調(diào)下，進(jìn)行了開(kāi)發(fā)和試運(yùn)行，并 在 2007 年年底上線運(yùn)行。項(xiàng)目實(shí)施并不是件容易的事，而是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。實(shí)施就是控制項(xiàng)目 邊界，就是溝通，就是用管理思維去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，用技術(shù)思維來(lái)解決問(wèn)題。 業(yè)務(wù)流程調(diào)研是實(shí)施中的關(guān)鍵步驟。系統(tǒng)實(shí)施人員在調(diào)研、分析過(guò)程中要從細(xì)處著手， 了解客戶各種業(yè)務(wù)的操作流程及其所涉及到的各種單據(jù)， 以及單據(jù)在各個(gè)部門(mén)之間是如何傳 遞，各個(gè)崗位人員的職責(zé)是什么，每個(gè)人員做哪些工作等。在項(xiàng)目中經(jīng)常會(huì)有這樣的情況： 在對(duì)審批項(xiàng)目和審批流程進(jìn)行分類(lèi)時(shí)， 會(huì)發(fā)現(xiàn)前期所做的調(diào)研有遺漏， 這時(shí)溝通

13、與協(xié)調(diào)是比 較重要的。 實(shí)施過(guò)程要注重用戶培訓(xùn)。 在燕京惠泉， 由于各類(lèi)參與人員水平參差不齊， 從簡(jiǎn)單的入 手，可以由點(diǎn)到面、由淺入深地引發(fā)他們對(duì) 0A的信賴(lài)，并啟發(fā)他們更廣泛、更深入的需求。 迅速地推廣和深入是為了盡快把技術(shù)應(yīng)用于管理中。在試運(yùn)行過(guò)程中，很多用戶不信賴(lài)0A 的審批流程， 總是擔(dān)心它發(fā)出的審批是否已經(jīng)到達(dá)下一審批人； 就算到達(dá)了， 下一審批人是 否留意到該待辦審批。 其實(shí)用戶完全可以通過(guò)手機(jī)短信的方式進(jìn)行催辦， 也可以自己查詢(xún)所 擬的審批已到達(dá)哪個(gè)環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)的簽署意見(jiàn)。 實(shí)施過(guò)程中，實(shí)施方對(duì)每個(gè)階段都要提供相應(yīng)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，同時(shí)甲乙雙方要簽字備案， 這樣， 在發(fā)生實(shí)施變動(dòng)

14、時(shí)有據(jù)可查。 備案資料在項(xiàng)目結(jié)束后將成為技術(shù)支持部門(mén)的文檔， 方 便他們后續(xù)的支持工作。 在0A的試運(yùn)行過(guò)程中，燕京惠泉曾考慮整合原有的MDAEM0N電子郵件系統(tǒng)，但是在 隨后的調(diào)試過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)公司各部門(mén)郵件的收發(fā)量很大，會(huì)影響0A流程審批的響應(yīng)速度， 而且通過(guò)0A接發(fā)電子郵件會(huì)因?yàn)镮E插件的問(wèn)題造成不同程度的郵件亂碼、遺漏、轉(zhuǎn)發(fā)不成 功等問(wèn)題，最后燕京惠泉還是回到了原來(lái)獨(dú)立的MDAEMC企業(yè)郵件系統(tǒng)。在隨后的行業(yè)交流 中，燕京惠泉發(fā)現(xiàn)有很多企業(yè)在0A升級(jí)過(guò)程中，也把以前整合在一起的郵件系統(tǒng)分離了出 來(lái)。 用起來(lái)才是硬道理 無(wú)論什么系統(tǒng)如果應(yīng)用不起來(lái)，功能再好也是擺設(shè)。0A應(yīng)該舍棄一些不切實(shí)際

15、、使用 率不高的功能模塊。 比如， 燕京惠泉一開(kāi)始上了一個(gè)“報(bào)銷(xiāo)管理”模塊， 但是實(shí)際應(yīng)用中涉 及的報(bào)銷(xiāo)憑證的粘貼、票據(jù)的復(fù)核， 都依賴(lài)于人工審核， 只有在全部憑證、 票據(jù)審核通過(guò)再 付款審批時(shí)，才適用網(wǎng)上審批，故而該模塊不切實(shí)際。后來(lái)燕京惠泉就放棄了這個(gè)模塊。 實(shí)際應(yīng)用中流程定義的變更非常普遍，比如調(diào)研時(shí)將“人事請(qǐng)假”模塊分類(lèi)為固定審 批，可是在實(shí)際應(yīng)用中卻發(fā)現(xiàn)存在很多客觀問(wèn)題， 比如請(qǐng)病假、產(chǎn)假時(shí)，公司要求必須把醫(yī) 院證明材料、 處方材料掃描成附件， 發(fā)到人力資源部審核通過(guò)， 如果是公傷還需要同事的證 明才能請(qǐng)假， 而事后補(bǔ)假等都是簡(jiǎn)單操作， 人力資源部只需留底核對(duì)月底獎(jiǎng)金即可。 基于以

16、上多種原因，應(yīng)用一段時(shí)間后，燕京惠泉將“人事請(qǐng)假”設(shè)置為自主流轉(zhuǎn)。 自主流轉(zhuǎn)和固定審批應(yīng)該建立一個(gè)可以自定義的工作模版， 模版的內(nèi)容有： 申請(qǐng)人、 部 門(mén)、申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)主題、申請(qǐng)事由、正文、附件。因?yàn)樵谲浖暇€正式使用的后期，開(kāi)發(fā) 人員已經(jīng)基本撤走了， 一些后續(xù)新增申請(qǐng)事務(wù)很難再通過(guò)組織二次開(kāi)發(fā)進(jìn)行完善， 這時(shí)可以 通過(guò)自定義模版進(jìn)行簡(jiǎn)單的啟用。如最近燕京惠泉開(kāi)始啟用的“帶薪年假”制度，0A上需 要增加“帶薪年假”的審批項(xiàng)目， 系統(tǒng)人員就是通過(guò)原先保留的自定義模版， 把它添加到自 主流轉(zhuǎn)的可批項(xiàng)目中。 另外， 如何保障機(jī)要文件的安全， 如何保證流程流轉(zhuǎn)過(guò)程的安全？這類(lèi)問(wèn)題是企業(yè)高層 比較關(guān)注的，燕京惠