DB44T 1315-2014物業(yè)服務(wù) 檔案管理規(guī)范

分類號(hào)件號(hào)物業(yè)服務(wù)檔案管理規(guī)范2014-04-18發(fā)布2014-07-18實(shí)施 I 1 13術(shù)語和定義 14基本原則 1 26評(píng)價(jià)與改進(jìn) 8附錄A(資料性附錄)物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限 9附錄B(規(guī)范性附錄)物業(yè)服務(wù)檔案分類與編碼 22本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)GB/T1.1—2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》起草。1件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T20647.9社區(qū)服務(wù)指南第9部分：物業(yè)服務(wù)DA/T22歸檔文件整理規(guī)則通過磁、光介質(zhì)及云備份方式避儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)用互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，55.1總則23 45物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)劃定專門區(qū)域用于檔案的保存。檔案儲(chǔ)存環(huán)境應(yīng)保持干燥、 —物業(yè)服務(wù)檔案存放狀況；——其他注意事項(xiàng)等。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案實(shí)行原姆和計(jì)算機(jī)電子檔案雙保存。6——檔案移交(接受)登記；借閱原始資料的，應(yīng)按檔案的不同密級(jí)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)物業(yè)服務(wù)企業(yè)宜使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)行檔案電子化管理，并采用檢索軟件， 并盡可能邀請(qǐng)具有公信力的第三方(如政府主管部門、街道辦事處、社區(qū)居民委員會(huì)等)參在物業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)更迭時(shí)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)將檔案資料整理完畢后制作移交清冊7 8(資料性附錄)物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限表A.1給出物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限。表A.1物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限一級(jí)類目二級(jí)類目3.物業(yè)管理服務(wù)合同4.物業(yè)服務(wù)企業(yè)年度計(jì)劃短期10.其它按待宣傳工作短期短期4.來訪者贈(zèng)送禮品登記1社區(qū)文化活動(dòng)短期2.會(huì)所管理制度照片、錄音、2.物業(yè)管理召開的重要會(huì)議和重要活動(dòng)的聲像材料3.業(yè)主委員會(huì)召開的重要會(huì)議和重要活動(dòng)形成的聲像材料4.創(chuàng)建全國、市、區(qū)示范物業(yè)的聲像材料5.物業(yè)發(fā)生事故和事故處理的聲像材料短期6.物業(yè)管理獲獎(jiǎng)的聲像材料7.物業(yè)文體活動(dòng)形成的聲像材料8.物業(yè)在外事活動(dòng)中形成的聲像材料9表A.1物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限(續(xù))一級(jí)類目二級(jí)類目材料歸檔基本內(nèi)容1.機(jī)構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定2.員工花名冊3.員工工資表、勞動(dòng)工資表、員工考評(píng)記錄4.用工合同臺(tái)帳、社會(huì)保險(xiǎn)記錄5.員工培訓(xùn)計(jì)劃、措施、教材、記錄、試題、考試成績短期6.人員增補(bǔ)申請(qǐng)表7.聘用、辭退員工檔案8.專業(yè)技術(shù)人員檔案1.