行政接待管理制度.doc

1、行政接待管理制度 12101 貝發(fā) 2013 12 號簽發(fā)人： 行政接待管理制度 第一條目的 為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)系和交流，規(guī)范行政接待管理事 務(wù)，使內(nèi)部管理有據(jù)可依，使來訪和參觀有章可循，以便塑造公司良好外部形 象，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管 理”的原則，特制訂本制度。 第二條適用范圍 本制度適用于南昌貝歐特醫(yī)療科技股份有限公司各部門行政接待管理工 作。第三條職責(zé)分工 （一）、總經(jīng)理辦公會 負(fù)責(zé)審核和批準(zhǔn)公司接待與參觀管理。 （二）總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理 負(fù)責(zé)特殊接待情況和特殊接待費(fèi)用的事前和事后審核。 （三）行政運(yùn)營部 1、負(fù)責(zé)公司規(guī)定的行政

2、接待管理； 2、負(fù)責(zé)安排協(xié)調(diào)參觀工作； 3、負(fù)責(zé)本部門接待費(fèi)用報(bào)銷管理和其他部門費(fèi)用報(bào)銷審核工作。 （四）相關(guān)部門負(fù)責(zé)人 1、負(fù)責(zé)本部門的接待管理； 2、負(fù)責(zé)部門的參觀管理； 3、負(fù)責(zé)本部門接待費(fèi)用報(bào)銷管理。 第四條對外接待部門及接待范圍 1、公司行政運(yùn)營部為公司負(fù)責(zé)接待的職能部門。 2、遇到重大接待工作和活動，可由總經(jīng)理辦公會協(xié)調(diào)若干部門共同做好此 項(xiàng)工 作，有關(guān)部門要積極主動配合。 3、本制度規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門經(jīng)營管理活動所必需的 接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。 第五條一般接待管理 一、一般接待范圍 適用于辦公區(qū)域前臺對一般性來訪人員的登記與接待管理

3、。 （一）一般接待程序 1、來訪人員進(jìn)入工作場所前臺要求來訪時，由前臺文員進(jìn)行常規(guī)的臨時性 接待，同時按來訪人要求與公司內(nèi)被訪者聯(lián)系。 2、被訪者接受來訪要求后，前臺文員或被訪者安排具體接待時間與地點(diǎn)。 3、前臺文員要求來訪人員填寫來訪接待登記表見附件一，前臺文員登 記訪客身份證； 4、來訪人員按要求填寫完畢后，引見訪客證進(jìn)入公司接待區(qū)或會議室； 5、前臺文員將來訪接待登記表按時間妥善存檔，并提供事后單據(jù)的查 找和內(nèi)容查證。 二、來賓接待管理 （一）接待來賓的范圍 1、地方政府、主管部門或單位到公司視察、檢查指導(dǎo)工作的領(lǐng)導(dǎo)及其他人 員； 2、兄弟單位、合作單位、供應(yīng)商、采購商到公司商洽業(yè)務(wù)或協(xié)

4、同辦公的人 員； 3、參加上級單位在公司召開的有關(guān)會議的會議代表； 4、來公司進(jìn)行技術(shù)合作、交流的人員； 5、領(lǐng)導(dǎo)安排的其他來賓和需要接待的人員。 （二）來賓接待程序 1、公務(wù)接待工作實(shí)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對口負(fù)責(zé)，分級接 待，除公司領(lǐng)導(dǎo)指定由行政運(yùn)管部負(fù)責(zé)的公務(wù)接待任務(wù)外，其他公務(wù)接待以對 口業(yè)務(wù)部門為主，行政運(yùn)管部給予配合； 2、公司副總以上領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)接待，由總經(jīng)理管理辦公室統(tǒng)一安排。公司業(yè) 務(wù)部門需要行政運(yùn)營部安排接待時，必須事先填寫接待費(fèi)用審批表（一式 兩份，見附件二），經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政運(yùn)管部安排接待（包括食 宿、 會議地點(diǎn)、車輛等）。 3、接待費(fèi)用審批表在業(yè)務(wù)