固定資產(chǎn)登記冊2.物料采購計(jì)劃表、供方評(píng)價(jià)記錄短期3.行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄4.物料管理、盤點(diǎn)資料，調(diào)離人員移交清單1.關(guān)于物資管理的規(guī)定、制度2.關(guān)于物資的采購計(jì)劃短期3.關(guān)于物資管理臺(tái)帳1.購置合同、發(fā)票2.使用、維修說明書、維修記錄、故障和事故記錄短期3.合格證、質(zhì)保書、臺(tái)賬等4.開箱驗(yàn)收清單短期1.設(shè)備購置申請(qǐng)、批復(fù)、發(fā)票2.設(shè)備購置合同、協(xié)議、臺(tái)賬3.設(shè)備裝機(jī)圖、零件圖、電路圖4.設(shè)備安裝使用維修說明書5.設(shè)備測試安裝記錄6.設(shè)備安全、操作規(guī)程7.設(shè)備合格證、質(zhì)保書8.設(shè)備運(yùn)行、檢修記錄1.購置合同、發(fā)票2.使用、維修說明書3.合格證、質(zhì)保書4.使用、維修記錄，年度審驗(yàn)合格證書5.驗(yàn)車單表A.1物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限(續(xù))一級(jí)類目二級(jí)類目材料歸檔基本內(nèi)容1.物業(yè)設(shè)備運(yùn)行服務(wù)產(chǎn)生的文件材料2.保潔服務(wù)產(chǎn)生的文件材料短期3.保安服務(wù)產(chǎn)生的文件材料4.物業(yè)維修、更新費(fèi)用資料，財(cái)務(wù)管理形成的文件5.日常工作檢查記錄6.服務(wù)要求評(píng)審記錄、車輛繳費(fèi)換證記錄1.業(yè)主代表大會(huì)形成的文件2.業(yè)主委員會(huì)章程、管理規(guī)約、合同3.業(yè)主委員會(huì)的決定4.歷屆業(yè)主委員會(huì)名單5.業(yè)主的意見、建議及處理情況短期1.投訴處理程序短期2.住戶合理化建議、表揚(yáng)與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄短期"3.業(yè)主、物業(yè)使用人問卷調(diào)查表、住戶回訪記錄短期"4.各類調(diào)查問卷統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)5.有償服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)短期6.其它1.業(yè)戶資料、入戶通知單2.單元驗(yàn)收單3.遺漏工程跟進(jìn)表4.入住手續(xù)辦理單短期5.管理規(guī)約6.入戶資料簽收單短期7.業(yè)主入戶所交費(fèi)用一覽表8.領(lǐng)取鑰匙單9.住宅裝修申請(qǐng)表短期10.裝修管理規(guī)定11.裝修施工人員登記表短期12.其它出售、出租資料(受業(yè)主委托出售或出租時(shí))1.商品房出售合同2.業(yè)主身份證復(fù)印件3.商品房認(rèn)購書4.商品房出售會(huì)簽單5.商品房用地面積表6.公證書7.產(chǎn)權(quán)證表A.1物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限(續(xù))一級(jí)類目二級(jí)類目出售、出租資料(受業(yè)主委托出售或出租時(shí))9.租賃合同10.租戶身份證復(fù)印件11.業(yè)主委托協(xié)議書12.房屋調(diào)整協(xié)議書13.降租、續(xù)租、退租協(xié)議14.欠租、催交租金來往公函15.法院審理判決材料短期16.其它1.關(guān)于經(jīng)營決策性文件2.關(guān)于經(jīng)營管理的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告3.關(guān)于經(jīng)營管理的統(tǒng)計(jì)報(bào)告短期5.其它1.關(guān)于計(jì)劃統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)定、通知短期短期短期6.編制的中長期報(bào)表、分析報(bào)告7.計(jì)劃完成情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告9.其它1.土建基礎(chǔ)主體部分短期短期10.房屋查勘記錄11.轉(zhuǎn)讓協(xié)議、合同12.房屋勘丈平面圖13.組合計(jì)算表、計(jì)算公式一級(jí)類目二級(jí)類目14.房屋情況統(tǒng)計(jì)表15.房屋設(shè)備設(shè)施清單16.承接查檢合格憑證17.承接查檢中發(fā)現(xiàn)的問題和整改方案、整改結(jié)果18.通水、電、氣、郵文件19.門牌號(hào)碼批準(zhǔn)文件1.分包合同2.分包管理制度3.突發(fā)事件處理報(bào)告6.報(bào)紙、信函等收發(fā)記錄短期“7.其它1.各類應(yīng)急預(yù)案短期短期短期短期3.綠化總平面圖短期6.其它表A.1物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限(續(xù))一級(jí)類目二級(jí)類目1.清潔管理制度2.清潔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)3.清潔整改文件材料短期1.供電設(shè)備臺(tái)帳、發(fā)票復(fù)印件、圖紙2.設(shè)備合格證書、安裝運(yùn)行資料、崗位責(zé)任制度、管理制度3.設(shè)備測試、檢查、維保計(jì)劃，運(yùn)行、維修記錄，故障和事故記錄4.事故處理情況、點(diǎn)檢卡短期電訊設(shè)備1.電信設(shè)備臺(tái)賬、發(fā)票復(fù)印件、圖紙2.電信設(shè)備合格證書、安裝運(yùn)行資料、崗位責(zé)任制、管理制度3.設(shè)備測試、檢查、維保計(jì)劃，運(yùn)行、維修記錄，故障和事故記錄。4.事故處理情況、點(diǎn)檢卡短期5.購買合同6.專變高壓端的維保合同7.其他電梯設(shè)備1.設(shè)備臺(tái)賬、發(fā)票復(fù)印件2.安裝調(diào)試檢驗(yàn)記錄移交書3.電梯維護(hù)使用說明書、產(chǎn)品合格證書4,電梯安裝手冊5.部件安裝圖、線路圖6.購買合同7.維修保養(yǎng)合同、簽報(bào)材料、改裝和報(bào)廢的文件材料8.電梯運(yùn)行、維修記錄，故障和事故記錄，點(diǎn)檢卡，維保計(jì)劃9.電梯安裝質(zhì)量評(píng)定表1.設(shè)備臺(tái)賬、發(fā)票復(fù)印件2.安裝調(diào)試檢驗(yàn)記錄移交書3.維修使用說明書、合格證書4.安裝手冊5.部件安裝圖、線路圖6.購買合同7.維修保養(yǎng)合同、簽報(bào)材料、改裝和報(bào)廢的文件材料8.運(yùn)行、維修記錄，故障和事故記錄、點(diǎn)檢卡、維保計(jì)劃9.其它1.設(shè)備臺(tái)賬、發(fā)票復(fù)印件、備件清單、合同2.安裝調(diào)試檢驗(yàn)記錄或驗(yàn)收?qǐng)?bào)告移交書表A.1物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限(續(xù))一級(jí)類目二級(jí)類目4.其他空調(diào)設(shè)備1.設(shè)備臺(tái)賬、發(fā)票復(fù)印件、備件清單2.安裝調(diào)試和檢驗(yàn)記錄移交書3.維修使用說明書4.安裝手冊、合格證書5.部件安裝圖、線路圖6.購買合同7.維修保養(yǎng)合同、簽報(bào)材料、改裝和報(bào)廢的文件材料8.運(yùn)行、維修記錄，故障和事故記錄、點(diǎn)檢卡、維保計(jì)劃1.設(shè)備臺(tái)賬、發(fā)票復(fù)印件、備件清單2.安裝調(diào)試和檢驗(yàn)記錄移交書3.維修使用說明書4.安裝手冊5.部件安裝圖、線路圖6.購買合同7.維修保養(yǎng)合同、簽報(bào)材料、合格證書、改裝和報(bào)廢的文件材料8.運(yùn)行、維修記錄、故障和事故記錄、點(diǎn)檢卡、維保計(jì)劃防雷設(shè)備1.備件清單2.安裝調(diào)試檢驗(yàn)記錄移交書3.維護(hù)使用說明書1.設(shè)備臺(tái)賬、備件清單、發(fā)票復(fù)印件2.安裝調(diào)試檢驗(yàn)記錄移交書3.維護(hù)使用說明書1.備件清單2.安裝調(diào)試、運(yùn)行、檢驗(yàn)記錄3.維護(hù)使用說明書1.清理記錄2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告3.檢驗(yàn)報(bào)告表A.1物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限(續(xù))一級(jí)類目二級(jí)類目材料歸檔基本內(nèi)容1.設(shè)備購置臺(tái)賬、合同、發(fā)票復(fù)印件2.設(shè)備租用文件材料3.設(shè)備使用維修說明書、點(diǎn)檢卡4.設(shè)備合格證、質(zhì)保書等5.智能化設(shè)備使用維修記錄、故障和事故記錄6.設(shè)備開箱驗(yàn)收清單7.