5、接待最終獲批后交行政運(yùn)營部存檔，接待 費(fèi)用審批表一份申請部門自行保存，用于業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報(bào)銷； 4、由總經(jīng)經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)接待的費(fèi)用歸總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)，由業(yè)務(wù)部門招 待發(fā)生的費(fèi)用業(yè)務(wù)部門自行負(fù)責(zé)，具體招待費(fèi)報(bào)銷流程參見本制度第十二條。 第六條接待職責(zé)分工 1、接待 B 級別以上客人，由主要相關(guān)部門或總經(jīng)理助理提出接待方案， 經(jīng) 公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由總經(jīng)理辦具體組織實(shí)施； 2、其他人員的接待，由部門提出接待方案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，與行政運(yùn)管 部聯(lián)系后，由部門組織實(shí)施，行政運(yùn)管部配合； 第七條接待原則 遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使 來賓“高興而來、滿意而去”。 1、對等原則：對來賓無

6、論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不 亢。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待。 2、對口原則：各職能部門對口接待，綜合性接待時各部門應(yīng)予以協(xié)調(diào)， “誰出面接待誰結(jié)帳”。 3、保密原則：接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保 密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，巧 妙回避不宜回答的問題。 4、節(jié)約原則：招待來賓從簡，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請，主方人數(shù)不多于 賓客人數(shù)，堅(jiān)決杜絕高消費(fèi)，避免不必要支出； 5、服務(wù)原則：接待程度應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使客人 感到熱情、周到，并充分利用公司資源，宣傳公司及產(chǎn)品，提升公

7、司知名度及 、/、人、- 美譽(yù)度； 6、優(yōu)先原則：重大接待活動優(yōu)先安排。 第八條、接待標(biāo)準(zhǔn) 1、根據(jù)來賓類別及活動的重要性，接待分為 A 、 B 、C 三級 2、宴請 1）宴會（早宴、午宴、晚宴）、招待會、工作進(jìn)餐。 2）舉辦何種宴請活動，根據(jù)活動目的、對象、經(jīng)費(fèi)開支等因素確定。 3）注意有違來賓人員其風(fēng)俗之菜肴等事宜。 4）各類宴請中酒水、飲料和水果等費(fèi)用，不得超過其全部費(fèi)用的20% ； 根據(jù)相 關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)。 5）接待用餐標(biāo)準(zhǔn)（含煙酒水費(fèi)用） 招待重要官員、關(guān)系戶（A級）一一150元/人餐以上 較重要官員、關(guān)系戶（B級）一一100150元/ 人餐 主管部門一般干部、供應(yīng)

8、商、經(jīng)銷商（C級）一一50100元從餐 外單位來人、?？停ㄍǔＶ腹ぷ鬟M(jìn)餐）（C級）一一1050元/人餐 5）住宿安排與標(biāo)準(zhǔn) 第九條接待內(nèi)容和程序 1 、接待來賓： 1 ）接受任務(wù)弄清來賓的基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和 使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。 2）布置接待提出接待意見：接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費(fèi) 用預(yù)算，并報(bào)請上級批準(zhǔn)。 3）迎接安排根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂招待所或賓館，安排好 伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時間、地點(diǎn)，按抵達(dá)時間，派人派車迎接。 4）看望、商議日程來賓住下后，公司有關(guān)人員前往看望，表示歡迎和 問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關(guān)

9、部門。 5）安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會見按接待規(guī)格和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去住所看望， 接待人員安排會見地點(diǎn)、時間、陪同人員。會見時、會談時，身份一般對等。 6）組織活動實(shí)施按參觀、考察目的，組織業(yè)務(wù)部門向客人介紹情況， 參觀現(xiàn)場；對上級檢查，安排匯報(bào)、座談會。 7）送別根據(jù)客人意見，預(yù)定車、船、機(jī)票，協(xié)助客人結(jié)算食宿帳目， 話別送行，派人派車送至車站或機(jī)場。 8）小結(jié)每次較大規(guī)模接待完成后進(jìn)行一次小結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn) 后續(xù)工作。 第十條接待涉及部門相應(yīng)職責(zé)及要求 1、申請部門：提前 3 天填報(bào)接待申請單，交由行政運(yùn)營部協(xié)調(diào)安排， 派專人根據(jù)來客具體到達(dá)時間負(fù)責(zé)迎接。 2、按行政接待流程辦理。 3、行政運(yùn)營部：負(fù)責(zé)全程接待事宜，并做好相應(yīng)計(jì)劃與準(zhǔn)備。 1）行政運(yùn)營部在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，了解來賓