設(shè)備監(jiān)控、通訊、自動(dòng)辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)圖8.有關(guān)信息數(shù)據(jù)磁盤、光盤備份、監(jiān)控錄像磁盤9.水、電、電話、網(wǎng)絡(luò)等收費(fèi)記錄10.其它房屋維修、維護(hù)1.房屋維修合同2.房屋維修、維護(hù)申請(qǐng)單(報(bào)修單)、委托書3.房屋維修、維護(hù)計(jì)劃、批準(zhǔn)文件4.房屋維修、維護(hù)質(zhì)量驗(yàn)收文件5.房屋維修、維護(hù)預(yù)算、結(jié)算文件短期7.房屋維修、維護(hù)制度8.房屋維修、維護(hù)記錄短期公共設(shè)施維修、維護(hù)1.公共設(shè)施維修申請(qǐng)單、委托書2.公共設(shè)施維修計(jì)劃、批準(zhǔn)文件3.公共設(shè)施維修質(zhì)量驗(yàn)收文件4.公共設(shè)施維修委托施工文件5.公共設(shè)施更新、更改部位形成的文件和圖紙6.公共設(shè)施維修、維護(hù)制度7.公共設(shè)施維修記錄、故障和事故記錄設(shè)備維修、維護(hù)1.設(shè)備維修、維護(hù)申請(qǐng)單、委托書2.設(shè)備維修、維護(hù)計(jì)劃、批準(zhǔn)文件3.設(shè)備維修、維護(hù)質(zhì)量驗(yàn)收文件4.設(shè)備維修、維護(hù)制度5.設(shè)備更新、改造形成的文件6.設(shè)備維修、維護(hù)記錄短期1.樓層名稱標(biāo)識(shí)短期2.區(qū)域名稱標(biāo)識(shí)短期3.功能名稱標(biāo)識(shí)短期表A.1物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限(續(xù))一級(jí)類目二級(jí)類目引導(dǎo)標(biāo)識(shí)1.物業(yè)本體引導(dǎo)標(biāo)識(shí)短期短期3.弱電系統(tǒng)引導(dǎo)標(biāo)識(shí)短期短期5.公共區(qū)域引導(dǎo)標(biāo)識(shí)短期短期短期短期短期短期短期短期1.配電系統(tǒng)操作指南短期短期公益與環(huán)保標(biāo)識(shí)短期短期3.公共區(qū)域的公益與環(huán)保標(biāo)識(shí)短期安全標(biāo)識(shí)1.物業(yè)本體安全標(biāo)識(shí)短期2.配電系統(tǒng)安全標(biāo)識(shí)短期3.給排水系統(tǒng)安全標(biāo)識(shí)短期短期短期短期短期短期短期短期短期短期短期3.空調(diào)制冷系統(tǒng)狀態(tài)標(biāo)識(shí)短期短期5.電梯設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識(shí)短期短期7.燃?xì)庀到y(tǒng)狀態(tài)標(biāo)識(shí)短期短期管/線路標(biāo)識(shí)1.配電系統(tǒng)線路標(biāo)識(shí)短期表A.1物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容及保管期限(續(xù))一級(jí)類目二級(jí)類目管/線路標(biāo)識(shí)短期3.空調(diào)制冷系統(tǒng)管路標(biāo)識(shí)短期短期5.燃?xì)夤?yīng)系統(tǒng)管路標(biāo)識(shí)短期按照財(cái)會(huì)字(1998)32號(hào)會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定保管期限不低于服務(wù)合同期限。保管期限為30天。保管期限為2年。一級(jí)類目二級(jí)類目照片、錄音、錄像出售、出租資料表B.1物業(yè)服務(wù)檔案分類目錄(續(xù))一級(jí)類目二級(jí)類目電訊設(shè)備電梯設(shè)備空調(diào)設(shè)備防雷設(shè)備房屋維修、維護(hù)公共設(shè)施維修、維護(hù)設(shè)備維修、維護(hù)引導(dǎo)標(biāo)識(shí)公益和環(huán)保標(biāo)識(shí)安全標(biāo)識(shí)定位標(biāo)識(shí)管/線路標(biāo)識(shí)按照財(cái)會(huì)字(1998)32號(hào)會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定B.2檔案編碼編碼結(jié)構(gòu)形式采用五段制，編碼由左到右排列，各段均用阿拉伯?dāng)?shù)字